15656653 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün 24/02/2025 Tarihli ve 15656653 Sayılı Talimatı

2024 yılı içinde yapılan araştırmada; tapu müdürlüklerinin ciltleme çalışmalarının bağlı bulundukları bölge müdürlükleri tarafından planlanıp yönlendirildiği, her bir bölge müdürlüğünün kendi imkan ve bilgileri kapsamında farklı yöntemler kullandığı, yeryer bölge müdürlüğü personeli eliyle, tapu müdürlüğü personeli eliyle veya hizmet satın alma yöntemiyle, cilt bezi kaplı mukavva kapaklara, karton kapaklara, kendinden tutkallı şeffef kapaklara veya dosyalara, dikerek, basit ısısal cilt makineleriyle veya harici tutkallı ısısal cilt makineleriyle yapıştırarak yapıldığı görülmüştür.

Resmi senet ve tescil istem belgelerinin taranması ve yevmiye defterlerinin de TAKBİS tarafından oluşturulması nedeniyle tapu müdürlüklerinde bu ciltlerin her işlem için çıkarılmasına ve elden ele dolaştırılmasına gerek duyulmadığı, yalnız istisnai işlemlerde çıkarılması dışında arşiv alanlarında korunduğu, nadiren arşivden çıkarılan bu belgelerin, değişen uygulama öncesinde olduğu gibi, cilt bezi kaplı mukavva kapaklar içine dikilmek suretiyle ciltlenmesi yönteminin, daha hızlı ve ekonomik bir yöntemle değiştirilmesi gerektiği değerlendirilmiştir.

Hizmet satın alımı yönteminin yüksek maliyetli olmasının yanında pekçok yerde cilt işi yapan zanaatkar bulmakta güçlük çekildiği, cilt işinin bölge müdürlüğü personeli eliyle yapılmasının bölge müdürlüklerinde yeterli personel bulunmaması ve bölge müdürlüğünde bu zanaatı bilen kişinin her müdürlüğün cilt işini yapmakta yetersiz kalması nedeniyle uzun süre ciltleme yapılamamasına neden olduğu görülmüştür.

Kendinde tutkallı şeffaf kapaklar içinde basit ısısal cilt makineleri kullanılarak yapılan ciltlerin ise gerektiği kadar dayanıklı olmadığı, her an dağılabildiği, sayfaların cildinden kolayca koptuğu ve ihtiyacı karşılamakta yetersiz kaldığı değerlendirilmiştir.

Yine tapu müdürlüklerinde yapılan ayıklama, tasnif ve tarama işlemlerinin ardından yevmiye sırasına göre dizilerek ciltlenmesi gereken çok sayıda tescil istem belgesi bulunması nedeniyle ciltleme sorunlarının bir an önce çözülmesi gerekmiştir.

Bölge müdürlüklerimizde yıllardır kullanılan ve denenen yöntemler içinde optimum olanın, halen 7 bölge müdürlüğünde kullanılan harici tutkallı ısısal cilt makineleri ile tapu müdürlüğü personeli eliyle yapılması olduğu ve uygulama birliğini sağlamak için şekil ve özellikleri belirlenen cilt kapaklarının kullanılması gerektiği değerlendirilmiştir.

Bundan böyle tapu müdürlüklerinde resmi senet, tescil istem belgesi ve yevmiye defteri ciltleri için ekli (EK-1 ve EK-2) görsellere uygun cilt kapaklarının kullanılması, cilt kapaklarının bölge müdürlüklerince iç yüzeyi selefon kaplı 400g/m² kağıt üzerine ekli dijital dosya (EK-3) kullanılarak baktırılması, cilt makinelerinin ekli teknik özelliklere (EK-4) uyularak müdürlüklerinin ihtiyacına uygun sayıda bölge müdürlüklerince satın alınması, ciltleme için erime ısısı 160-180 derece olan birinci sınıf sıcak boncuk tutkal kullanılması, tapu müdürlüklerinde biriken ciltleme işlerinin en kısa sürede tamamlanarak ciltlerin tapu envanter defterine girilmesi hususunda,

Bilgi ve gereğini rica ederim.

Ek:

1- Resmi senet/tescil istme belgesi cilt kapağı görseli (1 Sayfa)

2- Yevmiye defteri cilt kapağı görseli (1 Sayfa)

3- Resmi senet/tescil istem belgesi ve yevmiye defteri dijital dosyası

4- Cilt makinesi teknik özellikleri (1 Sayfa)