Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü'nün Talimatı (Takbis Düzeltmeler Sicili)

Konuya ilişkin, Başkanlığımız tarafından yapılan izleme ve denetimlerde elde edilen veriler ile soru konusu edilen hususların birlikte değerlendirilmesi sonucu aşağıda belirtilen ek açıklamaların yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

TAKBİS-TSUY yazılımında bulunan işlem ağaçları kullanılarak yapılması gereken işlemlerin, veri düzeltme ekranları kullanılarak yapıldığı gözlenilmekte olup, bu uygulamaya son verilerek veri düzeltme ekranları kesinlikle belirlenen amacı dışında kullanılmamalıdır.

Yapılan incelemelerde, veri düzeltme işlemi ile görevli personel tarafından yapılan düzeltme işlemlerinde, düzeltmeye yönelik gerekli açıklamanın yapılmadığına sıkça rastlanılmaktadır. TAKBİS düzeltmeler sicili olarak adlandırılan ve TAKBİS verilerinin düzeltilmesinden sonra sistem tarafından oluşturulan elektronik belge, TAKBİS açısından Tapu Sicili Tüzüğünün 7. maddesinde belirtilen düzeltmeler sicilinin işlevini yerine getirmektedir. Bu nedenle, yapılan veri düzeltme işlemine yönelik açıklamaların da 2015/4 sayılı Genelge doğrultusunda düzeltme işleminin özünü kapsar nitelikte olması zorunludur. (Örnek olarak düzeltme yapılan taşımazın mahalle/köy adı, cilt/sayfa numarası, düzeltmenin konusu gibi hususların açıklamada mutlaka yer alması gerekmektedir.)

TAKBİS Düzeltmeler Sicilinin oluşturulmasının en önemli amacı sistem üzerinde yapılan veri düzeltme işlemlerinin kayıt altına alınarak, anlık kontrol edilebilmesini sağlamaktır. Veri düzeltmelerinin anlık takip ve kontrolünün sağlanmadığı bir çalışmanın da tapu sicili açısından beklenen yararı sağlayamayacağı açıktır.

2014/1 Sayılı Genelge gereğince tapu müdürlüklerimiz guruplandırılarak yönetsel açıdan daha işlevsel hale getirilmiş ve veri düzeltme işlemlerine yönelik kontrol süreci tapu müdürlüklerine bırakılmıştır. Ancak müdürlüklerimiz tarafından, iş yoğunluğu, müdür yardımcısı sayısı, personel/birim bazlı yetki devri vb. etkenler gözetilerek veri düzeltmelerinin anlık kontrol edilebileceği/denetlenebileceği uygun kontrol süreçlerinin en kısa sürede kurularak uygulamanın takip edilmesi, süreçlerin belirlenerek yazılı iç görevlendirme yapılması gerekmektedir. Müdür yardımcısı bulunmayan müdürlüklerde kontrol görevlisi tapu müdürüdür.

Yapılan veri düzeltme işlemlerinin ilgi Genelgeye uygun olarak tamamlanmasından veri düzeltme işlemi için görevlendirilen personel, veri düzeltme işlemlerinin anlık takip/kontrolünden veri düzeltme kontrolleri ile görevli müdür/müdür yardımcısı, müdürlük içi gerekli görevlendirmelerin yapılmasından ve veri düzeltme sürecinin takibinden tapu müdürü ve uygulamanın genel takibinden de bölge müdürlükleri sorumludur.

Herhangi bir hak kaybı ve Hazine zararına neden olunmaması için, 2015/1 sayılı Genelgenin yürürlük tarihi olan 21/05/2015 tarihinden bu güne kadarki kontrollerin bir an önce tamamlanarak, bundan sonraki uygulamalarda da azami dikkat ve özenin gösterilmesi ile ilgi Genelge ve işbu Duyuru gereğince işlemlere yön verilmesi hususunda bilgi ve gereğini rica ederim.