SHT-EBYS Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü Elektronik Yazışma ve Belge Yönetim Sistemi Talimatı

Kapsam

(1) Bu Talimat, Genel Müdürlük içi ve dışı yazışmalar için Genel Müdürlüğü, Genel Müdürlük dışı yazışmalar için karşılıklı yazışma yapılan ilgili kurum kuruluşları ve bu yazışmaları yapan gerçek ve tüzel kişileri kapsar.

Dayanak

(1) Bu Talimat, 23/01/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 25/08/2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 19/01/2013 tarih ve 28533 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Başbakanlık’ın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi, Elektronik Belge Yönetimi - Sistem Kriterleri Referans Modeli v.2.0 ve TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı (2007)’na dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Talimatta yer alan;

a) Arşiv: Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir maksatla saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerleri,

b) Belge: Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış ya da fonksiyonu sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgiyi,

c) Doküman:Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleştirilmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynakları,

ç) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

d) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f) Elektronik Belge Yönetimi Sistemi: Kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek amacıyla kullanılan sistemi,

g) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, gezgin elektronik araçlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri,

ğ) Genel Müdürlük: Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü’nü,

h) Güvenli Elektronik İmza(GEİ): Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan imzayı,

ı) İmza sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

i) KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,

j) Kayıtlı Elektronik Posta sunucusu: Elektronik evrakların kurumlar arası iletimi ve bu hizmeti vermeye yetkili kuruluşu,

k) Mobil imza: Elektronik ortamlarda kullanabilecek nitelikli elektronik sertifikayı alıp kullanmayı ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tarif edilen Elektronik İmza'nın GSM SİM kartları kullanılarak atılmasını sağlayan servisi,

l) Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve/veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Uygulama ve Genel Esaslar

Gelen evrak kayıt ve dağıtım işlemleri

(1) Genel Müdürlük Evrak Merkezindeki kayıt işlemlerinde;

a) Her ne şekilde gelirse gelsin, evrak merkezine gelen her türlü evrakın, EBYS uygulaması kullanılarak kayıt ve takibi yapılır,

b) Gazete, dergi, kitap, broşür ve benzeri basılı süreli veya süresiz yayınlar hariç; gelen evrakların tamamı ve taranmasına engel bulunmayan ekleri taranarak elektronik ortama geçirilir,

c) Kapalı zarf ile gelen gizli evrakların yalnızca zarfları taranır,