67 Teknik Şartname Hazırlama Esasları

1- Ünitelerce hazırlanacak olan Teknik Şartname, Diğer Hususlar Belgesi ve diğer ihale dokümanlarının (İhale Onay Belgesi ve Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve bu kanuna ait ikincil mevzuatlar doğrultusunda ve işbu "Teknik Şartname Hazırlama Esasları" Genelgesi de dikkate alınarak hazırlanması gerekmektedir.

2- Süreklilik arz eden hizmet alımı işleri (Personel taşıma, araç kiralama, özel güvenlik, genel temizlik, işletme ve bakım işleri vb.) için bir önceki sözleşme süresi dolmadan en az 5 ay önceden taleplerin fiziki ekleriyle birlikte Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığına gönderilmesi gerekmektedir.

3- Satın Alma ve Malzeme Yönetimi Daire Başkanlığı'nın 06.08.2018 tarih ve E.67209 sayılı "Yaklaşık Maliyet Hesabı" konulu yazısı ile hizmet alımı işlerine ait yaklaşık maliyet hesabının nasıl yapılacağına dair dikkat edilmesi gereken hususlar ayrıntılı olarak belirtilmiş olup, yaklaşık maliyet hesaplamalarının bu yazıda belirtilen hususlar dikkate alınarak yapılması gerekmektedir. Ayrıca; hazırlanacak olan Teknik Şartnamelerde, maliyeti oluşturan giderler için "vb." , "vs." gibi ifadelerin kullanılmaması ve bu giderler net bir şekilde belirtilerek, yaklaşık maliyet hesabında da bu hususa dikkat edilmesi gerekmektedir.

4- Hizmet alımı işlerine ait hazırlanacak olan Teknik Şartnameler ile ihale dokümanları arasında çelişkilere sebebiyet verilmemesi için, ihale uygulama yönetmeliğinin ekindeki tip İdari Şartname ve tip Sözleşme tasarısında düzenlenmiş hususların mükerrerlik/çelişki oluşturmayacak şekilde Teknik Şartnamenin düzenlenmesi gerekmektedir.

5- İşletme Müdürlüklerine ait satın alma taleplerinde talep miktarı belirlenirken; Oracle ERP sistemi üzerinden satın alınacak malzemenin stoktaki miktarı kontrol edilecektir. Bu malzemenin stokta bulunması halinde, ihtiyaç devam ediyorsa taleple birlikte satın alma gerekçesinin yazılı olarak belirtilmesi gerekmektedir.

6- Ödeneği yatırım programından karşılanan ve yılı içinde tamamlanması gereken yatırım malzemeleri için, talep edilen işin teslim süresi ile bahse konu yatırım projesinin bitiş tarihi dikkate alınarak ihale hazırlık çalışmalarına yatırım bütçesinin onaylanmasına müteakip başlanılması gerekmektedir. Talep edilen işin yılı içerisinde tamamlanamayacak olması halinde ise talebin bir sonraki yıla ait yatırım programında yer alması için gereken işlemler yapılmalıdır.

7- İhale dokümanları hazırlık çalışmalarının başlangıcında; işin konusunun mal veya hizmet alımı olacağı belirlenmeli, işin konusunun mal alımı olması durumunda malzemenin özel imalat olup olmadığı tespit edilmeli ve ihale dokümanları buna göre hazırlanmalıdır.

8- Mal ve Rehabilitasyon taleplerine ilişkin Teknik şartnamelerde; Konu, Kapsam, Malzemenin Cinsi ve Miktarı, Teknik Özellikler, Genel Hususlar (Yer Teslimi, Montaj-Demontaj, İş Güvenliği, Deneme Çalışması vb.), Muayene ve Testler, Garanti başlıkları altında ilgili hususlar belirtilmelidir.

9- Teknik Şartnamelerde belirtilen teknik özellikler ve tanımlamalar, güncel teknolojiler de göz önünde bulundurularak ve varsa ulusal ve/veya uluslararası standartları sağlayacak şekilde olacaktır.Ayrıca ihale konusu işin açık ve anlaşılır şekilde detaylı olarak belirtilmesi, işin yapılmasına yönelik ifadelerde tekrarlardan kaçınılması, tereddüte veya yanlış anlaşılmaya mahal vermeyecek ve çelişki oluşturmayacak şekilde düzenlemeler yapılması gerekmektedir.

10- Yerli ve milli enerji üretim imkanlarının geliştirilmesi, kaynak çeşitliliğinin arttırılması ve dışa bağımlılığın azaltılması amacıyla; yerli imalatçıların sürece dahil edilebilmesi için, Mal alımına ait teknik şartnamelerde, imalata esas teknik dokümanların (teknik resim, montaj-de montaj resmi, proje vb.) veya numunelerin istekli ve/veya yükleniciye verilebilecek şekilde düzenleme yapılması gerekmektedir.

11- Mal ve Rehabilitasyon taleplerine ilişkin Teknik Şartnameler ile birlikte tip İdari Şartnamenin ilgili maddelerine temel teşkil edecek "Diğer Hususlar" başlığı altında ikinci bir belge düzenlenecektir. "Diğer Hususlar" belgesinde; Kapsam, Teklif Ekinde Verilecek Belgeler, Fiyat, Ambalaj ve Nakliye, Teslim Yeri ve İşin Süresi, Kabul İşlemleri, Ödeme, Eğitim, Cezalar ve ihtiyaca göre ilave başlıklar altında ilgili hususlar belirtilecektir.