3194 Alo Gıda Hattı Uygulama Talimatı

2- KAPSAM

Gıda ve gıda ile temas eden madde ve malzemelere ilişkin olarak gelen her türlü ihbar, şikayet, bilgi alma talebi ve Bakanlığımızı ilgilendiren diğer konularla ilgili olarak Alo Gıda Hattı Çağrı Merkezi, İl-İlçe Müdürlükleri ve KKGM arasındaki bilgi akış sistemini ve yapılacak işlemlerle ilgili uygulamaları kapsar.

3- TANIMLAR

Bakanlık: Tarım ve Köyişleri Bakanlığını,

Genel Müdürlük (KKGM): Koruma ve Kontrol Genel Müdürlüğünü,

Merkez Temas Noktası : Koruma ve Kontrol Genel Müdürlüğü ilgili Daire Başkanlıklarınca belirlenen konu uzmanlarını,

İl Temas Noktası : İl Tarım Müdürlüğü Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından belirlenen konu uzmanlarını,

İlçe Temas Noktası : İlçe Tarım Müdürlüğü tarafından belirlenen konu uzmanlarını,

Operatör: Alo Gıda Hattı’na gelen bildirimleri alıp kaydettikten sonra ilgili birimlere (Merkez Temas Noktası veya İl-İlçe Temas Noktası) ileten ya da kendilerine verilen yetkiler doğrultusunda çağrı sahibine bilgi veren eğitim almış yüklenici firma personeli,

Alo Gıda Hattı Çağrı Merkezi (Çağrı Merkezi): Alo Gıda Hattı’na gelen bildirimleri alıp kaydettikten sonra ilgili birimlere (Merkez Temas Noktası veya İl-İlçe Temas Noktası) ileten ya da kendilerine verilen yetkiler doğrultusunda çağrı sahibine bilgi veren eğitim almış operatörlerden oluşturulan merkezi,

Yazılım Programı : Alo Gıda Hattı Çağrı Merkezi ile Bakanlığın ilgili diğer birimleri arasında koordinasyon ve iletişimin sağlanması için oluşturulan internet tabanlı programı,

Bildirim: Gıda ve gıda ile temas eden madde ve malzemeler kapsamında Alo Gıda Hattı’na gönderilen ihbar, şikayet ve bilgi alma talebini,

Başvuru numarası: Çağrı merkezine gelen her bildirime yazılım programı tarafından otomatik olarak verilen numarayı,

Yazılım Programı ile ilgili olarak;

Yeni Başvurular: İl-İlçe Müdürlüğü/Daire Başkanlığına çağrı merkezi tarafından

gönderilmiş ve üzerinde herhangi bir işlem yapılmamış bildirimlerden oluşan bölümü,

Güncellenenler: İl-İlçe/Merkez temas noktası tarafından açıklama girilmiş ve bildirim sahibine süreç hakkında bilgi verilmiş olan ancak henüz sonuçlandırılmayan bildirimlerden oluşan bölümü,

Yeniden Güncellenenler: Bildirim sahibi tarafından üzerinde değişiklik/ekleme yapılmış olan bildirimlerden oluşan bölümü

Sonuçlananlar: İl-İlçe/Merkez temas noktası tarafından bildirim ile ilgili olarak gerekli işlemler yapıldıktan sonra bildirim sahibine nihai bilginin verildiği ve bir daha üzerinde değişiklik yapılamayan bildirimlerden oluşan bölümü,

Okunanlar: İl/Merkez temas noktası tarafından okunan bildirimlerden oluşan bölümü

Açıklama Girişi: İl-İlçe/Merkez temas noktasının süreçle ilgili kendisinin kullanabileceği veya iç yazışmalarda kullanılabilecek ancak bildirim sahibinin görmeyeceği bölümü,

Başvuru Sahibi Açıklama Girişi: İl-İlçe/Merkez temas noktasının başvuru sahibine bilgi vermek amacıyla açıklama girişi yapacağı bölümü,

Yetkili Makam: Merkezde Daire Başkanı, İllerde Kontrol Şube Müdürü, İlçelerde İlçe Müdürünü ifade eder.

4-UYGULAMA ESASLARI

1. Çağrı merkezine gelen bildirimler yazılım programı tarafından otomatik olarak verilen bir başvuru numarası ile operatörler tarafından sisteme kaydedilir.

2. Çağrı merkezi operatörü, bildirim sahibinin verdiği bilgiler doğrultusunda oluşturduğu başvuru dosyasını cevaplanmak üzere Merkez Temas Noktasına ve/veya İl-Temas Noktasına yazılım programı aracılığı ile internet üzerinden gönderir.

3. İl/Merkez Temas Noktası olarak belirlenen kişiler KKGM tarafından kendilerine gönderilen kullanıcı adı ve şifre ile www.alo174.gov.tr internet adresi aracılığıyla yazılım programına giriş yapar.

4. İl/Merkez Temas Noktası olan kişilerin günlük olarak yazılım programına giriş yapmaları ve “yeni başvurular” bölümünde yer alan gelen bildirimleri kontrol etmeleri zorunludur.

5. İstanbul İli için; İl Temas noktası yeni başvuruları okuduktan sonra gelen bildirimi adres bilgileri doğrultusunda ilgili ilçe birimine web ortamında yönlendirir.

6. İl-İlçe/Merkez Temas Noktası tarafından okunan bildirimlerin yazılı bir çıktısı alınır, tarih atılıp paraflanmak suretiyle Daire Başkanlığının/Şube-İlçe Müdürlüğünün evrak servisine gönderilir. Genel Müdürlükte Daire Başkanı, İl Müdürlüğünde Kontrol Şube Müdürü, İlçe Müdürlüğünde İlçe Müdürü tarafından denetimi yapacak ilgili personele acil olarak havale edilir.

7. Bildirimler ile ilgili olarak Daire Başkanı/Şube Müdürü, Kontrol Şube Müdürü/İlçe Müdürlüğünde İlçe Müdürü tarafından görevlendirilen personel, söz konusu bildirimle ilgili olarak yapılması gereken işlemleri belirler.