128/1 Arşiv Hizmetleri Hakkında Genelge

Bu itibarla;

1- Arşivlerin teşkili;

A. Ünite arşivleri: Bakanlık Merkez Teşkilatı birimlerinde bulunan şube müdürlüklerinin, Cumhuriyet başsavcılıklarının, mahkemelerin, adlî ve idarî yargı adalet komisyonlarının, ceza infaz kurumları ve tutukevlerinin, denetimli serbestlik şube müdürlüklerinin, ceza infaz kurumları personel eğitim merkezlerinin, icra ve iflas müdürlüklerinin faaliyetleri sonucu oluşan ve aktif olarak işi biten dosya, evrak ve defterler ile tüm dokümanların düzenli bir şekilde yerleştirildiği evrak dolabı veya raflarla donatılmış yerlerdir.

B. Birim arşivleri: Ünite arşivlerinde bekleme süresi dolan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı yerlerdir. Bu arşivler, Bakanlık Merkez Teşkilatı birimlerinde, Cumhuriyet başsavcılıklarında, bölge idare mahkemelerinde, ceza infaz kurumları personel eğitim merkezlerinde, müdürlük teşkilatı olan ceza infaz kurumları ve tutukevlerinde kurulur. Cumhuriyet başsavcılığı, bölge idare mahkemesi ve taşradaki birim arşivleri kurum arşivi gibi çalışır.

C. Kurum arşivi: Bakanlık merkezindeki birimlerin günlük iş akışı içerisinde kullanmadığı ve aynı zamanda Merkez birim arşivlerinde bekleme süresini dolduran malzemenin saklandığı yerdir.

2- Merkez Teşkilatı ve ceza infaz kurumları personel eğitim merkezlerinin birim arşivlerinde şube müdürü, Cumhuriyet başsavcılıkları ile bölge idare mahkemelerinin birim arşivlerinde müdür, müdürlük teşkilatı olan ceza ve tutukevleri birim arşivlerinde ise ikinci müdür birim arşiv sorumlusu olarak görevlendirilir.

3- Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, merkezde birim amirlerinin, Cumhuriyet başsavcılıkları, mahkemeler ve taşra teşkilatında ise ünite amirlerinin gözetim ve sorumluluğunda, tüm ilgili ünite personeli tarafından işbirliği içinde gözden geçirilerek işlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde ayırıma tabi tutulur. Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili ünite personeli ile birim arşivi sorumlusu tarafından müştereken uygunluk kontrolünden geçirilir ve arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyleri ile birim arşivine devredilir.

Merkezdeki birim arşivinde saklama süresini tamamlayan arşivlik malzeme de, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte kurum arşivine devredilir.

4- Arşiv ayıklama ve imha komisyonlarının oluşumu;

A. Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu, İdarî ve Malî İşler Dairesi Başkanlığı Kurum Arşivi Şube Müdürünün başkanlığında, bu müdürlükte görevli iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek Merkez Teşkilatı ilgili biriminin birim arşiv sorumlusu ve bu birimin bir memurundan oluşur ve işlemler İdarî ve Malî İşler Dairesi Başkanlığının gözetim, denetim ve sorumluluğunda yürütülür.

B. Birim arşivi ayıklama ve imha komisyonları,

a) Cumhuriyet başsavcılıklarının evrakı ile ilgili olarak; Cumhuriyet başsavcısı veya görevlendireceği Cumhuriyet başsavcı vekilinin başkanlığında, bir Cumhuriyet savcısı, Cumhuriyet başsavcılığı birim arşivi sorumlusu ile savcılık yazı işleri müdürü ve kâtibinden,

b) Mahkemelerin evrakı ile ilgili olarak; Cumhuriyet başsavcısı veya görevlendireceği Cumhuriyet başsavcı vekilinin başkanlığında, Cumhuriyet başsavcılığı birim arşivi sorumlusu, mahkeme hâkimi, heyet halinde çalışan mahkemelerde ise başkan veya görevlendireceği bir üye ile mahkemenin yazı işleri müdürü ve kâtibinden,

c) Adlî yargı adalet komisyonlarının evrakı ile ilgili olarak; Cumhuriyet başsavcısı veya görevlendireceği Cumhuriyet başsavcı vekilinin başkanlığında, Cumhuriyet başsavcılığı birim arşivi sorumlusu, komisyon başkanı veya görevlendireceği komisyon üyesi hâkim ile komisyon yazı işleri müdürü ve kâtibinden,

ç) İcra ve iflas müdürlüklerinin evrakı ile ilgili olarak; Cumhuriyet başsavcısı veya görevlendireceği Cumhuriyet başsavcı vekilinin başkanlığında, Cumhuriyet başsavcılığı birim arşivi sorumlusu, icra hâkimi ile icra müdürü ve kâtibinden,

d) Denetimli serbestlik şube müdürlüklerinin evrakı ile ilgili olarak; Cumhuriyet başsavcısı veya görevlendireceği Cumhuriyet başsavcı vekilinin başkanlığında, Cumhuriyet başsavcılığı birim arşivi sorumlusu, denetimli serbestlikle ilgili Cumhuriyet savcısı ile şube müdürü ve bir memurdan,