2024/336 E-Fatura Hakkında Genelge

Teşekkülümüz tarafından düzenlenen ve Teşekkülümüz adına düzenlenecek E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-İrsaliye Faturası ile ilgili olarak;

1- Teşekkülümüz adına düzenlenen ve gönderilen e-faturalar T.C. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi tarafından, elektronik ortamda Teşekkülümüzün Kurumsal Kaynak Planlama muhasebe modülüne (KKP) gelmekte ve Mali İşler ve Finans Yönetimi Dairesi Başkanlığı tarafından ilgili ünitelere dağıtımı yapılmaktadır.

2- Mali İşler ve Finans Yönetimi Dairesi Başkanlığı tarafından e-faturaların dağıtımı merkez teşkilatına Elektronik Belge Yönetim Sistemi (Belgenet) üzerinden resmi yazı ile, taşra teşkilatına ise Kurumsal Kaynak Planlama Muhasebe Modülündeki e-fatura sistemi üzerinden gönderilmektedir. Merkez teşkilatında Belgenet programı üzerinden yazı ekinde gönderilen e-faturalar gerekli inceleme, kontrol ilgili birim tarafından yapılarak ödemeye esas belgeler eklenerek muhasebe ve ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için yasal süresi içerisinde Mali İşler ve Finans Yönetimi Dairesi Başkanlığına tekrar gönderilmesi gerekmektedir. Taşra teşkilatında ise ilgili satın alma ve kabul birimlerine gönderilen e-faturalar gerekli inceleme, kontrolü yapılarak ödemeye esas belgeler eklenerek muhasebe ve ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için yasal süresi içerisinde muhasebe şefliğine tekrar gönderilmesi gerekmektedir.

3- Teşekkülümüz adına düzenlenen e-faturalar mutlaka elektronik ortamda GİB sistemi üzerinden gönderilmesi gerekmektedir. E-faturaların kağıt çıktısı, e-posta ile gönderilmesi, "Aslı Gibidir" yazılması vs. geçersiz olduğundan e-fatura sistemine düşmeyen ve merkezde ilgili Başkanlıklara yazıyla veya taşra teşkilatına e-fatura sisteminden gönderilmeyen e-faturalarla ilgili kesinlikle tahakkuk ve muhasebe işlemi yapılmamalıdır.

4- E-fatura kapsamına girmeyen mükellefler tarafından Şirketimiz adına düzenlenen e-arşiv faturalar, ilgili merkez ve taşra teşkilatı personeli tarafından 213 sayılı Vergi Usul Kanunu 509 seri no.lu Genel Tebliği gereği firmadan ıslak imzalı ve kaşeli olarak fiziki ya da e-posta ile teslim alması ve e-arşiv faturayı kabul birimlerince gerekli hak ediş kabul ve diğer belgeleri eklenerek muhasebe servislerine gönderilmesi ve işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

5- Teşekkülümüz adına düzenlenecek olan e-faturalarla ilgili olarak, Mali İşler ve Finans yönetimi Dairesi Başkanlığı tarafından KKP e-fatura dağıtım modülü üzerinden taşra teşkilatına dağıtımının sistem üzerinden otomatik olarak doğru ve süresi içerisinde yapılabilmesi için mal ve hizmeti satın alan birim ile mubayaacılar tarafından, genelge ekinde yer alan "İşletme Kodlarının" e-fatura açıklama/not bölümüne mutlaka yazdırılması gerekmektedir.

6- 213 sayılı VUK 'un 231/5. maddesinde faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenleneceği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağı hüküm altına alınmıştır. Madde hükmünde yer alan "azami" ifadesi ile, faturanın mutlaka bu süre içerisinde düzenlenmesi gerektiği ifade edilmektedir. Bu süreyi aşan faturalar yok hükmündedir. Bu sebeple Teşekkülümüz tarafından yapılan mal ve hizmet satışı sonrası düzenlenmesi gereken faturaya esas olan işlemin gerçekleşmesine müteakip yasal süreyi aşmayacak şekilde Belgenet programı üzerinden fatura talep formu oluşturulması, varsa ek belgeler forma eklenmesi ve elektronik imza ile imzalanarak muhasebe birimlerine fatura düzenlenmek üzere gönderilmesi gerekmektedir.

7- Yükleniciler tarafından Teşekkülümüze düzenlenen e-fatura, e-arşiv fatura, e-serbest meslek makbuzu vb. belgelerde bulunan vergilerin yasal süresinde herhangi bir cezaya maruz kalmadan beyan edilebilmesi için en geç belge tarihini izleyen ayın 20'sine kadar mutlaka muhasebe birimlerine ulaştırılması gerekmektedir.

8- Teşekkülümüz Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No:509) gereği e-İrsaliye düzenlemek ve almakla mükellef kılınmıştır. E-irsaliye düzenlenmesi durumu olduğunda merkez teşkilatında Mali İşler ve Finans Yönetimi Dairesi Başkanlığına, taşra teşkilatında ise muhasebe servislerine Belgenet programı üzerinden yazıyla bildirilmesi neticesinde özel entegratör sistemi üzerinden e-İrsaliye düzenlenecektir. Teşekkülümüze düzenlenen ve entegratör sistemine düşen e-İrsaliyelerin ilgili birimlere dağıtımı ise merkez Teşkilatında Mali İşler ve Finans Yönetimi Dairesi Başkanlığı tarafından, taşra teşkilatında muhasebe servisleri tarafından gerçekleştirilecektir.