Basın-Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulama Yönergesi

Kapsam

Bu Yönerge; Basın Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğünün merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatını kapsar.

Dayanak

Bu Yönerge;

a) 23 Ocak 2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu”,

b) Bakanlar Kurulunun 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Kararı ile 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”

c) 25.03.2005 tarihli 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımalanan “Standart Dosya Planı”na ilişkin 24.03.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi,

ç) Başbakanlığın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi,

d) TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı (2007)’na dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede yer alan;

a) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi,

b) BYEGM: Basın Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü’nü,

c) Dış yazı: BYEGM birimlerince diğer kurum ve kuruluşlara gönderilen yazıyı,

ç) DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı): Başbakanlık tarafından hazırlanan ve idarelerin haberleşme kodlarını ve iletişim bilgilerini gösteren elektronik veri tabanını,

d) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f) Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) Uygulaması: BYEGM’nin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturduğu her türlü belgenin içerik, format, üstveri ve ilişkisel özelliklerini koruyarak, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretimi, arşiv, erişimi ve nihai tasfiyesine kadar olan sürecin elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistemi,

g) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayar, gezgin elektronik araçlar, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri,

ğ) Fiziksel ortam: Kâğıda çıktı alınmasını,

h) Genel Evrak Servisi: BYEGM’ye gelen evrakı almak, evrakın ilgili birimlere dağıtımını, evrak kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması ve evrak akışının süratli ve emniyetli olmasını ve BYEGM’den çıkan evrakların gönderilmesini sağlamakla görevli olan birimi, taşra teşkilatında ise bu işleri yapmakla görevli olan personeli,

ı) Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı veya mobil elektronik imzayı,

i) İç yazışma: BYEGM birimleri (merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı) arasındaki yazışmayı,

j) İmza sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

k) Kurum dışı kullanıcı: BYEGM taşra ve yurt dışı teşkilatının işleyişi gereğince resmi yazışmalarda imzası bulunmasına ihtiyaç duyulan ancak BYEGM personeli olmayan kullanıcıyı,

l) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında ve/veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,

m) Resmî bilgi: İdarelerin kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses, görüntü ve benzerleri şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri, aldıkları veya sakladıkları bilgileri,

n) Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, idarelerin birbirleriyle veya idareler ile gerçek veya tüzel kişiler arasında iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci,