B.07.4.DEF.0.78.10.00-ÖKC-4 Sayılı Özelge

Bilindiği üzere, 3100 Sayılı Katma Değer Vergisi Mükelleflerinin Ödeme Kaydedici Cihazları Kullanmaları Mecburiyeti Hakkında Kanun ile ilgili 9 Seri No.lu Genel Tebliğin "5. Günlük Kapanış Fişinin (Z Raporunun) Alınması ve Muhafazası" başlıklı bölümünde "Bilindiği gibi, ödeme kaydedici cihazlarda yer alan ve vergi matrahının tayinine esas olan bilgiler, rulolarda ve gümrük kapanış fişinin (Z raporunun) alınmasıyla mali hafızada kayıt altına alınmaktadır. Günlük kapanış fişleri (Z raporu) bir iş günü içerisinde cihaz kullanmak suretiyle yapılan satışlara ilişkin bilgileri, elde edilen hasılatı, tahsil olunan katma değer vergisini ayrıntılı olarak veren müteselsil sıra numarasını taşıyan bir rapordur.

Ödeme kaydedici cihazların daha önce belirlenen fonksiyonlarına uygun olarak kullanılması, mali bilgilerin istenildiği şekilde günü gününe kayıt altında tutularak muhafazası ve kontrolünün sağlanması bakımlarından;

a) Her bir iş gününün sonunda mutlaka günlük kapanış fişi (Z raporu) alınacak ve müteselsil sıra numarasına göre, Vergi Usul Kanununun defter ve belgelerin saklanmasına ilişkin hükümlerinde yazılı süreler içerisinde işletmede muhafaza edilecektir.

b) Cihaz kullanılmak suretiyle yapılan işlemlerin aynen kaydedildiği bir nevi satış fişlerinin ikinci nüshası niteliği taşıyan kayıt ruloları da (ikinci şerit) aynı şekilde saklanacaktır." denilmektedir.

Anılan Kanunla ilgili 68 Seri No.lu Genel Tebliğin "7- Ödeme Kaydedici Cihazlardan "X" , "Z" ve "Mali Hafıza" Raporlarının Alınması" başlıklı bölümünde ise "Ödeme Kaydedici cihazlardan teknik ve fonksiyonel özelliklerinin gereği olarak "X", "Z" ve "Mali Hafıza" raporlarının alınması mümkün bulunmaktadır. Bu raporlardan "X" raporunda gün içi, "Z" raporunda gün sonu, "Mali Hafıza" raporunda ise geçmiş günlere dair (günlük, aylık, yıllık veya belirli tarih aralıkları itibariyle) bilgiler yer almaktadır.

Akaryakıt pompalarına bağlı ödeme kaydedici cihazlardan alınacak raporlar hakkında aşağıdaki açıklamaların yapılması uygun görülmüştür.

- "Z" raporları günlük kapanış raporu olup günlük hafızayı sıfırlamakta ve toplam bilgileri mali hafızaya atmaktadır. Her "Z" raporu mali hafızada yer işgal ettiğinden günde birkaç defa "Z" raporu alınması, mali hafızaların normalden çok önce dolması sonucunu doğurmakta ve işletmelere ilave bir maliyet getirmektedir.

Bu nedenle "Z" raporlarının, günde bir defa (çalışma saati sonu itibariyle) ve gece saat 24:00'e kadar alınması esas olmakla birlikte, bu raporların devamlı çalışan akaryakıt istasyonu işletmelerince tutarlılık ilkeleri çerçevesinde saat 24:00'den sonra (sabah saat 09:00'u geçirmemek şartıyla) alınması da mümkün bulunmaktadır. Bu şekilde saat 24:00 den sonra alınan "Z" raporlarında yer alan hasılat, bir önceki günün hasılatı olarak kayıtlara alınacaktır.

- Pompacıların vardiya değişimi, işletme içi kontroller veya benzeri sebeplerle gün içinde herhangi bir saatte rapor alınması gereken durumlarda "X" raporu alınacaktır. Bu raporlar bilgi amaçlı olup mali hafızada yer işgal etmediğinden gün içinde birden fazla alınmasında bir sakınca bulunmamaktadır. Ancak vardiya değişiminin ertesi güne taşması halinde arada "Z" raporu alınması gerekeceğinden ilki gün sonunda "Z" raporu alınmadan hemen önce ikincisi vardiya değişimi anında olmak üzere iki adet "X" raporu alınması gerekmektedir.

Söz konusu raporların nasıl alınacağı cihazla birlikte işletmelere teslim edilen ödeme kaydedici cihaz kullanma kılavuzlarında yer almaktadır." açıklamasına yer verilmektedir.

Bu nedenlerle, ödeme kaydedici cihaz kullanılmak suretiyle satış yapılan günlerde alınması gereken "Z" raporlarının çalışma saati sonu itibariyle günde bir defa alınması, işletme içi kontroller veya benzeri sebeplerle gün içinde herhangi bir saatte rapor alınması gereken durumlarda ise "X" raporu alınması gerekli olup, bilgi amaçlı olan ve mali hafızada yer işgal etmeyen "X" raporlarının gün içinde birden fazla alınmasında da bir sakınca bulunmamaktadır.

Bilgi edinilmesini rica ederim.

(*) Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir.

(**) İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir.

(***) Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.