Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü'nün Talimatı (Ayıklama ve İmha.)

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Ayıklama ve İmha Komisyonunun Teşkili başlıklı 33. maddesinin ikinci parağrafında ''Taşra, bölge ve yurtdışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak beş veya dört kişilik Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az üç kişiden teşkil olunur.'' denilmektedir. Ayıklama ve İmha Komisyonuna birim amiri başkanlık yapacaksa komisyon Olur'unun, bir üst amir olan Mülki Amirden (Kaymakamlık veya Valilik Makamı'ndan) alınması gerekmektedir. Ancak komisyona birim amirinin yetkilendirdiği bir başka personel başkanlık yapacaksa komisyon Olur'u birim amiri (Tapu Müdürü, Kadastro Müdürü, Bölge Müdürü) tarafından verilebilir. Komisyon Olur'unun da imha listesi ile birlikte Başkanlığımıza kesinlikle gönderilmesi gerekmektedir. Ayıklama ve imha çalışmaları devam ederken komisyon başkan ve üyesi olan personelde tayin, geçici görevlendirme vb. nedenlerle değişiklik olması halinde yeni başkan ve / veya üyenin de dahil olduğu oluşturulacak yeni komisyon için Olur alınması ve bunun da ayıklama ve imhaya ilişkin yazılarla birlikte Başkanlığımıza gönderilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda ayıklama ve imha çalışmalarını yürütmekle görevlendirilmiş Komisyon Olur'unda adı geçen personel ile ayıklama ve imha çalışmalarına katılan (tasnifi yapan, imha listesini hazırlayan, imha tutanağını düzenleyen ..vs.) personelin aynı olması gerekmektedir.

İlgi (b) Talimatta belirtildiği üzere imha listeleri hazırlanırken Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 31. maddesi ve 2010/20 Sayılı Evrak, Dosya ve Arşiv Genelgesi'nin eklerinde (Ek:8, Ek:9 ve Ek:13) yer alan evrak konularına göre Ayıklama ve İmha Listelerinin oluşturulması ve özellikle listelerde yer alan konu başlıkları ve sürelere riayet edilmesi gerekmektedir.

Bilgi edinilmesi ve Bölge Müdürlüğünüze bağlı tüm birimlere duyurulması konusunda gereğini arz ve rica ederim.