2019/12 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 10/08/2019 Tarihli ve 2019/12 (1806) Sayılı Genelgesi

Amaç

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatının yapmış oldukları hizmetler, haberleşme ve işlemlere ait arşiv belgesi ve arşivlik belgenin kayıt, değerlendirme, çıkış, ilgili ünitelerine gönderilme, teslim edilme, bir arada bulundurma ve dosyalama esas ve usullerinin düzenlenmesi; tapu ve kadastro müdürlüklerinde işlemlere dayanak olan belgelerin tespit edilmesi, belge türü ve saklama sürelerine göre sınıflandırılması; belge güvenliğinin sağlanması; işlem belgelerinin, teknik belgelerin ve bunun dışındaki genel yazışma belgelerinin ayıklanması, tasnif edilmesi, fiziksel ve elektronik ortama aktarılarak arşivlenmesi, belgelerden saklanmasına gerek görülmeyenlerin imhası, birim ve kurum arşivlerinin işleyişinin belirlenmesi; iş ve işlemlerin uyumlu, süratli ve verimli bir şekilde yapılmasının sağlanması; arşivlerin düzenlenmesi ile ilgili fiziki şartların belirlenmesi, arşiv belgesi ile arşivlik belgenin korunması hususlarında arşivlerin etkin ve verimli bir şekilde yönetilmesi ile lisanslı büroların yaptığı işlemlere ait teknik içerikli belgelerin arşivlenmesine yönelik usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu genelge Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatının evrak ve dosyalama işlemlerini, fiziksel ve elektronik ortamda arşivleme, saklama, ayıklama ve imha işlemlerini ve lisanslı büroların arşivleme faaliyetlerini kapsar.

Dayanak

(17.08.2021 tarihli 376324 sayılı Olur ile değişiklik) Bu genelge 3402 sayılı Kadastro Kanunu ve değişiklik işlemlerine ilişkin kadastro mevzuatına; 4 numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 478, 480/1-a, b, c, ç, 484/1-a, b, d, 484/5, 488/4. maddelerine; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 33. maddesine; Tapu Sicil Tüzüğü'nün 12 ve 83. maddelerine; TSE 13298 ile TSE 13212 Standartlarına ve Büyük Ölçekli Harita ve Harita Bilgileri Üretim Yönetmeliğine dayanılarak hazırlanmıştır.

Kısaltmalar ve Tanımlar

(1) Kısaltmalar

a) Bölge Müdürlüğü: Tapu ve Kadastro Bölge Müdürlüğü'nü,

b) DETSİS: Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi'ni,

c) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ni,

ç) Genel Müdürlük: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü'nü,

d) (17.08.2021 tarihli 376324 sayılı Olur ile ekleme) KAYSİS: Kamu Yönetimi Sistemi’ni,

e) KEP: Kayıtlı Elektronik Posta'yı,

f) Lisanslı Büro: 29/06/2005 tarihli ve 5368 sayılı Kanuna göre kurulan Lisanslı Harita Kadastro Mühendislik Büroları'nı,

g) MEGSİS: Mekansal Gayrimenkul Sistemi'ni

ğ) SDP: Standart Dosya Planı'nı,

h) TAKBİS: Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi'ni,

ı) Tüzük:17.08.2013 tarih ve 28738 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 2013/5150 Karar Sayılı "Tapu Sicili Tüzüğü"nü,

İfade eder.

(2) Tanımlar

a) Ada Dosyası: Fen klasörü, sınırlandırma krokisi, ölçü krokisi, koordinat özet çizelgesi, alan hesabı, ada dağıtım cetveli, ada röleve ölçü krokisi ve orijinal ölçü değerlerinin bulunduğu dosyayı,

b) Ada Klasörü: Ada dosyası, değişiklik dosyası ve aplikasyon dosyasından oluşan klasörü,

c) Aplikasyon Dosyası: Aplikasyon krokilerinin bulunduğu dosyayı,

ç) Aplikasyon Klasörü: Tapulaması veya kadastrosu ada bazında yapılmamış olan yerler için birim bazımda açılan, birden başlayarak sıralı halde numaralandırılan aplikasyon ve yer gösterme krokilerinin bulunduğu klasörü,

d) Arşiv Belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup da işlevi bulunmayan, varsa tabi olduğu mevzuattaki saklama sürelerini tamamlayan belgeyi,

e) Arşivlik Belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olup da birim veya kurum arşivlerinde saklanan belgeyi,

f) Arşivlik Belge Sayısallaştırması: Tarayıcılar kullanılarak elektronik ortama aktarma, üst veri tanımlama, indeksleme ve e-imzalama işlemlerini,

g) Arşiv Uzmanı/Memuru: Arşivcilik metot ve teknikleri doğrultusunda, her alandaki arşiv uygulamalarını yürüten veya bu uygulamaların yürütülmesinde bilgi ve tecrübesinden istifade edilen yetişmiş arşivciyi,

ğ) (17.08.2021 tarihli 376324 sayılı Olur ile değişiklik) Ayıklama: Taşınmaz tapu kütük sayfa numarasına göre düzenlenen işlem dosyaları ile tarih yevmiye esasına göre düzenlenecek işlem dosyalarının, teknik belgelerin ve SDP'ye göre oluşturulan belgelerin, bu genelgede belirlenen usulde tasnifi ile saklanacak veya imha edilecek belgenin belirlenmesi amacıyla Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından ayrıştırılmasını,