Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yönergesi

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Sağlık Bakanlığının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşlarının merkez ve taşra teşkilatını kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 663 Sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 40 ıncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergede geçen;

a) Bakanlık: Sağlık Bakanlığını,

b) Belge: Bir olayı, olguyu, görüşü, işi, emri veya yeni bir hukukî durumu bildiren ıslak ya da elektronik imzalı evrakı,

c) Birim evrak: Bakanlık merkez teşkilatı ile bağlı ve ilgili kuruluşlarının her bir hizmet birimine ait İç evrak birimini,

ç) e-Otoban: Kamu kurum ve kuruluşlarının taşra teşkilatının kendi EBYS'lerinde hazırladıkları evrakın vali, vali yardımcısı veya kaymakam tarafından İçişleri Bakanlığının EBYS'si üzerinden elektronik olarak imzalanmasını sağlayarak farklı sistemler kullanmakta olan taşra teşkilatına ait yazışmalarım elektronik ortamda yapılmasına imkân veren, temelini EBYS’ler arasındaki entegrasyonun oluşturduğu sistemi,

d) e-Otoban şablonu: Sağlık Bakanlığı EBYS’de mülki amir (vali, vali yardımcısı ve kaymakam) tarafından imzalanacak evrak için kullanılan şablonu,

e) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

f) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve arşivlenen her türlü belgeyi,

g) Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

g) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS): Kamu kurulularının teşkilat yapısından, sunulan hizmetlere, hizmetlerde kullanılan belgelerden, belgelerde bulunan bilgilere kadar kamu yönetiminde yer alan unsurların mevzuat dayanaklarıyla birlikte tespit edilerek elektronik ortamda tanımlandığı, geliştirilen e-Devlet uygulamalarının tek merkezden birbirine entegre edilerek e-Devlete geçilmesini sağlayan bilgi sistemini,

h) Entegrasyon: Bakanlıkta kullanılan farklı elektronik belge yönetim sistemleri arasındaki uyumu sağlamak üzere gerçekleştirilen işlemleri,

ı) Genel Müdürlük: Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğünü,

i) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

j) Islak imza: Kâğıt evrak üzerine el ile atılan imzayı,

k) İmza: Bir evrakı onaylamaya veya işlemi tesis etmeye yetkili olanlar tarafından atılan imzayı,

l) İmza sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

m) İmza Yetkilileri Modülü (İYEM): Kamu kurum ve kuruluşlarında görev yapan yöneticilerin isim, soy isim ve vekâlet bilgilerinin Başbakanlık tarafından tutulduğu modülü,

n) İYEM görevlisi: Başbakanlık tarafından görev alanında bulunan tüm kurum ve birim yöneticilerine ilişkin bilgilerin, KAYSİS sisteminde bulunan İYEM kılavuzunda belirtilen esaslara uygun olarak kaydedilmesinden ve kayıtların sürekli güncel tutulmasından sorumlu kişiyi,

o) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak delil sağlayan elektronik postanın nitelikli şeklini,

ö) KEP ana işlem yetkilisi: Kurum ve kuruluşların kanuni zorunluluk gereği alacak oldukları KEP adreslerine ilişkin işlemleri, kurum nam ve hesabına yapacak olan ve KEP işlem yetkilisi veya yetkililerini tanımlayabilen kişiyi,

p) KEP işlem yetkilisi: Kurum ve kuruluşların kanuni zorunluluk gereği alacak oldukları KEP adreslerine ilişkin işlemleri, kurum nam ve hesabına yapacak olan işlem yetkililerini,

r) Kurum Evrak: Bakanlık merkez teşkilatı, bağlı ve ilgili kuruluşlarının taşra ve yurt dışı teşkilatı, diğer kamu hukuku ve özel hukuk tüzel kişileri ile gerçek kişiler arasındaki evrak akışını sağlayan birimi,

s) Mobil imza: Cep telefonu, tablet bilgisayar gibi taşınabilir elektronik aletlerde ve bir GSM şebekesi üzerinden kullanılmak üzere geliştirilen elektronik İmzayı,