Talimat (Görüş, Bilgi ve Belge Taleplerinde Süre Hakkında Talimat)

c) Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı’nın 03/04/2014 tarih ve 20114 sayılı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatı.

Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin kurum içi ve kurum dışı yazışma başlıklı 11 inci maddesindeki "Kurum içi ve kurum dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İlgili mevzuatındaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, idareler belge taleplerini en geç 5(beş) gün, bilgi ve görüş taleplerini ise en geç 15(onbeş) gün içinde yerine getirir. İdare, bilgi ve görüş yazıları için 15(onbeş) günü geçmemek üzere ek süre kullanabilir. Bu yazışmalar elektronik ortamda da yapılabilir." şeklindeki hüküm ile;

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre başlıklı 30 uncu maddesinin birinci fıkrasındaki "İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. İdareler ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla, süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç 5(beş) iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç 15(onbeş) iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin gelen evrak kayıtlarına girdiği zamanı; elektronik ortamda gelen talepler için ise talep yazısının EBYS'ye giriş kaydının yapıldığı zamanı ifade eder. İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla 15(onbeş) iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir. " şeklindeki hüküm ile;

Yine aynı konuda Elektronik Belge Yönetim Sistemi Talimatının gelen evrak kayıt, dağıtım ve tebliğ etme işlemleri başlıklı 11 inci maddesinin üçüncü fıkrasındaki "Birime gelen bir evrakın o birimde görevli personel ya da personellere tebliğ edilmesi gerektiği durumlarda işlem, birim amirince EBYS üzerinden yapılacaktır. Kullanıcılar kendilerine gelen belgeleri yasal süresi içinde EBYS üzerinde tebellüğ etmek zorundadır." şeklindeki talimat ile İdare içi ve İdare dışı yazışmalar hakkında izlenecek usul ve esaslar belirlenmiştir.

Yukarıda hukuki dayanakları belirtilen hükümler kapsamında etkin, verimli, standartlara uygun ve hesap verebilir bir kamu yönetimi oluşturmak ve kamu hizmetinin hızlı, kaliteli ve düşük maliyetli bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, İdaremize ve birimlerimize gelen görüş, bilgi ve belge talepli yazıların karşılanmasına ilişkin hizmet sunumunda gerekli prosedürlerin uygulanmasına özen gösterilmesi ve işlemlerin ilgili mevzuatındaki özel hükümleri saklı kalmak kaydıyla süresinde gerçekleştirilmesine dikkat edilmesi gerekmektedir.

Bilgilerini ve gereğini, tüm birimlere duyurulmasını önemle rica ederim.