203 Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönergesi

Olurlarınıza arz ederim.

AİLE VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

(1) Bu Yönergenin amacı, Bakanlığımız merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatında üretilen belgelerden arşiv belgesi haline gelebilecek olanların muhafaza şeklini, saklama süresi ile arşiv süresini göstermek, herhangi bir sebeple kayba uğramasını önlemek, gerekli şartlar altında korunmalarını sağlamak, saklama ve arşiv ömrünü tamamlamış belgelerin ayıklanarak imha edilmesine dair usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

(1) Bu yönerge Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatını kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 18/10/ 2019 tarih ve 30922 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 33’ üncü madde hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu yönergede geçen;

a) Arşiv: Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek ve tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,

b) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,

c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belgeyi,

ç) Ayıklama: Arşiv belgesi bir değere sahip olduğu hâlde, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv belgesi vasfını kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,

d) Bakanlık: Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığını,

e) Başkanlık: Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığını,

f) Belge: Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,

g) Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim klasör/dosya ile tüm belgelerin genelden özele doğru bütününü,

ğ) Belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transfer işlemlerini kurumu veya birimi adına yönetmek üzere merkez teşkilatı birimleri ve il müdürlüklerinde görevlendirilen kişiyi,

h) Belge yönetimi: Belgelerin üretiminden itibaren belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme, düzenleme, hizmete sunma ve ayıklama faaliyetlerinin tümünü,

ı) Birim arşivi: Bakanlığımız hizmet birimlerinde yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin hizmetleri neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemiş aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili birimlerince belirli bir süre saklandığı arşivi; Bu arşivler Bakanlık merkez teşkilatı birimleri ve taşra teşkilatındaki İl Müdürlüğüne bağlı kuruluşlar bünyesinde kurulduğunu,

i) Değerlendirme: Belgelerin; idari, yasal, mali, tarihi ve oluşturma süreçlerindeki araştırma durumları dikkate alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler tarafından karar verilmesi işlemini,

j) Dijhalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,

k) Dosya: Bir konu, olay, faaliyet ve vaka ile alakalı evrak bütünlüğünü,

l) Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin hangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, sayısal, alfa-nümerik tanımlamayı,

m) Dosya planı: Belgelerin etkin bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi, depolanabilmesi ve erişimi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfa-nümerik ve benzeri simge türlerine göre adlandırılan sınıflamayı,