113692603 KKTC ile İmzalanan Güvenli E-Posta Protokolü Hakkında 12.03.2025 Tarihli ve 113692603 Sayılı Genel Yazı

Protokolün (Ek 1) yürürlüğe girmesiyle birlikte; işlemlerin hızlandırılması, fiziki postada meydana gelen gecikmelerin önlenmesi, fiziki posta masraflarının ortadan kaldırılması, belge alışverişinin güvenli bir şekilde yapılması ve belgelerin elektronik arşivde saklanması hedeflenmektedir.

01.05.2025 tarihinden geçerli olmak üzere Protokol kapsamında sosyal güvenlik il müdürlükleri/sosyal güvenlik merkezlerimizce (SGİM/SGM) yapılacak işlemler aşağıda açıklanmıştır:

1) Formüler/Yazıların Hazırlanması:

Türkiye Cumhuriyeti ile Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Arasında Sosyal Güvenlik Anlaşmasının emeklilik ve sağlık uygulamalarında kullanılan formüler, Portable Document Format (PDF) dosyası şeklinde yeniden düzenlenerek bilgisayar ortamında doldurulacak hale getirilmiştir. Formülere doldurulmasını kolaylaştırmak ve yanlış doldurulmasını önlemek adına gerekli kontroller konularak; örneğin “Evet” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılacak alanların açılması, “Hayır” seçeneği işaretlendiğinde veri girişi yapılmaması gereken alanların kapanması ve aynı anda hem “Evet” hem de “Hayır” seçeneğinin işaretlenmemesi sağlanmıştır. Ayrıca, formülerde işaretlenmek istenen kutucuk tıklandığında otomatik olarak işaretlenmesi sağlanmıştır.

Protokol kapsamında güvenli e-posta yoluyla gönderimi yapılacak formülerin listesi, “Ek 2-Güvenli E-Posta Yoluyla Gönderimi Yapılacak Formüler Listesi”nde yer almakta olup, söz konusu formülere Kurumun intranet sayfasındaki “Kurumsal > Dokümanlar > Yurtdışı > Formülerler” bölümünde yer alan “Türkiye-K.K.T.C. Sosyal Güvenlik Sözleşmesinde Kullanılan Formülerler” kısmından ulaşılabilecektir.

Yukarıda belirtilen adreste yer alan formüler haricinde, K.K.T.C. Sosyal Sigortalar Dairesi Müdürlüğü’ne başkaca bir yöntemle veya usulle hazırlanan formüler gönderilmeyecektir. Söz konusu formülerin doldurulmasını kolaylaştırmak için zaman zaman güncelleme yapılmaktadır. Eski versiyonuyla çalışılmasını önleme adına, formülerin bilgisayara kaydedilip sürekli kaydedilen nüshaların kullanılmaması, ihtiyaç duyulduğunda her seferinde yukarıda belirtilen adresten temin edilmesi gerekmektedir.

Formülerin, bilgisayar ortamında doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Mükerrer yazışmaya ve gereksiz iş yüküne meydan vermeme adına, formülerde doldurulması gereken alanlar kesinlikle boş bırakılmayacaktır.

İki ülke irtibat kurumları arasında kullanılacak her türlü formüler/yazı ve eki belgeler, usulüne uygun bir şekilde düzenlendikten sonra, bir bütün halinde tüm sayfalarıyla birlikte tarayıcıdan geçirilecek ve PDF formatında bilgisayara kaydedilecektir. PDF haricinde bir dosya uzantısı kesinlikle kullanılmayacaktır. Tarayıcıdan geçirilip PDF formatında bilgisayara kaydedilen formüler/yazı ve eki belgelerin okunaklı ve anlaşılabilir olması için tarama işlemine özen gösterilecek, tarama işlemi uygun kalite/çözünürlükte yapılacaktır.

Formüler, bilgisayar ortamında düzenlendikten sonra yazıcı çıktısı alınarak ıslak imza ile imzalanacak, “Ek 4-Güvenli E-Posta Yöntemiyle Gönderilen/Alınan Belgelerin EBYS'ye Kayıt Edilmesi ve ATS'de Görüntülenmesine İlişkin Kılavuz”da belirtilen usullere uygun bir şekilde EBYS programından içeriksiz evrak olarak tarih/sayı alınacaktır. Alınan tarih/sayı ilgili formülerin üzerine elle yazılacak ve akabinde hazırlanan formüler herhangi bir üst yazıya gerek olmaksızın ilgili K.K.T.C. irtibat kurumuna aşağıda belirtildiği şekilde güvenli e-posta yoluyla gönderilecektir.