Kütüphane Hizmet Esasları Genelgesi

Kütüphane hizmetleri Kütüphane Yerel Hizmet Stratejisi çerçevesinde belirlenen hedeflere göre planlanır. Hedefler doğrultusunda; dermenin güncelliği, teknik hizmetlerde standartlaşma, materyalin rafa çıkma süresini kısaltma, kullanıcı ve ödünç verme sayılarının yükseltilmesi, halkla ilişkiler ve tanıtım çalışmaları, özgün ve nitelikli kültürel etkinlikler, danışma ve rezerv hizmeti gibi yenilikler, web sayfaları ve içeriğin zenginleştirilmesi, engellilere yönelik hizmetlerin tanıtımı ve yaygınlaştırılması, geçici derme hizmetinin yaygınlaştırılması, gezici kütüphane duraklarının çoğaltılması, kent arşivleri kurulması ve tanıtımı, kütüphane performans ölçümüne yönelik anket vb. girişimlerde bulunulması gibi konularda iyileştirme veya yenilikler planlanır ve hayata geçirilir.

Her kütüphane, her yıl Aralık ayı içerisinde Kütüphane Yerel Hizmet Stratejisinde, belirtilen hedeflere ne kadar ulaşıldığına ilişkin, o yıla ait bir Kütüphane Yerel Hizmet Stratejisi Raporu (EK-1) hazırlar ve İl Kültür ve Turizm Müdürlüğüne gönderir. İldeki tüm kütüphanelerin raporları İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü tarafından tek dosya halinde bir araya getirilerek bir örneği Genel Müdürlüğe gönderilir.

Bununla birlikte Teknik Çalışma Raporu ile Bakanlığımız Personel Dairesi Başkanlığı'nın 29.09.1993 tarihli ve 16026 sayılı yazısı doğrultusunda hazırlanan Faaliyet Raporu uygulamadan kaldırılmıştır.

2. KÜTÜPHANELER EŞGÜDÜM TOPLANTISI

İlde bulunan kütüphanelerin sorunlarının ayrı ayrı saptanması, kütüphaneler arası iletişim ve işbirliğinin sağlanması, yerelinde çözüme kavuşturulacak sorunların yerinde tespit edilmesi amaçlarıyla, İl Kültür ve Turizm Müdürü ya da yardımcısı başkanlığında, il sınırları içerisinde bulunan kütüphane yöneticilerinin katılımıyla üç ayda bir (Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim) Kütüphaneler Eşgüdüm Toplantısı yapılır. Gerçekleştirilecek olan bu toplantılarda; bina onarımları, malzeme durumu, kütüphane açma-kapama-birleştirme teklifleri, yerinden materyal alımı, ciltleme işleri, teknik hizmetlerde karşılaşılan sorunlar, ayıklama ve düşüm işlemleri, ortak kültürel etkinlikler, derleme hizmetleri, kütüphaneler arası işbirliği vb. konular gündeme alınarak görüşülür. Her toplantı farklı kütüphanede gerçekleştirilir. Toplantı gündemi ile yerelinde çözüme kavuşturulan ve kavuşturulamayan konular Kütüphaneler Eşgüdüm Toplantısı Tutanağı ile (Ek-2) kayıt altına alınarak elektronik ortamda Genel Müdürlüğe gönderilir. Eşgüdüm toplantılarının çeşitli nedenlerle iptal edilmesi veya ertelenmesi durumunda, gerekçesi açıkça yazılarak Genel Müdürlüğe bildirilir.

3. PERFORMANS ÖLÇÜMÜ VE İSTATİSTİKLER

Kütüphaneler, bina, hizmet ve dermeye ilişkin olarak derledikleri ve kütüphanelerin belirlemiş oldukları hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının belirlenmesinde yararlanılacak olan nitel ve nicel verileri, Genel Müdürlük tarafından belirlenen elektronik ortamdaki programlara düzenli olarak kaydeder. Ayrıca bu veriler, kütüphanelerin kendi web sayfasından yayınlanır.

İstatistiklerin derlenmesinde kullanılacak güncel formlar elektronik ortamdan sağlanır. İl Halk Kütüphanesi yönetimi, İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü ile eşgüdümlü çalışarak, il dâhilinde bulunan kütüphanelere ait istatistikî verilerin doğru ve eksiksiz olarak programa kaydedilmesini sağlar.

4. ANKETLER

Kütüphane tarafından sunulan hizmet ve kaynakların kullanıcıyı ne kadar memnun ettiğini ölçmek amacıyla her kütüphane yılda bir kez kullanıcı memnuniyet anketi uygular. Anket formları Genel Müdürlük tarafından geliştirilir ve kütüphanelere gönderilir; anketler kütüphanelerce uygulanır. Anket sonuçları kütüphanelerce değerlendirilir. Kütüphaneler anket sonuçlarına göre hizmetlerin niteliğini yükseltecek tedbirleri alır.

Çeşitli kişi ve kuruluşlar tarafından kütüphanelere toplu halde gönderilen anket formları, kütüphane tarafından gerekli görülmesi durumunda Valilik onayı ile yanıtlanır.

5. DİĞER KURUMLAR İLE İŞBİRLİĞİ VE PROJELER

Kütüphaneler, bölgedeki okullar ile okul kütüphaneleri başta olmak üzere tüm kurum, kuruluş ve sivil toplum örgütleri ile işbirliği yapar. Gerçekleştirilen çalışmalar kayıt altına alınır, gerekli hallerde karşılıklı protokollerle kalıcılık sağlanır.