Amaç ve kapsam
(1) Bu Tebliğin amacı ve kapsamı, anonim şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya imkan tanıyan elektronik genel kurul sisteminin kuruluşunu, işleyişini, teknik hususlar ile güvenlik kriterlerine ilişkin usul ve esaslarını belirlemektir.
Dayanak
(1) Bu Tebliğ, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 210 uncu ve 1527 nci maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.
Tanımlar
(1) Bu Tebliğde geçen;
a) Bakanlık: Gümrük ve Ticaret Bakanlığını,
b) Borsaya kote şirket: İstanbul Menkul Kıymetler Borsası düzenlemeleri uyarınca borsaya kote olan anonim şirketleri,
c) CISA (Certified Information Systems Auditor): Bilgi sistemleri denetçi sertifikasını,
ç) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): Anonim şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılmayı teminen 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca payları Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketler için Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından sağlanacak elektronik platformu ve diğer şirketlerin 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini,
d) Elektronik ortamda katılma: Anonim şirket genel kurul toplantılarına Elektronik Genel Kurul Sisteminden katılmayı, görüş açıklamayı, öneride bulunmayı ve oy kullanmayı,
e) Güvenli Elektronik İmza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan elektronik imzayı,
f) Hak sahibi: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun hükümleri uyarınca anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma hakkı olan gerçek veya tüzel kişiyi,
g) Kanun: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununu,
ğ) Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK): 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca kurulmuş olan Merkezi Kayıt Kuruluşunu,
h) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu merkezi ortak veri tabanını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen uygulamayı,
ı) Tevdi eden temsilcisi: Kanunun 429 uncu maddesinde belirtilen temsilciyi,
i) Toplantı başkanlığı: Kanunun 419 uncu maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan başkanlığı,
j) Yönetmelik: Kanunun 1527 nci maddesinin beşinci fıkrasında öngörülen Yönetmeliği,
ifade eder.
Genel kurul toplantısına katılım şeklinin bildirimi
(1) Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri, bu tercihlerini genel kurul tarihinden iki gün öncesine kadar EGKS’den bildirmek zorundadırlar. Bu süre, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirketlerde bir gün olarak uygulanır.
(2) Şirket, genel kurula katılma taleplerini en geç iki iş günü içinde kontrol ederek EGKS’den kabul veya reddeder. Bu süre içinde reddedilmeyen talepler kabul edilmiş sayılır. Bu hüküm, payları MKK tarafından kayden izlenen borsaya kote şirket genel kurullarında uygulanmaz.
(3) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren hak sahibi bu tercihini genel kurul tarihinden bir gün öncesine kadar EGKS’de geri alabilir.
Elektronik genel kurul sistemine giriş süresi
(1) Anonim şirket genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden bir saat öncesinde başlar, genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine kadar sürer.
Elektronik ortamda görüş açıklama
(1) Anonim şirketin genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılan hak sahibi, görüşülmekte olan gündeme ilişkin görüşünü EGKS’de yazılı olarak iletebilir. Hak sahibi her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir. Her bir görüş en fazla 600 karakter olabilir.
Oy verme ve oy süresi
(1) Anonim şirketin genel kurul gündeminde yer alan her bir gündem maddesine ilişkin olarak oylama, toplantı başkanı tarafından fiziki ve elektronik ortamda katılan hak sahipleri için aynı anda başlatılır. Elektronik ortamda oyların gönderilmesi iki dakika ile sınırlıdır.
Elektronik genel kurul sisteminin tescil ve ilanı
(1) Şirketler, Kanunun 1527 nci maddesinin üçüncü fıkrasına göre kendilerinin kuracakları EGKS’nin bu Tebliğ, Yönetmelik ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen kurumlara tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür.
EN
TR
