Talimat (Kayıtlı Elektronik Posta (Kep) E-Yazışma Hk.)

c) 02.02.2015 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.

ç) Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı'nın 29.11.2017 tarih ve E.2592574 sayılı Duyurusu.

KEP, resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkan sağlayan, önemli ve yasal bildirim haline getirilmek istenen tüm belge ve içerikleri hızlı ve güvenli bir şekilde gönderebilen bir sitemdir. KEP, elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak gönderici teyidi, alıcı teyidi, içeriğin değişmediği teyidi, gönderim ve alım zamanları ispatını sağlar. Gönderinin alıcının posta kutusuna ulaştığında, KEP sistemi tarafından alıcının cep telefonuna kısa mesaj gönderilir ve gönderinin alıcısı tarafından okunduğuna ilişkin delil oluşturur. KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. Bu sayede KEP, kamu kurum ve kuruluşları arasındaki elektronik posta iletişiminin (gerek elektronik yazışma gerekse elektronik tebligat) en üst düzeyde güvenlik standartlarında yapılmasını sağlar.

KEP hesabının, hesap sahibi tarafından kendi nam ve hesabına kullanılması esastır. Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda KEP hesabı, ilgi (c) Yönetmelik hükümlerinde belirtilen şekilde yetki verilmiş olan işlem yetkilisi tarafından hesap sahibinin nam ve hesabına kullanılır. Hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. PTT'nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. Bu sebeple KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukukî sonuçları hesap sahibi kabul eder.

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 12 nci maddesi ikinci fıkrası "(1) Hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. (2) Mücbir sebep hâlleri dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda o işgünü içinde gelen iletinin ertesi işgünü hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilir." hükmünde olup, KEP üzerinden gelen gönderilerin ilgi (ç) Duyuru kapsamında görevli personel tarafından anlık olarak takip edilmesi ve talebin geciktirilmeksizin işleme alınması, gerekli koşulları taşımayan belge ve gönderilerin, bu durumun sebepleriyle birlikte açıklanarak gönderen idareye yine aynı şekilde bildirilmesi gerekmektedir.

Kep üzerinden gelen belgelerin fiziki olarak arşivlenmesi yapılmayacak olup, 2017/3 sayılı Genelge hükümlerince sadece elektronik ortamda saklanacaktır.

KEP E-Yazışma üzerinden gelecek işlem talepleri ve belgelere ilişkin olarak; 1.Tescil ve Terkine İlişkin Talepler Bakımından:

11.01.2011 tarihli ve 6099 Sayılı Kanunla 7201 Sayılı Tebligat Kanununda yapılan değişiklikle Tebligat Kanununun 1 inci maddesinde "… elektronik ortam da dâhil tüm tebligat, bu Kanun hükümlerine göre Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya memur vasıtasıyla yapılır." 7/a maddesi birinci fıkrasında "Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabilir." hükümlerine yer verilmiş bu suretle elektronik tebligat geçerli hale getirilmiştir.

Bilindiği üzere, Tapu Sicili Tüzüğü'nün 88 inci maddesi "(1) Kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, mahkemeler, icra müdürlükleri, bankalar ve özel hukuk tüzel kişileri tarafından düzenlenen aynî veya kişisel hakkı sona erdirecek nitelikteki belgeler, tapu işlemi için elden ibraz edilemez. Bu belgeler 7201 sayılı Kanun hükümlerine göre müdürlüklere tebliğ edilir. (2) Birinci fıkra gereğince, tapu işlemlerine yönelik düzenlenen belgelerde silinti, kazıntı ve çıkıntı yapılamaz. " hükmünde olup, ayni ve şahsi hakkı sona erdirecek nitelikteki belgelerin elden ibraz edilemeyecek olmasının işleme esas bu belgelerin belgeyi düzenleyen kurumca oluşturulması sonrasında tapu müdürlüklerimize ibrazına kadar evrak güvenliğinin sağlanması ve işleme dayanak olacak belgenin herhangi bir değişime ve tahrifata uğratılmaması saikiyle söz konusu riskleri ve gerçekleşebilecek sahtecilik girişimlerini ortadan kaldırmaya dönük olduğu ve bu nedenle belirtilen nitelikteki belgelerin 7201 sayılı Kanun hükümlerine göre Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya ilgili kurumun memuru vasıtasıyla tebliğ edilmesinin öngörüldüğü değerlendirilmektedir. Bu çerçevede, KEP'in elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak gönderici teyidi, alıcı teyidi, içeriğin değişmediği teyidi, gönderim ve alım zamanları ispatını sağladığı dikkate alındığında, yukarıda bahsi geçen risklerin ortadan kalkmış olduğunu değerlendirmek gerekecektir.