Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yönergesi

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatının kurum içi ve kurum dışı, kurum, kuruluş, gerçek ve tüzel kişilerle yaptıkları yazışmaların elektronik ortamda hızlı ve güvenilir bir şekilde yapılmasına ilişkin hususları kapsamaktadır.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 23/01/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa, 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e, 17/02/2006 tarihli ve 26083 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’e 25/03/2005 tarih ve 25766 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Standart Dosya Planı” konulu Başbakanlık Genelgesi’ne, 16/07/2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Elektronik Belge Standartları” konulu 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi’ne dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Belge: Bir olay, olgu, görüş, iş, emir ve yeni bir hukuki durumu bildiren gerçek ya da elektronik imzalı evrakı,

b) Birim evrak: Her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,

c) Birim proje sorumlusu: Her bir birimde, birim amirinin onayı ile belirlenmiş Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nden sorumlu personelini,

ç) Dağıtım planı: Benzer niteliklere sahip kişi ve kurumların bir arada yer aldığı kümeleri,

d) DETSİS: Cumhurbaşkanlığınca koordine edilen kurum kimlik kodlarının yer aldığı, Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemini,

e) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

f) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

g) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

ğ) Evrak doğrulama kodu: Kurum dışına gidecek evraklarda imza işlemi sonrasında oluşan ve e-devlet üzerinden doğrulaması yapılabilen evraka özgü kodu,

h) Fiziksel ek: Taranamayacak büyüklükte veya nitelikte olan eklerini,

ı) Genel evrak: Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumunun tüm gerçek ve tüzel kişilerle evrak akışını sağlayan gelen/giden evrak birimini,

i) Gizlilik derecesi: Ülkeye, kurumlara veya kişiye verilmesi muhtemel zararı önlemek amacıyla bilgiye yetkisiz erişimi engellemek için evrakın, Nato Gizli, Çok Gizli, Gizli, Özel, Kişiye Özel, Hizmete Özel, Tasnif Dışı, Normal olarak sınıflandırılmasında kullanılan ibareyi,

j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

k) Islak imza: Kâğıt evrak üzerine elle atılan imzayı,

l) MKEK: Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumunu,

m) Mobil imza: Elektronik ortamlarda kullanabilecek nitelikli elektronik sertifikayı alıp kullanmayı ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tarif edilen Elektronik İmzanın GSM SIM kartları kullanılarak atılmasını sağlayan servisi,

n) Paraf: Bir evrakı hazırlayan ve hazırlanmasında katkısı olanlara ait imzayı veya iz bellek kaydını,

o) Posta birimi: MKEK dışına gidecek evrakların ilgili adrese gönderilmesi için gerekli işlemleri yapan birimi,

ö) Posta detayı: MKEK dışına gönderilecek evrakların doğrulama kodu içeren çıktısı ile adres etiketinin dökülmesi işlemlerini sağlayan sekmeyi,

p) Sayısal imza: Resmi niteliği olmayan, sadece evrak akışının devamı için kullanılan evrakın görüldüğü ve onaylandığı hakkında log (günlük) kaydı bırakan imzayı (Sayısal imza ile paraflanan/imzalanan evraklar 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında imzalanmış sayılmamaktadır),

r) Sistem yöneticisi: EBYS yönetimine ilişkin tüm yetkilere sahip elemanı,

s) Standart dosya planı : Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığınca hazırlanan ve resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren numara sistemini,

ş) Tarama dosyası: Bir evrakın taranması sonucu oluşan elektronik dosyayı,

t) Taslak: Bir evrakın, hukuki bir sonuç doğuracak aşamaya gelmeden önceki halini,