2015/03 2015/03 Sayılı Genelge

1. Genel Esaslar

a) Geçici görevlendirme, hizmet odaklı, tasarruf tedbirlerine riayet edilmek suretiyle yapılacaktır.

b) Sözleşme veya proje kapsamında yapılacak geçici görevlendirmelerde;

• Görevin hangi proje veya sözleşme kapsamında yapıldığı,

• Proje sözleşmesi imzalanmış ise ilgili sözleşmenin görevlendirmeye dayanak oluşturan hükümleri(maddeleri),

• Görevin amaç ve kapsam bilgisi,

• Görevden beklenen faydalar,

• Görevden beklentiler,

• Görev proje kapsamında bir toplantı ise toplantının gündemi,

• Görevlendirilen personelin ayrı ayrı görevlendirilme gerekçeleri,

• Konferans veya fuar ise bunların Müsteşarlığımızda yürütülen faaliyetler ve projeler için önemi, vb.

• Göreve katılacak personelin kurumu/birimi, adı, soyadı ve unvanı,

• Göreve gidilecek ülke ve şehir ile görev tarihleri (yol dahil),

“Görev Bilgi Notu” (Ek-1) açıkça eksiksiz yazılacaktır.

c) Görevlendirme sözleşme veya proje kapsamında değil ise;

Konferans, seminer, sempozyum, eğitim ve/veya NATO gibi uluslararası organizasyon toplantılarına katılım sağlamak amacıyla yapılacak taleplerde;

• Resmi ve Kurumsal davetler üzerine gerçekleştirilecek bir ziyaret ise alman davetin yazılı bilgisi,

• Görevin amaç ve kapsam bilgisi

• Görevden beklenen faydalar,

• Görevden beklentiler,

• İhracat Ziyareti, Yabancı Makam Ziyareti, Konferans veya fuar ise bunların Müsteşarlığımızda yürütülen faaliyetler ve projeler için önemi, vb.

• Göreve katılacak personelin kurumu/birimi, adı, soyadı ve unvanı,

• Göreve gidilecek ülke ve şehir ile görev tarihleri(yol dahil),

• Konferans, seminer, sempozyum,(katılım ücreti ödenmeksizin) eğitim kapsamındaki talepler, yıllık eğitim kurulu kararı çerçevesinde yapılacaktır.

“Görev Bilgi Notu”nda (Ek-1) açıkça yazılacaktır.

d) Hizmetin gereği yapılan Yurtdışı geçici görevlendirmelerde, görev dönüş tarihinden itibaren 30 gün içerisinde hazırlanacak “Görev Sonuç Raporu”nu (Ek-2) görevlendirilen personel, bağlı bulunduğu birim amirine/Müsteşar Yardımcısına verecektir. Müsteşar Yardımcısı gerek görmesi halinde Müsteşarlık Portalinde yayımlatabilecektir.

e) Konferans, seminer, sempozyum, çalıştay ve eğitim amacıyla görevlendirilen personel, görev dönüş tarihinden itibaren 30 gün içerisinde hazırlanacağı “Eğitim Sonuç Raporu”nu (Ek-3) Müsteşarlık Portalinde yayımlayacaktır. Yöneticiler veya Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığınca “Eğitim Sonuç Raporu”nda belirtilen hususlarla ilgili olarak İlgili personele Müsteşarlık çalışanlarına “Kurumsal Bilgi Paylaşım Günleri” programı kapsamında sunum yaptırılabilecektir.

2. Yurtiçi geçici görevlendirme işlemleri, görevlendirmeyi yapacak birimin amirinin teklifi bağlı bulunduğu Müsteşar Yardımcısı ve/veya Müsteşar Olur’u ile gerçekleştirilecektir.

3. Yurtdışı geçici görevlendirme işlemleri, görevlendirmeyi yapacak birimin amirinin teklifi bağlı bulunduğu Müsteşar Yardımcısı uygun görüşü ve Müsteşar Olur’u ile gerçekleştirilecektir.

4. Aynı görev için birden fazla birimden personel görevlendirilmesi halinde görevlendirmeyi yapacak birim amirinin teklifi, personelin görev yaptığı birimin birim amirinin koordinesini almak suretiyle işlem başlatılacaktır.

5. Konferans, seminer, sempozyum, çalıştay, eğitim gibi amaçlarla yapılacak görevlendirmeler hariç olmak üzere yapılacak görevlendirme olurları ilgili birimin teklifi ve yetkili makamın(2 ve 3 üncü maddede belirtilen amirler) onayı ile sağlanacaktır.

6. Konferans, seminer, sempozyum, çalıştay, eğitim gibi amaçlarla yapılacak görevlendirme işlemleri Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı’nca yapılacak olup, bu amaçla yapılacak talepler birimin bağlı bulunduğu Müsteşar Yardımcılığı'ndan, Kurumsal Yönetim Hizmetleri Müsteşar Yardımcılığı’na gönderilecektir. Ancak Müsteşarlık Makamına bağlı olan birimler taleplerini, Kurumsal Yönetim Hizmetleri Müsteşar Yardımcılığı’na göndereceklerdir.

7. Yetkili makamlarca onaylanan yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirme olurları görevlendirilen personelin harcırah işlemlerine esas olmak üzere, Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı’na dahili yazı ekinde EDASYS sistemi üzerinden gönderilecektir.

8. Yurtiçi ve Yurtdışı geçici görevlendirme olurları aksine bir durum bulunmadıkça (Ek-4), forma göre hazırlanacak ve Görev Bilgi Notu(Ek-l) eklenecektir.

9. Yurtiçi ve Yurtdışı geçici görevlendirme Olurlarında bütçe; Kurum personeli için “Müsteşarlık Bütçesi”, Kurum dışı personel için ise “Savunma Sanayii Destekleme Fonu” ifadesi yazılmak suretiyle hazırlanacaktır.