Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü'nün Talimatı (İnceleme ve Denetleme)

Bölge Müdürlükleri tarafından ilgi Talimat eki Standartların birimlerde uygulanması, ortaya çıkan eksikliklerin tamamlanmasına yönelik takibinin yapılması, 3 (üç)'er aylık periyotlarla Başkanlığımıza bilgi verilmesi ve her yılın sonunda genel durum analizi şeklinde ayrıntılı rapor düzenlenerek gönderilmesi gerektiği hususu ile ilgili kısmının, Bölge Müdürlüklerine bağlı bütün müdürlüklerin "3 ayda bir denetiminin yapılması ve sonucunun yazı ile bildirilmesi gerektiği" şeklinde anlaşıldığı görülmüştür. Bölge Müdürlüklerine bağlı her bir müdürlüğün denetiminin 3 ayda bir (yılda dört defa) tekraren yapılması yerine, her bir müdürlüğün yılda bir defa denetlenmesinin yeterli olduğu, ancak yıl içerisinde yapılan denetleme sonucunda herhangi bir müdürlükte eksiklik tespit edilmişse ve bu eksiklik ilgili müdürlük tarafından giderilmişse söz konusu müdürlüğe yeniden gidilerek oluşacak yeni puan durumunun yıl sonu gönderilecek olan analiz raporuna eklenerek Başkanlığımıza gönderilmesi;

Bölge Müdürlükleri tarafından ilgi talimat doğrultusunda yapılması gereken arşiv denetimlerinin yapılmadığı veya yapıldığı halde denetim sonucunun bildirilmediği tespit edilmiştir. Bu denetimlerin en kısa sürede yapılarak sonuçlarının Başkanlığımıza bildirilmesi ve ilgi Talimat ile belirlenen sürelere uyulması konusunda özenli davranılması;

Söz konusu faaliyetler denetim faaliyetleri kapsamında olduğundan; denetimlerin mevzuata uygun olarak yapılması, varsa eksikliklerin tespiti ve tamamlanmasına yönelik önlemlerin alınması Bölge Müdürlüklerinin sorumluluğunda olduğundan, denetimlerin bizzat Bölge Müdürlükleri tarafından yapılması;

Fiziki Arşiv Standartlarını gösteren puan tablosunun her bir bölge müdürlüğü tarafından farklı içerik ve şekillerde gönderildiği tespit edilmiş olup, bu farklılığın giderilmesine yönelik olarak bundan sonra gönderilecek denetim raporlarının ekte gönderilen şablona uygun olarak gönderilmesi hususunda,