KOSGEB Evrak Yönetim Sistemi Uygulama Esasları

Kapsam

(1) Bu Uygulama Esasları; Başkanlık merkez ve taşra teşkilatında, evrak işlemlerinin hızlı, düzenli, güvenli ve elektronik belge yönetim sistemi biçiminde düzenlenmesini kapsar.

Hukuki dayanak ve atıfta bulunulan düzenlemeler

(1) Bu Uygulama Esasları; 3624 sayılı KOSGEB Kuruluş Kanunu ve 01/06/2011 tarihli ve 27951 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan KOSGEB Organlarının Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 40 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

(2) Bu uygulama esaslarında atıfta bulunulan yasal ve idari düzenlemeler:

a) 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”,

b) 25/03/2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Standart Dosya Planı’na ilişkin 2005/07 sayılı Başbakanlık Genelgesi,

c) KOSGEB Saklama Süreli Standart Dosya Planı, ç) KOSGEB İmza Yetkileri Uygulama Esasları,

d) 16/05/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”,

e) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,

f) 25/01/2012 tarihli ve 28184 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Tebligat Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik”,

g) 19/12/2005 tarihli ve 9986 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik”,

ğ) 15/06/2010 tarihli ve 27612 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “KOSGEB Destek Programları Yönetmeliği”,

h) 23/01/2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu”,

ı) 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Başbakanlık Elektronik Belge Standartları Genelgesi,

i) TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı.

Tanımlar

(1) Bu Uygulama Esaslarında kullanılan;

a) Birim Arşivi: Başkanlık görev ve faaliyetleri sonucu teşekkül eden ve birimlerde, geçerliliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı birim arşivlerini,

b) Birim Yöneticisi: Birimin en üst kademedeki yöneticisini,

c) Çok Gizli Evrak: Milli güvenliğimizi çok ciddi şekilde zarara uğratacak evrak ve dokümanları,

ç) Destek Evrakı: KOSGEB veri tabanına kayıtlı KOBİ’lerin KEYS’e kaydedilmesi gereken destek, talep, bildirim ve benzeri konularda gelen ve giden evrak türünü,

d) Diğer Evrak: Başkanlık merkez ve taşra teşkilatı arasında yapılan yazışmalar ile “Destek Evrakı” ve “Kamu Evrakı” dışında kalan, KEYS’e kaydedilmesi gereken gelen ve giden evrak türünü,

e) Elektronik İmza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

f) Elektronik Ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

g) Evrak: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu

fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanmış ve KOSGEB Evrak Yönetim Sisteminde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,

ğ) Evrak Servisi: Evrak kayıt ve sevk işlemlerinden sorumlu Başkanlık merkez teşkilatında Evrak ve Arşiv İşleri Müdürlüğüne bağlı genel evrak servisini, taşra teşkilatında ise ilgili personeli,

h) Evrak Sorumlusu: Merkez teşkilatında birim adına evrak teslim alma ve teslim etme işlemlerinden sorumlu personeli,

ı) Gelen Evrak: Kamu kurum ve kuruluşları, gerçek ve tüzel kişiler ile Başkanlık merkez ve taşra teşkilatından gelen evrakı,

i) Giden Evrak: Kamu kurum ve kuruluşları, gerçek ve tüzel kişiler ile Başkanlık merkez ve taşra teşkilatına gönderilen evrakı,

j) Gizli Evrak: Açıklandığı takdirde veya başkasının eline geçtiği zaman milli menfaatlerimize zarar getirecek yazıları, (gizli mahiyetteki fotoğraf ve şemalar, ekonomik alandaki tedbirler, yurt savunması programı gibi) Başkanlıkça gizli tutulması uygun görülen İcra Komitesi kararları ve soruşturma raporlarını,

k) Günlü Evrak: Süreleri tanımlı veya yazının hazırlandığı makam/birim tarafından gereği için süre belirtilen yazıları,