Oda Muamelat Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, odaların işleyişine, üyelik kaydına, organ toplantılarına, odalarca verilen hizmetler ile onaylanan ve düzenlenen belgelere, örf, adet ve teamüller ile uyulması zorunlu mesleki kararlara, tahkime, odalarca tutulan defterlere ve bunların kayıt usulüne, odaların bünyesinde kayıt gören, düzenlenen ve dosyalanan her türlü evrak, belge ve defterlerin muhafazasına ve imhasına, ehliyet, temsil ve imza yetkisi ile genel sekreter ve yardımcılarının görev ve yetkilerine ve odalarca yürütülen diğer iş ve işlemlere ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik, ticaret ve sanayi odasını, ticaret odasını, sanayi odasını, deniz ticaret odasını ve bunların şube ve temsilciliklerini kapsar.

Dayanak

Bu Yönetmelik, 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 62 nci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi, 66 ncı maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi ile 99 uncu maddesinin dördüncü fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

Kanun: 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununu,

Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,

Birlik: Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğini,

Oda: Ticaret ve sanayi odasını, ticaret odasını, sanayi odasını ve deniz ticaret odasını,

Borsa: Ticaret borsasını,

Şube: Oda şubesini,

Meclis: Oda meclisini,

Yönetim kurulu: Oda yönetim kurulunu,

Organ: Meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulunu,

Ortak veri tabanı: Meslek gruplarına göre yapılan üye kayıtlarının güncel olarak elektronik ortamda Bakanlık ve Birlik bünyesinde tutulduğu veri tabanını,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Üyelik Kaydına İlişkin Hükümler

Üyelik kaydı

Kanunun 9 uncu maddesine göre odalara kayıt zorunluluğu bulunanlar işe başladıkları tarihten itibaren bir ay içinde bulundukları yerdeki odaya kaydolmak zorundadır.

Odalara kayıt talep üzerine yapılır. Ancak, bu maddenin birinci fıkrasına göre kayıt zorunluluğunu yerine getirmeyenler hakkında bu Yönetmeliğin 7 nci maddesi hükmü saklıdır. Odalara talep üzerine veya resen üye kaydı yapılabilmesi için kaydı yapılacakların ticaret siciline kayıtlı olması şarttır.

Hakkında üyelikten geçici veya uzun süreli çıkarma cezası verilen ve bu cezalara ilişkin süreleri tamamlanan üyelerden kayıt zorunluluğu bulunanlar, talep üzerine veya resen odalara yeniden kaydedilir.

Talep üzerine kayıt

Odalara kaydolmak isteyen gerçek ve tüzel kişiler ile bunların şube ve fabrikaları doğrudan veya şubeler vasıtasıyla bulundukları yer odasına başvurur. Başvuruda bulunanlara oda kayıt beyannamesi verilir. Bu beyanname; tacirin gerçek kişi olması halinde kendisi veya akitle kendisine yetki verilmiş temsilcisi, tacirin tüzel kişi olması halinde ise yetkili organları veya yetkili temsilcileri tarafından doldurulup imzalanarak aşağıdaki belgelerle birlikte odaya verilir:

a) Gerçek kişiler için:

1) Tescil ilanının yayınlandığı ticaret sicili gazetesinin aslı veya onaylı örneği ya da ticaret sicili tasdiknamesi.

2) Onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı örneği.

3) Noter tasdikli imza sirküleri.

4) İkametgah ilmühaberi veya tezkeresi.

5) Yeni çekilmiş üç adet fotoğraf.

6) Vergi levhası veya vergi kaydını gösterir belge.

7) Mevzuatla istenen veya Birlik ya da odalarca gerekli görülecek diğer belgeler.

b) Tüzel kişiler için:

1) Tescil ilanının yayınlandığı ticaret sicili gazetesinin aslı veya onaylı örneği ya da ticaret sicili tasdiknamesi.

2) Temsilcilerin noter tasdikli imza sirküleri.

3) Temsilcilerin onaylı ve fotoğraflı nüfus cüzdanı örneği.

4) Temsilcilerin yeni çekilmiş üç adet fotoğrafı.

5) Temsilcilerin ikametgah ilmühaberi veya tezkeresi.

6) Tescil ilanında yayınlanmamışsa noter tasdikli ana sözleşme örneği.

7) Mevzuatla istenen veya Birlik ya da odalarca gerekli görülecek diğer belgeler.

Bu maddenin birinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerinde belirtilen ve noter tasdik zorunluluğu aranmayan belgeler asılları görülmek, örneklerine aslı gibidir kaşesi vurulmak ve paraflanmak kaydıyla ilgili oda tarafından onaylanabilir.

Kayıt beyannamesinde belirtilen bilgilerin doğruluk derecesi ile işletmenin durumu gerektiğinde oda tarafından yerinde incelenir ve bu inceleme sonucunda bir tespit raporu düzenlenir.

Kayıt beyannamesi ile tespit raporunun içeriği Birlik tarafından belirlenir.

Üyelik kaydı için şubelere yapılan başvurular, gerekli belgelerle birlikte bir yazı ekinde derhal yönetim kuruluna sunulur.

Resen kayıt

Kanunun 9 uncu maddesine göre odalara kayıt zorunluluğu bulunup da bu zorunluluğu işe başladığı tarihten itibaren bir ay içinde yerine getirmeyenleri başvuru üzerine veya resen öğrenen ilgili oda, öncelikle bunlardan ticaret siciline tescil edilmiş olmayanları tescil işleminin yapılması için ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirir. Ticaret sicili müdürlüğü, bu bildirim üzerine gerekli işlemleri yapmakla yükümlüdür.

Ticaret siciline tescil edilmiş olup da odaya kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyenler ile bu maddenin birinci fıkrasına göre ticaret siciline tescil edilenlerin durumu gerektiğinde oda tarafından yerinde incelenir ve bu inceleme sonucunda bir tespit raporu düzenlenir. Ayrıca, odaya kayıt için gereken ve bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında belirtilen belgelerden ilgilinin ticaret sicili dosyasında mevcut olanların birer örneği ticaret sicili müdürlüğünden temin edilir.

Kayıt kararı

Talep üzerine kayıtlarda kayıt beyannamesi ve ekleri ile varsa tespit raporu, resen kayıtlarda ise ticaret sicili müdürlüğünden temin edilen belgeler ile varsa tespit raporu yönetim kuruluna sunulur. Bunlardan mevzuat hükümlerine uygun görülenlerin üyeliğe kaydedilmesine yönetim kurulunca karar verilir. Yönetim kurulu bu konudaki yetkisini başkana, üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir.

Yönetim kurulu veya yetki devri halinde yetki devredilenler, ilgilinin 19/1/2005 tarihli ve 25705 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Odalarda Mesleklerin Gruplandırılması Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde meslek grubuna, 8/1/2005 tarihli ve 25694 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde derecesine ve alınacak kayıt ücretine karar verir. Bu karar, yönetim kurulu tarafından verilmesi halinde karar defterinde, yetki devredilenler tarafından verilmesi halinde ise kayıt beyannamesinde belirtilir. Yönetim kurulu veya yetki devri halinde yetki devredilenler tarafından verilen kararın tarihi, kayıt tarihidir.

Kayda ilişkin işlemler

Odaya kaydına karar verilen her üye hakkında aşağıdaki işlemler yapılır:

a) Oda sicil defterine kaydı yapılır ve oda sicil numarası verilir. Sicil numaraları teselsül eder. Kaydı silinen üyelere ait sicil numaraları başka üyelere verilemez.

b) Üyeye ilişkin bilgiler ortak veri tabanına işlenir. Ortak veri tabanının düzenlenmesine ve tutulmasına ilişkin usul ve esaslar Birliğin uygun görüşü üzerine Bakanlıkça belirlenir.

c) Oda sicil dosyası açılır. Üyenin oda kaydına esas teşkil eden belgeler ile üyeye ilişkin diğer belgeler bu dosyada muhafaza edilir. Üyenin oda sicil numarası ile ticaret sicili numarası dosya üzerine yazılır. Oda sicil dosyası tutulmak kaydıyla bu dosyada yer alan belgeler elektronik ortama aktarılarak kullanılabilir.

d) Talebi halinde üyeye fotoğraflı bir kimlik verilir. Geçerlilik süresi kimlik üzerinde belirtilir.

e) Odaya kaydının yapıldığı derhal üyeye tebliğ olunur ve Birliğe bildirilir.

f) Şubelerin çalışma alanında faaliyet gösteren üyelerin oda sicil dosyası derhal ilgili şubeye gönderilir.

Tebligat

Odaya kaydının yapıldığının bildirilmesi amacıyla üyeye yapılacak tebligatta;

a) Kayıt tarihi,

b) Derecesi ve tespit olunan bu dereceye ilişkin karara karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde meclise itiraz edilebileceği,

c) Ödeyeceği kayıt ücreti ve bunun ödeme süresi ile süresinde ödenmeyen kayıt ücreti için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun uyarınca günlük gecikme zammı tahakkuk ettirileceği,

d) Faaliyet kodu, meslek grubu ve dâhil edildiği bu meslek grubuna ve faaliyet koduna ilişkin karara karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde Birliğe itiraz edilebileceği,

açıkça belirtilir.

Kaydın resen yapılması halinde üyeye yapılacak tebligatta bu maddenin birinci fıkrasında belirtilen hususların yanı sıra;

a) Odaya kayıt kararına karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde meclise itiraz edilebileceği,

b) Odaya kayıt için gerekli olup da ticaret sicili müdürlüğünden temin edilemeyen belgelerin iki ay içinde odaya teslim edilmesi, belgelerin süresinde teslim edilmemesi durumunda ise 2/3/2005 tarihli ve 25743 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılacağı

açıkça belirtilir.

İtiraz

Üyeler, talep üzerine yapılan kayıtlarda tespit olunan derecelere dair kararlara, resen yapılan kayıtlarda ise kayda ve/veya derecelere ilişkin kararlara karşı Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 15 inci maddesi çerçevesinde; dahil edildiği meslek grubuna ilişkin kararlara karşı da Odalarda Mesleklerin Gruplandırılması Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesi çerçevesinde itiraz edebilir.

Birden fazla odaya kaydolması gerekenler

Kanunun 9 uncu maddesine göre birden fazla odaya kayıt zorunluluğu bulunanlardan bu yükümlülüğünü yerine getirmeyenler, bu durumu tespit eden oda tarafından ilgili odaya bildirilir. Bu Yönetmeliğin 15 inci maddesinin 6 ncı ve 7 nci fıkraları hükmü saklıdır.

Birden fazla odaya kaydı bulunan üyeler tarafından kayıtlı bulunduğu odalara verilen bilgilerde çelişki görülmesi halinde, çelişkinin giderilmesi bu durumu tespit eden odaca üyeden talep edilir. Bu talebi yerine getirmeyen veya doğru bilgi vermeyen üyeler hakkında Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.

Değişikliklerin bildirilmesi ve üyelerin durumlarının takibi

Üyeler, durumlarında meydana gelen ve 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre tescil ve ilanı gereken her türlü değişikliği, gerçekleşmesinden itibaren bir ay içinde, kayıtlı oldukları odalara bildirmek zorundadır. Bildirim bir dilekçe ile yapılır. Bildirime esas teşkil eden belgeler de dilekçeye eklenir. Bildirim zorunluluğunu yerine getirmeyenler hakkında Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.

Ticaret sicili müdürlüğünce bu maddenin birinci fıkrasına göre tescil ve ilan edilen her türlü değişiklik genel sekreter tarafından takip edilerek üyelerin oda kayıtlarına işlenmesi sağlanır.

Ticaret siciline tescili zorunlu olup da yasal şekil ve sürede tescil ettirilmemiş olan bir hususu haber alan ilgili oda, bu yasal zorunluluğu yerine getirmeyenlerin durumlarını gerekli sicil değişikliklerinin yapılması için ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirir. Ticaret sicili müdürlüğü, bu bildirim üzerine gerekli işlemleri yapmakla yükümlüdür.

Üyelerin durumlarının takibi ve araştırılmasına ilişkin Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 13 üncü maddesinin ikinci fıkrası hükmü saklıdır.

Üye kayıtlarının güncelleştirilmesi

Odalar, Kanunun 10 uncu maddesi uyarınca her yılın Ocak ayında üye kayıtlarını güncelleştirir. Buna göre; vergi mükellefiyetinin terkin edildiği tespit edilen veya içinde bulunulan yıldan önceki ikinci yılın Ocak ayının ilk gününden, güncelleştirme işleminin yapılacağı ana kadar adres ve durumları tespit edilemeyenler ya da bu süre zarfında tahakkuk eden aidat borçlarını ödemeyenlerin üyeliği yönetim kurulu kararıyla askıya alınır. Ancak, aidat borçlarının ödenmemesi nedeniyle üyeliğin askıya alınması işlemi, aynı süre zarfında tahakkuk eden yıllık ve munzam aidat taksitlerinden en az birer tanesini ödemiş olanlar için uygulanmaz. Üyeliğin askıya alınması, üyelerin isimlerinin meslek grupları ve seçmen listelerinden silinmesini ve bu üyelerin aidat tahakkuklarının durdurulmasını kapsar.

Vergi mükellefiyetinin terkin edildiği tespit edilenler hariç olmak üzere, içinde bulunulan yıldan önceki ikinci yılın Ocak ayının ilk günü ve sonrasında odaya kaydolan üyeler hakkında birinci fıkra hükmü uygulanmaz.

Aidat borçlarının ödenmemesi nedeniyle üyeliği askıya alınanlardan, askıda geçen süre için tahakkuk ettirilecek aidat borçları da dahil olmak üzere aidat borçlarının tamamını ödeyenlerin üyeliği yönetim kurulu kararıyla askıdan indirilir ve bu üyelerin isimleri meslek grupları ve seçmen listelerine dahil edilerek aidat tahakkukları yeniden başlatılır.

Adres ve durumunun tespit edilememesi nedeniyle üyeliği askıya alınanlardan, adres ve durumlarını bildirenlerin üyeliği yönetim kurulu kararıyla askıdan indirilir ve bu üyelerin isimleri meslek gruplarına dahil edilerek aidat tahakkukları yeniden başlatılır. Ancak bunlar, aidat borçlarının tamamını ödemedikçe seçmen listelerine dahil edilmez.

Adres ve durumunun tespit edilememesi nedeniyle üyeliği askıya alınan üyelerden, üyeliğin askıya alınmasına ilişkin yönetim kurulu kararını takip eden yılbaşından itibaren iki yıl içinde adres ve durumlarını bildirmeyenler Türk Ticaret Kanunu ve 19/12/2012 tarihli ve 2012/4093 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Ticaret Sicili Yönetmeliği çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması için yönetim kurulunun teklifi ve meclisin kararıyla ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir. Bu bildirimi takip eden ayın ilk günü itibarıyla oda kayıtları silinmiş sayılır.

Vergi mükellefiyetinin terkin edildiğinin tespiti nedeniyle üyeliği askıya alınanlardan, vergi mükellefiyeti yeniden tesis edilenlerin üyeliği yönetim kurulu kararıyla askıdan indirilir ve bu üyelerin isimleri meslek gruplarına dahil edilerek aidat tahakkukları yeniden başlatılır. Ancak bunlar askıda geçen süre için tahakkuk ettirilecek aidat borçları dahil olmak üzere, aidat borçlarının tamamını ödemedikçe seçmen listelerine dahil edilmez.

Vergi mükellefiyetinin terkin edildiğinin tespiti nedeniyle üyeliği askıya alınanlardan, üyeliğinin askıya alınmasına ilişkin yönetim kurulu kararını takip eden yılbaşından itibaren iki yıl içerisinde vergi mükellefiyeti yeniden tesis edilmeyenler 6102 sayılı Kanun ve Ticaret Sicili Yönetmeliği çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması için yönetim kurulunun teklifi ve meclisin kararıyla ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir. Bu bildirimi takip eden ayın ilk günü itibarıyla oda kayıtları silinmiş sayılır.

Bu maddede düzenlenen askıya alma ve askıdan indirme işlemlerinde, yönetim kurulu yetkisini başkana, yönetim kurulu üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir. Bu durumda, yetki devredilenler tarafından verilen kararın tarihi, askıya alma veya askıdan indirme tarihidir.

Bu maddenin uygulanmasından ilgili organlar sorumludur.

Talep üzerine veya resen kaydın silinmesi

Ticaret sicilindeki kaydının terkin edildiğini gösteren ticaret sicili gazetesinin aslı veya onaylı örneğini veyahut bu durumu gösterir ilgili ticaret sicili müdürlüğünden alınmış bir yazıyı dilekçe ekinde doğrudan veya şubeler vasıtasıyla odaya ibraz eden üyeler ile münfesih olan ve bu durumu belgelendiren üyelerin kaydı yönetim kurulu kararıyla silinir.

Ticaret sicilindeki kaydı terkin edilenler, genel sekreter tarafından takip edilerek bunların oda kayıtlarının silinmesi sağlanır.

Ticareti terk, vergi mükellefiyetinin sona ermesi, vefat ve benzeri sebeplerle üyenin işini bıraktığını başvuru üzerine veya resen öğrenen ilgili oda, öncelikle bunlardan ticaret sicilinden kaydını terkin ettirmeyenleri terkin işleminin yapılması için ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirir. Ticaret sicili müdürlüğü, bu bildirim üzerine gerekli işlemleri yapmakla yükümlüdür.

Ticaret sicilindeki kaydı terkin edilmiş olup da odadan kaydını sildirmeyenler ile bu maddenin üçüncü fıkrasına göre ticaret sicilinden kaydı terkin edilenlerin oda kayıtları, ilgili meslek komitesinin de görüşü alınmak suretiyle yönetim kurulu kararıyla silinir.

Yönetim kurulu kayıt silme yetkisini başkana, üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir. Yönetim kurulu veya yetki devri halinde yetki devredilenler tarafından verilen kararın tarihi, kaydın silinme tarihidir.

Tacirlik sıfatını haiz iken sonradan sanayici veya deniz taciri vasfını kazandıkları başvuru üzerine veya resen öğrenilenlerin tacirlik sıfatı devam ediyorsa kaydı silinmeden, tacirlik sıfatı devam etmiyorsa kaydı silinerek ilgili sanayi odasına veya deniz ticaret odasına üye kaydı yapılmak üzere en geç otuz gün içinde ilgili oda tarafından bildirilir.

Sanayici veya deniz taciri vasfını yitirdikleri, başvuru üzerine veya resen tespit olunan sanayi odası veya deniz ticaret odası üyelerinin kayıtları üyesi bulunduğu oda tarafından silinir. Ancak, kaydı silinenlerden ticari faaliyetlerini devam ettirenler, üye kaydı yapılmak üzere en geç otuz gün içinde ilgili odaya bildirilir.

Kayıt silmeye ilişkin işlemler

Bu Yönetmelik hükümlerine göre, odadan kaydı silinenler hakkında aşağıdaki işlemler yapılır:

a) Oda sicil defterine kaydın silindiği kayıt silme tarihiyle beraber yazılır. Kaydı silinen üyelere ait sicil numaraları başka üyelere verilemez. Ayrıca, kaydı silinenlerden sanayici vasfını haiz olanların kapasite raporları iptal edilir.

b) Kaydın silindiği ortak veri tabanına işlenir.

c) Kaydın silinmesine esas teşkil eden belgeler oda sicil dosyasına konulur. Ayrıca, kaydın silindiği dosya üzerine yazılır ve bu dosya muhafaza edilmek amacıyla arşive kaldırılır.

d) Kaydı silinenlerden, geçerlilik süresi sona ermeyen kimlikler istenerek iptal edilir.

e) Kaydı silinen üyeler hakkında Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesine göre işlem yapılır. Ancak, aynı Yönetmeliğin 10 uncu maddesi hükmü saklıdır.

Şubenin çalışma alanında faaliyet gösteren üyelerin kaydının silinmesi durumunda, kayıt silmeye ilişkin belgeler derhal ilgili şubeye gönderilir. Bu takdirde, bu maddenin (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilen işlemler şube tarafından yerine getirilir.

Bu Yönetmelik hükümlerine göre kaydı silinmiş sayılanlar hakkında da bu madde hükmü uygulanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Organ Toplantıları ve Kararları

Olağan ve olağanüstü toplantılar

Meslek komitesi, ayda bir kez olağan olarak toplanır. Gerektiğinde, başkanın, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının çağrısıyla her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, beş kişilik meslek komitesinde en az iki, yedi kişilik meslek komitesinde en az üç, dokuz kişilik meslek komitesinde en az dört ve on bir kişilik meslek komitesinde en az beş üyenin meslek komitesi başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine meslek komitesi, üç gün içinde başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

Meclis, ayda bir kez olağan olarak toplanır. Gerektiğinde meclis başkanının, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının çağrısıyla her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca meclis, üye tam sayısının en az dörtte birinin veya yönetim kurulunun meclis başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine yedi gün içinde, başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

Yönetim kurulu, haftada bir kez olağan olarak toplanır. Gerektiğinde başkanın, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının çağrısı üzerine her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, beş kişilik yönetim kurulunda en az iki, yedi kişilik yönetim kurulunda en az üç, dokuz kişilik yönetim kurulunda en az dört ve on bir kişilik yönetim kurulunda en az beş üyenin yönetim kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine yönetim kurulu üç gün içinde, başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

Disiplin kurulu, gerektiğinde başkanının veya yönetim kurulu başkanının çağrısı üzerine toplanır. Ayrıca, en az üç üyenin disiplin kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine disiplin kurulu, üç gün içinde başkanı, yokluğunda en yaşlı kurul üyesi tarafından toplantıya çağrılır.

Şube meclisi ayda bir kez olağan olarak toplanır. Şube meclisi, gerektiğinde başkanının, yokluğunda yardımcısının çağrısıyla her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, şube meclisi, üye tam sayısının en az dörtte birinin veya şube yönetim kurulunun şube meclisi başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine yedi gün içinde, başkanı, yokluğunda yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

Şube yönetim kurulu haftada bir kez olağan olarak toplanır. Şube yönetim kurulu, gerektiğinde başkanının, yokluğunda yardımcısının çağrısı üzerine her zaman olağanüstü toplanabilir. Ayrıca, şube yönetim kurulu, en az iki üyenin şube yönetim kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine üç gün içinde, başkanı, yokluğunda yardımcısı tarafından olağanüstü toplantıya çağrılır.

Organ toplantılarına ilgili organ başkanı başkanlık eder. Başkanın yokluğunda toplantılara, disiplin kurulunda en yaşlı üye, diğer organlarda başkanın yetkilendirdiği yardımcısı başkanlık eder.

Meslek komitelerinin başkanları, başkan yardımcıları veya uygun görülen üyeleri, komite kararına binaen oy kullanmamak üzere kendi mesleklerini ilgilendiren konularda meclis toplantılarına katılabilir.

Toplantıya çağrı

Organ toplantıları için üyelere, ilgili organ başkanı tarafından gündemi de ihtiva eden birer davetiye gönderilir. Üyeler, müşterek bir davetiye ile de toplantıya çağrılabilir. Toplantı davetiyeleri, toplantıdan en geç yirmi dört saat önce üyelere ulaştırılır. Olağanüstü toplantılarda bu süre aranmaz.

Toplantı davetiyeleri ile gündemlerin üyelere gönderilmesinde bu Yönetmeliğin 84 üncü maddesindeki bildirim hükümleri uygulanabileceği gibi bu davetiyeler ile gündemler üyelerce önceden yazılı olarak beyan edilen iletişim kanallarına faks, kısa mesaj, e-posta gibi ispatı mümkün elektronik iletiler gönderilmek suretiyle de ulaştırılabilir.

Olağan toplantıların gün ve saatinin organlar tarafından önceden kararlaştırılması ve bu kararın her üyeye tebliğ edilmiş olması kaydıyla, her toplantı için üyelere ayrı davetiye gönderilmesi şartı aranmaz. Bu takdirde, toplantılara ilişkin gündem, toplantıdan en geç yirmi dört saat önce üyelere ulaştırılmak kaydıyla faks veya elektronik ortamda da gönderilebilir. Toplantı için kararlaştırılan günün resmi tatil gününe rastlaması durumunda toplantı tatili takip eden ilk iş gününde yapılır.

Bu maddenin uygulanmasından organ başkanları, yokluğunda yetkilendirdikleri yardımcıları sorumludur.

Toplantı gündemi ve yeri

Organ toplantılarının gündemi, genel sekreter veya görevlendireceği personel tarafından yapılacak hazırlık üzerine, ilgili organ başkanı, yokluğunda toplantıya başkanlık edecek üye tarafından belirlenir. Ayrıca toplantı gündeminin görüşülmesine başlanılıncaya kadar, beş kişilik meslek komitesinde en az iki, yedi kişilik meslek komitesinde en az üç, dokuz kişilik meslek komitesinde en az dört ve on bir kişilik meslek komitesinde en az beş üyenin meslek komitesi başkanlığına; meclis üyelerinin en az dörtte birinin veya yönetim kurulunun meclis başkanlığına ve yönetim kurulu üyelerinin en az üçte birinin yönetim kurulu başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine toplantıların gündemine yeni maddeler eklenir.

Şubelerde organ toplantılarının gündemi, şube müdürü tarafından yapılacak hazırlık üzerine, ilgili organ başkanı, yokluğunda toplantıya başkanlık edecek üye tarafından belirlenir. Ayrıca toplantıya başlanılmasına kadar, şube yönetim kurulunda en az iki üyenin şube yönetim kurulu başkanlığına ve şube meclisi üyelerinin en az üçte birinin şube meclisi başkanlığına hitaben yapacağı yazılı talep üzerine toplantıların gündemine yeni maddeler eklenir.

Organ toplantılarının hizmet binasında yapılması esastır. Zorunlu hallerde hizmet binası dışında da toplanılabilir. Mevzuat uyarınca organ toplantılarına katılımı gerekli olan kişiler dışındakilerin bu toplantılara iştiraki, ilgili organın kararıyla mümkündür.

Organ üyelerinin iradelerinin toplantılara sağlıklı bir şekilde yansıması ve toplantılara ilişkin sistem ve ağ güvenliğinin sağlanması şartıyla bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak Birlikçe belirlenecek usul ve esaslar çerçevesinde organ toplantıları elektronik ortamda da yapılabilir.

Hazirun cetveli

Toplantı yeter sayısını, üyelerin toplantılara katılımını ve başka yerde görevlendirilen üyeleri tespit etmek amacıyla tüm üyelerin isim ve imza bölümlerini içeren hazirun cetveli, ilgili organ başkanının gözetiminde genel sekreter veya görevlendirdiği yardımcısı, şubelerde ise şube müdürü tarafından tutulur ve muhafaza edilir.

Hazirun cetveli, organ toplantılarına katılmak üzere gelen üyeler tarafından her toplantı öncesinde imza edilir. Toplantıya katılmayan üyelerin isimlerinin karşısına toplantıya katılmadığı veya görevli olduğu yazılır.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu ile şube meclisi ve şube yönetim kurulu üye tam sayılarının çoğunluğu ile toplanır. Kararlar, disiplin kurulunda üye tamsayısının çoğunluğuyla, diğer organlarda toplantıya katılanların oy çokluğuyla verilir. Oyların eşitliği durumunda, yeniden oylama yapılır. Bu oylamada eşitlik bozulmazsa konu müteakip toplantı gündemine alınır. Müteakip toplantıda yapılan oylamada da eşitlik olması halinde konu reddedilmiş sayılır. Toplantılarda çekimser oy kullanılamaz.

Organ üyelerinin görevlendirilmelerine ilişkin toplantılar hariç, meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyeleri ile şube meclisi ve şube yönetim kurulu üyeleri kendilerini, eşlerini ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıklarını ilgilendiren işlere ilişkin gündem maddesi görüşülürken toplantılara katılamaz ve oy kullanamaz. Aksi halde, bu gündem maddesine ilişkin alınan karar ve bu karar uyarınca yapılan işlemler hükümsüz kalır.

Bu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen sebeplerden dolayı toplantı ve karar yeter sayısının sağlanamaması halinde, yedek üyeler münhasıran bu toplantı için çağrılır. Üyenin bu şekilde toplantının bir bölümüne katılmamış olması toplantının tamamına katılamayacağı veya katılmadığı sonucunu doğurmaz.

Disiplin kurulu toplantılarına ve bu toplantılara katılamayacak olanlar hakkında Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmeliğin 28 inci ve 29 uncu maddeleri hükümleri saklıdır.

Toplantı ve karar numarası

Organların yapacağı toplantılara her seçim devresinde bir numaradan başlamak üzere devre sonuna kadar teselsül eden numaralar verilir. Ayrıca, toplantılarda alınan kararlara da her toplantıda bir numaradan başlamak üzere sırayla numaralar verilir.

Karar özetleri

Kararlar derhal yazılıp imzalanabileceği gibi, önce özet olarak veya sesli ya da görüntülü şekilde elektronik cihazlarla kayda alındıktan sonra da yazılıp imzalanabilir. Kararların önce özet olarak yazılması halinde karar özetlerine; toplantı tarihi, numarası, alınan kararlara ilişkin oy sayısı ve ret oyu veren üyelerin varsa muhalefet şerhi yazılır.

Genel sekreter/şube müdürü tarafından tutulan karar özetleri, ilgili organ başkanı ve genel sekreter/şube müdürü ile meclis toplantılarında toplantıya katılan katip üye tarafından imzalanır. Elektronik cihazlarla yapılan kayıtların deşifresi, genel sekreter/şube müdürü veya görevlendirilen personel tarafından yapılır.

Karar özetlerine veya elektronik cihazlarla yapılan kayıtların deşifrelerine dayanılarak hazırlanan kararlar, toplantıya katılan üyelere en geç bir sonraki toplantıda imza ettirilir. Ancak, meclis üye sayısının 40’dan fazla olması halinde meclis toplantılarında; görüşmeler elektronik cihazlarla kaydedilerek, deşifre edilir. Söz konusu deşifreler gerekirse meclis başkanlığınca düzeltilerek, toplantı kararları ile birlikte tutanak tasarısı haline getirilir ve bir sonraki toplantı gündemi ile birlikte meclis üyelerine karar özetleri gönderilir. Meclis karar özetleri; bir sonraki meclis toplantısında, gündemin ilk maddesi olarak okunarak, onaya sunulur. Aynen veya düzeltilerek, meclisin onayından geçen tutanaklar, meclis başkanı ve başkan yardımcıları ile katip üye tarafından imzalanır. İmza işlemi, kararın son sayfasına sayfa sayısı ve karar numaraları yazılmak kaydıyla isimlerin bulunduğu sayfanın imzalanması ve diğer sayfaların paraflanması suretiyle yapılır. Tutanağın başına o toplantıya ait imza cetveli eklenir. Tutanağın her sayfasına toplantı sayısı, tarihi, sayfa sayısı yazılır.

Karar defterleri

Odalarda meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu ile her bir meslek komitesi, şubelerde ise şube meclisi ve şube yönetim kurulu için ayrı bir karar defteri tutulur. Karar defterine elle yazılmayan kararlar, elektronik ortamda yazılıp çıktısı alınmak suretiyle ilgili organa ait karar defterinin sayfalarına kenarları mühürlenerek yapıştırılır. Birden fazla sayfadan oluşan kararların her bir sayfası, karar defterinin sayfalarına ayrı ayrı yapıştırılır.

Bilanço, kesin hesap, mizan, aktarma tablosu, gelir tablosu, kadro cetveli, tarife ve benzeri belgeler kararların içerisine dercedilir veya bunların toplam rakamları ile sonuçlarına kararda yer verilmek suretiyle defterin kararı takip eden sayfalarına kenarları mühürlenerek yapıştırılır.

Karar defterleri, karar özetleri ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtlar genel sekreter veya görevlendireceği personel tarafından, şubelerde ise şube müdürü tarafından saklanır. Bunlar, idari ve adlî mercilerin talepleri dışında hizmet binası dışına çıkarılamaz.

Karar defterleri, ilgili organ üyeleri tarafından hizmet binası içinde her zaman incelenebilir ve fotokopi bedeli karşılığında örnekleri alınabilir. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu hükümleri saklıdır.

Toplantıya katılmamanın sonuçları

Özürlü veya özürsüz olarak altı ay içinde yapılan toplantıların yarısından bir fazlasına katılmayan meslek komitesi, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyeleri ile şube meclisi ve şube yönetim kurulu üyeleri organ kararı aranmaksızın üyelikten çekilmiş sayılır. Altı aylık süre, organ seçimlerinin kesinleştiği tarihten sonraki herhangi bir altı aylık zaman dilimi göz önünde bulundurularak hesaplanır.

Toplantı yeter sayısına ulaşılamaması nedeniyle olağan organ toplantılarının üst üste üç kez gerçekleşememesi halinde, bu üç toplantıya gelmeyenlerin üyeliği kendiliğinden sona erer. Toplantı yeter sayısına ulaşılamaması nedeniyle toplantıların gerçekleşememesi durumunda, gerçekleşemeyen toplantılar için düzenlenen hazirun cetvelinin bir sureti ilgili karar defterine kenarları mühürlenerek yapıştırılır.

Bu Yönetmelik hükmüne uygun çağrı yapılmaması veya başka bir yerde görevlendirilmeleri nedeniyle organ toplantılarına katılamayan üyeler, bu maddenin birinci ve ikinci fıkrasının uygulanmasında katılamadıkları bu toplantılara katılmış sayılır.

Organ toplantıları ile üyelerin bu toplantılara katılımı genel sekreter/şube müdürü tarafından tutulan devam çizelgeleriyle takip edilir ve bu çizelgeler ilgili organ başkanı tarafından denetlenir. Bunun sonucunda, üyelikten çekilmiş sayıldığı veya üyeliğinin kendiliğinden sona erdiği tespit edilenlerin yerine yönetim kurulu başkanı/ şube başkanı veya ilgili organ başkanı tarafından yedek üyeler çağrılır.

Bu maddenin uygulanmasından ilgili organ başkanları sorumludur.

Müşterek toplantılar

Meslek komitelerinin tamamı, yönetim kurulu başkanının, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısının bu Yönetmeliğin 18 inci maddesine uygun olarak yapacağı çağrı üzerine yönetim kurulunun da katılımıyla her yılın Mart ve Eylül aylarında olmak üzere altı ayda bir müştereken toplanır. Bu toplantıya yönetim kurulu başkanı, yokluğunda yetkilendirdiği yardımcısı başkanlık eder.

Müşterek toplantılarda toplantı nisabı aranmaz. Kararlar toplantıya katılanların oy çokluğuyla alınır. Alınan kararlar bir tutanağa bağlanır. Tavsiye niteliğindeki bu kararlar, ilk yönetim kurulu veya meclis toplantısında görüşülür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Onaylanan ve Düzenlenen Belgeler ile Verilen Hizmetler

Belgeler

Odalar ve bunların şubeleri, Kanunun 26 ncı maddesinin ikinci fıkrasında ve ilgili mevzuatta öngörülen belgeleri talep halinde verir veya onaylar. İstek halinde bu belgeler yabancı dilde de verilebilir.

Belgeler matbu olarak düzenlenip verilebilir. Ayrıca, belgelerin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elektronik ortamda da düzenlenip verilebilmesi mümkündür. Birlik, odalarca ve bunların şubelerince düzenlenecek ve onaylanacak belgelerin içeriğini ve şeklini belirlemeye yetkilidir.

Odalarca verilecek ve onaylanacak belgeler, yönetim kurulu tarafından tasdik edilir. Yönetim kurulu bu yetkisini başkana, üyelerinden birine veya birkaçına yahut genel sekretere devredebilir. Şubelerce verilecek ve onaylanacak belgeler ise, şube yönetim kurulu tarafından tasdik edilir. Şube yönetim kurulu bu yetkisini şube başkanına, üyelerinden birine veya birkaçına yahut şube müdürüne devredebilir.

Birlik, odalar ve şubeleri tarafından elektronik ortamda verilecek belgeleri, Birlik bünyesinde tutulan, kayıtları odalar tarafından oluşturulan ve güncellenen veri tabanı ve merkezi bilgi sistemi ile düzenlemeye, elektronik olarak imzalamaya ve ilgilisine iletmeye yetkilidir.

Örf, adet ve teamül belgesi

Örf, adet ve teamüller hakkında istenecek belgeler örf, adet ve teamül defterindeki kayıtlara dayanılarak düzenlenir.

Mücbir sebep belgesi

Sorumlu veya borçlunun faaliyet ve işletmesi dışında meydana gelen, tamamen dış etkenlerin eseri olan, aşılması, kaçınılması imkansız bulunan, önceden tahmin edilemeyen ve genel bir davranış normunu veya borcun ifasını mutlak olarak imkansız hale getiren nedenlerden dolayı ilgilinin talebi üzerine yapılacak veya eksperlere yaptırılacak inceleme sonucuna göre mücbir sebep belgesi verilir.

Yerli malı belgesi

Tamamen Türkiye’de üretilen veya elde edilen ürünler ile üretim sürecinin önemli bir aşaması ve ekonomik yönden gerekli görülen en son esaslı işçiliği ve eylemi Türkiye’de yapılan ürünler yerli malı olarak kabul edilir.

Yerli malı belgesi, her mal için ayrı olmak üzere veriliş tarihinden itibaren bir yıl süreyle geçerlidir.

Yerli malı belgesi, Birlik tarafından belirlenecek odalar ve borsalarca düzenlenir ve bu belgenin düzenlenmesinde uygulanacak usul ve esaslar Birlik Yönetim Kurulunca tespit edilir.

Kayıt ve sicil sureti

Üyelere, istek halinde oda sicil dosyasındaki kayıt ve belgelere dayanılarak kayıt ve sicil suretleri verilir.

İmza onayı

Üyelere, istekleri halinde oda sicil dosyasındaki imza sirküleriyle uygunluğu kontrol edilerek imza onay belgeleri verilir.

Kefaletname ve taahhütnamelerle ilgili onay ve şerhler

Kefaletname ve taahhütnamelere ilişkin onay ve açıklamalarda, bu taahhüt ve kefaletnamelerde imzası bulunanların üyelik kaydı ile oda sicil dosyasındaki talep edilen bilgiler belirtilir.

Numunelerin vasıflarının onayı

Numunelerin vasıflarının onayı, alıcı veya satıcının odaya veya şubeye başvurması üzerine yapılır. Numunelerin vasıfları yazılı olarak beyan edilir. Bu beyanlarda numunelerin açık özellikleri belirtilir. Ayrıca, numunenin vasıflarına ait teknik özellikler ve katalog mevcut ise bunlar da odaya veya şubeye verilir.

Kolaylıkla taşınabilen ve fazla yer kaplamayan numunelerin onay işlemi oda veya şubelerde, ağır ve büyük hacimli numunelerin onay işlemi ise yerinde incelenmesi veya eksperler vasıtasıyla incelettirilmesi suretiyle yapılır.

Numunelerin onaylanması bir yükümlülüğün yerine getirilmesiyle ilgili ise, bu numuneler gereken sürece onaylayan oda veya şube tarafından saklanır. Bu sürenin sonunda, onayını isteyen tarafın yazılı isteği üzerine geri verilir veya serbest bırakılır.

Numunelerin vasıflarının onayına ilişkin kayıtlar, onaylayan oda veya şube tarafından tutulur. Bunlara ilişkin bilgiler istenildiğinde ilgililere verilir.

Rayiç fiyat tespiti

Odalar ve bunların şubeleri, çalışma alanları içerisinde üretilen veya satılan mal ve hizmetlerin fiyat tespitini yapmaya yetkilidir. Ancak, imalata ilişkin fiyat tespitlerinde yetki münhasıran imalatın yapıldığı yerdeki sanayi odasına veya ticaret ve sanayi odasına aittir.

Rayiç fiyat tespiti, yazılı talep üzerine yapılır. Talepte bulunanlar, mal veya hizmetin fiyatını etkileyecek hususları açıkça yazılarında belirtir.

Tespit edilen rayiç fiyatlar, benzer taleplerde yararlanılmak üzere sınıflandırılarak dosyalanır. Bu dosyadaki bilgiler elektronik ortama aktarılarak da kullanılabilir.

Rayiç fiyat tespit usulü

Rayiç fiyatlar, rayiç fiyat tespiti istenilen mal veya hizmetle iştigal eden en az üç işletmeden mümkünse belgelendirilmek suretiyle alınacak fiyatların ortalaması veya birbirine en yakın değeri dikkate alınarak tespit edilir. Bu sayıda işletmenin bulunmaması halinde, kaç işletmeden fiyat alındığı ayrıca belirtilir. Borsaya tabi maddelerin rayiç fiyatı, istenilen tarihte borsada tescil edilen fiyatlar dikkate alınarak belirlenir.

Rayiç fiyat tespitinin istenildiği tarihte fiyat tespiti istenen mal veya hizmetin piyasada bulunmaması veya görülmemesi halinde, bu durum yazılı olarak ilgililere bildirilir.

Geçmiş yıllara ait rayiç fiyat

Herhangi bir mal veya hizmetin geçmiş bir tarihe ait rayiç fiyatının talep edilmesi halinde, bu talep bahse konu mal veya hizmetin varsa o tarihe ait fiyat tespitlerinden yoksa bu konuda iştigal eden işletmelerden tahkik edilerek karşılanır. Ancak odaların veya bunların şubelerinin, resmi makamların talepleri dışında geçmiş yıllara ait rayiç fiyatları işletmeler nezdinde tahkik etme zorunluluğu bulunmamaktadır. Geçmiş yıllara ait rayiç fiyat tespitleri, odayı veya bunların şubelerini hukuken bağlamaz.

Faturaların rayice uygunluğunun onayı

Faturaların rayice uygunluğunun onayı; faturaya konu mal veya hizmetle iştigal eden en az üç işletmeden belgelendirilmek suretiyle alınacak fiyatların ortalaması veya alınan fiyatlardan birbirine en yakın olanlar dikkate alınarak yapılır. Bu sayıda işletmenin bulunmaması halinde, ilgili meslek komitesinin görüşü veya gerekli durumlarda meclis tarafından onaylanan eksper listeleri arasından yönetim kurulu kararı ile görevlendirilecek eksper heyetinin raporu üzerine işlem yapılır. Ancak, özel imalata ilişkin faturaların, görevlendirilecek eksper heyeti tarafından düzenlenecek rapora göre onaylanması zorunludur. Onay işlemi, fatura asılları üzerine yapılır.

Rayice uygunluğu istenen fatura, özel imalatı gerektiren bir iş için düzenlenmişse yapılan işin numunesinin faturaya eklenmesi, bu mümkün olmadığı takdirde yapılan işin teknik özelliklerini gösterir açıklama, resim ve benzeri belgelerin faturaya eklenmesi zorunludur.

Proforma faturalar ile birim fiyatı belirlemek için düzenlenen faturalar alım satım akdi hukuken gerçekleşmediğinden onaylanmaz. Ancak, birim fiyatı belirlemek için düzenlenen faturalarda işin tamamının belirtilmesi halinde bu faturaların onaylanması mümkündür. Ayrıca, sadece montaj, işçilik veya nakliye bedeli için düzenlenen faturalar ile malzeme fiyatı, işçilik, nakliye ve montaj bedeli dahil olarak düzenlenen faturalar, fiyat tespiti usullerinin uygulanmasına imkan vermediğinden onaylanmaz.

Faturaların tasdiki, satış yapan ve faturayı düzenleyen satıcının bulunduğu yer odası veya şubesi tarafından yapılır. Projeye müstenit özel imalatlara ilişkin fatura tasdikleri ise, bu maddede belirtilen usul ve esaslara göre satışı yapan ve faturayı düzenleyen satıcının bulunduğu yer sanayi odasınca veya ticaret ve sanayi odasınca, bu odalarca yapılamaması ve bu hususun tevsik edilmesi durumunda ise en yakın sanayi odası veya ticaret ve sanayi odasınca yapılır.

Fatura suretlerinin onayı

Fatura suretleri, asılları ile karşılaştırıldıktan ve uygunluğu görüldükten sonra üzerine aslının aynıdır ibaresi konulmak suretiyle onaylanır.

İhracat için yabancı dilde düzenlenmiş fatura suretleri, faturayı düzenleyen firmanın oda üyesi olduğuna dair bir ibare konulmak suretiyle onaylanır.

Fiyat tahminleri ve yaklaşık maliyet

Fiyat tahminleri ile kamu kurum ve kuruluşları tarafından ihalelere ilişkin olarak istenen yaklaşık maliyetler, çalışma alanında yapılacak araştırmalar sonucunda veya ilgili meslek komitesinin görüşü alınmak suretiyle yapılır. Ancak bu tahminler odayı veya bunların şubelerini hukuken bağlamaz.

Sınai tesislerin kapasitelerinin tespiti

Odalar, çalışma alanlarında bulunan sınai işletmelerin kapasitelerini tespit eder ve bu işletmelerin üretim gücünü gösteren kapasite raporlarını düzenler. Ticaret odaları ile sanayi odalarının ayrı olduğu yerlerde, sanayiciler için kapasite raporları sanayi odasınca düzenlenir. Ancak, sanayi odasına kaydolma zorunluluğu bulunmayanların kapasite raporları ticaret odasınca düzenlenir. Çalışma alanları ayrı birden fazla odaya kayıtlı olan sınai işletmelerin kapasite raporları, tesisin bulunduğu yerdeki odaca yapılır.

Odaların çalışma alanlarında bulunan bütün sınai işletmeler kapasitelerini tespit ettirmekle yükümlüdür.

Kapasite raporları; tezgah, cihaz, makine gibi muharrik kuvvet kullanarak hammadde, yarı ve tam mamulleri, özellik, içerik, bileşim veya şeklini kısmen veya tamamen değiştirmek amacıyla işleyerek, seri halde veya standart olarak yeni bir ürün üreten işyerleri ile yer altı kaynaklarının çıkarılıp işlendiği yerleri işletenler ve bilişim teknolojisi ile yazılım üretenler için düzenlenir. Kanunun 5 inci maddesinin 8 inci fıkrası uyarınca sanayici sayılmayanlar için kapasite raporu düzenlenmez.

Kapasite raporları onay tarihinden itibaren azami üç yıl geçerlidir. Kapasite raporlarının tanziminde uygulanacak usul ve esaslar Birlik Yönetim Kurulunca belirlenir. Belirlenen usul ve esaslara uygun olarak hazırlanmayan kapasite raporları Birlikçe onaylanmaz.

Birlikçe onaylanmış kapasite raporlarında işletme bilgilerine ilişkin değişiklikler Birliğin izni doğrultusunda odalarca yapılır. Birliğin izni olmaksızın yapılacak değişiklikler geçersizdir.

Odalarca tanzim edilen kapasite raporları, tanzim tarihinden itibaren en geç bir ay içinde onaylanmak üzere Birliğe gönderilir. Birlik, odalardan gönderilen kapasite raporlarını geliş tarihinden itibaren en geç bir ay içinde inceler ve sonucu ilgili odaya bildirir.

Kapasite raporlarının, odalarda istihdam edilen eksperler tarafından tanzim edilmesi esastır. Konuyla ilgili eksper istihdam edilmemesi halinde, kapasite raporları meclis tarafından onaylanan eksper listeleri arasından görevlendirileceklerce tanzim edilir. Kapasite raporlarının tanziminde görevlendirilecek eksperler hakkında Oda ve Borsalarda Hakem, Bilirkişi ve Eksper Listelerini Düzenleme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Kapasite raporlarının tanzimi amacıyla istihdam edilen oda personeli ile eksper listelerinde yer alanların isimleri ve diplomaları Birliğe gönderilir.

Odalar, şubeleri aracılığıyla da çalışma alanlarında bulunan sınai işletmelerin kapasitelerini tespit edebilir.

Diğer belge ve hizmetler

Odalar veya bunların şubelerindeki kayıt ve muamelelerle ilgili olmak kaydıyla talep eden üyelere ticari ve sınai mahiyette diğer her türlü hizmet verilebilir, belge düzenlenebilir veya onaylanabilir. Bu çerçevedeki belge onayları, yalnızca ilgilinin oda üyesi olduğu hususundan ibaret olup, bu işlem söz konusu ibareler kullanılmak suretiyle yapılır.

Belge bedeli ve ücretler

Odalar ve bunların şubelerince verilen hizmetler ile onaylanan ve düzenlenen belgeler karşılığında alınacak ücretlerin oran ve miktarı, yönetim kurulunun teklifi ve meclisin onayıyla yürürlüğe konulacak tarifelerle tespit olunur. Bu ücretlerin tavanı; maktu olanlarda aylık asgari ücretin brüt tutarının yarısını geçmemek, nispi olanlarda bu tutarı aşmamak ve binde beşten fazla olmamak kaydıyla her yıl için Birlikçe belirlenir. Odalarca verilen hizmetin dışarıdan satın alınması halinde, satın alınan hizmetin bedeli de bu tavanın iki katını geçmemek üzere ücrete eklenerek ilgiliden tahsil edilir.

Verilen hizmetler ile onaylanan ve düzenlenen belgeler karşılığında alınacak ücretleri gösterir tarifeler, her yıl bütçe ile birlikte belirlenir. Bunların uygulanmasından yönetim kurulu/şube yönetim kurulu sorumludur.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İstatistik Düzenlenmesi, Fire, Zayiat ve Randıman Oranları, Örf, Adet ve Teamüller ile Uyulması Zorunlu Mesleki Kararlar

İstatistik düzenlenmesi

Odalar ve bunların şubeleri, çalışma alanları içindeki iktisadi, ticari ve sınai faaliyetler ile meclisçe belirlenen başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ederek bunlara ait endeks ve istatistikleri tutar ve bunları uygun vasıtalarla ilan eder.

Fire, zayiat ve randıman oranları

Odalar, çalışma alanlarına münhasır olmak üzere gerekli gördükleri veya ilgililerin talep ettikleri maddelerin fire, zayiat ve randıman oranlarını tespit eder.

Fire, zayiat ve randıman oranları ilgili meslek komitesinin görüşü veya gerekli durumlarda yönetim kurulu tarafından görevlendirilecek eksper heyetinin raporu üzerine yönetim kurulu kararıyla tespit edilir.

Odalar, şubeleri aracılığıyla da gerekli gördükleri veya ilgililerin talep ettikleri maddelerin fire, zayiat ve randıman oranlarını tespit edebilir.

Örf, adet ve teamüller

Odalar, çalışma alanları içindeki ticari ve sınai örf, adet ve teamülleri tespit eder.

Ticari ve sınai örf, adet ve teamüller, ilgili meslek komitesinin görüşü alınarak meclis kararıyla tespit edilir ve Bakanlığın onayına sunulur. Bakanlıkça onaylanan örf, adet ve teamüller, bunların kaydına mahsus deftere işlenir ve uygun vasıtalarla duyurulur. Ayrıca bunlar, odaların ilan yerlerinde asılmak suretiyle üç ay süreyle ilan edilir.

Coğrafi bölge itibarıyla ticari ve sınai örf, adet ve teamüller, coğrafi bölge içinde kurulu bulunan tüm odaların meclislerinin ayrı ayrı alacağı karar üzerine tespit edilir ve Bakanlığın onayına sunulur. Bakanlıkça onaylanan örf, adet ve teamüller hakkında bu maddenin ikinci fıkrası hükmü uygulanır.

Uyulması zorunlu mesleki kararlar

Odalar, mesleki disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak, mesleki faaliyetleri kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini ve oda gayelerinin gerçekleştirilmesini sağlamak amacıyla belli bir meslek grubuna veya tüm üyelere yönelik olarak gerekli gördükleri bütün konularda, özellikle; madde ve mamullerin tağşişi, bilerek eksik mal teslimi, kalite bozuklukları, haksız rekabet, fikri ve sınai mülkiyete tecavüz, ölçü ve tartı sistemlerine uymama, ticari ve sınai faaliyetlerde üçüncü şahıslara zarar vermeye yönelik her türlü işlem, teşebbüs ve uygulama ile benzeri hallerin önlenmesi konularında mesleki kararlar alabilir.

Mesleki kararlar, aynı çalışma alanı içinde bulunan odaların görüşüne başvurulmak kaydıyla meclis üye tamsayısının üçte birinin veya yönetim kurulunun teklifi üzerine meclisin kararıyla alınır. Görüşüne başvurulan oda, bu konudaki teklifin kendisine tebliğ edilmesinden itibaren en geç yedi gün içinde görüşünü bildirmek zorundadır.

Oda yönetim kurulları, aynı çalışma alanı içindeki diğer odaların verdikleri mesleki kararlara itiraz edebilir. İtiraz eden odanın başvurusu üzerine, en yaşlı meclis başkanının daveti ve başkanlığı altında yönetim kurulları en geç yedi gün içinde birlikte toplanarak ihtilafı çözer. İhtilafın bu toplantıda çözülememesi halinde Birlik, hakem olur.

Üyeler mesleki kararlara uymak zorundadır. Bu kararlara uymayanlar hakkında Oda ve Borsa Üyelerine Verilecek Disiplin ve Para Cezaları ile Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.

Mesleki kararlar, ilgisine göre meslek grubu üyelerine veya tüm üyelere uygun vasıtalarla duyurulur. Ayrıca bu kararlar, sınıflandırılmak suretiyle dosyalanarak muhafaza edilir. Bu kararlar, odalarca elektronik ortama aktarılarak kullanılabilir.

Birliğe bildirim

Tespit edilen fire, zayiat ve randıman oranları ile uyulması zorunlu mesleki kararlar ve Bakanlıkça onaylanan örf, adet ve teamüller ilgili oda tarafından Birliğe bildirilir. Birliğe bildirilen bu hususlar, talep halinde odaların veya ilgililerin kullanımına sunulmak üzere Birlik tarafından muhafaza edilir. Ayrıca bu hususlar, Birlik tarafından elektronik ortama aktarılmak suretiyle de kullanılabilir.

ALTINCI BÖLÜM

Tahkim

Odaların hakemliği

Odalar, üyelerinin aralarında veya yapmış oldukları sözleşmelerde yer alması halinde bu sözleşmelerle ilgili olarak çıkan ihtilafların çözümünde hakemlik yapabilir.

Odaların hakemlik yapabilmesi, tarafların, aralarındaki anlaşmazlığın odanın hakemliğiyle çözülmesi hususunda yazılı olarak anlaşmasına ve talepte bulunulmasına bağlıdır.

Hakem veya hakem heyeti

Odanın hakemliğiyle çözümü kararlaştırılmış bulunan anlaşmazlıklar, meclis tarafından onaylanan hakem listesinde yer alanlar arasından taraflarca ve/veya yönetim kurulunca seçilecek hakem veya hakem heyeti tarafından incelenerek karara bağlanır. Ancak taraflar, meclis tarafından onaylanan hakem listesinin dışındaki kişilerden de hakem seçebilir. Bu takdirde ihtilaf bu hakemler tarafından incelenerek karara bağlanır.

Aksine yazılı anlaşma olmadıkça, ihtilaf üç hakemden meydana gelen hakem heyeti tarafından çözümlenir. Ancak taraflar, tahkim şartı veya sözleşmesiyle aralarındaki anlaşmazlığın tek hakem tarafından çözümünü kararlaştırabilir.

Taraflar arasındaki anlaşmazlığın çözümlenmesinde, tarafların her biri kendi hakemini, oda yönetim kurulu da üçüncü hakemi seçer. Tarafların kendi hakemini belirleyememesi durumunda bu hakemler de yönetim kurulu tarafından seçilir. Hangi hakemin heyete başkanlık edeceği seçilen hakemler tarafından belirlenir.

Taraflar arasındaki anlaşmazlığın tek hakem tarafından çözümüne karar verilmesi durumunda, bu hakem, meclis tarafından onaylanan hakem listesinde yer alanlar arasından veya bu liste dışından tarafların ittifakıyla seçilir. Hakem, tarafların ittifakıyla seçilemez ise oda yönetim kurulu tarafından meclisçe onaylanan hakem listesinden seçilir.

Tahkime başvurma ve itiraz

Tahkime gitmek isteyen taraf, bir dilekçeyle doğrudan veya şubeler vasıtasıyla odaya müracaat eder. Bu dilekçeye, tarafların veya vekillerinin isim ve adresleri, ihtilafın konusu, davacının talebi ve dayandığı hukuki sebepler ile delilleri yazılır ve tahkim şartı veya sözleşmesi eklenir.

Başvuru üzerine, taraflar arasında 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu hükümlerine göre geçerli bir tahkim şartı veya sözleşmesinin mevcut olup olmadığı oda genel sekreteri veya görevlendireceği personel tarafından araştırılır. Araştırma sonucunda, tahkim isteğinin geçerli ve haklı bir sebebe dayanmakta olduğu tespit edilirse, durum davalıya tebliğ edilir. Bu tebligatta, davalının tebellüğ tarihinden itibaren yedi gün içinde yetkili mahkemeye başvurarak anlaşmazlığın tahkim yoluyla çözümüne itirazda bulunabileceği belirtilir.

Davalının süresinde yetkili mahkemeye başvurarak anlaşmazlığın tahkim yoluyla çözümüne itiraz etmemesi halinde oda, taraflara meclisçe onaylanan hakem listesinin birer örneğini gönderir ve tebellüğ tarihinden itibaren en geç yedi gün içinde hakemlerini seçerek odaya bildirmelerini ister. Bu süre zarfında meclisçe onaylanan hakem listesinden veya bu liste dışından seçilen hakem veya hakemler odaya bildirilmez ise bu hakem veya hakemler yönetim kurulu tarafından meclisçe onaylanan hakem listesinden seçilir.

Davalının süresinde yetkili mahkemeye başvurarak itiraz etmesi halinde oda, taraflar arasındaki anlaşmazlığın odanın hakemliğiyle çözümlenip çözümlenmeyeceği hususunda yetkili mahkeme tarafından seri yargılama usulüne göre alınacak kararı bekler ve bu karara göre hareket eder.

Mahkeme tarafından verilen karar anlaşmazlığın tahkim yoluyla çözümüne ilişkin ise bu maddenin üçüncü fıkrasına göre işlem yapılır. Mahkeme tarafından verilen karar anlaşmazlığın tahkim yoluyla çözümlenemeyeceğine ilişkin ise davacının dilekçesi reddedilir.