Evrak Kayıt Yönergesi

Kapsam

(1) Bu Yönerge hükümleri Bakanlık merkez teşkilâtını kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 9/1/1985 tarihli ve 3146 sayılı Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 22 nci ve 34 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Bakanlık: Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığını,

b) Birim: 3146 sayılı Kanunda belirtilen hizmet birimleri ile yönetmelik veya onay ile devamlı ya da geçici olarak kurulan kurul veya komisyonları,

c) Arşiv: Bakanlık merkez teşkilâtının gördüğü hizmet ve yaptığı işler sonucu üretilen, meydana gelen, toplanan, biriken sicil ve belgelerin kullanıma hazır vaziyette muhafaza olunduğu birim ve yerleri,

ç) Arşiv belgesi: Arşive kaldırılması gerekli evrak, dosya, defter, yazılmış, resmedilmiş, basılmış, kayıt bandına veya filme alınmış belge ve benzeri materyali,

d) Birim arşivi: Bakanlık Merkez teşkilatının görev ve faaliyetleri sonucunda kendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

e) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

f) Değerli evrak: Kendileri veya ekleri para, pul, çeşitli bono, tahvil gibi paraya çevrilebilen değerler, teminat ve ihale teklif mektupları, koli ve para ihbarnameleri olan veya bu ve benzeri nitelikleri taşıyan evrakı,

g) Dilekçe: Kişilerin kendileri veya kamu ile ilgili olarak tek başlarına veya topluca ilettikleri talep ve şikâyetleri ihtiva eden kâğıtları,

ğ) Evrak: Bakanlığın gördüğü hizmetler, yaptığı haberleşme ve işlemler sırasında veya sonucunda, kamu kuruluşları, gerçek ve özel yahut tüzel kişiler ile ilgili olarak üretilen her türlü yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, basılmış, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,

h) Gizli evrak: Kapsadığı konunun yetkisiz kişilerce açıklanması sakıncalı görülen, İzinsiz açıklanması Bakanlığı zor durumda bırakabilecek, prestij ve yararlarını ciddi şekilde zedeleyebilecek, yerli ve yabancı kişi ve kuruluşlara yarar sağlayabilecek olan evrakı,

ı) Çok gizli evrak: İzinsiz açıklanması millî yararlara halel getirebilecek ve Devletin birliğinin ve bütünlüğünün zarara uğramasına yol açabilecek olan evrakı,

i) Özel evrak: İzinsiz açıklanması herhangi bir kimsenin zarar görmesine yahut yarar sağlamasına yol açabilecek olan evrakı,

j) Hizmete özel evrak: Çok gizli, gizli ve özel deyimleri ile korunması gerekmeyen, fakat öğrenmeleri gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine lüzum olmayan evrakı,

k) İvedilik dereceli evrak: Birimlerde acele veya süreli olarak işlem görmesi, gereken evrakı,

aa) Çok ivedi evrak: Kapsam bakımından derhal ve hiç bekletilmeksizin muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı,

ab) İvedi evrak: Kapsam bakımından süratle muhatabı olan birime veya görevliye teslimi gereken evrakı,

ac) Günlü evrak: Belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap vermeyi veya iletilmeyi gerektiren evrakı,

l) Kişi adına gelen evrak: Resmî konuyu kapsamakla birlikte, Bakan, Müsteşar veya Müsteşar Yardımcıları ile birimlerde görevli kişiler adına özel mektup şeklinde gönderilen evrakı,

m) Kişiye özel evrak: Üzerine bu kayıt veya işareti taşıyan ve hitap ettiği birimin yöneticisi tarafından görülmesi gereken evrakı,

n) Koli: Basılı kâğıdın veya evrakın posta kurallarına göre paketlenmiş, toparlanmış veya kutulanmış şeklini,

o) Kurum arşivi: Bakanlık merkez teşkilâtı içinde bulunan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreyle saklanmasına mahsus merkezî arşivleri,

ö) Merkez Birimleri: Bakanlığın ana hizmet birimleri ile danışma, denetim birimleri ve yardımcı birimlerini,

p) Önemli evrak: Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğinden, TBMM’nden ve Komisyonlarından, Başbakanlık ve Genel Kurmay Başkanlığı’ndan gelen evraktan; Bakanlık görüşünün bildirilmesi, bir şikâyeti, Bakanlıkların aldıkları karar ve tedbirleri, Bakanlıklardan gelen kanun tasarı ve teklifleri ile tüzük ve yönetmelik tasarıları, her türlü adli tebligat dava dilekçeleri, mahkeme kararları, haciz ihbarnameleri, hak ediş raporları gibi gecikme ve kaybolmaları halinde Bakanlığı zor duruma düşürecek veya zarara sokabilecek olan evrakı,