Sosyal Güvenlik Kurumu Evrak İşlemleri Hakkında Talimat

(1) Bu Talimat Sosyal Güvenlik Kurumu merkez ve taşra birimlerinin, gelen ve giden evrakın, iç yazışmaların ve kapanan evrakın tabi tutulacağı işlemler ile, işi bitmeyen evrakın takibi ve tekit işlemlerinin usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

(1) Bu Talimat 16.05.2006 tarihli ve 5502 sayılı Kanunun 40 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu talimatta geçen,

Kurum: Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığını, Kurum Başkanı: Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanını,

Merkez teşkilatı: Kurumun, ana hizmet birimleri ile danışma ve yardımcı hizmet birimlerini,

Taşra teşkilatı: Sosyal Güvenlik İl Müdürlükleri ile il müdürlüklerine bağlı olarak kurulan sosyal güvenlik merkezlerini,

Servis: Merkez ve taşra teşkilatının çeşitli hizmetlerine göre ayrılmış kısımlarını,

Genel evrak ve evrak servisi: Kurumun merkez ve taşra teşkilatı bünyesinde genel evrak ve evrak servislerini,

Zimmet: Her türlü evrakın teslim alınmasını, Sistem: Evrak Kayıt ve Takip Sistemini,

Gizli: Sadece birimin amiri veya bu amirin yetkilendirdiği görevlilerden başkasına gösterilmeyecek yazı ve belgelere verilen önem işaretini,

Günlü: Muayyen bir süre içerisinde veya muayyen bir tarihe kadar cevaplanılması istenilen yazılar için kullanılan terimi,

Havale (Kodlama): Evrakın hangi birim veya servise gönderileceğini, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Gelen Evrakın Alınması ve Tabi Tutulacağı İşlemler

Gelen evrakın alınması

(1) Genel Müdürlükler, Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı, Strateji Geliştirme Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, İç Denetim Birimi, Aktüerya ve Fon Yönetimi Daire Başkanlığı, İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı, Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı, İnşaat ve Emlak Daire Başkanlığı, Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliğine gelen evraklar bu birimlerin kendi bünyelerinde oluşturulacakları evrak servisi tarafından; Kurum Başkanlığına hitaben gelen evrak ise, Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı genel evrak servisi tarafından teslim alınır.

(2) Taahhütlü-taahhütsüz posta, APS, kargo, koli, faks, e-posta, mektup, kurye, elden ve diğer yollarla gelen evrak ve ekleri evrak işlemini yapan personel tarafından imza karşılığı teslim alınır. Kuruma gelen her türlü evrak, evrak birimleri tarafından bu talimat hükümlerine göre teslim alınmadıkça ve kaydedilmedikçe işlem yapılamaz.

(3) Alınan evrakın Kurumla ilgili olup olmadığı, yırtık ve noksan bulunup bulunmadığı, gizli yazıların açık olup olmadığı incelenir. Bulunan yanlışlık ve eksiklikler ilgililerce tespit edilerek, gelen evrakın üzerine kayıt edilir.

(4) Alınan evrak gelen evrak servisinin bağlı olduğu birimle ilgili değilse, ait olduğu birime gönderilir. Ayrıca, gerek görülmesi halinde gönderen birime bilgi verilir. Kurum dışından yanlış gelen yazılar da ilgili kurumlara gönderilir.

(5) Alınan evraklarda yanlışlık veya eksiklik yok ise;

a) Birime elden getirilen evrak sisteme kayıt edilir. Kayıt yapıldıktan sonra, kayıt numarasını, kayıt tarihini, havale edildiği yeri (kod numarasını) gösteren fiş ilgiliye verilir.

b) İlam, icra ve vergi tebligatları, günlü ve acele yazılar, protesto ve ihtarname gibi evrak alınırken hangi gün ve saatte alındığı ayrıca kayıt edilir.

c) Kurum dışından zimmet listesi, defterleri veya alındı senetleri karşılığında gelen evrakın miktarı, nevi, alındığı tarih, ek adedi kayıt edilir.

Evrakın açılması

(1) Birime gelen her türlü evrak alındıktan sonra aşağıdaki işlemler

yapılır.

a) Zarflar veya kolilerin içinde hiçbir şey kalmadığı görülecek şekilde açılır.

b) Üzerinde birden fazla numara yazılmış zarf ve kolilerden çıkan evrakın, bu numaralara göre yanlış veya noksan olup olmadığı incelenir. Noksanlık, yanlışlık veya eksiklik olduğu takdirde durum zarf veya koli üzerinde belirtilir. İçi boşaltılan diğer zarf ve koliler imha edilir.

c) Evrakın eklerinin tam olup olmadığı incelenir. Eksiklik var ise evrak üzerine açıklama yazılır.

d) Zarfların veya kolilerin üzerinde şahıs veya kurum adresi yazılı olduğu halde, evrakta adres yoksa evrakın üzerine adres yazılarak havale işlemi yapılır.

e) Zarf veya kolilerin içerisinde menkul değer (para, altın, gümüş, senet, çek vb.) veya pul çıkan evrak, para-pul kayıt defterine yazının geldiği yer, tarih ve numarası ile zarftan veya koliden çıkan menkul değer veya pulun çeşidi ve miktarı belirtilerek kayıt edilir. Yazının üzerine de içinden çıkan menkul değer veya pul miktarının kaydı yapıldıktan sonra havale edilir. Postadan çıkan pullar kullanılır. Kullanılan pullar tutanakla tespit edilip muhasebe birimine bildirilir. Postadan çıkan menkul değerler ise tutanak ekinde yazı ile muhasebe birimine ilgili adına emanete alınmak üzere gönderilir.