2013/10 Arşiv Hizmetlerine İlişkin Genelge

Bu İtibarla;

1 - Arşivlerin oluşumu;

a) Alt birim arşivleri: Bakanlık Merkez Teşkilatı birimlerinde bulunan daire başkanlıkları ve şube müdürlükleri ile Bakanlık Taşra Teşkilatı birimlerinde bulunan şube müdürlükleri, taşınır kayıt ve konsolide birimi, satın alma birimi, sosyal servis gibi alt birimlerin faaliyetleri sonucu oluşan, işlemi devam eden veya işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan dosya, evrak ve defterler ile tüm dokümanların düzenli bir şekilde yerleştirildiği evrak dolabı veya raflarla donatılmış yerlerdir.

b) Birim arşivleri: Alt birim arşivlerinde bekleme süresi dolan, işlemi tamamlanan ve elde bulundurulmasına gerek olmayan arşivlik malzemenin devredildiği ve belirli bir süre saklandığı yerlerdir. Arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır, Bu arşivler Bakanlık Merkez Teşkilatı birimlerinde, Bakanlık Taşra Teşkilatında, İl/İlçe Müdürlükleri ile kuruluşlar bünyesinde kurulur. Taşradaki birim arşivleri kurum arşivi gibi çalışır.

c) Kurum arşivi: Bakanlık Merkez Teşkilatındaki birimlerin günlük iş akışı içerisinde kullanmadığı ve aynı zamanda merkez birim arşivlerinde bekleme süresini dolduran arşiv ve arşivlik malzemenin saklandığı yerdir. Arşiv malzemesinin kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri ise 10-14 yıldır.

2- Arşiv depoları;

a) Yangına neden olabilecek unsurlardan uzak olmalı, su baskınına açık mahallerde bulunmamalıdır.

b) Merkezi bir yerde bulunmalı, çalışma yerleri İle iç içe olmamalıdır.

c) Fazla ve devamlı güneş ışığı arşiv malzemesini tahrip edeceğinden, depolar ve depolardaki belgeler güneş ışığından korunmalı, depolarda pencere bulunmamalıdır.

ç) Arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması, sıcaklık ve nem derecesinin tespit edilmesi ve arşiv belgelerinin, neme, mantarlara, küfe ve sıcaklığa karşı korunması için gerekli iklimleme sistemi kurulmalıdır.

d) Raflar ahşaptan yapılmamalı, paslanmaz çelikten yapılmalı, siyah sacdan yapılması halinde pasa, manyetik etkileşmeğe ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır.

c) Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalı, raflar arası genişlik 70 cm-80 cm, geliş gidiş aralıktan ise 100 cm-120 cm arasında olmalıdır.

f) Her raf güzü uzunluğu 110 cm-120 cm, derinliği 30 cm, yüksekliği 40 cm olmalı, en alt raf tableti ile zemin orasında 15 cm mesafe bulunmalıdır.

3- Arşiv sorumluları;

a) Kurum arşiv sorumlusu: Bakanlık evrak ve arşiv işlerinden sorumlu şube müdürü veya bilgi ve belge yönetimi ile arşivcilik metot ve teknikleri ve arşiv uygulamaları konusunda bilgi ve tecrübe sahibi en az şef kadrosunda bulunan bir personel kurum arşiv sorumlusu olarak görevlendirilebilir.

b) Birim arşiv sorumlusu: Her birim, birimindeki arşiv çalışmalarının devamlılığı ve ilgili mevzuat doğrultusunda yürütülmesi için belge yönetimi ve idari iş ve işlemler konusunda tecrübe sahibi tercihen yönetici veya yöneticilik yapmış bir personeli birim arşiv sorumlusu Olarak, yeterli sayıda personeli ise yardımcı arşiv elemanı olarak görevlendirir. Birim arşivlerinde görevli birim arşiv sorumlusu ile yardımcı arşiv elemanlarının isim, unvan, tahsil durumu ve sorumluluk alanlarının belirtildiği ayrıntılı bilgi Bakanlık Kurum Arşivine bildirilir. Sorumlu personelin değişmesi halinde değişiklik bir ay içinde kurum arşivine iletilir.

4- Standart dosya planına göre asli düzenin oluşabilmesi için arşivlik malzemenin dosyalanması;

Evrak, standart dosya planı esaslarına göre dosyalara ve klasörlere yerleştirilir. Konu ve işlem itibariyle aynı evrak aynı dosya veya klasöre konulur. Dosya ve klasör içinde yerleştirme eski tarihten yeni tarihe göre olur. Dosya gömlekleri üzerine aidiyeti, konu kodu, konusu, dosyasının numarası gibi bilgiler işlenir.

Klasörlerin sırtı etiketinde sırasıyla;

a) Kurum adı,

b) Birim kodu,

c) Standart dosya planına göre verilen konu kodu,

ç) Konu kodunu tamamlayıcı isim veya ifade, sicil dosyalarında sicil ve emekli sicil numarası,

d) Klasör içindeki evrakın işlem yılı veya yıl grupları,

e) Özel kod alanı,

f) Klasör sıra numarası,

bilgileri yer alır,

5- Devir işlemleri;

a) Her yılın ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, alt birimler tarafından her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş bir şekilde birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen ay içerisinde devri ilgili alt birimler arasında önceden belirlenecek bir sıra ile yapılır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince alt birimler arasında mutabakat sağlanır. Teslim alınan malzeme asli düzen ve aidiyeti korunacak şekilde birim arşivine yerleştirilir.