2008/5 Yazışma Kuralları Genelgesi

Kamu kurum ve kuruluşlarında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesi amacıyla yayınlanan başta söz konusu yönetmelik olmak üzere tüm talimatlara uyulmasının temel görev ve zorunlulukları olduğunun farkındalılığı ile merkez ve taşra birimlerimizde görev yapan her kademedeki yöneticilerce bu konudaki eksikliklerin belirlenerek giderilmesine yönelik tüm tedbirlerin alınması ve yönetmelikte belirlenen esaslara uygun olmayan yazıların yöneticilerce paraflanmaması ve imza edilmemesi ayrıca, konunun denetim ve kontrol birimlerince yapılan incelemelerde dikkate alınması gerekmektedir.

Bu çerçevede;

Resmi yazışmalarda A4(210 mm x 297 mm) ve A5(210 mm x 148 mm) boyutunda kağıt kullanılması,

• Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması (Rapor, form ve analiz gibi metinlerde farklı yazı tipi kullanılabilir),

• Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazıların en az iki nüsha olarak düzenlenmesi,

• Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarlarından 2,5 cm boşluk bırakılarak yazı alanının düzenlenmesi,

• Başlık bölümünde Bakanlığımızca belirlenen amblemlerin kullanılması,

• Yazı, bir önceki yazıya ek yada karşılık olarak yazılmış yada bazı belgelere başvurulmasını gerektiriyorsa bu hususun “ilgi” yazı başlığında belirtilmesi,

• İlginin birden fazla olması durumunda a,b,c gibi küçük harfler ve ayraç ")" kullanılarak eski tarihli yazıdan yeni tarihli yazıya doğru sıralanarak belirtilmesi, ilgi yazıdaki "Sayı" bölümünün tamamının yazılması,

• Paragraf başlarına yazı alanının 1,25 cm içerisinden başlanılması, paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasına bir satır boşluk bırakılması,

• Metin içinde geçen büyük sayıların üçlü gruplara ayrılarak gruplar arasında nokta, kesirli bölümü ayırmak için virgül kullanılması,

• Yazıların Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan "İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük" esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılması,

• Zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere ve imla kılavuzunda bulunmayan kısaltmalara yer verilmemesi, kısaltmanın zorunlu olduğu durumlarda kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık ismine yer verilmesi,

• Hiyerarşiye dikkat edilerek alt makama yazılan yazıların “Rica ederim.”, üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazıların “Arz ederim.“, üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazıların “Arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilmesi,

• Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olanın adının küçük soyadının büyük harflerle varsa akademik unvanların ismin ön tarafına kısaltılmış olarak küçük harflerle yazılması ve imzanın ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılması,

• Yazıyı imzalayacak makamın, yazının gönderildiği yere göre, uygulamada olan talimatlarla yetkilendirilen makam olmasına dikkat edilmesi,

• Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında imzalayanın ad ve soyadının birinci satıra; yetki devredenin makamının “Bakan a.”, “Genel müdür a.”, “Başkan a.” biçiminde ikinci satıra; imzalayan makamın unvanının ise üçüncü satıra yazılması,

• Yazının iki yetkili tarafından imzalanması halinde üst makam sahibinin sağda, ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı, soyadı ve imzasının solda olacak şekilde makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanması,

• Onay gerektiren yazıların Yönetmelik ekinde yer alan (Örnek:7-A) ve (Örnek.7-B)’ye, atama kararnamelerinin ise (Örnek:6-D)’ye uygun düzenlenmesi,

• Ekler, Dağıtım bölümleri ile “Bilgi" ve “Gereği” kısımlarının yönetmelik ekinde yer alan (Örnek: 8,9-A-B)'ye göre düzenlenmesi,

• Paraf, koordinasyon ve adres bölümlerinin yönetmelik ekindeki (Örnek: 10,11 ve 12)’ye göre düzenlenmesi,

gerekmektedir.

Bu Genelgenin her kademedeki personele tebliği ile yazışmaların belirtilen çerçevede yürütülmesi hususunda;

Gereğini rica ederim.