2008/42 Döner Sermaye Kaynaklarından Yapılacak Olan İhalelerde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Hakkında Genelge

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa ilişkin bütün mevzuatı, standart ihale dokümanlarını ve tip sözleşmeleri hazırlamak, geliştirmek ve uygulamayı yönlendirmek Kamu İhale Kurumu’nun görevleri arasında yer almaktadır. Bu nedenle öncelikle kurumlarımızın döner sermaye kaynaklarından yapacakları alımlarda, anılan Kanunlarla birlikte Kamu İhale Kurumunca çıkartılan ikincil mevzuat hükümlerine göre hareket etmeleri gerekmektedir. Söz konusu mevzuata Kamu İhale Kurumunun www.kik.gov.tr sitesinden ulaşılabilinmektedir.

Bununla birlikte her ne kadar ihalelerde uygulamayı yönlendirme görevi Kamu İhale Kurumuna verilmiş olsa da, Bakanlığımıza bağlı kurum ve kuruluşların döner sermaye kaynaklarından yapmış oldukları ihalelerde uygulamada karşılaşılan sorunların giderilmesi ve kurumlarımız arasındaki uygulama birliğinin sağlanması amacıyla aşağıda belirtilen hususların açıklanmasında fayda mülahaza edilmiştir.

I- GENEL ESASLAR

a) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile bu kanunlara dayanılarak çıkartılmış ikincil mevzuatın sağlıklı bir şekilde uygulanmasının en önemli unsurlarından biri, kurumlarımızda satın alma birimlerinin kurulması ve bu birimlerde yeteri kadar idari, mali, teknik ve sağlık konularında bilgi ve deneyim sahibi personelin görevlendirilmesidir. Ayrıca bu birimlerde görevlendirilen personele, Valilik veya İl Sağlık Müdürlüğünün koordinatörlüğünde ihale mevzuatı hususunda eğitim verilmesi gerekmektedir.

b) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5 inci maddesinde; ihalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün temel ihale usulü olduğu belirtilmiştir. Diğer taraftan anılan Kanunda, özel durumlarda ihtiyaçların temel ihale usulleri ile karşılanmasının mümkün olmadığı haller dikkate alınarak, ihtiyaçların teminindeki gecikmelerin önlenmesi amacıyla idarelerin duruma uygun hareket edebilme konusunda yetkilendirilmesi anlayışı benimsenmiş, 21 ve 22 nci maddelerde sayılan hallerin gerçekleştiği durumlarda pazarlık usulü ve doğrudan temin uygulanarak alım yapılabilme imkânı sağlanmıştır.

Belirtilen temel yaklaşıma uygun olarak öncelikle ihtiyaçların karşılanmasında açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün uygulanması, Kanunun 21 ve 22 nci maddesinde belirtilen hallerin gerçekleştiği durumlarda ise, pazarlık usulüyle veya doğrudan temin yöntemiyle ihtiyaçların karşılanması gerekmektedir.

Ayrıca temel ihale usullerindeki ihale süreçlerinin uzun olması da dikkate alınarak, ihtiyaç duyulan mal veya hizmet alımlarına mümkün olan en kısa sürede başlanılması gerekmektedir.

c) Birkaç istekli tarafından karşılanması mümkün olan ihtiyaçların kısmi teklife açık olarak (kalem kalem ) ihale edilmesi (örneğin ilaç, serum, tıbbi sarf malzemeleri, demirbaş ve gaz alımları gibi), kit karşılığı cihaz edinme ihaleleri gibi gruplandırılabilecek ihtiyaçların temininde ise grup halinde ihaleye çıkılması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.

d) Eşik değerlerin veya parasal limitlerin altında kalmak ya da uygulama yönetmeliklerinde yer alan bazı hükümlerin aşılabilmesi amacıyla, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin kısımlara bölünerek yapılmaması gerekmektedir

e) Birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde birim fiyat teklif mektubu eki cetvelde; iş kaleminin adı, birimi ve miktarının ayrıntılı olarak idare tarafından doldurulmak suretiyle, ihale dokümanına eklenmesi gerekmektedir. Birim fiyat teklif mektubu eki cetvelde yüklenici kârı ile sözleşme gideri ve genel giderler ayrı bir iş kalemi olarak gösterilmeyecek, teklif edilen birim fiyatların yüklenici kârı ile sözleşme gideri ve genel giderler dâhil fiyatlar olduğu kabul edilecektir.

f) İhale dokümanlarında işin başlama ve bitiş tarihleri ile çalışılacak gün sayılarının tereddüde yer vermeyecek şekilde açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

g) Aşırı düşük teklif sorgulamalarında ve değerlendirmelerinde ihtilaflara neden olmamak için, aşırı düşük teklif sorgulamasında değerlendirmeyi etkileyecek önemli bileşenler belirlenerek herhangi bir ayrım ve eşitsizliğe yer vermeden açıklama istenmeli ve verilen bilgi ve belgelere göre değerlendirme yapılmalıdır.

h) Uygulama Yönetmeliklerinde idarelerin, belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isteyecekleri belirtilmiştir. Adayların veya isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine, ön yeterlik veya ihaleden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen ve aslı kendilerine iade edilen belgelerin suretlerini teklif veya başvurularına eklemeleri mümkün olduğundan adaylar ve istekliler tarafından yapılacak bu yöndeki taleplerin idarenin yetkili personelince karşılanması zorunludur. Ayrıca ihalelerde bu belgelerin kabul edilmesi gerekmektedir.