- Doküman Bilgileri
- İndirme seçenekleri
- Görüntüleme Ayarları
-
-
ᴀ⇣ Yazı karakterini küçült
Metnin ilk hali
Kurum: Vakıflar Genel Müdürlüğü
Kabul Tarihi: 23.10.2019
Yürürlüğe Giriş Tarihi: 23.10.2019
Aşağıda bir kısmını gördüğünüz bu dokümana sadece Standart, Profesyonel veya Profesyonel + pakete abone olan üyelerimiz erişebilir.
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç
Bu yönergenin amacı; Vakıflar Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatı birimlerine gelen evrakın; etkin, verimli, güvenli ve hızlı bir biçimde akışını sağlamak, giriş/çıkış kayıt işlemlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Bu Yönerge hükümleri Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatı birimlerinde uygulanır.
Hukuki Dayanak
Bu Yönerge;15. Temmuz 2018 tarihli 30479 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı İlgili İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 716 nci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Bu Yönergede geçen;
a) Genel Müdürlük: Vakıflar Genel Müdürlüğünü,
b) Merkez Birimleri: Genel Müdürlük Merkez Birimlerini,
c) Taşra Birimleri: Bölge Müdürlüklerini ve İşletme Müdürlüğünü,
ç) Evrak veya Belge: Resmi olarak işlem görmesi gereken elektronik veya fiziki belgeyi,
d) Önemli Evrak: Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Yargı Organlarından, Güvenlik Kurum ve Kuruluşlarından gelen belge ile;
1) Genel Müdürlük görüşünün bildirilmesi,
2) Bir şikâyeti,
3) Bakanlıkların aldıkları karar ve tedbirleri,
4) Bakanlıklardan gelen kanun, tüzük, yönetmelik tasarı ve tekliflerini ifade eder.
e) Belgenet: Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yazılımı,
f) Dijital Belge: Elektronik ortamda hazırlanan evrakı,
g) Elektronik İmza: Yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından dağıtılan sertifikalar kullanılarak, elektronik ortamda hazırlana imzayı, (5070 Sayılı Kanun uyarınca e-imza, ıslak imza ile eşdeğerdedir.)
ğ) E-tebligat: Gerçek ve tüzel kişilere elektronik ortamda yapılacak bildirimler.
h) Değerli Evrak: Kendileri veya ekleri para, pul, çeşitli bono tahvil gibi paraya çevrilebilen değerler, teminat ve ihale teklif mektupları, koli ve para ihbarnameleri olan veya benzeri nitelikleri taşıyan belgeyi,
ı) İvedi Evrak: Birimlerde ivedi işlem görmesi gereken “ivedi”, “çok ivedi” ve “süreli” kayıtlarını taşıyan belgeyi,
i) Gizlilik Dereceli Evrak: İçerdiği konunun yetkisiz kimselere açıklanması sakıncalı görülen belgeyi;
1) Çok Gizli: İzinsiz açıklandığında; devletin milli menfaatleri, itibarı, savunması ve güvenliğine zarar verecek önemi taşıyan evrakı,
2) Gizli: İzinsiz açıklandığında, milli menfaatleri ve devletin itibarını önemli ölçüde zedeleyecek evrakı,
3) Özel: İzinsiz açıklandığında, bir kimsenin ya da ilgili birimin zarar görmesine yol açacak nitelikteki evrakı,
4) Hizmete Özel: Çok gizli, gizli ve özel deyimleriyle korunmayan fakat öğrenmeleri gerekenler dışında başkalarınca bilinmesine gerek olmayan evrakı,
5) Kişiye Özel: Hitap ettiği birimin yöneticisi ya da adı yazılı kişi tarafından görülmesi gereken evrakı,
j) Teftiş Evrakı: İnceleme ve denetim raporlarına ilişkin belgeyi,
k) Yanlış Gelen Evrak: Konu itibariyle kurumun çalışma alanı dışında kalan ve kuruma yanlışlıkla gönderilmiş olan belgeyi,
l) Evrak Birimi: Genel Müdürlükte Destek Hizmetleri Daire Başkanlığına bağlı Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü bölge müdürlüklerinde ise destek hizmetleri şube müdürlüklerince işlemleri yürüten birimi ifade eder.
Görev Tanımı
Evrak biriminin görevi; Kurum, kuruluş veya şahıslardan gelen elektronik veya fiziki belge ile Genel Müdürlükçe elektronik veya fiziki ortamda hazırlanarak kurum, kuruluş veya şahıslara belgenet sistemi üzerinden; teslim alınması/gönderilmesi, kayıt işlemleri, belgenin “taranması”, birimlere havalesi, ilgili birimin evrak memuruna teslim edilmesi ve evrak hakkında ilgilileri bilgilendirmektir.
Evrak Alma Yükümlülüğü
Kurum veya kuruluşlarca doğrudan birimlere gönderilen belge, Evrak Birimi tarafından teslim alınır.
Birim evrak memurları, Gelen Evrak Biriminde işlem görmemiş hiçbir dijital veya fiziki belgeyi alamazlar.
Sorumluluk
Evrak kayıt, haberleşme ve dosyalama işlerinde çalışan personel kendilerine verilen işleri talimatlar doğrultusunda yapmakla sorumludurlar.
Evrak
Evrak, genel ve niteliklerine göre iki ayrı tasnife tabi tutulur:
Genel olarak;
a) Gelen Evrak
b) Giden Evrak
Niteliklerine göre;
a) Özellik Taşıyan Evrak
b) Normal Evrak
Gelen Evrak
Gelen Evrak; kurum dışından elektronik ortamda, gerek dağıtıcı veya kurye ile elden fiziki olarak kuruma verilen yazılı belge ve diğer materyallerin tümüdür.
Giden Evrak
Giden evrak; kurumdan çeşitli yollarla (PTT, KEP, Kurye, Dağıtıcı v.b) gönderilen fiziki veya dijital materyallerin tümüdür.
Özellik Taşıyan Evrak
Özellik taşıyan evrak; belli bir özelliği olan evrak olup, önemli evrak, değerli evrak, ivedi evrak, gizlilik dereceli evrak, teftiş evrakı, yabancı dilde olan evrak ve yanlış gelen evrak olmak üzere sekiz bölümde incelenir ve aşağıda belirtildiği şekilde işlem görür.