2008/39 Muhasebe Yetkilileri, Veznedarlar ve Muhasebe Birimleri Arasındaki Devir İşlemleri

Bu kapsamda muhasebe birimleri ile ilgili birtakım düzenlemelerin yapılmasına gerek duyulmuş, muhasebe yetkilileri ile muhasebe birimleri arasında devir işlemlerinin hesap verme sorumluluğu kapsamında mevzuata uygun bir şekilde yapılması için uyulması gereken usul ve esaslar aşağıda izah edilmiştir.

Buna göre; Muhasebe yetkilileri, yetkilerini yerine bırakacağı muhasebe yetkilisine devretmesi durumunda devir işlemlerini 1 inci maddeye göre yapacaklar, muhasebe birimleri arasındaki devir işlemleri ise 2, 3 ve 4 üncü maddelerdeki hükümlere göre yapılacaktır.

1- Muhasebe yetkilileri arasındaki devir işlemleri

Bir muhasebe biriminde görev yaparken bu görevinden herhangi bir nedenle ayrılan muhasebe yetkilileri, yerine asil veya vekil olarak gelen yada bırakılan muhasebe yetkilisi yardımcısına veya memura yönetim dönemine ait hesaplar ile kendisinden önceki muhasebe yetkilisinden aldığı hesaplara ait devri, aşağıdaki hükümler doğrultusunda vermek zorundadır.

Muhasebe yetkilileri, yerlerine vekil tayin edilmeden görevlerinden ayrılamazlar. Ancak, zorunlu nedenler veya görev alanları içerisinde yapacakları denetim ve incelemeler için işlemlerden doğacak sorumluluk kendilerine ait olmak üzere en çok bir gün süre ile vekil tayin edilmeden görevlerinden ayrılabilirler.

a) Kesin veya uzun süreli ayrılmalarda devir işlemleri ve devir cetvelinin düzenlenmesi;

Tayin, emeklilik gibi haller ile geçici görev, kısa süreli askerlik, aylıksız izin, hastalık izni gibi iki aylık süreyi aşacağı önceden bilinen ayrılmalarda görevinden ayrılan muhasebe yetkilileri, yerine asil veya vekil olarak gelen muhasebe yetkilisine Genelge ekinde yer alan “Devir Cetveli"ni (Ek.1 - Ek.11’de yer alan tablolar) düzenleyerek ayrıntılı devir vereceklerdir.

Devir cetvelinin düzenlenmesinden önce asil veya vekil olarak göreve başlayan muhasebe yetkilisi; hazır değerler, değerli kâğıtlar, menkul kıymet ve varlıklar ile teminat mektubu gibi değerleri sayarak teslim alacaktır. Sayımda çıkan miktarlar, bu değerlere ait defterler üzerinde gösterilmekle beraber durum sayım tutanakları ile de tespit edilecek, sayımlarda, Genelge ekinde yer alan sayım tutanakları (Ek.12 - Ek.16) beşer nüsha düzenlenerek devir cetveline eklenecektir. Defter, cetvel, liste (Ek.17 - Ek. 23) ve tutanaklar, devir veren ve alan tarafından imzalanacaktır. Daha sonra bir yazı ile o günün sonu itibarıyla banka mevcudu sorularak bankadan bildirilen miktarın, banka hesabı defteri kayıtlarına uygunluğu sağlandıktan sonra her iki muhasebe yetkilisi tarafından imzalanacak, aynı gün bankaya ikinci bir yazı yazılarak, devir tarihinden itibaren görevinden ayrılan muhasebe yetkilisinin yerine asil veya vekil olarak atanan muhasebe yetkilisinin kimliği ile tatbiki imzası bildirilecektir. Bu yazı devri veren muhasebe yetkilisi tarafından imzalanacaktır. Mührü tutanakla teslim alan yeni muhasebe yetkilisi fiilen görevine başlayacaktır.

Ayrılan muhasebe yetkilisi, ayrıldığı tarih itibarıyla hesap ve defter kayıtlarını tamamlatarak her ikisi arasında uygunluk sağlayacaktır. Bir ay önceye ait belgeler ilgili yerlere gönderilmemiş ise o aya ait belgeleri gönderilecek, muhasebe hesaplarına ilişkin önceki aylara ait belgeler, düzenlenecek beş nüsha tutanakla mühürlü torbalar içinde yeni muhasebe yetkilisine teslim edilecek ve tutanaklar devir cetvellerine eklenecektir. İçinde bulunulan aya ait belgeler ise kayıtlarla karşılaştırılarak yeni muhasebe yetkilisine teslim edilecektir.

Yukarıda belirtilen işlemler yapılıp kasa, vezne ve ambar sayımları sonucu kayıtlara göre noksan veya fazla çıkan tutarlar, ilgili hesaplara kaydedilerek kayıtlar günlük hale getirilip, bu kayıtlara göre devir cetveli düzenlenecektir.

b) Kesin veya uzun süreli ayrılmalarda devir cetvelinin düzenlenmesi;

Tablo 1: Devrin yapıldığı günün sonu esas alınarak, her hesabın devir tarihine kadar olan borç ve alacak toplamları ile artıkları alınır. Bu artıkların yevmiye ve yardımcı hesap defterleri kayıtlarına uygun olması gerekir.

Tablo 2: Devrin yapıldığı ayın başından devir tarihine kadar olan tahsilat, harcama, mahsup ve göndermeye ilişkin belgelerden noksan çıkanlar yevmiye tarih ve numarasına göre kaydedilir.