2024/3 Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığının 06/05/2024 Tarihli ve 2024/3 Sayılı Genelgesi

Bununla birlikte, elektronik ortamda bakanlığımızın belirlendiği sistemler üzerinde veri girişlerinin eksik veya hatalı yapılması, veri girişlerinin takip ve denetimine öncelik verilmemesi ve uygulamanın bazı ihtiyaçları karşılayamaması gibi nedenlerle istenilen hassasiyet ve doğrulukta kuruluş kapasite yönetimi yapılamadığı tespit edilmiştir.

Bu tür olumsuzlukların önlenmesi için Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü (BTGM) tarafından;

- Veri giriş ve takibini kolaylaştırmak için ilgili ekranlarda kullanım kolaylığı artırılmış ve hatalı girişler engellenmiştir.

- Farklı türde kuruluşlara ziyaretler gerçekleştirilerek detaylı incelemeler yapılmış ve kullanım esnasında yaşanabilecek durumlar analiz edilerek "Kuruluş Kapasite Yönetimi Kılavuzu" oluşturulmuştur.

- e-kilavuz.aile.gov.tr adresi üzerinde uygulamaların kullanımlarına ilişkin güncel yardım ekranlarına ve yardım kılavuz dokümanlarına erişim portali oluşturulmuştur.

Bu doğrultuda, ilgili kuruluş çalışanları ve üst yöneticileri ile ilgili Bakanlık personelince bu süreçte yaşanan sorunların ortadan kaldırılmasına yönelik olarak yapılacak çalışma ve faaliyetlerin aşağıdaki usul ve esaslara göre yürütülmesi gerekmektedir:

1. Kullanılacak Uygulama: Kuruluşlarca sunulan hizmetler ile hizmet alanlara ilişkin verilerin takibi ve yönetimi amacıyla Aile Bilgi Sistemi(ABS) kullanılacaktır. Hizmet sunumunda hiçbir surette bakanlığımızın belirlediği sistem dışında farklı bir uygulama veya Kuruluş Kapasite Yönetimi Kılavuzu ’nda belirtilenler haricinde belge, doküman, form veya dosya kullanılmaz.

2. Veri Girişi: Kuruluşlarca sunulan hizmetler ile hizmet alanlara ilişkin verilerin takibi ve yönetimi için faydalanıcı giriş - çıkış hareketleri başta olmak üzere tüm kuruluş kapasite bilgilerinin anlık olarak ve eksiksiz bir şekilde bakanlığımızın belirlediği sisteme girilmesi sağlanır.

3. Veri Giriş Sıklığı: Kuruluş kapasitelerine (yatak sayısı, sunulan hizmet çeşitlerinin değişmesi vb.) ilişkin verilerde değişiklikler meydana geldiğinde, anlık olarak ve eksiksiz bir şekilde bakanlığımızın belirlediği sisteme veri girişi yapılması sağlanır.

4. Zorunlu Hallerde Veri Girişi: Zorunluluk halinde, anlık veri girişi yapılamayan durum ve işlemlere ilişkin verilerin en geç bir sonraki iş günü saat 09:00'a kadar bakanlığımızın belirlediği sisteme girilmesi sağlanır.

5. Kuruluş Kapasite Yönetimi Kılavuzu: Kuruluşlarca sunulan hizmetler ile hizmet alanlara ilişkin verilerin takibi ve yönetimi süreç ve işlemleri ‘Kuruluş Kapasite Yönetimi Kılavuzu'na uygun olarak gerçekleştirilecektir. Bu Genelge ve Kılavuza ilişkin eğitimler Eğitim ve Yayın Dairesi Başkanlığı koordinasyonunda BTGM, ilgili Genel Müdürlükler ve İl Müdürlüklerince birlikte gerçekleştirilir.

6. Kontrol ve Denetim: Kuruluş yöneticileri, İl Müdürlüğü ve ilgili Genel Müdürlük, veri girişlerinin düzenli ve doğru şekilde yapıldığını düzenli ve etkin bir şekilde kontrol etmek ve olumsuzlukların ortadan kaldırılması için gerekli idari tedbirleri almakla yükümlüdür.

7. Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı Görevleri: Rehberlik ve Teftiş Başkanlığınca yapılacak genel teftişlerde bu Genelge hükümlerinin uygulanması ve alman tedbirler re’sen denetlenir. Genelge hükümlerine aykırı işlem ve olumsuz durumların tespiti halinde, ilgililer hakkında inceleme ve soruşturma yapılması için gerekli işlemler başlatılır.

8. Rücu: Kasıt, hata veya ihmal neticesinde kamu zararı oluşması halinde, Hazine tarafından ödenen tutar, kusuru oranında ilgili personele rücu edilir.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.