Seri No: 67 Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanunla İlgili Genel Tebliğ

Yukarıda belirtilen hükmün Bakanlığımıza verdiği yetkiye dayanılarak, dileyen mükelleflerin, 3100 sayılı Kanunda² belirtilen ödeme kaydedici cihazlara ait satış fişlerinin işletmede kalan nüshaları (kayıt ruloları) ile raporların (X, Z ve Mali Hafıza) ikinci nüshalarını aşağıdaki açıklamalar çerçevesinde elektronik kayıt ortamında saklamaları uygun görülmüştür.

1- Elektronik Kayıt Ünitesi İhtiva Eden Ödeme Kaydedici Cihazların Kullanılması

Bu Tebliğin yayımından itibaren mükellefler, raporlar (X, Z ve Mali Hafıza) ve müşteriye verilen satış fişlerinin ilk nüshasını kağıt şeride basan, ikinci nüshalarını ise (kağıt rulolar yerine) bünyelerindeki elektronik kayıt ünitesine kaydeden ödeme kaydedici cihazları da kullanabileceklerdir. Şu kadar ki gerek mevcut gerekse de yeni üretilecek veya piyasaya sürülecek olan ödeme kaydedici cihazların, bu Tebliğde yer alan açıklamalar doğrultusunda kullanılmaya başlanmasından önce, ilgili üretici veya ithalatçı kuruluşlar tarafından Bakanlığımıza onaylattırılmış olmaları şarttır. Ödeme kaydedici cihaz üretici veya ithalatçısı firmalar elektronik kayıt ünitelerinin temini konusunda her türlü önlemi almak zorundadırlar.

Elektronik kayıt yapabilme özelliğine sahip ödeme kaydedici cihazları kullanan mükellefler, bu Tebliğde sözü edilen elektronik kayıt ünitelerini (üzerinde, kullanıldığı ödeme kaydedici cihazın sicil numarası ile elektronik kayıt ünitesinin sıra numarasının yazılı olduğu etiket yapıştırmak suretiyle) sıra dahilinde ve uygun ortamlarda Vergi Usul Kanununun defter ve belgelerin muhafaza ve ibrazı mecburiyetine ilişkin hükümleri gereği saklayacaklar ve gerektiğinde ibraz edeceklerdir.

Mükelleflerin, kullanmakta oldukları elektronik kayıt ünitesine sahip ödeme kaydedici cihazlarını bir başka mükellefe satmaları halinde, kullandıkları dönemlere ait elektronik kayıt üniteleri kendilerinde kalacak ve yukarıda belirtildiği şekilde saklanacaktır.

2- Elektronik Kayıt Ünitelerinin Özellikleri

Elektronik kayıt üniteleri aşağıdaki özellikleri taşıyacaktır.

a) Ödeme kaydedici cihazların mevcut hafıza tertibatları (günlük ve mali hafıza) dışında ayrı bir birim olacak ve mükellefler tarafından gün içerisinde cihaz kullanılmak suretiyle yapılan satışlar ile gerçekleştirilen işlemler bu üniteye otomatik olarak ve aynen kaydedilecektir.

b) Ödeme kaydedici cihazın içinde olacak ve cihaz mührü sökülmeksizin dışarıdan takılıp çıkarılabilecektir.

c) Üniteye yalnızca ait olduğu ödeme kaydedici cihaz ile kayıt yapılabilecek, bu kayıt bilgileri ödeme kaydedici cihaz tarafından denetlenebilecek ve her hangi bir değişiklik olduğu takdirde kolaylıkla anlaşılabilir yapıda olacaktır.

d) Üzerine kaydedilmiş bilgiler, harici bir enerjiye ihtiyaç duymaksızın en az 10 yıl süreyle silinemeyecektir.

e) Bir adedi en az 150.000 satırlık işlemi kaydetme kapasitesine sahip olacaktır.

f) Kapasitesinin sonlarına doğru son 1000 satırlık boşluk kaldığında, takılı olduğu ödeme kaydedici cihaz, ünitenin dolmakta olduğuna dair uyarı sinyali verecektir. Ünite tamamen dolduğunda, ödeme kaydedici cihaz hiçbir işlem kabul etmeyecektir.

g) Elektronik kayıt ünitelerine satış fişleri ve raporların ikinci nüshaları kaydedilirken ad, unvan, vergi dairesi gibi mükellef bilgileri her "Z" raporundan sonraki ilk fişte baş tarafa bir kez (istenirse her fişin başına ayrı ayrı da olabilir) yazılacak; tarih, fiş no, saat, mal cinsleri, toplam gibi diğer bilgiler ise müşteriye verilen birinci nüshadakiyle aynı olacak şekilde kayıt altına alacaktır.

3- Elektronik Kayıt Ünitesi İhtiva Eden Ödeme Kaydedici Cihazların Özellikleri

Elektronik kayıt ünitesine sahip ödeme kaydedici cihazlar, yukarıdakilere ilaveten aşağıdaki fonksiyonları da yerine getirecektir.

- Elektronik kayıt yapabilme özelliğine sahip ödeme kaydedici cihazlar, "elektronik kayıt ünitesi" takılı olmaksızın çalışmayacaktır.

- Elektronik kayıt üniteleri, ödeme kaydedici cihazlara takıldığı anda, cihaza ait firma kodu ve cihaz sicil numarası ile birlikte en az dört hanelik bir sıra numarası elektronik kayıt ünitesine otomatik olarak kayıt edilecektir. Hangi ünitenin hangi sicil numaralı ödeme kaydedici cihaz ile çalışmış olduğunun anlaşılmasını sağlayacak şekilde söz konusu numaralar, her takılan elektronik kayıt ünitesinde sıralı artış gösterecektir.

- Her bir elektronik kayıt ünitesine ait sıra numarası, ödeme kaydedici cihazlardan alınması zorunlu olan "Z" raporu üzerine otomatik olarak basılacak ve mali hafızaya kayıt edilecektir.