İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Arşiv Koruma Talimatı

1. Arşive ancak arşiv memurunun gözetiminde ve sadece gündüzleri girilecektir.

2. Arşiv dışına evrak çıkarılması gerektiğinde, evrakı üreten birim sorumlusunca “ Arşivden Malzeme İsteme Fişi ” düzenlenecektir. Bunun dışında hiç bir belge, yazı ve dosya arşiv dışına çıkarılmayacaktır.

3. Arşivde sigara içmek, yanıcı ve patlayıcı madde bulundurmak kesinlikle yasaktır.

4. Arşivden ayrılırken kapılar ve elektrik düğmeleri kontrol edilerek kapatılacaktır.

5. Arşivde rutubetin önlenmesi İçin mesai saatleri içerisinde havalandırma sistemi çalıştırılarak, nemölçer cihazı İle geçerli nem oranı kontrol altında tutulacaktır.

6. Yangında arşivlik malzemeler ilk önce kurtarılacak, kurtarma anında su kullanılmamasına gerekli hassasiyet gösterilecektir.

7. Yangın esnasında boşaltılan eşya ve evraklar yangın tehlikesinden uzak yerlerde koruma personeli tarafından muhafaza altına alınacaktır. Yangının söndürülmesinden sonra arşiv malzemeleri, ilgili sorumlusuna tutanak ile teslim edilecektir,

8. Yangın anında öncelikle İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Yangın söndürme ekiplerine haber verilerek, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Yangından Korunma, Önleme ve Söndürme Talimatına göre hareket edilecektir.

9. Sabotajlara karşı İç ve dış aydınlatmalar ve kamera sisteminin düzenli bir şekilde çalıştığı kontrol edilecektir,

10. Otomatik yangın söndürme sistemi sürekli aktif halde bulundurularak, işlerliği kontrol edilecektir.

11. Arşivde görev yapan personel ile birimlerince Birim Arşiv Sorumlusu olarak görevlendirilen personelin parmak izleri kaydedilerek, ana giriş kapısından yapılacak girişler parmak izi algılama sistemi ile güvenli bîr şekilde yapılacaktır.

12. Sabotaja hassas yerlerin kapıları daima kapalı ve kilitli bulundurulacaktır.

13. Bu talimatta yer almayan konularda İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Arşiv Şube Müdürlüğü inisiyatifine göre hareket edilecektir.

14. Bu talimat hükümlerine aykırı hareket edenler, arşiv malzemelerine ve arşivlik malzemelere zarar verenler hakkında gerekli yasal işlem yapılacaktır.

15. Diğer hususlar;

Olurlarınıza arz ederim.

15. Bu Talimat 10.07.2010 tarih ve 27637 Sayılı Resmi Gazete’ de yayınlanan “İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği” nin 15 inci maddesi gereğince, “ İçişleri Bakanlığı Merkez Teşkilatı Binaları Yangından Korunma, Önleme ve Söndürme Yönergesi ” esas alınarak hazırlanmıştır.