Talimat (E-Arşiv Uygulamaları Hakkında)

İlgi (a) Genelge uyarınca yürütülen e-arşiv çalışmaları kapsamında gerçekleştirilecek ayıklama, tasnif, dosyalama ve tarama işlemlerine yönelik konularda alınan ilgi (b) ve (c) kararların uygulanması ilgi (ç) Olur ile uygun görülmüştür.

Buna göre;

1) İlgi (a) Genelge uygulaması sadece bir tarama işleminden ibaret olmayıp, aynı zamanda tapu kütüğü ile TAKBİS ve elektronik arşiv kayıtlarının karşılaştırılarak birbiri ile uyumunun sağlanmasına, tespit edilen hataların giderilmesine ve verilerimizin doğruluğunun sağlanmasına yönelik olduğundan, ilgi (a) Genelgenin 16/c maddesi uyarınca yapılacak olan tarama faaliyetlerinden önce, tapu müdürlüğü arşivlerinin ayıklama ve tasnif işlemlerinin kurum personelince yapılması,

Genelgenin 16/a ve 16/b maddelerindeki yönteme göre yapılacak faaliyetlerde ise tasnif, ayıklama, elektronik ortama aktarma ve dosyalama işlemlerinin birlikte yapılması,

2) Ayıklama sonrasında taranarak imha edilmesi gereken belgelerin tarih ve yevmiye esasına göre oluşturulan dosyanın içerisinde saklanması ve tarama işlemi yapıldıktan sonra imhasının yapılması gerekmekte olup, dosya içerisinde bulunan ve tarandıktan sonra imha edilecek belgelerin, kaşeleme sureti ile ayrıştırılması,

3) İlgi (a) Genelgenin 16/c maddesi uyarınca yapılacak olan elektronik arşive geçiş çalışmalarındaki tarama işlemlerinin, bölge merkezlerinden veya müdürlüklerin bulunduğu yerlerden hizmet satın alınması veya gerektiğinde donanım vb. kiralanması yöntemi ile gerçekleştirilmesi,

4) Resmi senetler ile mimari projelerin öncelikle taramasının yapılarak elektronik ortama aktarılmasının sağlanması,

5) Personelimiz veya özel sektör eliyle yapılacak taramalarda, belgelerin, asıl belge hüviyeti kazanması amacı ile tarama işleminden hemen sonra onay ve kontrol edilmesini müteakip müdürlük personelimiz tarafından elektronik imza ile imzalanması,

6) Türk Devleti ve Millet hayatını ilgilendiren ve geleceğe tarihi, siyasi, sosyal ve hukuki değer olarak aktarılması gereken belgeler ile Devlet hakları ve milletlerarası konuları içeren belgeleri arşivlerinde bulundurmaları sebebi ile tarihsel ve kültürel yönden önem taşıyan müdürlüklerin, bölge müdürlükleri tarafından belirlenerek Genel Müdürlüğe bildirilmesi ve bu kapsamdaki müdürlüklerde imha işlemi yapılmaması,

7) Ayıklama ve İmha Komisyonlarının ilgi (a) Genelgenin 17. Maddesine uygun bir şekilde oluşturulması ve bu komisyonlarda arşiv memuru dışındaki diğer personelin tapu işlemi yapmaya yetkili personel olması gerektiğinden; buna uygun oluşturulan komisyonlar görevlerine devam edecek olup, uygun oluşturulmayan komisyonların yerine ilgi (a) Genelgeye uygun olacak şekilde yeniden komisyonlar oluşturulması,

8) İlgi (a) Genelgenin 16/c maddesindeki yöntemin uygulanması planlanan tapu müdürlüklerinde mevcut işlem belgelerinin ayıklama, tasnif ve tapu kütüğü ile TAKBİS uyumunun karşılaştırılarak kontrol edilmesi çalışmalarının başlatılması gerekmektedir.

Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığınca dijital verilerin saklanması ve sunulmasına yönelik ihtiyaç duyulacak olan bilişim sistemlerine ilişkin yatırımların en kısa sürede yapılmasına karar verilmiş olup, pilot uygulama yapılacak müdürlükler ile bu müdürlüklerin tarama faaliyetlerinin ne zaman başlayacağı, gerekli bilişim alt yapısının tamamlanmasından sonra ayrıca bildirilecektir.

Bölgenize bağlı tapu müdürlüklerinde mevcut belgelerin, mimari projelerin ve resmi senetlerin elektronik ortama aktarılması işlemleri, Genel Müdürlüğümüzce yapılacak bildirime kadar yapılmayacaktır.

Bölge müdürlüklerinde mevcut 2'nci nüsha tapu senetleri ile ipotek belgelerinin, terkin cetvellerinin ve tescile yönelik mahkeme kararı listelerinin tedavül kabiliyetine sahip olmamaları, aşırı derecede yer işgal etmeleri vb. nedenler ile imha edilmelerine karar verilmiş, 2012/2 (1724) sayılı Genelgenin 13'üncü maddesinin 1'inci fıkrasının (ğ) bendi ile 19'uncu maddesinin 1'inci fıkrasının (g) ve (ğ) bentleri yürürlükten kaldırılmıştır.

Bu kapsamda, Bölge Müdürlüklerinde mevcut olan 2'nci nüsha tapu senetleri (2'nci nüsha tapu kütükleri imha edilmeyecektir) ile ipotek belgeleri, terkin cetvelleri ve tescile yönelik mahkeme kararı listeleri, imha listesine alınarak, usulüne uygun, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere imha edilecektir.

İlgi (a) Genelgenin "Yöntem" başlıklı 16'ncı maddesinin son fıkrasının "Bu yöntemlerin hangisinin kullanılacağı, Bölge Müdürlüğünün görüşü ile Arşiv Komisyonunun kararı, Genel Müdürün onayı ile belirlenir." şeklinde;