2020/2 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Genelgesi

13.03.2020 tarihinden itibaren mevcut Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) yeni evrak hazırlama, havale ve imzalama işlemleri Teknoloji Dairesi Başkanlığınca kapatılacak olup henüz tarih ve sayı almamış olup işlemi devam eden evrakların BELGENET üzerinden tekrar hazırlanması gerekecektir. Sisteme https://belgenet.dsi.gov.tr/ adresinden ulaşılacaktır.

13.03.2020 tarihine kadar mevcut EBYS’de üretilen, sayı almış resmi evraklar Arşivnet altyapısına taşınana kadar mevcut EBYS üzerinden erişilebilecek, bu evraklar kullanılarak BELGENET üzerinden işlem yapılmak istendiğinde (ilgi, ek vs.) mevcut EBYS’den evrak indirilmek suretiyle BELGENET’te oluşturulacak evraka eklenecektir.

EBYS’ den BELGENET’ e geçiş sürecinde yaşanacak sorunların en aza indirilmesi amacıyla 13.03.2020 tarihi itibari ile EBYS sistemi üzerinde taslak evrak bulundurulmaması gerekmektedir.

Bu Genelge ve ekindeki Usul ve Esasların tüm personel tarafından hassasiyetle uygulanması ve ilgili Birim Üst Yöneticileri tarafından takip edilmesi hususunda;

Gereğini rica ederim.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulanmasına Dair Usul Ve Esaslar

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar, İlkeler ve Kurallar

Amaç

(1) Bu Usul ve Esasların amacı, Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatında yapılacak yazışmalarda kullanılacak olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (BELGENET) ile evrak ve bağlantılı belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi ve muhafazasına ilişkin esas ve usulleri belirlemektir.

Kapsam

(1) Bu Usul ve Esaslar, Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü’ne bağlı birimler tarafından yapılacak yazışmalarda kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (BELGENET) işletilmesine ve kullanılmasına dair hususları kapsar.

Dayanak

(1) Bu Usul ve Esaslar;

a) 15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 06.01.2005 tarihli ve 25692 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe,

b) 09.10.2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu ve 27.04.2004 tarihli ve 25445 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe,

c) 15.07.2018 tarihli ve 30479 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 796’ncı maddesine,

ç) 13.05.1964 tarihli ve 6/3048 sayılı “Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenliği Hakkında Esaslar” adlı Bakanlar Kurulu Kararına,

d) 02.02.2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe,

e) 18.10.2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe,

f) 14.10.2017 tarihli ve 30210 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesine,

g) 25.03.2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Hakkındaki Başbakanlık Genelgesine

ğ) TSE tarafından yayınlanan 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi Standardına,

h) 18 Ekim 2019 tarih ve 30922 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 2019/23 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesine,

dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Usul ve Esaslarda geçen;

a) Amir: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Birimlerinde imza ve onay yetkisine sahip yöneticiyi,

b) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,

c) BELGENET kullanıcısı: İlgili birim amiri tarafından görevlendirilen ve Kullanıcı Yöneticisi tarafından BELGENET’te yetkilendirilen Kurum personelini,

ç) Birim Evrak: Başında imza yetkisine haiz bir birim amirinin bulunduğu her bir hizmet birimine ait iç evrak birimini,

d) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgiyi,