Noterlik Kanunu Yönetmeliği

BİRİNCİ KISIM

Başlangıç

Konu ve kapsam

Bu yönetmelik, 1512 sayılı Noterlik Kanununun düzenlenmesini Yönetmeliğe bıraktığı hususlar ile kanunun uygulanabilmesi için gerekli olan diğer konuları kapsar. (N, K. Md. 198)

İKİNCİ KISIM

Noterlik Dairesinin Yerinin Tesbiti ve Değiştirilmesi

Noterlik dairesinin yerinin tesbiti

Her asliye ve münferit sulh mahkemesinin bulunduğu yerde kurulan noterlik dairesinin yeri, o noterliğin bağlı bulunduğu noter odası ile mahalli Cumhuriyet Savcılığının düşüncesi alındıktan sonra Adalet Bakanlığınca tesbit edilir.

İlgili oda Bakanlığa görüşünü bildirmeden evvel, açılacak noterliğin yerinin tesbiti için bir üyesini görevlendirebilir. Bu üye incelemesini bir rapor ile odaya bildirir. Oda saptayacağı görüşünü, varsa belgeleri ile birlikte noterliğin bulunduğu yer Cumhuriyet Savcılığına gönderir. Cumhuriyet Savcılığı da gerekli gördüğü araştırma ve incelemeleri yaptıktan sonra kendi görüşü ile birlikte evrakı Adalet Bakanlığına yollar.

Noterlik dairesinin iş merkezlerinde ve mümkün olduğu oranda mahkemelere ve bankalara yakın yerlerde açılması hususu gözönünde tutulur.

Noterlik dairesinin yerinin değiştirilmesi

Bir noterliğin yerinin değiştirilmesinde de 2. madde hükümleri uygulanır.

Dairesinin yerini değiştirmek isteyen noter, gerekçe göstermek suretiyle Adalet Bakanlığına başvurur.

Bir noterlik dairesinin yerinin değiştirilmesi, noterin muvafakati ve ilgili odanın görüşü alınmak suretiyle Türkiye Noterler Birliğince de istenebilir.

Yangın, su baskını vesair tabii afetler nedeniyle yer değiştirmek ve iş yerini tahliye etmek mecburiyetinde kalan noter, tayini sırasında belirlenen bölge içerisinde kalmak şartıyla Adalet Bakanlığına, Odaya ve Cumhuriyet Savcılığına haber vermek suretiyle çalışma yerini değiştirebilir.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Noterlik Dairesinin İç Düzeni

Noterlik dairesine tabela ve bayrak asılması

Her noterlik dairesinin bulunduğu binanın dış kısmında ve herkesin kolaylıkla görebileceği biçimde bir yere, resmî dairelerin tabelaları niteliğinde ve noterliğin ünvanını taşıyan bir tabelanın asılması zorunludur.

Umumi iş hanlarının bir bölümünde bulunan noterlik dairelerinin tabelaları hem binanın dışına ve hem de bina içinde dairenin bulunduğu bölüm kapısına asılır.

Reklâm niteliğinde olmamak şartıyla ve iş sahiplerinin noterlik dairesini kolayca bulmalarını sağlamak amacı ile büyük iş hanlarının dış kısmına dışardan görülecek şekilde veya binanın etrafını çevreleyen yaya kaldırımlarını taşmamak kaydıyle giriş kapıları önüne tabela asmak, noterlik ünvanını ve noterin ad ve soyadını yazmak veya yazılı levha asmak mümkündür. Bu tabela ve levhalara noterlikte kullanılan evraka ve kartvizite doktor ünvanından başka hususların yazılması reklam sayılır.

Noterlik daireleri, bulundukları binalara tatil günlerinde Türk Bayrağı Kanununun 3. ve Türk Bayrağı Tüzüğünün 9. maddeleri uyarınca Bayrak çekmek zorundadırlar.

Noterlik dairesinin kiralanması, döşenmesi ve giderleri

Noterlik dairesinin bulunduğu bina veya binaların kira sözleşmeleri, daire adına noter tarafından yapılır.

Noterlik daireleri, noterliğin sınıfı, iş yoğunluğu ve geliri gözününde tutularak döşenir.

Döşeme Deyimi: Noterlik dairesinde bulunan ve mesleki faaliyetin ifası için, gerekli, noterlik şahsına ait eşya ile noter tarafından daire hizmetine tahsis edilmiş taşınır ve sabit eşya ve malzemenin tamamını kapsar. Bunların hepsi notere aittir.

Kanunda ve yönetmelikte yazılı defter, evrak, belge ve emanetler yukarıdaki fıkra kapsamı dışındadır.

Noterlik dairesinin kirası, aydınlatma, ısıtma, kırtasiye, personel ücretleri, sigorta primleri, iş yeri ile ilgili vergi, resim ve harçlar, görevin yapılabilmesi için başkalarına gördürülen iş karşılığı ödenen ücretler, döşeme ve demirbaş amortismanları, görevle ilgili PTT ücretleri ve vergi mevzuatına göre gider kaydı mümkün olan sair harcamalar noterlik giderleridir.

Noterlik dairesinin bölümleri

Noterlik dairesi, noterliğin sürekli faaliyet gösterdiği yer olup noter çalışma, servisler, bekleme ve arşiv bölümlerinden oluşur.

Her daire, o yerdeki noterlik işlerinin yoğunluğu gözönünde tutularak, işlerin rahat görülmesini sağlayacak ve iş sahiplerinin kolaylıkla işlerini gördürebilecekleri nitelikte olmalıdır.

Noterlik dairesi bağımsız bir bina olabileceği gibi bir binanın bir dairesi veya bir dairenin münasip bir bölümü de olabilir.

a) Noter çalışma bölümü:

Noterlik dairesinde noterin oturduğu yerdir. Daire içinde ayrı bir oda olabileceği gibi aynı mahalde icabı hale göre ve noterlerin tensip edeceği şekilde diğer mahallerden ayrılmış bir bölümde olabilir.

Şu kadarki; noter odası imkân nisbetinde diğer bölümlerle irtibatlı ve bölümleri daimi surette gözetim altında bulundurulabilecek durumda olur.

b) Servisler Bölümü:

Noterlik işlemlerinin görüldüğü ve personelin çalıştığı yerdir. Başkâtiplik, hesap işleri, vezne, yazı işleri ve tebligat işleri servislerinden oluşur.

Servislerle bekleme bölümlerinin birbirine karışmamasına dikkat olunur.

İş yoğunluğu ve noterliğin sınıfı gözönünde tutularak servisleri azaltma veya çoğaltma noterin takdir ve yetkisi içindedir.

c)Bekleme Bölümü:

İş sahiplerinin işlerini gördürürken bekleyecekleri yerdir.

İş Kanununa göre, iş yerinde asgarî ücreti, çalışma saatlerini belirten bir levha ile çalışanları ve sıfatlarını bildiren levha asılır.

d)Arşiv Bölümü:

Noterlik evrak ve defterlerinden kanun ve tüzüklerin tespit ettiği süreler sonuna kadar saklanması öngörülen bilcümle kâğıt, defter vs. nin saklandığı yere arşiv bölümü denir.

Bu bölüm noterlik dairesinin içinde olabileceği gibi daire dışında bir yerde de olabilir.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Noterlik Dairesinin Çalışma Şekli

Noterlerin genel ve özel olarak yapacakları işlemler

Noterler ilgililerin istekleri üzerine hukuki işlemleri kanunlar ve yönetmeliklerde gösterilen şekil ve surette yapmak zorundadırlar.

Noterlerin görevlerine giren işler mahiyetleri itibariyle genel ve özel işler olarak iki gruba ayrılır.

a) Genel olarak yapılacak işler:

Evlenme sözleşmesi.

Gayrimenkul satış vaadi sözleşmesi,

Zilyetlik devri sözleşmesi,

Miras taksimi G. menkul, hibe vaadi sözleşmesi,

Şirket sözleşmesi,

İrtifak hakkı vaadi ve ortak mülkün idaresi sözleşmesi,

Medeni Kanunun 748. maddesine müstenit sükna hakkı sözleşmesi.

Kaydı hayat ile irat bağlanması sözleşmesi (Borçlar Kanunu 507), Ölünceye kadar bakma sözleşmesi, (Borçlar Kanunu 511), Mülkiyeti muhafaza kaydı ile satış sözleşmesi,

Kira sözleşmesi,

Menkul mallarda hibe sözleşmesi,

Taksim ve ifraz sözleşmesi,

Evlat edinme sözleşmesi,

Temlik,

Taahhütname,

Kefaletname

Vasiyetname,

Vakıf senedi,

Aile vakfı senedi,

Tanıma senedi,

Muvafakatname,

Sulhname,

Yeddiemin senedi,

Rehin senedi.

Borç senedi,

Fesihname,

İbraname,

Beyanname,

Şahadetname,

Piyango - Kur’a ve toplantı tutanağı,

Emanetleri saklama tutanağı,

İfade tutanağı.

Tespit tutanağı,

Vekâletname,

Defter onaylanması,

Çevirme,

Örnek çıkartma,

İmza sirküleri.

Protesto İşleri,

İhbar - ihtarname işleri ve tebliği,

Tescil,

Kanunlarında noterler tarafından düzenlenmesi veya onaylanması öngörülen diğer işler,

b) Özel olarak yapılacak işler:

Tespit işleri,

Emanet işleri, (emanet kabul ve saklama)

Vasiyetname ve ölüme (bağlı tasarruflarla ilgili işler.

Tebligat işleridir.

Noterlik personeli ve servisleri

Her noterlik dairesi işlerin yoğunluğuna göre yeteri kadar personel ve gereği kadar servisler halinde çalışır.

Noterlik personeli, noterin emri altında çalışan kâtip ve hizmetlilerdir. Başkâtipler ve kâtipler noterliğin her işinde ve muamelâtında fiilen çalışmak zorundadırlar.

Odacı, temizleyici ve bekçilik gibi işlerde çalışan «hizmetli» dir. Bunlar dışındaki hangi serviste çalışırsa çalışsın tüm personel «noter kâtibi» dir.

Noter, iş yoğunluğuna göre kâtip ve hizmetli adedi ile servis durumunu tayin eder. Ancak sınıfı ne olursa olsun en az iki kâtip bulunan noterliklerde kâtiplerden birisi «başkâtip» ilk görevi yapar.

Noter kâtibi olabilme şartları

Noter kâtibi olabilmek için:

A - Devlet Memurları Kanununun 48. maddesine göre;

1- Genel Şartlar:

a) Türk vatandaşı olmak,

b) Devlet Memurları Kanununun 40. maddesindeki yaş hadlerinde bulunmak,

c) Devlet Memurları Kanununun 41. maddesine göre ortaokulu bitirmiş olmak,

d) Kamu haklarından mahrum bulunmamak,

e) Ağır hapis veya 6 aydan fazla veyahut affa uğramış olsalar bile, zimmet, ihtilâs, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, inancı kötüye kullanmak, dolanlı iflâs gibi yüz kızartıcı bir fiilden dolayı hapis cezasından hükümlü bulunmamak,

f) Askerlik durumu itibariyle;

-Askerlikle ilgisi bulunmamak,

-Askerlik hizmetini yapmış veya ertelenmiş veya yedeksubay sınıfına geçirilmiş olmak,

g)Görevini devamlı yapmasına engel olabilecek bir sakatlığı olmamak.

2- Özel Şartlar:

a) Hizmet göreceği sınıf için Devlet Memurları Kanununun 36. ve 41. maddelerinde belirtilen öğretim ve eğitim kurumlarından birinden diploma almış olmak,

b) Görev ve çalışma yönetmeliklerinde belirtilen diğer şartları haiz bulunmak,

B - Noterliğe atanacak kâtibin ceza ve disiplin kararı ile meslekten çıkarılmamış olması gereklidir.

Bu hususlarda adayın yazılı beyanı esas alınır ve söz konusu beyanın doğruluğu daha sonra noter tarafından yetkili mercilerden teyit edilir.

C - Yukarıdaki A ve B fıkralarındaki şartları noter kâtipliğine uygun olanlar ilgili noter yanında altı ay süreli aday olarak çalıştırılır, Türkiye Noterler Birliğinin açtığı kursları bitirenler adaylığa öncelikle alınırlar (Noterlik Kanunu M. 44 son)

Altı ay sonunda noter tarafından aday hakkında bir rapor düzenlenir. Bu raporda adayın yeterliği onaylanmışsa aday «Noter Kâtibi» olur. Durum siciline işlenmek üzere rapor ile birlikte Odaya bildirilir.

Yeterliği onaylanmayan aday 6 ay daha çalıştırılabilir. Yine başarı göstermezse o noterlikte çalıştırılmaz. Bu takdirde noter adayın çalıştığı servisler ve süresini ve adayın yeterliliğinin neden onaylanmadığını gerekçeli olarak açıklayacağı bir raporu odaya gönderir.

Özel durumda kâtip atama usulü

Noterlik dairesinde çalıştırılmak Üzere Yönetmeliğin 9. maddesinin A fıkrasına göre en az ortaokul mezunu bir aday bulamayan noter, durumu bağlı bulunduğu odaya yazılı olarak bildirir ve masrafı kendisine ait olmak kaydıyla odaca ilân yapılmasını ister.

Noter odasının en geç 10 gün içinde odanın ve noterin bulunduğu mahalde en az bir gazete ile gazete yoksa mahalli usullere göre üç gün süreli yapacağı ilânlar üzerine, ilânda belirtilecek süre içinde başvuranlar arasından en az ortaokul mezunu olanların adlarını oda başkanlığı ilgili notere bildirir. Noter, bunlar arasından seçim yapmakta serbesttir.

Odaya başvuranlar arasında en az ortaokul mezunu istekli olmadıdığı takdirde bu husus odaca tanzim olunacak bir zabıtla tesbit ve ilgili notere tebliğ olunur. Bu takdirde ilgili noter başvuran ilkokul mezunlarından birisini de alabilir. Vasıfsız da olsa ortaokul mezunu talip varken ilkokul mezunu kâtip alınamaz.

1512 sayılı Kanunun 44 üncü maddesinin son fıkrası hükmü saklıdır.

Kâtiplerin noterlik değiştirmeleri halinde uygulanacak usul

Bir noterlikte çalışan kâtibin diğer bir noterlikte çalışabilmesi için yanında çalıştığı noterin yazılı onayını alması, çalıştıracak noterin de bu onayı araması şarttır.

Gerek nakil yoluyla ve gerekse istifa suretiyle ayrılıp başka bir noterlikte çalışmak isteyen kâtip için ayrıldığı noterin bağlı bulunduğu Oda Başkanlığınca mevcut sicil kayıtlarına istinaden (Noterlikte çalışabilir veya çalışamaz) kaydı ile Örnek (1) de gösterilen belge çalışacağı notere talebi üzerine gönderilir. Noter bu belgeyi aramak ve dosyasında saklamak zorundadır. Bu şekilde noterlik değiştiren kâtip adaylık devresine tabi tutulmayabilir. Odaca verilen belgede çalışamaz kaydı bulunan kimse noterlikte çalıştırılamaz.

Sözleşme ve sicil tutma zorunluğu

Noter kâtibi veya adayı ile yapılacak sözleşme dört nüsha olarak düzenlenir ve onbeş gün içinde noter odası ile bölge çalışma müdürlüğüne birer nüshası gönderilir. Diğer nüshalardan birisi noterde diğeri kâtip veya adayda kalır. Bu sözleşmelerin notere onaylattırılması zorunludur.

Noter odasına gönderilen sözleşmeye 9. maddeye göre aranan bilgilerin noter tarafından özel olarak onaylanmış birer örneği de eklenir. Kâtip adayının yeterliliğini bildiren rapor ile birlikte yeniden kâtip sözleşmesi yapılmışsa bir örneği gönderilir, yapılmamışsa, aday sözleşmesinin kâtiplik sözleşmesi halinde devam ettiği de odaya bildirilir.

Keza, aday veya kâtip sözleşmesi herhangi bir sebeple ortadan kalkarsa durumun yine odaya bildirilmesi şarttır.

Noter odası, bu değişiklikleri odada tutulan özel dosyalarda saklamak zorundadır.

Noterler, çalıştıracakları kâtip adayları ve kâtiplerin ahlâkî, mesleki bilgi, işe bağlılığı, iş sahipleri ile ilişkileri durumlarını gösterir ve terfie esas olacak ve noter tarafından bir nüsha olarak düzenlenecek gizli sicil fişini her yılın Ocak ayının sonuncu günü akşamına kadar bağlı bulunduğu noter odasına göndermeye mecburdur. (Örnek 2)

Bu rapor ve gizli sicil fişlerine istinaden bölge İçindeki noterlikler kâtiplerinin sicilleri bu Yönetmelik hükümleri dairesince odalarda tutulur.

Hizmetliler

Noterlik dairesinde «hizmetli» olarak çalışan kimselerde 9. maddede yazılı şartlar aranmaz. Noter, gördüreceği işe göre yetenekli gördüğü kimseyi serbestçe tayin eder. Kâtipler için verilen raporlar ile tutulan dosya ve siciller bunlar için de aynı şekilde tutulur.

Personel ücretleri

Noterler, yanlarında çalıştırdıkları kâtip ve hizmetlilere, noterlik işlerinde çalışmaları karşılığı olarak aylık ücret öderler. Bu ücretler İş Kanununun 30. maddesi hükmü gereğince düzenlenecek ücret hesabını gösterir imzalı veya noterliğin unvanını taşıyan bir pusula ile «tediye fişi ücret hesap pusulası) (Örnek 3) ödenir. Ayrıca bordro yapılır.

Kâtip ve hizmetlilere verilecek ücretlerde aşağıdaki esaslar uygulanır:

A - İlk işe başlamada asgarî ücretten az ücret verilemez.

B - Sicil durumu terfie müsait olduğu takdirde, her ilki yılda bir terfi ettirilebilir.

C - Noterin ayrılması veya ölümü halinde, yeni atanacak noterle kâtip ve hizmetliler arasında yeniden bir ücret sözleşmesi yapılacağından, bunların geçmiş terfi süreleri bu sözleşmelerde nazara alınır.

Personelin terfii ve buna bağlı işlemler

Kâtip ve hizmetlilerin terfilerinin yapılabilmesi olumlu sicil almalarına bağlıdır. Olumlu sicil alamayanlar o dönem terfi ettirilemezler.

Terfie esas olacak sicil fişleri ve sair belgeler her yıl noter tarafından düzenlenir ve ocak ayı sonuna kadar odaya gönderilir. (Örnek 2) Noter, gerekli görürse başkâtip ve varsa servis şeflerinin mütalaasını da alabilir.

Siciller, oda yönetim kurulunca her yılın Şubat ayı sonuna kadar verilir ve terfie esas olacak kanaatini her personel hakkında, terfi edecekler için tarih de gösterilmek suretiyle notere bildirir.

Terfie esas olacak sicil ikinci yılın sicilidir.

Bu Yönetmelik yürürlüğe girdikten sonra aynı yıl içinde terfi süresi dolmuş olan ve dolacaklar için bir yıllık sicil dahi kâfidir. Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte noterliklerde çalışmakta olanların terfi dönemi son aylık ücretleri ilk aldıkları aybaşından hesaplanır.

Terfie esas olan sicil fişleri gizlidir. Tanzim eden ile yetkili merci ve şahıslardan başka kimseye gösterilemez ve açıklanamaz.

Personelin yaş tahdidi

Kâtip ve hizmetliler 65 yaşını tamamladıklarında, yaş tahdidine tabi tutulurlar. Yaşın hesabında Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanununun hükümleri kıyasen uygulanır.

Sigorta ettirme yükümlülüğü ve ikramiye

Noterler yanında çalıştırdıkları katip ve hizmetlileri

a)T. C. Emekli Sandığından emeklilik veya malûllük aylığı almakta olanlar dışında yanında çalışanları 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu hükümlerine göre sigorta ettirmekle yükümlüdürler.

b)T. C. Emekli Sandığından emeklilik ve malûllük aylığı almakta olup, yaşı 65'i geçmeyen kâtip ve 55'i geçmeyen hizmetlilerin de (hastalık) ve (analık) sigortasına girmelerini sağlarlar,

c)Noterliklerde çalışan kâtip ve hizmetlilerden üstün gayret ve başarısı noterce tesbit edilenlere yılda bir defaya mahsus olmak ve yarım aylık tutarını geçmemek üzere ikramiye verilir.

Verilecek ikramiyenin zamanını noter tayin eder.

Personelin izninde uygulanacak kurallar

Yıllık izinler, noterlik dairesinin işlerini aksatmayacak şekilde başkâtip tarafından her yılın Ocak ayında düzenlenecek ve noter tarafından onaylanacak bir çizelgeye göre kullandırılır.

İzin talepleri, yazılı olarak başkâtibe verilir. İzin için müracaat etmeyen kâtipler ve hizmetliler noter tarafından tayin edilecek günde iznini kullanmak zorundadır.

Taleplerin aynı zamana rastlaması halinde veya iş durumuna göre noterin yapacağı tertibe, ilgili kâtip ve hizmetli uymak zorundadır. Noter kâtiplerinin yıllık izinleri İş Kanunu ve bu yönetmelik gereğince tutulacak deftere kaydolunur. Ayrıca her kâtibin ve hizmetlinin izne başlama ve bitirme tarihleri özel dosyasına konulmak üzere noter odasına bildirilir.

Kıdem tazminatı

Kâtip ve hizmetlilere, kanunlar ve Türkiye Noterler Birliği organlarının tesbit edeceği usuller dairesinde kıdem tazminatı verilir.

Servisler

Kanunda ve Yönetmelikte yer alan işlemler noterlik personeli tarafından ilgili servislerdeki çalışma ile görülür.

Servisler;

A)Başkâtiplik servisi,

B)İşlemler (muamelât) servisi,

C)Hesap işleri servisi ve vezne,

D)Tebligat servisinden oluşur.

Başkâtiplik servisi

Bu servis,

a)Haberleşme ve yazışma işlerini yürütmek,

b)Kanun ve yönetmeliklerle tanzimi diğer servislere verilmemiş liste, beyanname ve bildiriler düzenlemek ve ilgili mercilere zamanında göndermek,

c)Noterlikte tutulması gerekli defterleri usulüne uygun tutmak, (başkâtip, noterin yazılı onayı olmak suretiyle defterlerden bazılarını ilgili servislere de tutturabilir.)

d)Emanetlerin teslim ve muhafazası için gerekli işlemleri yapmak,

e)Her türlü karton ve dosyaları usulüne uygun olarak tutmak ve günlük işlem kâğıtlarının ciltbentlere yerleştirilmesini temin etmek,

f)Arşiv bölümünü tanzim ve çalışma tarzını tayin, tesbit, yürütme ve denetlemek,

g)Noterlik dairesinin iç hizmetleri, temizlik Ve koruma tedbirlerini yerine getirmek,

h)Aylık ve yıllık iş cetvelleri, beyannameler ve her türlü cetvelleri düzenlemek ve bunları ilgili yerlere göndermek ve gecikmeye meydan bırakmadan gerekli ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak,

İşlerini yapmakla görevlidir. Bu işler başkâtiplik servisi tarafından yapılacağı gibi başkâtibin teklifi, noterin onayı ile diğer servislere de yaptırılabilir,

İşlemler (muamelât) servisi

Kanunlarda genel ve özel olarak noterliklerde yapılması öngörülen tüm noterlik işlemlerini kanun ve yönetmelikte gösterilen şekil ve suretle hazırlamak, bu işlemlerin harç, vergi ve sair ücretlerinin tahakkukunu yapmak ve iş kâğıtlarını vezneye gidebilecek şekilde hazırlamak ve işi biten kâğıdı vezneye sevk etmekle görevli servistir,

İş yoğunluğuna göre noter servislerde yeteri kadar personel çalıştırır. Ancak, birden çok kâtibin çalıştığı serviste noter gerekli görürse bunlardan birisine «servis şefliği» görevini verir.

Şef, servisinin en yakın âmiri olup, servisinin işlerini düzenli bir şekilde ve zamanında yapılmasından sorumludur.

Hesap işleri servisi ve vezne

Noterlik dairesinin gelir, gider, vergi ve sigorta gibi tüm hesap işleri ile vezne ve kasa işlerini ve noterin vereceği diğer işleri yürüten servis hesap işleri servisidir.

Bu servis doğrudan doğruya notere bağlı olup vezne, kasa ve muhasebe bölümleri halinde çalışır. Vezne işlerini yürüten kişiye «veznedar» denir.

Servisleri tam olan noterliklerde yevmiye defteri, muvazene defteri, harç, damga vergisi beyannameleri, bodrolar, vergi ve sigorta bildirimleri bu servis tarafından tanzim edilir.

Çalışma tarzı; işlemler servisinden çıkan her işlemin tahakkukunun doğru olup olmadığı başkâtip tarafından kontrol edilerek paraf edildikten sonra vezneye gelir. Vergi, harç, resim, değerli kâğıt ve diğer ücretlerin noksansız ve doğru tahakkuk ettiğine kanaat getiren veznedar evvelâ bu işlemin makbuzunu keser, bedelini tahsil eder. İşlemin sağ üst köşesine yevmiye numarasını kor ve kâğıdın sağ alt tarafındaki noterlik tastik mahallini noterlik mühürü ile mühürler. İşin niteliğine göre evrakın üst orta kısmına örnek, tercüme ve sair şerhleri ihtiva eden kaşeyi basar. Yazı ile yazılması gerekli şerhlerin noksanlığı halinde tamamlanmak üzere servisine iade eder. İşleme değerlendirme pulu yapıştırılıyorsa bu pullara tarih damgası basılır, Bundan sonra altı notere, noter yokluğunda imzaya yetkili vekile imzalattırılır. Noterlikte kalacak nüsha alıkonularak diğeri ilgiliye verilir.

İşlem kâğıdının noterlikte kalan nüshası yevmiye defterine işlendikten sonra ait olduğu gruba ait cilt veya ciltbentte saklanır. Cilt veya ciltbentlere sığmayacak büyüklükte ya da kalınlıkta olan veya emniyet nedeniyle noter tarafından gerekli görülen işlemler ayrı yerde saklanır. Ancak, işlemin yevmiye numarası, niteliği, ilgilileri ve evrakın nerede saklandığı ayrı bir kâğıda yazılarak, o evraka ait cilt veya ciltbentteki yerine konur. İşlem tescile tabi ise bu arada bu da ikmal edilir ve evrakın üzerine tescil edildiği işareti konulur. Cilt veya cilt- bente yerleştirilen evrakın her işi bitmiş olmalıdır.

Defter onaylamalarında onaylanan defterler için, onaylama şerhinde bulunan bilgileri kapsayan bir kâğıt, cilt veya ciltbentteki yerine tek tek veya toplu halde sıra takip etmek üzere konulur.

Tebligat servisi

Tebliği istenen kâğıdın noterlik dairesi aracılığı ile kanun ve nizamlara uyarak muhatabına ulaştırılması veya muhatabın ıttılaına en emin şekilde arz edilmesi ile görevlidir.

Tebligatın gerektirdiği bütün masraflar peşin veya avans olarak tahsil olunur. Tebliği isteyen tarafından bu suretle gerekli masrafın tamamı ödenmeyen tebligattan sarfınazar olunmuş sayılır.

Tebliğ edilecek usulüne uygun hazırlanmış her nevi evrak, bir ciltbende konularak ve diğerleri tebliğ edilecek kimselere verilmek ve bir nüshası da tebliği isteyene şerh verildikten sonra iade olunmak üzere lüzumu kadar nüshadan terekküp eder.

Şu kadar ki; tebligatın kaç nüsha olacağı sarahaten tespit edilmeyen hallerde nüsha adedi özel haller hükümlerine göre tespit olunur.

Tebliği istenen kâğıtların her nüshasına veznece yapılması gerekli işlemleri yapılır ve her nüshaya hangi yolla tebliği talep olunmuş ve noterlikçe uygun görülmüş ise bu hususu belirtir şerh konulur.

BEŞİNCİ KISIM

Tutulması Zorunlu Olan Defterler

Adalet Bakanlığında tutulacak defterler

Adalet Bakanlığında aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1- Noterlik belgesine sahip olanlar defteri,

2- Noterlikler defteri,

3- Noterler sicil defteri ve sicil cüzdanı,

Noterlik belgesine sahip olanlar defteri

1512 sayılı Kanunun 6. maddesindeki niteliklere sahip olanlar ile aynı Kanunun 17. maddesi gereğince noterlik stajını bitirmek suretiyle noterlik belgesi almaya hak kazananların kaydolunduğu defterdir.

Bundan başka, 1512 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesinden önce noterlik veya noter yardımcılığı ehliyetnamesi aldığı halde tayini yapılmamış olanlar da bu deftere kaydolunur.

Bu defterde, sıra numarası, fotoğraf yeri, belge sahibinin adı soyadı, işi, belge tarihi, adres sütunları ile belgenin Kanunun hangi maddesine göre verildiği, teklif edilen noterlik, teklifin yapıldığı tarih, teklifin reddedildiği ya da reddedilmiş sayıldığı tarih, kaydının silindiği tarihlerin yazılmasına mahsus düşünceler sütunu bulunur.

Noterlik belgesine sahip olanlar defterinden kaydın silinmesi

Noterlik belgesine sahip olanların,

1 - Atandığı noterlikte göreve başlaması,

2- Noterliğe atanma koşullarını daimi olarak kaybetmesi,

3-Adalet Bakanlığınca yapılan tekliflerin ikisini reddetmesi veya reddetmiş sayılması,

4- Başvurması üzerine atandığı noterlik görevine başlamıyarak iki defa istifa etmesi veya istifa etmiş sayılması,

5- Ölmesi,

Hallerinde defterdeki kaydı silinir.

Bu suretle defterdeki kaydı silinmiş olanların başvurmaları üzerine önceden almış oldukları belgeler iptal edilir ve bu husus defterin düşünceler sütununda gösterilir.

Yeniden başvuran, noterliğe atanma şartlarını yitirmediğini belgelendirmesi halinde noterlik belgesine sahip olanlar defterine, ilk defa başvuranlar için uygulanan usul gereğince yeniden kaydedilir ve yeni sıra numarasına göre belge verilir.

Noterlikler defteri

Noterlikler defteri, her noterliğin ayrı bir sayfaya kaydedildiği bir defterdir. Bu defterde noterliğin adı, dosya numarası, noterin adı, soyadı, göreve başlama tarihi, ayrılma tarihi, noterliğin sınıfı, iş yeri adresi ve düşünceler sütunları bulunur.

Noterin değişmesi halinde yeni notere ait gerekli bilgiler aynı sayfadaki özel yerlerine işlenir.

Noterler sicil defteri

Noterler sicil defterinde her noter ayrı bir sayfaya kaydedilir. Bu defter sıra numarası, sicil numarası, noterin adı ve soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, noterliğe başladığı tarih, bulunduğu noterliklerin adları, göreve başlama ve ayrılma tarihleri, ne suretle atandığı, ayrıldığı ve düşünceler sütunlarını kapsar.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte noter olanlara Adalet Bakanlığınca kıdemlerine göre sicil numarası verilir. Daha sonra noterliğe atanalara da işe başlama tarihlerine göre sicil numarası verilir.

Sicil numarası bulunan bir kimse noterlikten ayrılıp, tekrar noterlik görevine atanması halinde eski sicil numarasını alır. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce meslekten ayrılmış olup ta, yeniden noterliğe atananlar yeni sicil numarası alırlar.

Noterler sicil cüzdanı

Noterler sicil cüzdanı her noter için ayrı bir defter halinde tutulur. Bu defterde noterin fotoğraf yeri ile sicil numarası, kimliği, öğrenim ve askerlik durumu, eserleri, bildiği yabancı diller, ne suretle noterliğe atandığı, bulunduğu noterlikler ve bu noterliklere başlama, ayrılma tarihleri, noterliğe atanmasından önce bulunduğu görevler, aldığı madalya ve ödüller, hakkında girişilen ceza kovuşturmaları ve disiplin işlem ve cezaları, izinleri, sağlık durumu, Adalet Müfettişliğince yapılan teftiş sonuçları, fahri olarak yaptığı görevler ve düşünceler sayfa ve sütunları bulunur.

Bakanlıkça tutulacak dosya ve kartonlar

Adalet Bakanlığında ayrıca atama, teminat, izin, teftiş, şikâyet ve gerekli görülen sair konular için dosyalar tanzim edilebilir.

Türkiye Noterler Birliğinde tutulacak defterler

Türkiye Noterler Birliğinde aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1 - Karar defterleri,

2 - Sicil defterleri,

3- Vasiyetnamelerin tesciline dair uluslararası sözleşmelere göre tutulacak defterler,

4- Muhasebe defterleri,

5- Diğer defterler,

6- Disiplin Kurulu defterleri,

Türkiye Noterler Birliğinde ve organlarında tutulacak defterler, düzenlenecek ayrı bir iç yönetmelikle ihtiyaca göre artırılabilir. Defterlerin nitelikleri ve nicelikleri ile muhasebe çalışmaları da bu yönetmelikle belirlenir.

Karar defterleri

A) Yönetim Kurulu ve Başkanlık Divanı Karar Defteri:

Yönetim Kurulu ile divan müzakere sonuçlarının yazıldığı defterlerdir. Kullanmaya başlamadan evvel notere onaylattırılır Aynı defter birden fazla yıl için kullanılırsa, ilk yılın kararlarının bittiği sayfanın altına veya onu takip eden ilk sayfaya o yıla ait kullanmanın hangi syfada bittiği yazılarak kapanır ve altı mühülenip başkanlıkça imzalanır.

Kararın başlangıç sayfasında aşağıdaki kayıtlar bulunur,

a - Hangi kurula ait olduğu,

b - Tutanak numarası,

c - Tutanak tarihi,

d - Karar numarası,

e - Karar tarihi,

f - Kurulu teşkil eden üyelerin unvanları, ad, soyad ve asıl görevi,

g - Toplantıda bulunanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

h - Toplantıda bulunamayanların adı, soyadı ve kuruldaki görevleri,

i - Gündem maddeleri,

j - Karar fıkraları yazılır.

B) Birlik ve Odalar Memur ve Hizmetlileri Disiplin Mercii Karar Defterleri:

Bu defter el yazısı ile tutulur, tasdiki diğer karar defterleri gibi olur.

Yönetim Kurulu ve Divanca verilen kararların sadece karar fıkrası tarih ve numara sırası altında yazılır ve aslına uygunluğu Başkanlıkça mühür ve imza ile onaylanır.

Kişiler tarafından verilen disiplin cezaları deftere geçilerek cezayı veren tarafından imzalanır.

Sicil defterleri

Sicil defterleri,

1 - Noterler sicil defteri,

2 - Türkiye Noterler Birliğinde çalışan memur ve hizmetliler sicil defteridir.

Bu defterler föy, kalamoza ve karton şekillerinde tutulabilir, yukarıdaki maddede açıklandığı şekilde onaylanır.

Vasiyetnamelerin tescili sözleşmesine göre tutulacak defterler

Vasiyetnamelerin tescili konusunda bir usul kurulmasına dair Avrupa Sözleşmesi uyarınca tescili gereken vasiyetnamelere ilişkin bilgiler sözleşmede yazılı olduğu şekilde bu defterlere işlenir. Bu defter de 33 üncü maddedeki usule göre onaylanır.

Muhasebe defterleri

Mevcut muhasebe usullerinden bir veya birkaçına göre aşağıdaki defterler tutulur:

a- Yevmiye defteri

}bu ikisi birlikte de tutulabilir.

b- Defteri kebir,

c - Kasa defteri,

d - Demirbaş eşya defteri,

e - Diğer yardımcı defterler,

f - Dahili muhabere defteri,

g - Dahili zimmet defteri,

Muhasebe defterleri, özel kanunlardaki usule göre tasdik ettirilir.

Diğer defterler

Diğer defterler.

a - Muhabere defteri,

b - Zimmet defteri,

c - İç yönetmelikte belirtilecek defterler ile gerekli sair yardımcı defterlerdir.

Bu defterlerde 33 üncü maddedeki usule göre onaylattırılır.

Disiplin kurulu defterleri

Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulunda, aşağıdaki defterler tutulur.

a - Esas defteri,

b - Talik defteri,

c - Muhabere defteri,

d - Karar defteri,

e - Zimmet defteri,

f - Karar kartonu,

g - Diğer yardımcı defter ve kartonlardan ibarettir.

Bu defterler 33 üncü madde uyarınca onaylanır.

Noter odalarında tutulacak defterler

Noter Odalarında aşağıda gösterilen defterlerin tutulması zorunludur.

1- Noter odası üye kayıt defteri,

2- Noter odası karar defteri,

3- Stajiyer defteri,

4- Noter kâtipleri sicil defteri,

5- Noterlikler ortak cari hesap defterleri,

6- Diğer defterler,

Noter Odası üye kayıt defteri

Noter odasına bağlı noterliklerde görev yapan noterlerin üye olarak kaydedildiği defterdir. Bu defterde her notere bir sayfa ayrılır. Sayfanın sağ başına fotoğraf, altına noterin adı, soyadı, odaya kayıt numarası, noterliğin adı, noterin doğum tarihi, doğum yeri, noterliğe ilk tayin edildiği tarih ile nakil varsa geldiği veya gittiği noterlik, giriş aidatına ait makbuzun tarih ve numarası ve düşünceler sütunu ile noterin, her türlü tatbike medar olacak imzası ve mühürünü ihtiva etmesi gerekir.

Noter Odası karar defteri

Noter Odası karar defteri bu yönetmeliğin 33 üncü maddesinde yer alan karar defterleri gibi aynı şekil ve usuller dairesinde tutulur.

Stajiyer defteri

Noter odaları, bölgelerindeki stajyerlerin durumu gösteren bir defter tutarlar. Bu deftere stajyerin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, adresi, bitirdiği okul, staj için müracaat ettiği tarih, kabul tarihi, staj yaptığı noterlik ve aldığı ücret ile stajın sonucu ve stajyer hakkında tanzim edilen rapor özetleri, imza yetkisi verilmişse tarihi ve vekâlet ettiği noterlik adı ve süresi kaydolunur.

Noter kâtipleri sicil defteri

Her noter odası kendi bölgesindeki noterliklerde çalışan katipler için sicil defteri tutmakla zorunludur. Bu defter, birlik memur ve hizmetlileri için tutulacak defterler gibi tutulur. (Örnek 4) Her oda, işbu yönetmelik yürürlüğe girdiği tarihten itibaren altı ay içinde bölgesindeki katiplere bir sicil numarası vermek suretiyle bu deftere kaydetmek zorundadır. Sicil numarası verirken kâtiplerin noterliklerdeki hizmet süreleri esas alınır.

Bu deftere katibin sicil numarası, adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, çalıştığı noterlik, tahsil durumu, imza yetkisi varsa yetkinin verildiği veya alındığı tarih, aldığı cezaları, naklen geldiği veya gittiği noterlik adı ve ünvanındaki değişiklikler kaydolunur.

Noter Odasında tutulan bu defter kayıtları gizli olup ancak oda bunu, istendiğinde Bakanlık yetkilileri, Türkiye Noterler Birliği, Disiplin Kurulu gibi merciler ile o katibi çalıştıran veya çalıştırmak isteyen notere gizli olarak bildirir.

Noter katipliğine veya adaylığına yeni atananlar, tayin tarihini takip eden 15 gün içinde bu deftere kaydedilir. Her noter aldığı katip veya adayı bu süre içinde odaya bildirmekle yükümlüdür.

Bu defterden başka odalarda her noter katibi için yönetmeliğin 9 uncu maddesinde aranan belgeleri ve imza yetkisi verildikçe yemin zaptı suretlerini ve ceza verilmişse ilâm ve kararları ihtiva eden bir dosya tutulur.

Noterlikler Ortak Cari hesap defteri

Noterlikler Ortak Cari Hesap Defterleri, 1512 sayılı Kanunun 109 uncu ve 166/12. maddeleri uyarınca tutulacak defterlerdir.

A - 1512 sayılı Kanunun 109 uncu maddesine göre her bankada açılacak hesap için tutulacak Banka Cari Hesap Defteri,

B - 1512 sayılı Kanunun 166/12, maddesine göre kambiyo senetleri ortak hesabı için yine her bankada açılacak hesaba ait olmak üzere, tutulacak Kambiyo Senetleri Banka Cari Hesap Defteri (Örnek 5)

Bu defterler Yönetmeliğin 12 inci kısmındaki esaslar gözönünde bulundurularak tutulur.

Diğer defterler

Noter Odalarınca, ayrıca, görevli noterlikler defterleri, oda memurları sicil defteri, muhabere defteri, zimmet defteri, demirbaş eşya defteri, muhasebe yevmiye defteri, sigorta dosyası, gelen giden yazışmalar için kartonlar, her noter için ayrı ayrı yazışma dosyaları usullerine göre tutulur.

Odalarca tutulacak defterler, 33 üncü madde gereğince onaylanır.

Noterliklerde tutulacak defterler

Noterliklerde aşağıda defterlerin tutulması zorunludur.

1- Yevmiye defteri,

2- Emanet defteri,

3- Tescili defteri,

4- Muvazene defteri,

5- Değerli kağıt defteri,

6- Teftiş defteri,

7- Muhabere defteri,

8 - Zimmet defteri,

9- Personel sicil defteri,

10- İzin defteri,

11- Demirbaş eşya defteri,

Noterliklerde tutulacak defterler kullanılmadan önce bağlı bulundukları hakimliğe tasdik ettirilir.

Yevmiye defterleri

Yevmiye defteri iki sayfalı bir defterdir. Defterin sol tarafında; yevmiye sıra numarası, işin niteliği, ilgililer, harç, damga vergisi, kontrato resmi ve değerli kâğıtlar, sağ sayfada diğer gelirler adı altında; noter ücreti (kanunlarında harç, vergi ve resimden bağışık olduğu yazılı işlemler dahil), düzenleme ücreti, yazı (bildirim yazı ücreti dahil), çevirme, karşılaştırma, tescil, emanetlerin saklanması, defter onaylama, yol ödeneği, aracılık ücreti, memur vasıtası ile tebliği ve sair ücretleri ile ücretler yekûnu ve genel yekûn sütunlarını kapsar.

Yevmiye defterine, gelen iş kâğıtları geliş sırasına göre numara alır ve deftere işlenir. Her iş günü bitiminde günlük işlerin kalem kalem yekünleri alınır.

Bir günkü yekünün altına varsa bir evvelki gün veya günler yekünü yazılır. 15 gün toplamı birinci dönem yekünü olmuş olur. Maliyeye verilen beyanname yekûnu bu miktarı ihtiva eder.

Ayın 16 ncı günü, ikinci dönemin birinci günü olduğu için yekünü alındıktan sonra evvelki günler yekünü eklenmez. 17 nci (İkinci dönemin ikinci günü) günün toplamı altına 16 ncı günün toplamı eklenir. Bu suretle ayın son günü ikinci dönemin toplamı bulunmuş olurki, ikinci dönem beyannameye bu miktarlar işlenir.

İkinci dönem toplamının altına, birinci dönemin toplamı eklenerek birinci ayın yekünü elde edilmiş olur. Bu yekünda aylık cetvelin ve aylık gelirin işlendiği muvazene defterinin esasını teşkil eder. Aylık gelirler bu toplamın rakamlarına göre tespit edilir.

Türkiye Noterler Birliğine, Noterlik Kanununun 71. maddesine göre verilecek cetveller bu toplama göre hazırlanır.

Müteakip aylarda yukarıdaki usulle toplama işlemleri yapılır, bir ay evvelki genel yekûn aylık son yekûna eklenerek sene tamamlanır. Bu suretle yıl sonu hesapları da bu yekûna göre yapılmış olur.

Görevli noterliklerde ortak cari hesaba ait işlemler yevmiye defteri sıra numarasına göre yevmiye kırmızı boyalı bir kalemle işlenir. Bu mümkün olmazsa bu sıra numarasının düşünceler hanesine noterlikler ortak cari hesabına ait olduğu işaret veya mühür basılarak belirtilir.

Yevmiye defteri yılın başında bir numaradan başlayarak sene sonuna kadar, yapılan işlem kadar numara alır. 15 günlük yekünlara göre numara yenilenmez, numara birbirini izler.

Noterlik Kanununun 52. maddesine göre tadilde yapılan işler, tatili izleyen ilk iş gününün ilk yevmiye numarasına kayıt günü tarihi ile yazılır. Ondan sonra günlük işlere devam olunur.

Emanet defteri

Noterliklere verilen her türlü emanetlerin kayıt defteridir. Defter karşılıklı iki sayfalı olarak kullanılır.

Sol tarafa, emanet tutanağının tarih ve numarası ile emaneti verenin adı, soyadı, baba adı, doğum tarihi, adresi ve adına yatırılanın adı, soyadı (biliniyorsa) baba adı, doğum tarihi, adresi açık olarak yazılır. Bu sayfaya lehine emanet yatırılan kimseye tutanağın bir örneğinin tebliğ edildiği tarih ve emanetin miktar ve cinsi, varsa özel vasıfları yazılır.

Sağ tarafa, emanetin ilgiliye verilmesi işlemi yazılır. Emanetin verildiğini gösteren tutanağın tarih ve numarası, para ise çekin tarih ve numarası yazılır ve imzası alınır.

Tescil defterleri

Kanunlara göre tescilleri gereken işlemlerin yazıldığı defterlerdir.

Tescil defterine, tescili gerekli işlemler sıra numarası, işlemin tarih ve numarası, ilgililerin adı soyadı, işlemin niteliği yazılmak suretiyle tescil edilir. Tescilde işlem aynen yazılabileceği gibi özet halinde de yazılabilir. Kanunlarında gösterilen sair şekiller saklıdır.

Noterliklerde tutulacak tescil defterleri şunlardır:

1- Mülkiyeti muhafaza kaydıyle yapılan satışların tesciline ait defter,

2- Kanunların tescilini emretiği akit ve işlemlerin kaydına mahsus tescil defteri.

Ayrıca, noterler dairelerinde yapılan vasiyetname vesair ölüme bağlı tasarruf işlemlerini, vasiyette veya tasarrufta bulunan ilgilinin soyadına göre tutulacak bir fihrist defterine, işlem tarih ve numarasını da belirtmek suretiyle kaydederler.

Muvazene defteri

Noterliklerin aylık gelir ve giderlerinin kaydedildiği defterdir. Karşılıklı iki sayfa olarak kullanılır. Sol sayfasına yevmiye defterinde gösterilen kaynaklarına göre aylık gelirler, sağ sayfasına da aylık giderler yazılır.

Değerli kâğıt defteri

Bu defter iki sayfalı olup, sol sayfaya Maliyeden alınan değerli kâğıtlar veya değerlendirmede kullanılmak üzere alınan damga pullan kaydedilir. Sağ sayfada ise değerli kâğıt veya damga pullarının harcamaları aylık olarak gösterilir.

Teftiş defteri

Adalet Müfettişlerinin teftişleri sonunda yapacakları tenkit ve tavsiyelerin işlenmesine mahsus defterdir.

Muhabere ve zimmet defterleri

Muhabere defteri, noterlik dairesine gelen ve noterlikten gönderilen yazıların kaydedildiği defterdir. Bir yaprağına gelen, diğer yaprağına giden yazılar kaydedilir. Gelen ye giden yazılar için ayrı ayrı iki defter de tutulabilir. (Örnek 6)

Zimmet defteri, noterlik dairesinden gönderilen evrakın personel aracılığı ile diğer tarafa verilmesi halini tesbit eden defterdir. Bu defter bir tane olabileceği gibi, kambiyo senetleri protesto evrakının teslimi ve sair yazışmalara için ayrı olmak üzere birden fazla da olabilir. (Örnek 7).

Personel sicil ve izin defteri

Noterlik dairesinde çalışan personele ait bilgilerin kaydedildiği defterdir. Bu defterde her kâtip ile aday ve hizmetli için karşılıklı iki sayfa ayrılır. Sayfanın sol baş tarafına ilgilinin fotoğrafı yapıştırılır. Defterde adı soyadı, doğum tarihi ve yeri, baba ve anasının adı, öğrenim durumu, kâtiplik sicil numarası, iş yeri numarası, sigorta sicil numarası, işe giriş tarihi, ücreti, ücretindeki değişiklikler işten ayrılma nedeni ve tarihi, geldiği iş yeri ve görevler, bu noterlikte aldığı disiplin cezaları, daha önce aldığı disiplin cezaları sütunları bulunur. (Örnek 4)

İş Kanununa göre ayrıca ücretli izin defteri tutulur.

Demirbaş eşya defteri

Özel kanununa göre tutulur. Mesleki faaliyetin ifası için noterin zati eşyası ile noter tarafından daire hizmetine tahsis edilmiş taşınır ve sabit eşya ve malzemenin tümü bu deftere yazılır. Bu eşyalardan amortismana tabi olanlar ayrı bir bölüme, amortismana tabi olmayanlar ise ayrı bir bölüme kaydedilir.

Bu defterin ayrı bir bölümüne noterlikte kullanılan mühür, başlık, kaşe gibi malzemelerin kaydedilmesi zorunludur. Bunların iptali halinde yenileri kaydolunur. İptal olunanların karşısına iptal edildiği yazılar ve iptal olunanlar imha edilmek üzere noter odasına gönderilir.

Noterlikte tutulacak dosya ve kartonlar

Noterliklerde gelen ve giden yazıları saklamak için aşağıda gösterilen dosya ve kartonların da tutulması zorunludur.

1- Adalet Bakanlığı ve C. Savcılığından gelen yazılar kartonu,

2- Türkiye Noterler Birliği ile noter odasından gelen yazılar kartonu,

3- Değişik işlere ait gelen yazılar kartonu,

4- Adalet Bakanlığı ve C. Savcılığına giden yazılar kartonu,

5- Türkiye Noterler Birliği ile noter odasına giden yazılar kartonu,

6- Değişik işlere ait giden yazılar kartonu,

7- Genelgeler kartonu,

8- Adalet Bakanlığı ve Türkiye Noterler Birliğine gönderilen cetveller kartonu,

9- Teminat paraları makbuz kartonu,

10- Noter kâtiplerine ait sözleşmeler dosyası,

11- Noter personeli siciline ilişkin belgeler dosyası,

12- Maliyeye yatırılan paralara ait makbuzlar kartonu,

13- Müşterek hesaplara ait makbuz ve yazılar kartonu,

14- Tavsiyeler dosyası,

15- Tercümanlara ait yemin tutanakları kartonu,

16- Noter ve imzaya yetkili kâtiplere ait yemin tutanakları kartonu,

Kanunen noterlikte kalacak işlemlerin nüsha ve örnekleri yevmiye sıra numarasına göre kendi gruplarına ait cilt veya ciltbentlerde saklanır. Her ciltbentte en çok ikiyüzelli dil bulunur. Cilt bentte kaç dilin olduğu kullanılmadan önce noter tarafından ciltbentin sonuna yazılarak onaylanır. İşlem kağıdı ile dilin yapıştırıldığı kısımlar noter mührü ile mühürlenir. Yine her cildin kaç sayfadan oluştuğu, noter tarafından cildin sonuna yazılıp onaylanır.

ALTINCI KISIM

Evrak, Defter ve Sair Büro Malzemelerinin Temini ile Evrak Ve Belgelerin Korunmasi ve İmhası

Evrak, defter ve sair büro malzemelerinin temini

Türkiye Noterler Birliği, organlarında ve noterliklerde kullanılan evrak, defter vesair büro malzemelerinin temini Türkiye Noterler Birliği ile organlarına ve noterlere aittir.

Bu ihtiyaçlar piyasadan veya Devlet Malzeme Ofisinden temin edilebilir.

İhtiyaçların Devlet Malzeme Ofisinden temini istendiğinde ofisin mübayaa şartlarına uygun talepte bulunulması zorunludur.

İhtiyaçlar noterin bağlı bulunduğu ofis ünitesinden karşılanır.

Noterlerde kullanılacak evrak ve defterlerde beraberlik sağlamak gerekli görüldüğü takdirde Türkiye Noterler Birliği aracılığı ile temin edilecek evrak ve defterlerin kullanılması zorunludur.

Sabit eşya ve demirbaşların kullanılması

Sabit eşya ve demirbaşlar, demirbaş defterine kaydedilerek numaralanır. Noterler ofisten sağlanan yazı ve hesap makinası ile sair büro malzemelerini bir liste halinde bağlı bulunduğu odaya derhal bildirmek zorundadır. Bunlar devlet dairelerindeki esaslara göre miadı dolmadıkça elden çıkarılamazlar. Bunun aksine hareket eden disiplin cezası ile cezalandırılır.

Evrak, belge ve defterlerin saklanması ve korunması

Noterliğe ait evrak, belge ve defterler noterlik arşivinde saklanır. Ancak vasiyetname ve emanet gibi özel surette muhafazası gereken belgelerin demir kasa veya çelik dolaplarda saklanması zorunludur.

Noterlik daire ve arşivlerinin yangın, su baskını, çalınma, sabotaj ve sair tehlikelere karşı korunması zorunludur.

Daire ve arşivin korunmasından noter ve başkâtip birlikte sorumludurlar.

Evrak ve belgelerin imhası

Noterlikte kullanılan evrak ve belgelerin imhası, Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında 3473 sayılı Kanunun 6 ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 2 nci maddesine dayanılarak hazırlanan Noterlik Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapılır.

YEDİNCİ KISIM

Noterliklerde kullanılacak mühürler

Mühür kullanma zorunluluğu ve temini

Noterler, 8/8/1984 tarihli ve 84/8422 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Resmi Mühür Yönetmeliği hükümlerine göre temin edecekleri, noterliğin ismini taşıyan bir mühür kullanırlar.

Mühürlerin temin ve tedariki notere aittir. Mühürler, noterlik dairesinin demirbaşı olup, demirbaş eşya defterinde ilgili bölüme kayıt olunur.

İşin icabı ve zaruretine göre noterler birden fazla mühür kullanabilirler. Bu takdirde, ihtiyacı belirleyen Adalet Bakanlığının onayı ile 1 numaradan başlamak üzere ve sıra takip eden numaralı birden fazla mühür yaptırılır.

Noterlik mührünün saklanması, devri, iadesi, yenilenmesi ve kaybı

Noterlik mührünün saklanması, devri, iadesi, yenilenmesi ve kaybı hallerinde Resmi Mühür Yönetmeliğinde yer alan hükümlere göre işlem yapılır.

Noterlik mührünün herhangi bir sebeple kaybolması halinde durum derhal odaya da bildirilir.

Noterlik mührünün kullanılma usulü

Mühür, noterlikte yapılan her türlü işlemlerin en sonuna ve sağ alt köşeye ve noterliğin unvanı altına yazılan noterin veya imzaya yetkili memurun isim ve soyadının altına okunaklı şekilde basılır ve bunun üzeri noter veya imzaya yetkili memur tarafından imzalanır.

Ancak Kanunun 191. maddesine göre yabancı memleketlerde, konsolosluklar tarafından yapılan noterlik görevinin ifası sırasında işlemin altına ilgili konsolosluğun mühürü basılır.

Mühür ve imza örneklerinin gönderilmesi zorunluğu

Noterler göreve başladıkları tarihten itibaren 15 gün içinde noterlik mühürü ve imzalarının üçer örneğini bulundukları yer Valiliğine, Adalet Bakanlığı, Türkiye Noterler Birliğine ve Noter Odasına gönderirler.

İmza yetkisi verilen stajyer ve kâtipler ve diğer Vekiller hakkında da aynı hüküm uygulanır.

Noterlikte kullanılmak üzere yeni bir mühür temin edildiği takdirde, kullanılmasına başlanması üzerine birinci fıkra hükmüne göre işlem yapılır.

Yapıldıkları ülke dışında kullanılacak noterlik işlemlerinde mühür ve imza onayı

Türkiye’de yapılıp yabancı memleketlere gönderilecek noterlik işlemlerinin altındaki mühür ve imza o noterliğin bulunduğu yer Valiliğince onanır. Ancak, onama sadece imza ve mühüre ait olup işlemin münderecatına şamil değildir. İşlem ile, dışarıda iş görülecek ise, işin görüleceği dış memleketin Türkiye'deki temsilciliğince yapılması gerekli muamelenin işin ilgilisince yaptırılması iş sahibine noterlikçe duyurulur.

Yabancı memleketlerde usulü uyarınca yapılan noterlik işlemlerinin altındaki o memleketin yetkili merciinin imza ve mühürü konsolos tarafından onanır. Özel kanun hükümleri saklıdır.

SEKİZİNCİ KISIM

Noterlik Staji ve Stajiyerin Görevleri

Noterlik stajının şekli

Noter olabilmek için, Noterlik Kanunu’nun 6 ncı maddesindeki hükümler saklı kalmak kaydiyle anılan Kanun ve bu Yönetmelik hükümleri uyarınca staj yapılarak noterlik belgesi alınması şarttır.

Stajda ücret

Türkiye Noterler Birliğince tespit olunarak, Birlik bütçesinden stajiyerlere ödenecek ücret, hakim adaylarına yapılan aylık ödemeden fazla olamaz.

Stajiyer hastalığını, yanında staj gördüğü noterin yazısı ve Cumhuriyet Savcılığının havalesi üzerine, hükümet tabiplerinden veya Devlet Hastanesi doktorlarından alacağı raporla belgelendirmek zorundadır. İzin süresi ile iki ayı geçmeyen hastalık hallerinde ücret kesilmez. Bir yıllık staj devresinde iki aydan fazla rapor alanlara, iki ayı geçen hastalık devresi için ücret ödenmez.

Stajın, Noterlik Kanununun 17 nci maddesine göre uzatılması halinde uzatılan süre için de stajyere ücret ödenmez.

Stajın ne suretle yapılacağı

Stajyer çalıştığı noterlikte, noterlik dairesinin mevcut servislerinde, noterin gerekli göreceği sıraya göre ve tensip edeceği sürelerde çalışmak zorundadır.

Noterlik stajı, işlemin neve’ine göre harç, damga vergisi vesair ücretlerin hesaplanması, yevmiye defteri tutulması vezne, hesap işleri ve işlemler servisinde çalışılması ile noterlik dairesinin genel gözetimi hususlarını kapsar,

Noterlik stajı bir yıldır. Ancak, stajyer ilk altı ayda, staj yaptığı noterliğin bütün servislerinde stajı tamamlıyacaktır. İkinci altı aylık devrede, Noterlik Kanununun 33 üncü ve müteakip maddeleri ile kendisine verilen görevleri yapmak zorunda olduğundan bütün servislerin çalışması hakkında genel bilgileri kazanmış olması gerekir. Noter, stajyerin yetişmesi için lüzumlu göreceği tedbirleri alır.

Staja ait rapor

Noterlik Kanununun 16 ncı maddesine göre stajiyer için her üç ayda bir (Örnek: 9) daki şekle uygun olarak rapor düzenlenir.

Bu raporlardan altıncı ay sonunda verilecek raporda, stajyerin bir notere vekâlet edebilecek niteliği kazanıp kazanmadığı hakkındaki noterin görüşü de yer alır. Noterlik Kanununun 33, 34 ve 35 inci maddelerinin uygulanması sırasında bu rapordaki noter görüşünün güzönünde tutulması gerekir.

Stajiyerlerin görev ve sorumlulukları

Noterlik Kanununa göre kendisine imza yetkisi veya vekâlet görevi verilen stajyerler, bu Kanunun sekizinci kısmında yer alan işlerin hepsini yapmakla görevlidirler.

Stajyerler yaptıkları işlerden dolayı o işin asıl görevlisi gibi sorumludurlar. Ayrıca, mesleğin vekar ve onuruna aykırı eylem ve hareketlerde bulunanlarla, görevini yapmayan veya kusurlu olarak yapan yahutta görevinin gerektirdiği güveni sarsıcı hareketlerde bulunan stajyerler hakkında, noterlik hizmetlerinin gereği gibi yürütülmesi ve stajdan beklenen maksadın hasıl olması amacı ile durumun niteliğine ve ağırlık derecesine göre Noterlik Kanununun 146 ncı maddesinde yazılı disiplin cezaları verilir.

Stajyerin defterden kaydının silinmesi

Aşağıda yazılı hallerde stajyerin defterden kaydı silinir.

A - İlgilinin noterliğe atanması,

B - Stajyerin kendi isteği ile stajdan ayrılması,

C - Stajyerin ölmesi,

D - Noterliğe atanma şartlarını kaybetmesi,

E - Noterlik belgesi almak suretiyle noterlik belgesine sahip olanlar defterine kayıt edilmesi,

F - Kayıt silinmesini gerektiren bir disiplin cezası almış olması

Hallerinde stajyerin staj defterinden kaydı silinir.

Noterlik belgesi alamadan staj defterinden kaydı silinen bir stajyer, müddeti ne olursa olsun, sahip olduğu bütün hakları kaybeder.

Her ne sebeple olursa olsun defterden kaydı silinen stajyer yeniden staj yapmak isterse, staja yeni başlayanlar hakkındaki hükümler uygulanır.

DOKUZUNCU KISIM

Notere Vekâlet ve İmza Yetkisi

Notere vekâlet

Hangi hallerde, ne suretle ve kimlerin notere vekâlet edeceği Noterlik Kanununun 33, 34 ve 35 inci maddelerinde gösterilmiş bulunmaktadır.

Bir noterliğin boşalması veya noterin geçici bir süre işten ayrılması hallerinde, noter odasınca görevlendirilecek bir stajyer yoksa, mahallî Cumhuriyet Savcısının Kanundaki sırayı gözetmek suretiyle ve gerekli gördüğü takdirde noter odasının görüşünü de alarak görevlendireceği vekil noterliği yönetir.

Geçici yetkili noter yardımcılarına vekâlet, notere engel halinde vekâlet ile boşalma veya geçici bir süre işten ayrılmalarda bir adalet memurunun görevlendirilmesi gereken hallere ilişkin Kanun hükümleri teklidir.

Geçici Yetkili Noter Yardımcılarının hastalık ve izin gibi haklı engelleri nedeniyle usulünce vekâlet görevi verilmiş adalet memurları, noter görevlilerinin daha sonra ortaya çıkacak engelleri halinde, vekil olabilme niteliğini kaybetmemiş olmaları ve mahalli Cumhuriyet Savcısının uygun görmesi kaydıyla yeni bir karara ve izne gerek olmaksızın norerliği vekâleten yönetirler. Ancak her defasında Adalet Bakanlığına bilgi verilmesi zorunludur.

İmza yetkisi

Noter;

a) Üç ayını tamamlamış stajyerine,

b) Süre aramaksızın dairesinde çalışan başkâtibine,

c) Üç ayını tamamlamış kâtiplerinden bir veya bir kaçına imza yetkisi verebilir.

Tek kâtiple çalışan Noterliklerde (c) bendindeki şart aranmaz.

Kâtip adaylarına imza yetkisi verilemez.

Noterliğin boşalması halinde ayrılan Noter tarafından verilmiş imza yetkileri kendiliğinden kalkar. Boşalan Noterliğe vekâlet eden Noter vekilinin yukarıdaki şartları taşıyanlardan, istediğine yeniden imza yetkisi vermesi gerekir.

Yemin şekli ve yetki belgesi

Noter; stajyer, başkâtip veya kâtiplerden birisine imza yetekisi verirse, Cumhuriyet Savcılığına yazı yazarak bunlara yemin ettirilmesini ister. Cumhuriyet Savcılığı noterin bağlı bulunduğu asliye veya münferit sulh hukuk mahkemesinden yemin ettirilmesini talep eder. Yemin, (bana verilen bu yetkiyi, kanun ve nizamlara uygun olarak tam bir tarafsızlık içinde, mesleğin onur ve haysiyetini korumak suretiyle yapacağıma vicdan ve namusum üzerine and içerim) şeklinde yaptırılır.

Yemini yaptıran mahkeme, en az üç nüsha zabıt tanzim eder. Zaptın birisi noterlikte saklanır, diğeri yetki verilen stajyer veya kâtibin dosyasına konulmak üzere noter odasına gönderilir.

İmza yetkisi verilen kimseye, noter tarafından düzenlenen bir belge verilir. Bu belgede ilgilinin adı, soyadı, sıfatı, yetkinin verildiği tarih, yemini yaptıran mahkemenin adı, yetki sınırları, yetkinin kullanılacağı zaman ve yer belirtilir. Ayrıca yetkinin öncelik sırası yazılır ve fotoğraf yapıştırılarak, belge noterce onanır. (Örnek: 10)

Yetki dereceleri ve imza yetkisinin geri alınması

Noter, Stajyerine, başkâtibine ve kâtiplerine imza yetkisi verdiği takdirde, bu yetkilerin öncelik sırasını, yetki belgelerinde gösterir, imza yetkisi birinci, ikinci ve üçüncü derecede olabilir. Bir önceki derecede imzaya yetkili kişi daha sonraki derecedekilerin önünde gelir.

Noterin herhangi bir sebeble görevi başında bulunmadığı sırada evrak, öncelikle imzaya yetkili kimse tarafından noter adına imzalanır. Bu takdirde imza yerine yetkili şahsın ismi ve sıfatı yazılır.

Noter gerekli gördüğü takdirde imza yetkisini her zaman geri alabilir ve keyfiyeti ilgiliye yazılı olarak tebliğ eder. Ayrıca noter yetkinin geri alındığını Cumhuriyet Savcılığı aracılığı ile Adalet Bakanlığına, Valiliğe. Türkiye Noterler Birliği ve Noter Odasına bildirmek zorundadır. Noter gerekli görürse imza yetkisinin geri alındığını ve tarihini, giderleri kendisine ait olmak üzere bir gazete ile ilânını noter odasından isteyebilir.

ONUNCU KISIM

Teminat

Teminat parasının yatırılacağı bankalar

Noterlik mesleğine girenler ile noter vekilleri ve geçici yetkili noter yardımcılarının göreve başladıktan sonra, Noterlik Kanununun 38. maddesi hükmü uyarınca vermeleri zorunlu bulunan teminat paralarının yatırılacağı bankalar aşağıda gösterilmiştir.

1 - T. C. Ziraat Bankası,

2 - T. Emlâk Kredi Bankası,

3- Sümerbank,

4- Etibank,

5- T. Halk Bankası,

6- Devlet Yatırım Bankası,

7- T. C. Turizm Bankası,

8- T. Vakıflar Bankası,

9 - T. C. Merkez Bankası,

Bir noterliğin teminat parası, o noterliğin bulunduğu yerde mevcut, yukarıda gösterilen banka şubelerinden herhangi birinde ( noterliği teminat hesabı) adı ile açtırılacak hesaba yatırılır.

Her yıl yatırılması öngörülen teminat tutarları da aynı hesaba ilâve olunur.

Bu hesap noter tarafından açılır ve (Adalet Bakanlığı veya Cumhuriyet Savcılığından talimat verilmedikçe bu hesaptan para çekilemez) şerhinin konulması da noterce bankaya bildirilir.

İlgili noter, teminat hesabını açtırdığı bankanın adını ve hesap numarasını, hesabın açıldığı tarihten itibaren en geç on gün içinde C. Savcılığı aracılığı ile Adalet Bakanlığına ve Türkiye Noterler Birliğine bildirmekle yükümlüdür.

ONBİRİNCİ KISIM

Noterlik Görevinin Yürütülmesi

Görev bölümü

Noter, noterlik dairesi servislerinde çalışan personel arasında, iş durumuna göre gerekli görev bölümünü yaparak dairenin düzenli bir şekilde çalışmasını sağlamakla yükümlüdür.

Noterlik görevinin yürütülmesinden noterle birlikte başkâtipte sorumlu olup, başkâtip dairedeki bütün servilerin ve bu servislerde çalışan personelin amiridir.

ONİKİNCİ KISIM

Noterlik Aidatı ve Noterlikler Ortak Cari Hesabı ile Bunlara İlişkin İşlemler

Noterlik aidatının gönderilme zamanı ve şekli

Noterlik aidatının yasal süresi içinde Türkiye Noterler Birliğine gönderilmesi zorunludur.

Ödeme, Birlik tarafından gösterilen-banka hesaplarına veya aynı bankaların şubelerine yatırılmak suretiyle yapılır.

Çek veya başka suretlerle gönderilmesinden dolayı paranın Birlik hesaplarına anılan süreden geç intikal etmesi halinde aidat zamanında yatırılmamış sayılır ve bu nedenle doğacak faiz ve masraflarla diğer sorumluluklar notere ait olur.

Noterlikler ortak cari hesabı

Her noter odası, kendi bölgesinde birden çok noter olan yerlerde, noterlikler tarafından Noterlik Kanununun 109 uncu maddesi kapsamında yapılacak işlerden alınacak gelirlerin yatırılması için milli bankalardan birisinde (Noterlikler Ortak Cari Hesabı) açtırır ve bunu bölgesindeki noterliklere duyurur. Durum ayrıca Türkiye Noterler Birliğine de bildirilir.

Ortak cari hesaba giren işlemlerde örnek verme

Noterlik Kanununun 109 uncu maddesi kapsamına giren işlerden işlemin yapıldığı sırada fazla örnek istenmesi halinde bu örnekler aynı gün ve yevmiye numarası altında verilir. Ancak başka bir gün örnek istenirse esas işlemden ayrı tarih ve yevmiye alacağı cihetle işlem yalnız örnek işlemi olarak kabul edilir, hasıl olan noterlik gelir işlemi yapan notere ait olur.

Uyulması gereken kurallar

Noterlikler, Noterlik Kanununun 109 uncu maddesi kapsamında yaptıkları işleri, yevmiye defterine yevmiye sıra numarasına göre işlerler ve bu Yönetmeliğin 47/8 inci maddesindeki şekilde işlem yaparlar.

Noterin bu kapsamdaki iş için iş sahibinden tahsil edeceği kesin giderden Devlete ait harç, damga vergisi, değerli kâğıt bedeli ayrıldıktan sonra geriye kalan her çeşit ücret (Noter ücreti, yazı, karşılaştırma, düzenleme ücreti, yol ödeneği gibi) ile harç ve damga vergisinden ve değerli kâğıttan dolayı noter hissesi tutarının tamamının (Noterlikler Ortak Cari Hesabı)’na işlemi takip eden beş iş günü içinde yatırılması zorunludur.

Ortak Cari Hesaba giren işlemi yapan noterler, aldıkları her türlü ücreti (Noterlikler Ortak Cari Hesabı)’na yatırdıktan sonra alacağı iki nüsha makbuzun birisini en kısa zamanda hesabına işlenmek üzere bağlı bulunduğu odaya gönderir, diğer nüshasını kendi dosyasında saklar.

Ortak cari hesaba giren işlemi yapan noterlerce, o ay içinde noterlikler ortak cari hesabına yatırılan miktarlar muvazene defterine gider olarak kaydedilir.

Noterlikler ortak cari hesabından üç ayda bir yapılan dağıtımdan noterlik hissesine düşen miktar, dağıtımın yapıldığı ay itibariyle muvazene defterine gelir kaydolunur.

Noter odasınca yapılacak işler ve gelirin dağıtımı

Ortak cari hesaba giren işlemlerle ilgili olarak yatırılan miktarlara ait makbuzlar noterlerden odaya geldikçe, her ayrı yer için ayrı olarak tutulan defterde, o noterin hesabına işlenir. Bankadan gelen dekontlar bu kayıtlarla karşılaştırılarak mutabakat sağlanır.

Ortak cari hesaba dahil işlemleri yapan noterler, odaların bu konudaki denetleme görevlerini yapabilmeleri için, her işleme ait Ortak Cari Hesaba Ait Bildirim Cetveli düzenlemek ve beş iş günü içinde banka dekontu ile birlikte Noter Odasına göndermek, ayrıca her ayın sonunda bir önceki ay için yaptıkları bu tür işlemlerin tarih, yevmiye numarası, değeri, makbuz tarihi ve yatırılan miktarı gösteren İşlem Cetvelini düzenlemek ve ay sonunu izleyen beş iş günü içinde Noter Odasına göndermek, her iki cetvelin birer örneğini de dairede saklamakla yükümlüdürler.

Her üç ay sonunda ortak hesapta toplanan paralar o yerdeki ilgili noterlere ve Noterlik Kanununa göre görevlendirilmiş noter vekili varsa vekile noter geliri olarak ve muvazene defterine kaydedilmek üzere, eşit miktarda ödenir. Ödemenin ne şekilde yapılacağı, çek veya nakit yapılması, gerektiğinde üç ay dolmadan avans ödenmesi konularında oda genel kurulları yıllık olağan toplantılarında, oda yönetim kurullarını yetkili kılabilir.

Üç aylık süre dolmadan evvel herhangi bir sebeple noterlik mesleğinden ayrılan veya başka bir oda bölgesindeki noterliğe atanan noterin, o güne kadar birikmiş olan meblağdan hissesi, süre sonu beklenilmeksizin derhal ödenir, noterin ölümü halinde ödeme kanuni mirasçılarına yapılır.

ONÜÇÜNCÜ KISIM

Gözetim ve Denetim

Denetim yetkisi ve zamanı

Noterlikler, Türkiye Noterler Birliği ve organları, Adalet Müfettişleri ile Cumhuriyet Savcılarının sürekli gözetim ve denetimi altındadır. Ayrıca, noterlikler ile noter odaları Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu ile görevlendireceği bölgesel organları tarafından da denetlenirler.

Adalet Müfettişleri ve Türkiye Noterler Birliği tarafından yapılacak teftişlerin zamanı gereğine göre ilgili mercilerce tayin ve tesbit olunur. Noterliklerin, Cumhuriyet Savcılarınca yılda en az bir defa yapılması öngörülen teftişlerin her yıl Mayıs ayı içinde yerine getirilmesi zorunludur.

Denetime başlama

Denetimin ilgili dairenin çalışma saati içinde ve mesai saatlerine riayet olunarak yapılmasına gayret edilir. Denetimi yapacak kimse, denetlenen dairenin yetkilisine, kimlik kartı veya yetki belgesini gerektiğinde veya istendiğinde gösterir.

Hizmetin gereği gibi yürütülebilmesi için denetimi yapan kimsenin sıfatına yakışır uygun bir yer sağlanır. Göreve başlandığında başlama tutanağı düzenlenir ve altı, denetimi yapan kimse ile dairenin yetkilisi tarafından imzalanır. İki nüsha düzenlenen bu tutanağın bir nüshası dosyasına konmak üzere daire yetkilisine verilir.

Noter, denetimden beklenen sonucun elde edilmesi için gerekli kolaylıkları göstermek suretiyle deneticiye yardımcı olur. Özellikle istek halinde Noterlik işlemlerini aksatmamak şartıyla eleman, yazı makinası, vesaire tahsis edilir.

Denetim usulü

Adalet Müfettişleri ve Türkiye Noterler Birliği tarafından yapılacak teftiş, yetkili mercilerce saptanacak usul ve şekilde yürütülür. Cumhuriyet Savcıları tarafından noterlerin teftişinde izlenilecek usul, Adalet Bakanlığınca saptanır ve teftiş sırasında düzenlenecek rapor örneği bir genelge ile gönderilir. Cumhuriyet Savcılarınca üç nüsha olarak düzenlenecek teftiş raporunun bir nüshası notere verilir, bir nüshası Savcılıkta saklanır. Diğer nüshası da teftişi izleyen bir hafta içinde Adalet Bakanlığına yollanır.

Noter odalarının, Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunca yaptırılacak teftişlerinde;

a - Kanun ve yönetmelikte yer alan defterlerin usulüne uygun olarak tutulup tutulmadığı,

b - Harcamaların ve bütçe uygulamalarının usulüne uygun olup olmadığı,

c - Kanuni görevleri ile Birlikçe verilmiş diğer görevlerin yerine getirilip getirilmediği,

d - Kanun, yönetmelik, genelge, emir ve talimâtlara uyulup uyulmadığı,

e - Teftiş yapan tarafından gerekli görülecek sair hususlara bakılır.

ONDÖRDÜNCÜ KISIM

Noter ve Kâtiplerine Borç Para Verilmesi

Verilecek borcun saptanması

Türkiye Noterler Birliği, noter ve noterlik personeline aşağıdaki şartlar dairesinde borç para verir.

Her yıl bütçesinin (noter ve noterlik personeline verilecek borç) faslına konulacak ödenek, bu kredinin karşılığını teşkil eder.

Yeniden kurulan ve boşalan noterliklere atananlara, noterliklerin sınıfı ve atamanın şekli dikkate alınarak verilebilecek borç para miktarları konulan bu ödeneğe göre, her yıl Yönetim Kurulu tarafından tespit olunur.

Atama dışındaki sebeplerle borç isteyen noterlere kredi verilip verilmemesi, verilecek ise miktarın belirlenmesi noterin gösterdiği nedenlere göre ve ödenek durumu dikkate alınarak Yönetim Kurulunca saptanır.

Noterlik personeline verilecek borç miktarı, almakta oldukları aylık brüt ücretin iki katını geçemez.

Vade ve usül

Borç para bir yıl için verilir. Ancak bu süre Birlik Yönetim Kurulu kararıyla kısaltılabileceği gibi iki yıla kadar da uzatılabilir.

Borç para karşılığında faiz alınmaz. Ancak, bu işlemlerle ilgili giderler borç isteyenden ayrıca tahsil edilir.

Teminat ve kefalet

Borç isteyen noter veya noterlik personelinin, Türkiye Noterler Birliği tarafından verilen borç miktarını ödemeyi taahhüt eden, örnekleri Birlik tarafından kendilerine gönderilecek taahhütnameyi imzalayarak göndermeleri yeterlidir.

Ancak, Birlik Yönetim Kurulu gerekli gördüğü takdirde başka teminat isteyebilir.

İstemin kabulü ve tahsil usulü

Türkiye Noterler Birliğine gönderilen borç isteme kâğıdı Yönetim Kurulu tarafından incelenerek istemin kabulü halinde, kendisine borç para verilmesine karar verilen noter veya noterlik personelinden, yukarıdaki maddede anılan taahhütnamenin imzalanarak gönderilmesi istenir.

Ödeme, taahhütnamenin Türkiye Noterler Birliğine gelişindeki kayıt sırasına göre yapılır.

Borç para alan noter veya noterlik personeli, Birlikçe kendisine ödeme yapıldığı ayı takip eden ay sonunda ilk taksidini ve müteakip ay sonlarında da diğer taksitlerini öder.

Taksitlerin ödeneceği belirtilen banka şubesine veya PTT’ye yatırıldığı tarih, taksitin ödeme tarihidir.

Taksitlerden üst üste ikisinin veya üç ay içinde iki taksitin zamanında ödenmemesi halinde borcun tamamı muacceliyet kesbeder ve kanuni takibata geçilir.

ONBEŞİNCİ KISIM

Noterlik İşlemlerinde Uyulması Gerekli Hususlar

Kimlik tesbitinde izlenecek yol

Noter, belgelendirme isteminde bulunan ilgili ile işleme katılan kimselerin kimliğini tespit edebilmek için nüfus hüviyet cüzdanı, buna dayalı olarak resmi mercilerden verilmiş pasaport, ehliyet, fotoğraflı kimlik kartı vesair kimlik belirten belgeleri aramak zorundadır.

Bu belgelerin gösterilmemesi veya noterin gerekli görmesi halinde tanık dinlemek yoluyla da kimlik tespit olunabilir.

Yeteneğin tesbiti

Noterin ilgilinin yeteneği hakkında bir kanı sahibi olması gereklidir. Temyiz kudretine sahip bulunan ve işlemin niteliğine göre gerekli yaşa girdiği anlaşılan herkes hukuki işlemleri yapmaya ehil olup bu yaş resmî belge ile saptanır. Tanık veya kanı ile yaş tespit edilemez.

İlgilinin yaşlılık, hastalık veya dış görünüşü itibaryile yeteneğinden, şüphe edilmesi veya bu konuda ihbar ve şikâyet bulunması hallerinde temyiz kudretinin varlığı doktor raporu ile saptanır. Bu takdirde metnin içinde tarih ve numarası ile rapordan bahsedilir, raporun aslı işlemin noterde kalan nüshasına eklenir.

Hukukî işlerin belgelendirilmesi anında ilgili iradesini serbestçe ve kendi isteğine uygun olarak beyan etmelidir. Beyanın tam ve eksiksiz olarak yazılması gereklidir. Yapılan işlemin niteliğine göre gerekli soruların sorularak işlemin sonucu hakkında ilgiliye açıklama yapılması gereklidir.

Başkaları adına işlem yaptıracaklardan aranacak belgeler

Başkaları adına işlem yaptıracaklardan Noterlik Kanununun 79 uncu maddesinde yazılan belgelerin aranması işlemle ilgili kısımlarının örneklerinin işlem kâğıdına eklenmesi zorunludur. Vekil ve mümessilin temsil ettikleri kişiler birden, çok iseler, temsil ettikleri bütün kişilerin ad ve soyadlarının işleme teker teker yazılması ve ibraz olunan belge veya belgelerin bu kişileri tamamen kapsaması şarttır.

Yetki izni gösteren belgeler;

a - Vekil için, vekâletname düzenlemeye yetkili hâkim veya noterlerce onanmış vekâletname,

b - Veli için, kendisi veya velayeti altında bulunan küçüğün nüfus hüviyet cüzdanları,

c - Vasi ve kayyım için, mahkeme kararı ve nüfus cüzdanları,

d - Mirasçı için veraset belgesi ve nüfus hüviyet cüzdanları,

e - Mümessiller için, temsil veya izin kâğıdı,

f - Köy hükmi şahsiyetini temsil yetkisine haiz muhtarlar için yetkili idare makamlarının usulüne göre verecekleri yetki belgeleridir.

İşlemlere fotoğraf yapıştırılması

Aşağıdaki noterlik işlemlerinde ilgilinin fotoğrafının yapıştırılması zorunludur.

a - Niteliği bakımından tapuda işlem yaptırılmasını gerektiren sözleşmelere,

b - Niteliği bakımından tapuda işlem yaptırılmasını gerektiren vekâletnamelere,

c - Vasiyetname,

d - Mülkiyeti muhafaa kaydıyla satış,

e - Gayrimenkul satış vaadi,

f - Vakıf senedi,

g - Evlenme mukavelesi,

h - Evlat edinme,

ı - Tanıma,

J - Mirasın taksimi sözleşmesi,

k - Boşanma davaları için düzenlenecek vekâletnameler.

Yukarıda sayılan işlemler dışında kalmakla beraber, diğer kanunların öngördüğü, noterin işlemin ve ilgilinin durumuna göre gerekli bulduğu veya bizzat ilgilinin istemde bulunduğu işlem kâğıtlarına da fotoğraf yapıştırılabilir.

Asıllarına fotoğraf yapıştırılması zorunlu noterlik işlemlerinin, çıkartılacak örneklerine de fotoğraf yapıştırılması zorunludur.

Örnek ve kimlere verilebileceği

Örnek, noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliğin mührünü ve görevinin imzasını taşıyan belgedir.

Örneklerin kimlere verileceği Noterlik Kanununun 94 ve 95. maddeleri hükümleri uyarınca saptanır.

Örnek verme şekilleri

a - İbrazdan örnek:

İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (İbraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (İbraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır.

b - Daireden örnek:

O noterlikte yapılmış bir işlemin ilgilisinin isteği üzerine yeteri kadar örneği çıkartılıp aslına uygunluğu onaylandıktan sonra ilgiliye verilmesine, daireden örnek verme denir.

Ciltbentde saklı işlemin örneği istenilenden bir fazla çıkarılır, bunların altına (işbu Örnek dairede saklı tarih ve yevmiye nolu aslının veya nüshasının aynıdır) şerhi konur. Bu şerhin altına noterlik mühürü basılarak, yetkili tarafından imza edilir. Örneğin birinci sayfasının baştarafına (örnektir) damgası basılır veya yazı ile (örnektir) ibaresi yazılır ve örneğe o günkü tarih ile yeni yivmiye numarası konur. Fazla çıkarılan nüsha dairede saklanır.

Şerhlerde kaç örnek verildiği herhalde belirtilir ve dairede kalan nüshaya ilgilinin imzası alınır.

c - Yabancı dilde yazılı kâğıttan Örnek:

Örneği istenen kâğıt yabancı dilde yazılmış ise, evvela bu kâğıt usulünce tercüme olunur. Sonra, yabancı dildeki kâğıdın örneği çıkartılıp gerekli şerh verilmek suretiyle onaylanır. Ayrıca, gerek ilgilisine verilen, gerekse dairede saklanan nüshalara tercüme edilmiş nüshaların birer adedi de eklenir.

d - Yazıdan başka usullerle örnek çıkarma:

İlgili ister veya noter gerekli görürse fotokopi, teksir makinası, fotoğraf veya benzeri usullerle de örnek çıkartılabilir.

Bu takdirde, tarifede gösterilen ücretler alınır ve diğer hususlarda yazılı örnek verilmiş gibi hareket olunur.

e - Başka bir noterlikten örnek getirtme (Aracılık)

Giderleri başvurulan notere verilmek sureti ile ve bu noterlik aracılığı ile diğer bir yerdeki noterlikten de bir işlemin örneği getirtilebilir.

Bu gibi hallerde, başvurulan noter, diğer yerdeki notere ilgilinin isteğini bir yazı ile bildirmekle beraber, acele hallerde telgraf, teleks veya telefonla da durumu haber verir ve yazının gönderildiğini de açıklar.

Örnek çıkarma ve onaylama giderlerinin tümü ile birlikte gerekli haberleşme masraflarını da ilgiliden tahsil eder. İşlemin gerektirdiği harç, vergi ve noterlik giderlerini, örneği çıkaran, notere gönderir. Kendisi ücret tarifesi ile saptanan aracılık ücretini alır.

Çevirme işlemleri

Belgelerin bir dilden diğer dile veya bir yazıdan başka bir yazıya çevrilmesine ve noterlikçe onaylanmasına çevirme işlemi denir.

Noterin, çevirmeyi yapanın o dili veya yazıyı doğru olarak bildiğine, diplomasını veya diğer belgelerini görerek veya diğer yollarla ve hiçbir tereddüde yer kalmayacak şekilde kanaat getirmesi gerekir.

Noterlik Kanununun 75. maddesinin son fıkrası gereğince noter tercümana Hukuk Yargılama Ususlü Kanununa göre and içirir. Bunun bir tutanakla belgelendirilmesi zorunludur. Bu tutanakta tercümanın adı, soyadı, doğum tarihi, iş adresi, ev adresi, tahsil derecesi, hangi dil veya dilleri, hangi yazıyı bildiği, noterin çevirenin bu dil ve dilleri veya yazıyı bildiğine ne suretle kanı sahibi olduğu, yemin biçimi ve tutanağın tarihini gösterir. Tutanağın altı noter ve tercüman tarafından imzalanır.

Kendisine çevirme yaptırılan kimselerin yemin tutanakları noterlik dairesinde özel bir kartonda saklanır. Noter, kartonunda yemin tutanağı bulunmayan bir kimseye çevirme yaptıramaz.

Noter tarafından ilgilisinden alınan çevirme ücretleri noterlik dairesinin gelirlerinden, olup, yevmiye defterine gelir olarak kaydedilir. Noterin çevirene ödediği parada dairenin giderlerindendir.

Çevirme ücreti hesaplanırken, çevrilmesi istenilen yazının sayfaları değil, çevirme yapıldıktan sonra noter tarafından yazdırılan değerli kâğıdın sayfa sayısı esas tutulacaktır.

Çevirme işleminin, ilgilinin bulunduğu yer noterliğinde yaptırılması mümkün bulunmayan hallerde, o noterlik aracılığı ile başka bir yer noteriğinde çevirme yaptırılabilir. Bu takdirde, ilgiliden ayrıca, aracılık ücretide tahsil olunur.

Protesto işlemleri

Keşidecinin veya hamilinin istemi ilerine Türk Ticaret Kanununun 625. maddesinde yazılı, vadesi hulul etmiş bir poliçenin, (kambiyo senedi, çek, emremuharrer senet) «kabul edilmeme» veya «ödeme» hallerinde, kabul etmeme veya ödememe durumunun noterlik tarafından belgelendirilmesine prottesto işlemi denir.

Noterler protesto işlemlerini Türk Ticaret Kanununda yazılı şekil ve şartlara göre yaparlar.

İhtarname ve ihbarname işlemleri

Her türlü huhkuki işlemlerde muhatabına kanun, sözleşme, örf ve adetten doğan hak ve isteklerin yazılı şekilde bildirilmesi veya haber verilmesi için yapılan işlemlere ihtarname veya ihbarname denir.

İhtarname veya ihbarname işlemleri Noterlik Kanununda ön görülen şekil ve şartlara göre yapılır.

Defter onaylama işlemleri

Defter onaylaması, kanunlarca noterlikte onaylanmaları öngörülen defterlerin kanun ve yönetmelikte gösterilen şekil ve şartlara göre onaylanmaları işlemidir.

Onaylama usulü

Ciltli olarak noterliğe getirilen defterlerin, her sayfası birden başlamak ve teselsül etmek suretiyle numaralanır.

Tek sayfa olarak tutulan defterfler tek numara ile çift sayfa olarak tutulan defterler iki sayfaya da aynı numara verilmek suretiyle numaralanır. Numaralama noterlikçe yapılabileceği gibi önceden de yapılmış olabilir. Bu takdirde noterlik teselsülü kontrol eder. Her sayfa ayrıca noterlik mührü ile mühürlenir.

Defterler müteharrik yapraklı ise her yaprak ciltli defterler gibi muamele görür. Onaylanmış yapraklar bittiği takdirde, yeniden getirilen yapraklar evvelce onaylanan yaprakların en son numarasından İtibaren teselsül ettirilir. Ayrıca lâve olunan yapraklar onaylama şerhinde noterlikçe belirtilir.

Onaylama şerhinde bulunacak hususlar

Defterlerin ilk ve son sayfasına noterlikçe aşağıdaki bilgileri kapsayan birer şerh konulur.

İlk sayfaya konacak onaylama şerhinde:

a)Defter sahibinin gerçek kişilerde evvelâ soyadı, adı ve müessesenin ilgilice bildirilen unvanı. İlgili tüzel kişi ise unvanı,

b)İş adresi, iş ve mesleğin nevi,

c) Defterin nevi,

d)Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,

e)Defterin kullanılacağı dönem,

f)Defter sahibinin bağlı bulunduğu vergi dairesi,

g)Onaylama tarihi,

h)Yevmiye numarası bulunur.

Noterliğin mührü ile noterin veya görevilinin imzasını da taşılacak bu şerh defterin ilk sayfasına el ile yazılabileceği gibi ayrı bir kâğıda makina ile yazılıp ilk sayfaya yapıştırılabilir. Bu takdirde kâğıdın dört köşesine noter mührü basılır.

Defterin son sayfasına ise, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu yazılarak altı noterlik mührü ile mühürlenip noter tarafından imza olunur. Bu şerhe onaylama tarihi ile yevmiye numarası da konur.

Görülme kaydı ile onaylama

Yevmiye, envanter ve bilanço defterlerinin son kaydının altına noterlikçe görülmüştür şerhinin konulması suretiyle yapılan onaylama işlemidir. Şerh son kaydın altına yazılır.

Görülme şekli ile yapılan onaylamalarda, defterin son kaydının bulunduğu sayfasında yer yoksa ondan sonra gelen sayfaya (görülmüştür) kaydını taşıyan şerh verilir. Yevmiye numarası ve tarihi yazılmak suretiyle şerhin altı noterlik mührü ile mühürlenip imzalanır.

Görülme şekli ile yapılan onaylamaların noterlikçe herhangi bir makama bildirilmesi zorunluğu yoktur.

Ara (yenileme) onaylaması

Eskiden beri işe devam etmekte olup da aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin kanuni süre içinde açılış onaylamasındaki şart ve şekiller dairesinde defterlerinin yeniden onaylanmasına ara veya yenileme onaylaması denir.

Ara (yenileme) onaylamalarında defterin kulanımış kısmından sonra arta kalan şayfaların hangi sıra numarasından başlayıp hangi sıra numarasında bittiği şerhde belirtilir. Bu sayfalar mühürlü ise, ara onaylamasını yapan noter başka bir noter olsa bile sayfaların yeniden mühürlenmesi gerekmez.

Kapanış onaylaması

Görülme kaydı ile onaylamadaki usul ve şekilde yapılan ve (işbu defter ….ncı sayfada kapatılmıtşır. ) şerhini kapsayan bir defter onaylama işlemidir.

Özel kanunlara göre tutulan defterlerin onaylanması

Türk Ticaret Kanunu ile Vergi Usul Kanunu dışındaki kanunlarla tutulması öngörülen defterlerin onaylanması, bu kanunlarla özel bir şekil getirilmemiş olması şartı ile, yukarıdaki hükümlere göre yapılır.

Emanet işleri

Saklanmak, ileride tevdi edene veya üçüncü bir kişiye verilmek üzere noterliğe tevdi edilen emanet, para veya paradan gayri her türlü taşınır mal, hisse senedi, tahvil, kıymetli evrak, ziynet eşyası olabileceği gibi kapalı vasiyetname veya kanunlarında noterliklerce saklanması öngörülen evrak, defter ve beyanname gibi şeyler de olabilir.

Bulundurulması ve taşınması kanunla yasak edilmiş şeylerle, zamanla bozulması muhtemel maddeler emanet olarak kabul edilemez.

Emanet, noter veya noterlikçe hiçbir suretle kullanılamıyacağı gibi hasar ve kaybından noter sorumludur.

Emanetlerin kabul, saklanma ve iadesi

Her türlü emanet, Noterlik Kanunu’nun 101 inci maddesine göre düzenlenecek bir tutanak ile kabul edilir. Bu tutanakta ayrıca, emanetin nitelikleri:, biliniyorsa gerçek değeri, değeri tam olarak /bilinmiyorsa tahmini değeri, ne süre saklanacağı, kime ve ne zaman iade olunacağı ve iade şartları da gösterilir.

Emanetlerin saklanması, süre sonunda hak sahibine iadesi, giderlerin ödenmemesi veya emanetin geri alınmaması halleriyle hazineye devri konusunda Noterlik Kanununun emanetlere ilişkin 62 ve müteakip maddeleri uyarınca işlem yapılır.

Emanet paranın noterliğe tevdi olunduğunun en geç ertesi iş günü, bu yönetmelikte teminat paralarının yatırılması belirtilen milli bankalardan birinde açtırılacak noterlik emanet cari hesabına yatırılması zorunludur. Bir noterliğe ait emanet paraların tek bir hesapta toplanması gerekir.

Noterliğin tevdi mahalli olarak tayini

Borçlar Kanununun 91 inci maddesinin söz konusu olduğu hallerde, noterliğin emanet parayı kabul edebilmesi için mahkemece tevdi mahalli olarak tayin edilmesi şarttır. Bu taktirde mahkeme kararının istenmesi, emanet tutanağı ve emanet defterine, kararı veren mahkemenin adı ile kararın tarih ve sayısının da yazılması zorunludur. Ancak Türk Ticaret Kanununun 624-690. maddelerine göre kambiyo senetleri bedellerinin notere tevdii halinde hakim kararı aranmaz.

Ölüme bağlı tasarruflarla ilgili işler

Noterler ilgilinin istemi üzerine ölüme bağlı tasarrufları da belgelendirirler. Bunlardan başka açık veya kapalı olarak kendilerine tevdi edilen vasiyetnameleri de saklama zorundadırlar.

Noter ölüme bağlı tasarrufları belgelendirirken Medeni Kanundaki şekil şartlarına uymakla mükelleftir.

Ölüme bağlı tasarrufların vasiyetname şeklinde noter tarafından, belgelendirilmesi isteniyorsa, ilgilinin takririnin iki tanık huzurunda alınması gerekir.

Vasiyette bulunan, vasiyetinden her zaman için rücu edebilir. Rücu halinde vasiyetnamenin Noterlikçe tanzim veya açık veya kapalı olarak tevdi edildiği zaman tatbik edilen usul ve şartlar aynen uygulanmak suretile düzenlenecek bir tutanak tanzim edilir. Bu işlemin aslı ciltbendine bir sureti vasiyetnameye eklenir.

Noterlik işlemlerinin hukuk hâkimi tarafındın yapılması

Noterlik Kanununun 76 ncı madesine göre noterin işlem yapamaması ve o yerde işlemi yapacak başka bir noterin de bulunmaması halinde, işlem o yerdeki asliye hukuk hâkimi, asliye hukuk hakimliği yoksa sulh hukuk hâkimi tarafından ve aşağıda gösterilen esaslara göre yapılır.

Noter işlemi yapamaması nedenini bir tezkere ile, hâkimliğe bildirir. Hâkim, evvela mahkemenin değişik işler defterinden bir numara vermek suretiyle işleme girişir. İşlemin gerektirdiği harç, damga vergisi ve varsa kontrato resmi maliye ve belediye veznelerine makbuz Karşılığı yatırtılır. Daha sonra Noterlik Kanunu ve ilgili sair kanunlarla bu yönetmelik esaslarına göre işlem tamamlanır. İşlemin altı işleme katılanlarla birlikte hâkim tarafından imzalanıp onaylandıktan sonra mahkeme mührü ile mühürlenir. İşlerin ne sebeble hâkim tarafından yapıldığı da işlem kağıdında açıklanır. İşlemin noterlikte kalması gereken nüsha veya örneği mahkemece saklanır. İşlem sona erdiğinde, hâkim, işlemin yapıldığı, tarih ve sayısını notere bildirir.

Noterlik işlemini yapan hâkim, Noterlik Ücret Tarifesinde yer alan ücretlerden hiç birisini ve bu işlemler dolayısıyle tahsil edilen harç, vergi ve resim karşılığı olan noter hisselerini alamaz. Ancak, işlemin daire dışında yapılması halinde, Harçlar Kanunu'nun 34 üncü maddesinde gösterilen yol tazminatının ilgili tarafından ödenmesi zorunludur.

ONALTINCI KISIM

Türkiye Noterler Birliği ve Çalışma Şekli

Türkiye Noterler Birliği ve organları

Türkiye Noterler Birliği noterlik mesleğinin amaçlarına uygun bir şekilde görülmesi, mesleğin gelişmesini ve meslekdaşlar arasında birlik ve yardımlaşmayı sağlamak üzere kamu kurumu niteliğinde tüzel kişiliğe sahip ve merkezi Ankara’da olan bir kuruluştur. Noteler, Birliğin tabii üyesidirler.

Türkiye Noterler Birliği Noterlik Kanununun 166. maddesi ve diğer hükümler ile kendisine verilen görevleri organlar olan,

a - Türkiye Noterler Birliği Başkanı,

b - Türkiye Noterler Birliği Başkanlık Divanı,

c - Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu,

d - Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulu,

e - Türkiye Noterler Birliği Kongresi,

f - Noter Odaları,

vasıtasıyla yapar.

Birlik Kongresi

Türkiye Noterler Birliğinin en yüksek organı olan Birlik Kongresi noter odaları Genel Kurullarınca kanun hükümleri uyarınca seçilecek noterler ile noter odaları başkanlarından kurulur. Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu Başkan ve Üyeleri de Kongrenin tabii üyeleridir.

Türkiye Noterler Birliği Kongresine delege seçilebilmek için;

a - Noterliğe engel bir suçtan dolayı hakkında son soruşturma açılmasına karar verilmiş bulunmamak,

b - Beş yıl içinde noterlik mesleğinde geçici olarak işten çıkarma cezası almış olmamak, gereklidir.

Delege seçildikten sonra a ve b bentlerindeki engelleri ortaya çıkan noterin delegelik sıfatı kendiliğinden sona erer. Bunun yeri en çok oy almış yedek üye ile doldurulur.

Kongre toplantısı ve çalışma şekli

Toplantı günü delegelerin isimlerini kapsayan iki liste delegeler tarafından imzalanmak üzere toplantının yapılacağı yerin uygun bir bölümüne konulur. Bu liste toplantı salonunda bulunan delegelerle karşılaştırılır.

Türküye Noterler Birliği Başkam tarafından yaptırılacak yoklama sonunda Noterlik Kanununun 177 nci maddesindeki çoğunluğun hazır olduğu anlaşılırsa toplantı açılır ve Birlik Kongresi Başkanlık Divanı seçimleri yapılır. Başkanlık divanı göreve başladıktan sonra gündeme geçilir.

Gündemde görüşülecek maddelerin konusuna göre divanın gerekli göreceği alt komisyonlar seçilerek teşekkül eder. Alt komisyonlar üyeleri arasında bir başkan ile yeteri kadar raportör seçilir. Seçimlerde oy sayısının çoğunluğu yeterlidir.

Kongre tutanakları ve karar yeter sayısı

Birlik Kongresinin başlangıcından sonuna kadar yapılan işlemlerin ve görüşmelerin bir tutanakla belgelendirilmesi gereklidir.

Bu tutanak;

a - Kongre tarihini,

b - Kongrenin yapıldığı yeri,

c- Kongrenin olağan veya olağanüstü olduğunu,

d - Kongre başkan, başkan yardımcısı ve katiplerin isimlerini,

e - Birlik Başkanı tarafından yaptırılacak yoklama sonucu ile çoğunluğun bulunduğu hususlarını, kapsar.

Daha sonra gündeme göre yapılacak görüşmeler ve alınacak kararlar Kongre Divanınca uygun bulunacak şekillerde tutanağa geçirilir.

Kongrede yapılan konuşmalarının saptanması için ayrıca ve yeteri kadar teyp de kullanılabilir.

Tutanaklar arasındaki noksanlık veya değişikliklerde teyp bandındaki kayıtlar esas alınır.

Kongre sonunda bandlarla tesbit edilen konuşmalar kongre başkanlık divanı tarafından bizzat daktiloda yazılabilir. Buna imkân görülmediği takdirde Başkanlık Divanı veya Birlik Yönetim Kurulunun görevlendireceği kimseler tarafından bu işlemin yapılmasını karar altına alırlar.

Kongre başkanı, disiplini bozanlara birincisinde ve ikincisinde ihtar, üçüncü defasında ise belirli bir süre oturumdan çıkarma cezası verebilir.

Birlik Kongresi, toplantıya katılanlar sayısının salt çoğunluğu (yarısından bir fazla) ile karar verir.

Birliğin taşınır ve taşınmaz malları ile paralarını Birlik amaçlarına uygun şekilde yönetmek ve işletmek konularındaki kararlar ancak Birlik Kongresi üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınabilir. Oylarda eşitlik halinde Birlik Kongresinin Başkanının bulunduğu taraf çoğunlukta sayılır.

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu yedi üyeden kurulur ve dört yıllık bir süre için Türkiye Noterler Birliği Kongresi tarafından seçilir. Kurulun dörtte yedek üyesi bulunur. Şu kadarki asıl ve yedek üyelerin yarısı iki yılda bir ve dört yıl için yenilenir.

Noterlik Kanununun 170 inci maddesi hükmüne göre kongrece seçilen Yönetim Kurulu, seçimi izleyen ilk toplantısında aralarında gizli oyla Başkan, Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter ve Sayman üyeyi seçerler. Yönetim Kurulu bu toplantısında genel sekreter veya saymanın veya her iki sininde dışardan alınmasına karar verebilir.

Başkanlık Divanı Üyelerinden birinin veya birkaçının süresinin bitmesi sebebiyle boşalan divan üyeliğine Yönetim Kurulunun yeni seçimleri takip eden ilk oturumunda gizli oyla seçim yapılır. Seçim dönemi sona ermeden Yönetim Kurulu Başkan ve üyelerinden birinin ayrılması halinde, göreve çağrılan yedek üyenin görevi, ayrılan asil üyenin seçim dönemi sonuna kadar devam eder.

Genel Sekreter veya sayman veya her ikisinin de dışardan alınmasına karar verilmişse bunların dışındaki başkanlık divanı üyeleri ve başkan seçimi yapılır. Dışardan atanacak genel sekreter veya saymanın göreve başlamasına kadar Yönetim Kurulu bu görevlerin geçici olarak üyelerince görülmesine karar verir.

Yönetim Kurulu dışarıdan alınacak genel sekreter veya saymanın nitelikleri, çalışma süresi ve ücretlerini tespit ve atamalarını yapar.

Dışardan atanan Genel Sekreter ve dışardan atanan sayman Yönetim Kurulu toplantılarına katılırlar. Ancak, oya iştirak edemezler.

Birlik Yönetim Kurulu toplantı usulü ve karar yeter sayısı

Birlik Yönetim Kurulu ayda bir defa olağan toplantı yapmak zorundadır. Başkan veya Yönetim Kurulu üyelerinden birinin isteği ile kurul, acele hallerde her zaman olağanüstü toplantıya çağrılabilir.

Başkan veya yardımcısının bulunmadığı hallerde toplantıya noterlikte en kıdemli üye başkanlık eder. Toplantı açıldığında ilk defa evvelki oturum tutanağı okunarak işe başlanır, her toplantı sonunda gelecek toplantının günü kararlaştırılır.

Toplantı günü, üyelere çağrı mektubuyla bildirilir. Engeli olanlar, bunu en az yedi gün önce ve yazı ile başkanlık divanına bildirirler.

Belgeye bağlanmış haklı bir engele dayanmaksızın üst üste üç toplantıya gelmeyen üye istifa etmiş sayılır. Üçüncü toplantıdan sonra durum ilgili üyeye bildirilir. Aynı zamanda ilk yedek üye de bir sonraki toplantıya asil üye olarak çağrılır.

Başkanlık divanı üyelerinden herhangi birisinin yerinin boşalması halinde, boşalan üye Yönetim Kurulu üyelerinden ise Yönetim Kurulunca yeniden seçim yapılır. Şu kadarki boşalan yer Saymanlık veya Genel Sekreterlik ise Yönetim Kurulu seçim veya dışardan atama yapılacağına karar verir ve karar gereği yerine getirilir.

Birlik Yönetim Kurulu, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır. Toplantıda yeter sayıda üyenin bulunması halinde başkan oturumu açar.

Yönetim Kurulunda toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar verilir. Şu kadarki, en az dört üyenin bir oyda birleşmesi şarttır. Oylarda eşitlik halinde, Başkanın bulunduğu taraf üstün sayılır.

Birlik Yönetim Kurulu toplantılarının tutanakla tesbiti

Yönetim Kurulu toplantılarında görüşmeler bir tutanakla tespit olunur. Tutanaklar Stenografi, stenedaktilo, teyp ve benzeri vasıtalardan biri veya bir kaçı ile tutulur. Gerektiğinde el yazısı ile de tutulabilir. El yazısından başka bir usulle tutulduğu takdirde karar fıkraları ayrıca el ile veya daktilo ile karar defterine yazılır. Deftere yazılan kararların altı aynı gün ve toplantı yerinde katılanlar tarafından imzalanır.

Başka usulle tutulan tutanaklar yönetim kurulunun müteakip toplantısına kadar ilgililerce deşifre olunarak daktilo edilir.

Bu tutanakların altıda katılanlarca imza edilir.

Teyp bandı yapılacak ilk kongreden sonra yönetim kurulunun kararı ile silinir. Bunun dışındaki usullerle tutulan tutanaklar saklanır.

Deşifre edilen tutanağa itirazı bulunan üyenin itirazı imzası altında kendi el yazısı ile tutanağa geçirilir. Bu teyp bandı müteakip kongre toplantısına kadar saklanır.

Yönetim Kurulunca imzası tamamlanan tutanaklar özel dosyalar içerisinde saklanır.

Yönetim Kurulu toplantılarında düzenlenecek tutanakta oturum numarası, oturum yeri, oturum gün ve saati, tutanak numarası oturuma katılanlar ve katılmayanlar, katılmayanların engelleri olup olmadığı hususları gösterilir, engeli için belge gönderenler hakkında bir karar verilir. Engel belgesi göndermeyenlerin durumu ertesi oturumda incelenir.

Birlik Yönetim Kurulu gündeminin tesbiti ve görüşülme usulü

Toplantı gündemi başkanlıkça tespit edilir ve başkanın imzasını taşır.

Servisler tarafından gündeme alınması istenilen herhangi bir konu o servisin bağlı olduğu Başkanlık Divanı üyelerine intikal ettirilir. Divan üyesi gerekli görürse bu konular Başkanın, yokluğunda Başkan Yardımcısının, Sayman veya Genel Sekreterin imzasını taşıyan bir yazı ile Yönetim Kurulunun gündemine alınır. Kurul lüzum görürse servis yetkililerinden açıklama isteyebilir.

Üyelerden herhangi bir konunun gündeme alınmasını teklif edebilirler, Başkanlıkça yapılacak onaylama sonunda kabul edildiği takdirde teklif gündeme ilave olunur.

Yönetim Kurulu gündemdeki maddelerin yerlerini, görüşme sırasını değiştirmeye yetkilidir. Şu kadarki, gündemde yapılacak bu değişikliklerin o maddenin görüşülmesine geçilmeden yapılması şarttır. Herhangi bir maddenin gerekirse ertelenmesi mümkündür.

Gündemin görüşülmesine geçilince görüşülen her madde hakkında ilgiliden açıklayıcı bilgi alınabilir. Madde ile ilgili bu açıklamalardan sonra söz isteyen üyelere sırası ile en az bir defa söz verilir. Görüşmeler yeterli bulunduğunda oylamaya geçilir. Oylama işarı oyla yapılır. (Kanunun 170 /son maddesi mahfuzdur. ) Oylama sonuçları zapta geçirilir ve karar sayısı belirtilir. Muhalif üyenin mualefeti tutanakta belirtilir ve muhalif üye gerekli görürse aynı gün karar altına muhalefet şerhini yazar veya yazılı olarak verebilir. Muhalefetin yazılı olarak bildirilmesi halinde evrak kayıt defterine kaydedilerek tarih ve numara alması zorunludur. Kurulun toplantıya başka bir güne ertelemesi halinde tayin edeceği gün için hazırlanacak gündemin başına o gün bitirilemiyen gündem maddeleri alınır. Yeni konulan maddeler bundan sonraki sıraya girer.

Tutanağın birer örneği gelecek oturuma kadar üyelere verilir.

Başkanlık Divanı ve görev bölümü

Başkanlık Divanı, Başkan, Başkan Yardımcısı ve Genel Sekreter ile Saymandan teşekkül eder.

Başkan: Divan toplantılarında divana başkanlık eder ve kararlarını yürütür. Kanunla verilmiş diğer yetkileri kullanır ve görevleri yapar.

Başkan yardımcısı: Başkanın bulunmadığı zamanlarda veya başkanlığın herhangi bir sebeple boşalması halinde başkana it yetkileri kullanır ve görevleri yerine getirir.

Başkan yardımcısının da yokluğunda bu görevleri yerine getirmek ve yetkileri kullanmak Yönetim Kurulunun meslekte en kıdemli üyesine aittir.

Sayman: Birlik mallarını ilgili kurulların vereceği kararlar gereğince yönetir. Para alıp verme, bütçe uygulaması ve bunlara dair her türlü saymanlık işlerini yürütür ve gözetir. Sayman aynı zamanda para alıp vermede ve para ile ilgili işlemlerde düzenlenen kağıtları Birlik Başkanı ile birlikte imza eder.

Yetkili kurullarca başka servis ve merci görevlendirilmedikçe Birliğe ait her türlü mal ve işletmelerin yönetilmesi işlerini kurul kararları ve özel yönetmelikler gereğince yürütür ve gözetir.

Özel yönetmeliğe göre muhasebe servisinin personelini tezkiye ve murakabe eder.

Genel sekreter: Birlik Yönetim Kurulu Toplantılarına ait tutanakların düzenlenmesi, Birlik iç çalışmalarının ve yazı İşlerinin yönetilmesi Birlik Merkez teşkilatına gerekli direktiflerin verilmesi ve düzenli çalışmasını sağlamak işleri ile kanun ve bu yönetmelikle başka merci, makam ve şahsa verilmemiş Birliğin her türlü sevk ve idaresi ve Personel Özlük işlerinin kurullar kararları ve özel yönetmeliğe göre Genel sekretere aittir.

Başkanlık Divanının çalışma şekli

Başkanlık Divanı Yönetim Kurulu toplantı halinde olmadığı zamanlarda bu kurulun vereceği yetki dairesinde çalışır. Genel Sekreter ve Sayman dışardan atandıkları takdirde divan toplantılarına aslı üye olarak katılırlar ve oy kullanırlar. Başkanlık Divanı üyelerinden birisi süresi dolmadan önce ayrılırsa geriye kalan görev süresi için bir ay içinde yenisi seçilir. Dışardan atananlar için süre sözleşme ile tespit olunur. Bunlardan birisinin herhangi bir sebeple ayrılması halinde yerine atanacakla yeni sözleşme yapılır.

Genel Sekreter, görevlerinden bir kısmını veya tamamının görülmesi için gerektiğinde yardımcısını veya bir görevliyi yetkilendirebilir.

Saymanın makbul engeli haline münhasır olmak şartiyle saymanlık yetki ve görevlerini yapmak ve yerine başkanla birlikte imza kullanmak üzere Yönetim Kurulu kendi üyelerinden birini vekil tayin eder.

Başkanlık Divanı toplantılarında gündem, tutanak ve karar yeter sayısı

Başkanlık divanı Başkanın davetiyle toplanır. Toplantı gün ve saatlerini başkan tespit ve üyelere tebliğ eder. Tebligatın yazılı olması gerekmez. Toplantıda gündemi başkan tespit ve toplantıya arz eder, toplantı esnasında divan üyelerinin gündeme alınması öngören tekliflerini Başkan oya sunar kabul edilen teklifler gündeme ilâve olunur.

Divan kararları çoğunlukla alınır. Oyların eşitliği halinde başkanın bulunduğu taraf üstün sayılır. Kararlar bir tutanakla tespit olunur. Bu tutanaklar özel dosyalarda saklanır. Bilâhare karar fıkraları karar defterine yazılarak altı oturumda bulunmuş başkan ve üyelere imza ettirilir ve aslından gereği kadar örnek çıkartılarak ilgili servislere dağıtılmak üzere genel sekreterliğe verilir. Bu örneklerin aslına uygunluğu Başkanlıkça onaylanır.

Karar tutanaklarının başına kararın tarihi, sayısı, katılanların ad ve soyadları ile görevleri yazılır.

Tutanakların tutulması, kararların yazılması ve bu hususa alt diğer işler özel yönetmelikte belirtilen şekli görevlendirilecek raportör ve kâtipler tarafından yapılır. Bu fıkra yönetim kurulu toplantılarında da uygulanır.

Noter odalarının kuruluşu ve odaya kayıt olma zorunluğu

Üç veya daha fazla Noterlik bulunan her belediye hududu içinde bir Noter Odası kurulur.

Adalet Bakanlığı Noter Odası kurulamıyan Noterliklerin hangi odaya bağlanacağını tayin eder ve ondan az noter bulunan yerlerdeki noterleri zorunlu gördüğü hâllerde başka bir odaya bağlayabilir.

Noter Odaları Türkiye Noterler Birliğinin bölgesel organlarıdır Her noter, bölgesi içinde bulunduğu noter odasına kayıt olmak zorunluğundadır.

Noter Odası Genel Kurulu

Noter odaları Genel Kurulları, Noterlik Kanununun 186 ve 187 nci maddelerine göre toplanırlar.

Oda Genel Kurullarının kanuna ve usulüne uygun toplanıp toplanmadığını Birlik Yönetim Kurulu denetler. Bunun için genel kurul tutanaklarının tümü toplantının bitimini izleyen en geç 15 gün içinde Türkiye Noterler Birliğine gönderilir. Birlik Yönetim Kurulu dosya üzerinde yapacağı inceleme sonucunu Oda Başkanlığına bildirir.

Türkiye Noterler Birliği dilerse Oda Genel Kurul toplantılarında gözlemci de bulundurulabilir.

Noter Odası Yönetim Kurulu

Noter Odası Yönetim Kurulu Noter Odası Başkanı ile iki üyeden kurulur. Başkan ve üyeler Genel Kurul tarafından verilen oyların çoğunluğu ile ve iki yıl için seçilir. 3 den fazla noter bulunan odalardan 1, ondan fazla noter bulunan odalarda da 2 yedek üye seçilir.

Başkanlığa ve yönetim kurulu asil ve yedek üyeliğine seçilebilmek için noterliğe engel bir suçtan dolayı hakkında son soruşturma açılmasına karar verilmiş bulunmamak veya 5 yıl içinde noterlik mesleğinde işten çıkarma cezası almamış olmak gerekir. Ancak, noter odası başkan veya üyesi seçilebilmek için 5 yıllık hizmet görmüş olanak şart değildir.

Başkan ve üyelerden birinin seçim devresi içinde kesinleşmiş geçici olarak işten çıkarma cezası ile tecziyesi halinde bu görevi kendiliğinden sona erer.

Başkanın bulunmadığı zamanlarda veya Başkanlığın herhangi bir sebepte boşalması halinde, Başkana ait yetkilerin kullanılması ve görevlerin yerine getirilmesi Oda Yönetim Kurulunun meslekte en kıdemli üyesine aittir.

Seçim dönemi bitmeden önce ayrılan Yönetim Kurulu üyesinin yeri en çok oy almış yedek üye ile doldurulur. Bundan sonra yapılacak ilk kongrede bir yedek üye seçilir.

Bu şekilde kurulun teşekkülünden sonra Başkanın bulunmaması veya Başkanlığın herhangi bir şekilde boşalması halinde diğer üyenin yedekten geldiği söz konusu olmaksızın iki üye arasından en kıdemlisi başına ait yetkileri kullanır ve görevleri yerine getirir.

Yönetim Kurulu Üyelerinden biri hakkında seçilmeye engel bir suçtan dolayı kamu davası açılmış ise dava sonuna kadar bu üye yönetim kurulu çalışmalarına katılamaz, yeri en çok oy alan yedek üye ile doldurulur.

Yönetim Kurulunun yapacağı ilk toplantıda üyelerden biri odanın hesap işlerini diğeri ise yazı işlerini yürütmekle görevlidirilir.

Noter Odası Genel Kurulu ve olağanüstü toplantıya çağırılması

Görevini yapmayan ve Birlik Yönetim Kurulu kararlarına uymayan oda başkan veya yönetim kurulu üyeleri hakında aşağıdaki şekilde işlem yapılır.

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu görevlendireceği bir veya birkaç denetici aracılığı ile o odaya ait evrak ve sair işlemlere el koyar ve oda yönetim kurulu başkan veya üyeleri hakkında soruşturmaya girişir. Gerekirse ilgilileri her zaman işten geçici olarak yasaklıyabilir.

Gerekli görüldüğünde, Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu Noterlik Kanununun 186 ncı maddesinin son fıkrası delâletiyle 176 ncı maddesinin son fıkrası gereğince oda genel kurulunu, 188 nci maddenin birinci fıkrasında yazılı konuyu ihtiva eden gündemi görüşmek üzere olağanüstü toplantıya çağırır.

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu yetkili temsilcisi olağanüstü oda genel kuruluna gündem hakkında gerekçeli izahat verir. Oda Yönetim Kurulu çalışma raporunu genel kurula sunar ve gerekli açıklamada bulunur.

Noter odalarına uygulanacak yönetmeliğin diğer hükümleri

Noter odaları hakkında konulan hükümler dışında, Türkiye Noterler Birliği Kongresi ve Yönetim Kuruluna ilişkin bu yönetmelik hükümlerinden, Kanuna aykırı olmayanlar, noter odaları genel kurul ve yönetim kurulları için de uygulanır ancak, oda yönetim kurulunun toplantı, görüşme ve tutanak usulü Türkiye Noterler Birliği Başkanlık Divanında uygulanan esaslara göre yapılır.

Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulu

Disiplin Kurulu, Türkiye Noterler Birliğinin bir organı olup Birlik Kongresi tarafından üyeler arasında 4 yıl süre için gizli oyla seçilen 5 asıl, 3 yedek üyeden kurulur. Kurul, seçimden sonraki ilk toplantısında kendi üyeleri arasından bir başkan seçer.

Disiplin Kurulu Kanun ve Yönetmelikte kendisine bırakılmış işlerle noterler hakkında disiplin kovuşturmalarını yapar.

Disiplin Kurulunun toplanma usulü

Kurul ayda bir ve üye tam sayısının salt çoğunluğu ile toplanır. Birlik Başkanının veya Disiplin Kurulu Başkan yahut üyelerinden birinin isteği ile kurul acele hallerde her zaman olağanüstü toplantıya çağırılabilir.

Her olağan toplantı sonunda, gelecek toplantının günü kararlaştırılır. Ayrıca, toplantı günü, üyelere çağın mektubuyla bildirilir. Engeli sebebiyle toplantıya katılamıyacak üye veya Başkan en az 7 gün önce engelini Başkanlığa bildirir.

Olağanüstü toplantı yapılmasını gerektiren hallerde, Başkan üyeleri en seri vasıta ile toplantıya çağırır. Ancak telefonla çağın halinde bunun derhal yazı ile teydii şarttır. Keza, olağanüstü toplantılarda engel bulunan üyenin bunu telefonla bildirmesi halinde aynı gün yazı ile de bildirmesi gerekir.

Haklı engeli belgelendirmeden üst üste üç toplantıya gelmeyen üye istifa etmiş sayılır. Engelin haklı olup olmadığına; müteakip toplantıda; kurul karar verir. Kurul gerekli görürse ilgili üyeden bilgi alır.

Kurul Başkan ve üyelerinden biri hakkında yapılmış olan şikâyetler üzerine ilgili, kurulun bu kovuşturma ile alâkalı çalışmalarına katılamaz. Bu yüzden açılacak üyelikler yedekleri tarafından, onlarında engelli olmaları halinde Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunda görevli, engeli olmayan en kıdemli Noter tarafından doldurulur.

Başkanın bulunmadığı hallerde kurula, noterlikte en kıdemli üye Başkanlık eder.

Şikâyet üğe ihbar üzerine yapılacak işler

Herhangi bir şikâyet veya ihbar Disiplin Kuruluna Bakanlıktan veya Türkiye Noterler Birliği tarafından intikal ettirilir.

Adalet Bakanlığı veya Türkiye Noterler Birliğinden intikal eden şikâyet üzerine Disiplin Kurulu evvela şikâyet veya ihbar konusunun kovuşturmaya değer olup olmadığı hakkında bir karar verir.

Şikâyet veya ihbar konusunun kovuşturmaya değer olmadığına ilişkin Disiplin Kurulu kararı, şikâyetçiye ve şikâyet olunan noterin çalıştığı yerdeki Cumhuriyet savcısına tebliğ olunur.

Cumhuriyet Savcı veya şikâyetçi tebliğden itibaren 15 gün içinde doğrudan doğruya veya Türkiye Noterler Birliği aracılığı ile Adalet Bakanlığına verecekleri bir dilekçe ile bu karara itiraz edebilirler.

Türkiye Noterler Birliği, kendisine verilen itiraz dilekçelerini derhal Adalet Bakanlığına intikal ettirir. İtiraz üzerine Bakanlık disiplin dosyasını getirterek inceler ve bir karar verir. Bakanlığın bu kararı kesindir.

İtiraz üzerine bu karar Adalet Bakanlığınca bozulmuş ise, şikâyet olunan noter hakkında kovuşturmaya geçilir.

Kovuşturma açılmasına yer olmadığına dair verilen kararların kesinleşmesi halinde, aynı konuda yeniden inceleme yapılabilmesi, yeni delillerin bulunmasına ve kesinleşme tarihinden itibare 3 yıl geçmemiş olmasına bağlıdır.

Kovuşturma asılması ve yürütülmesi

Kurul şikâyet veya ihbar konusunda kovuşturma açılmasına karar vermiş veya kovuşturma açılmasına yer olmadığına dair verilen karar, itiraz üzerine. Adalet Bakanlığınca bozulmuş ise şikâyet olunan noter hakkında kavuşturmaya geçilir.

Ancak aynı konudan dolayı ceza davası açılmış ise kesin hükme kadar disiplin kovuşturması bekletilir.

Birinci fıkradaki hallerde Türkiye Noterler Birliği Disiplin Kurulu bu işi incelemek üzere bir üyesini görevlendirir.

Bu üye delilleri toplar, gerekenlerin ifadelerini yeminli olarak alır ve şikâyet olunanın savunmasını da aldıktan sonra dosyayı bir raporla kurula sunar. Raporun en geç 3 ay içerisinde verilmesi şarttır. Gerekli hallerde Kurul bu süreyi 2 ay daha uzatabilir.

Kurulca raporun tevdiinden itibaren en geç iki ay içinde işin sonuçlandırılması zorunludur.

Duruşma yapılması ve usulü

Noter istemişse kurul incelemenin duruşmalı olarak yapılmasına karar verir. Duruşma gizli olup, davetiyeye rağmen gelmeyenlerin gıyabında yapılır. Ancak, gelinmemesi halinde duruşmanın gıyapta yapılacağının davetiyeye yazılmış olması şarttır.

Duruşma tutanağı Başkanın görevlendireceği bir üye tarafından yazılabileceği gibi, onun gözetimi altında bir kâtibe de yazdırtılabilir.

Duruşmaya raporun okunması ile başlanması zorunludur.

Tanık ve bilirkişilerin duruşmaya çağrılmasına veya üyelerden biri tarafından dinlenilmesine yahut yazılı ifadenin okunmasına disiplin kurulunca karar verilir.

Delil bir tanıktan ibaret ise bu tanık muhakkak dinlenir.

Duruşmadan önce veya duruşma dışında dinlenilen kimselere ait tutanakların duruşmada okunması zorunludur.

Tanık ve bilirkişilerin dinlenmesi veya bu konulara dair talimatın, yerine getirilmesi hususlarında Noterlik Kanununun 137 ve 138 inci maddelerine göre işlem yapılır.

ONYEDİNCİ KISIM

Değişik hükümler

İşlem kâğıtlarının, her sayfasının imzalanması

Düzenlenme veya onaylama şeklinde yapılan noterlik işlemlerinin birden fazla sayfayı kapsaması halinde, kanunen ilgili tarafından imzalanması zorunlu asıl veya örneklerin her sayfasının ilgili ve noter tarafından imzalanması gereklidir. Ciltli, kitap halinde ve sayfa numaraları teselsül eden basılı işlem kâğıtları bu kaydın dışında tutulabilir.

Noter vekillerinin denetimi, ücretleri görev ve yetkileri

Noterin izin ve hastalık hallerinde bu Noterliğe vekâlet edecek kimse, esas Noterin denetim ve gözetimine tabidir. Bu sırada Noterliğin zarar etmesi halinde zarar mazeretli Noterin kendisine aittir.

Boşalan Noterliklerle Noteri geçici olarak işten çıkarılan Noterliklerin ve bu Noterlikleri tedvir eden vekillerin hesaplarının denetim ve gözetimi Türkiye Noterler Birliğinin yetkili kılacağı görevliler tarafından yapılır.

Boşalan, Kanunun 34. maddesine göre Noteri geçici bir süre işten ayrılan veya dairesinde yetenekli eleman bulunmaması sebebiyle engelli Notere vekâlet için bir adalet memurunun atandığı Noterliklerde, vekillere Noterliğin bağlı bulunduğu oda tarafından bir ücret takdir ve tespit olunur. Bu ücret vekilin asıl görevinden aldığı aylık veya ücretinden az, Noterlik safi gelirinin yarısından fazla olamaz. Noter vekili bu ücretten başka bir ücret ve herşeye rağmen o ayki Noterlik safi gelirinin yarısından fazlasını vekâlet ücreti olarak alamaz. Ancak, engelli notere vekâlet eden Adalet memuru, Noterlik zarar etse dahi vekâlet ücretini tam olarak asıl Noterden alır.

Tek noterlik bulunan yerlerde safi gelir her ay için müstakil olarak hesaplanır. Birden çok Noterlik olan yerlerde, ortak cari hesapların üç ayda bir dağıtıma tabi tutulması nedeniyle bu gibi Noterliklerin safi gelirleri üç aylık gelir ortalaması suretiyle hesaplanır.

Noter vekilleri, yasalar, yönetmelikler ve genelgeler ile Noterlere verilmiş görevleri yapmak, aylık, yıllık iş cetvelleri ile aidatları yasal süreler içinde Noterler Birliğine ve sair ilgili mercilere göndermek zorundadırlar. Noter vekilleri ayrıca, her ayın gelir ve giderini gösterir bir cetvel ile gidere ilişkin belge örneklerini ve cetvelde gösterilen safi geliri, o ayı İzleyen en geç 15 gün içinde Birliğe göndermeye mecburdurlar.

Boşalan ve Noteri geçici olarak işten çıkarılan Noterliklerde Noter vekilleri görevin derhal, zamanında ve noksansız görülebilmesi için zorunlu olan personel ücretleri, daire kirası. Birlik Yönetim Kurulunca her yıl belirlenecek miktarı aşmayan kırtasiye, posta, basılı kâğıt v. s, konulardaki harcamaları yapmaya yetkilidirler. Vekillerin yeni personel, daktilo ve hesap makinası, mefruşat ve demirbaş alımına yetkileri yoktur. Ancak, Türkiye Noterler Birliğinden izin almak koşuluyla ayrılan personelin yerine ücreti daha fazla olmamak kaydıyla yeni bir personel alabilir ve diğer harcamalarda bulunabilirler.

Vekâletle yönetilen Noterliklerde çalışan personele, ayrılan Noterle yaptıkları sözleşmede yazılı ücret v. s. yan ödemeler ödenebilir. Gerek Noterler Birliği ve gerekse Noter vekilinin bu ücretleri artırmaya yetkisi yoktur.

Noter vekili tedvir ettiği noterliğin zarar etmesi halinde, derhal zararı önleyici tedbirleri almaya ve uygulamaya mecburdur. Zarar eden böyle bir noterlikteki personelin işine son verilmesi gerektiğinde, İş Kanunu ve Noterler Birliği Kıdem Tazminatı Yönetmeliği hükümlerine göre hak ettiği kıdem tazminatı Birlik tarafından ödenir. Zarar eden Noter üçüncü sınıf ise, dördüncü sınıfa indirilmesi için Birlikçe Bakanlığa teklif yapılır.

Vekâleten yönetilen noterliklerde çalışanlara ödenen ücretlerden gerekli vergilerin kesilerek süresinde ilgili daireye yatırılması, Bölge Çalışma ve Sosyal Sigortalar Kurumu Müdürlüklerine verilecek bildirgelerin düzenlenmesi, süresi içinde ilgili mercilere verilmesi, sigorta primlerinin kesilip yatırılması ve benzeri işlerden Noter vekilleri sorumludur.

Vasiyetnamelerin uluslararası tescili usulü

Vasiyetnamelerin Tescili Konusunda Bir Usul Kurulmasına Dair Avrupa Sözleşmesinin 3 üncü maddesinde öngörülen «Milli tescil merkezi» olarak sözleşme hükümleri uyarınca, bu işleri yapmakla görevli bulunan Türkiye Noterler Birliği, aşağıda yazılı olduğu şekilde bu görevi yürütür:

1 - Millî Tescil Merkezi olarak Türkiye Noterler Birliğinin görevleri:

a)Vasiyette bulunanın istemi üzerine, Türkiye de Noterlerce düzenlenen veya saklanmak üzere açık veya kapalı olarak teslim edilen vasiyetnamelerin diğer akit devletlerin Milli Mercilerinde tescilini istemek;

b)Diğer akit devletlerin milli vercileri aracılığı ile gelecek istemler üzerine vasiyetnamelerin tescil edilmelerini sağlamak.

c)Akit Devletlerin milli mercileri aracılığı ile gelecek bilgi istemlerini karşılamak;

d)Ülkemizdeki kişilerin bilgi istemlerini; diğer akit devletlerin milli mercilerine intikal ettirmektir.

2- Birlikçe tescil edilecek vasiyetnameler:

a)Türkiye’de düzenlenen veya saklanmak üzere noterliklere teslim edilen vasiyetnamelerden, Vasiyette bulunan tarafından diğer bir akit devlette tescili istenen vasiyetnameler;

b)Yabancı uyruklu olanların Türkiye'de düzenlettikleri veya saklanmak üzere el yazısı ile noterliklere teslim ettikleri vasiyetnameler;

c)Yabancı uyruklulara ait olup, ilgili Devletin mevzuatı izin verdiği takdirde tesellüm belgesi tanzim edilmeksizin notere tevdi edilen el yazılı vasiyetnameler;

d)Tescil edilmiş bulunan vasiyetnamelerin iptalini, geri alınmalarını veya tadil edilmelerini öngören vasiyetnameler (tescili zorunlu bir şekilde düzenledikleri takdirde);

e)Akit devletlerden herhangi birisinin milli merci aracılığı ile Türkiye'de tescili istenen vasiyetnamelerdir,

3- Tescil talebi:

a)Vasiyette bulunan veya belge sahibinin soyadı ve adı (varsa kızlık soyadı),

b)Doğum tarihi ve yeri (bilinmiyorsa doğduğu memleket),

c)Adresi veya beyan ettiği ikametgâhı,

d)Tescili istenen belgenin niteliği ve tarihi,

e)Belgeyi teslim eden yada belgenin tevdi olunduğu noter, kamu mercii veya kişinin adı ve adresini kapsar.

4- Tescil şu suretle yapılır;

Türkiye Noterler Birliğinde; birisi yabancı memlekette düzenlenip o memleketin milli tescil merkezi aracılığı ile Türkiye’de tescili istenen vasiyetnamelere ait sicil defteri; diğeri Türkiye'de düzenlenen vasiyetnamelerle saklanmak üzere notere teslim edilen veya tevdi edilen yabancılara ait vasiyetnamelere ait sicil defteri olmak üzere 2 defter tutulur. Bu defterler, yukarıda gösterilen tescil talepnamesinde bulunan hususlardan başka sıra numarasını ve genişçe düşünceler sütununu kapsar.

Yabancı memlekette düzenlenip o memleketin milli tescil merkezi aracılığı ile gönderilen tescil talepnamesine göre geliş tarihi itibariyle bu işe ait deftere kaydı yapılır ve yapılan işlem düşünceler hanesine el yazısı ile yazılır.

Tescil talepnamesi, Türk uyruklu birisine ait ise ayrıca vasiyetinin kayıtlı bulunduğu nüfus dairesine talepnamede yazılı hususların nüfus siciline ve ismi hizasına kaydedilmesi ve kaydedildiğinin bildirilmesi hususu yazılır. Gelen cevabın tarih ve numarası düşünceler hanesine yazılır.

Türkiye’de düzenlenen veya noterliklere teslim edilen bir vasiyetnamenin diğer bir akit devlette tescili istendiğinde, tescil talepnamesinin o devletin diline veya uluslararası geçerliliği olan bir dile çevirme ve yazışma giderleri talep edenden alınır. Türkiye Noterler Birliği aracılığı ile diğer bir akit devletten bilgi istemlerine ilişkin taleplere ait giderler de ilgilisinden alınır.

5- Tescile İlişkin genel hükümler:

a)Vasiyetçi hayatta olduğu sürece, sicil kaydı gizli tutulur.

b)Vasiyetçinin ölümünden sonra, ölüm belgesi, yada ölümü kanıtlıyan diğer herhangi bir belge ibraz eden herkes tescil talepnamesinde yazılı hususlarda bilgi alabilirler.

c)Vasiyetname 2 yada daha fazla kişi tarafından müştereken düzenlenmiş olduğu takdirde vasiyette bulunanlardan herhangi birinin ölümü halinde, gizlilik hükmü nazara alınmaksızın (b) bendi hükmü uygulanır.

Vasiyetnamelerin nüfus dairelerine bildirilme usulü

Noterlik Kanununun 69 uncu maddesi hükmü uyarınca düzenlenen veya saklanmak üzere noterliklere teslim olunan vasiyetnameler hakkında vasiyette bulunanın ölümü halinde bilgi verilmesi için kayıtlı oldukları nüfus dairelerine yapılacak, yazılı bildirimlerde, yukarıki maddede sözü edilen tescil talepnamesindeki bütün bilgilerin bulunması zorunludur. Nüfus memurları, Türkiye Noterler Birliği tarafından gönderilecek tescil talepnamelerindeki bilgilerle noterler tarafından bildirilecek hususları ilgilinin nüfus kaydına aynen yazmakla yükümlüdürler.

Türkiye Noterlek Birliği teşkâlatı ve iç yönetmelik

Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulunun onayı ile Birlik bünyesinde kanun ve yönetmelikle verilmiş görevlerini yerine getirebilmesi için gerekli teşkilât kurulur.

Teşkilâtın kuruluşu ve çalışma şekli, görev ve yetkileri, kadroları ücretli memur ve hizmetlilerin ücret vesair hakları ile atanma ve yükselme sistemleri düzenlenerek, Yönetim Kurulunca kabul edilecek bir iç yönetmelikte gösterilir.

Odalar teşkilâtı dahi bu iş yönetmeliğe tabidir.

Yönetmeliğin dördüncü sınıf noterliklere uygulanması

İşin niteliğine, noter görevlisinin sıfatına ve kanunlara aykırı olmamak kaydıyle, dördüncü sınıf noterliklerle, üçüncü sınıfa geçirildiği halde atama yapılamayın Bakanlıkça geçici yetki ile tedvirine devam olunması uygun görülen noterlikler hakkında da bu yönetmelik hükümleri uygulanır.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesini izleyen 1 ay içinde, bütün noterler kullandıkları mühür örnekleri ile kaç adet mühür kullandıklarını, bağlı bulundukları noter odalarına bildirmekle yükümlüdürler.

Noter odaları da, örneklerin gelişini izleyen bir ay içinde, yönetmeliğe uygun bulunmayan mühürlerin yerine derhal yenilerinin temini ile eskilerinin imhasını sağlayan tedbirleri alır ve uygularlar.

Dördüncü sınıf noterliklerde, idari yönden bağlı bulundukları vilayet noterliğinin kayıtlı olduğu noter odalarına mühür örneklerini gönderirler.

Yürürlük

Noterlik Kanununun geçici 6. ve 198. maddelerine dayanılarak Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu tarafından hazırlanıp Adalet Bakanlığınca onaylanan bu Yönetmelik Resmi Gazete’de yayımlandıktan bir ay sonra yürürlüğe girer.

Örnekler