Talimat (Arşiv Hizmetlerinin Denetlenmesi Hk) - Consolidated text

Favorites

First version

This document is published in different source than the Official Gazette. Consolidated text can be prepared as the related source is updated.

You only have rights to document if you have Standart, Profesyonel or Profesyonel + package.

Konu: Arşiv Hizmetlerinin Denetlenmesi hk.

MERKEZ BİRİMLER + BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİNE

İlgi: a) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün 29.02.2016 tarihli 63788445/559211448 sayılı yazısı.

b) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün 28.12.2015 tarih ve 63788445-805.02.04-793159819 sayılı yazısı.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün ilgi (b) yazısı ile Genel Müdürlüğümüz merkez ve taşra birimleri arşiv hizmet ve faaliyetlerinin 3473 sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkındaki Kanun" ve "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik" hükümleri doğrultusunda yürütülüp yürütülmediğinin yerinde denetimi amacıyla çalışma yapılacağı duyurulmuştur. Bu kapsamda birimlerimiz bilgilendirilmiş, Arşiv Dairesi Başkanlığı personelinin rehberliğinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından görevlendirilen personel ile birlikte Genel Müdürlüğümüz merkez birimleri ile Ankara Bölge Müdürlüğünde denetim çalışması Ocak (2016) ve Şubat (2016) ayları içerisinde gerçekleştirilmiş ve tamamlanmıştır.

2. 2010/20 sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgesi ekinde yer alan Tespit ve Değerlendirme Formlarına göre, birim arşivinden kurum arşivine devredilmesi gerekenlerin devri; kurum arşivinde saklama süresi dolanların ayıklanarak imhası gerekiyorsa, yıllık olarak imha işlemlerinin yapılması; kurumda süresiz saklanması gerekiyorsa saklanılmasına devam edilmesi; belirli bir süre sonunda DAGM'ne devredilmesi gereken evrak varsa, gecikmeksizin ilgili Genel Müdürlüğe gönderilmesinin sağlanması ve bu konuda hassasiyet gösterilmesi,

3. Standart Dosya Planının amacına uygun hizmet edebilmesi için, 2010/20 sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgesinin EK-3 ve EK-14'te yer alan ve yazının içeriğine en uygun dosya planı kodlarının verilmesine dikkat edilmesi, konu kodlarının en altında yer alan "XX.99-Diğer" kodunun kullanımından mümkün olduğunca kaçınılması ve doğru kullanımın teşvik edilmesi için birim amirleri tarafından kontrol yapılmasının sağlanması,

5. Arşiv alanlarının iç düzenine, aydınlatmasına, dosyalama sistemine ve arşivlerin yönetimine ilişkin konularda Genel Müdürlüğümüz tarafından oluşturulan ve tüm birimlere 21.07.2014 tarih ve 43373 sayılı Talimat ekinde duyurulan (Başkanlığımız web sayfasında yer almaktadır.) "Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Kurum / Birim Arşiv Standartları"nın sağlanmasına yönelik gerekli özenin ve hassasiyetin gösterilmesi gerekmektedir.