Evrak Kayıt-Dosyalama ve Sevk İşlemlerine Ait Yönerge

Kapsam

Bu Yönerge, nüfus müdürlüğüne gelen ve nüfus müdürlüğünden giden her çeşit yazı, belge, doküman, basılı eser ile bunların eklerinin ve benzerlerinin ne şekilde kayıt edileceğine, dosyalanacağına, muhafaza edileceğine, sevkine, işlemden kaldırılacağına ve arşive yerleştirileceğine ilişkin esas ve usul hükümlerini kapsar.

Tanımlar

Bu Yönergede geçen tanımlardan;

Bakanlık : İçişleri Bakanlığını,

Genel Müdürlük : Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünü,

Nüfus Müdürlüğü : İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünü ve İlçe Nüfus Müdürlüğünü

Evrak :Yazılı kağıt, belge, tutanak veya formu,

ifade eder.

Dayanak

Bu Yönerge, 05/05/1972 tarihli ve 1587 sayılı Nüfus Kanununa 20/03/2003 tarihli ve 4826 sayılı Kanunla eklenen Ek 6 ncı madde ve Bakanlar Kurulunun 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı kararı ile yürürlüğe konulan Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Genel İlkeler

Uygulama

Nüfus müdürlüğü bu Yönergede yer alan hükümleri en iyi şekilde yerine getirmekle yükümlüdür.

Genel Müdürlük, bu Yönergenin esas ve usullerinin uygulanmasını izler, bu konuda aydınlatıcı ve uyarıcı direktifler verir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kayıt ve Kodlama

Evrakın kaydedilmesi

Nüfus müdürlüğüne gelen ve giden her evrak ve nüfus müdürlüğünde düzenlenen form ve tutanaklar elektronik ortamda kaydedilir.

Kayıtta; yazının tarihi, sayısı, geldiği yer, gideceği yer, konusu, gönderilen-gelen karşılığın tarihi ve sayısı, işlem kısmında da evrak hakkında yapılan işlem kısaca belirtilir.

Nüfus müdürlüklerinde/dış temsilciliklerimizde düzenlenen doğum, ölüm, evlenme, tanıma vb. evrakın “Geldiği yer” alanına “Düzenleyen müdürlüğün/dış temsilciliğimizin adı” yazılır.

Elektronik ortamda tutulan defterlerde gerekmedikçe döküm alınmaz.

Kayıtların elektronik ortamda tutulamaması halinde gelen ve giden evrak bu iş için Bakanlıkça bastırılmış olan defterlere kaydedilir.

Evrak kayıt defterleri

Evrakın elektronik ortamda kaydedilememesi durumunda her nüfus müdürlüğünde gelen ve giden evrakı kaydetmek, numara vermek ve ait olduğu dosyayı belirtmek amacıyla “Gelen Evrak Defteri” ve “Giden Evrak Defteri” adı altında iki ayrı evrak kayıt defteri tutulur. Personelin hasta sevk kağıtları da bu defterlere kaydedilir.

Defterlerin onanması

Kağıt ortamında tutulan Gelen Evrak Defteri ile Giden Evrak Defterinin sahifeleri numaralandıktan ve o defterin kaç sahifeden ibaret olduğuna ilişkin gerekli açıklama defterin son sahifesine yazıldıktan sonra açıklamanın alt kısmı :

İllerde İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürünce,

İlçelerde (Merkez İlçe dahil) İlçe Nüfus Müdürünce onanır.

Defterlerin sahife birleşim yerlerine:

İllerde İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünün,

İlçelerde (Merkez İlçe dahil) İlçe Nüfus Müdürlüğünün mühürü basılır.

Defterlerin kayıt dönemi

Kağıt ortamında tutulan gelen ve giden evrak için tahsis edilmiş olan defterler, takvim yılının ilk günü itibariyle kullanılmaya başlanır ve takvim yılı sonunda, (31 ARALIK günü) verilen son numaranın altı kırmızı çift çizgi ile kapatılarak “İşbu Gelen/Giden Evrak Kayıt

Defterine yılı içerisinde sırada adet evrak kayıt edilmiştir.” açıklaması yapılır. Bu açıklamanın altı müdür ve ilgili memur tarafından imza edilir.

Bu şekilde kapatılmış olan defterin kullanımına son verilir. Ancak, işlemi az olan nüfus müdürlüklerinde, defterin bütün sahifeleri yılı içinde kullanılmamış ise, kapatma işleminin yapıldığı sahifeyi izleyen ilk sahifenin sol başından ve (1) kayıt sıra numarasından başlamak üzere yeni yılda da kullanılır.

Elektronik ortamda tutulan evrak kayıt defteri, takvim yılının ilk günü itibariyle kullanılmaya başlanır ve takvim yılının sonunda son iş günü verilen son numara tespit edilir. Tespit edilen numara düzenlenen bir tutanak ile imza altına alınır, ayrıca gelen-giden son evrak sayıları veri tabanında tutulur.

Gelen evrakın kayıt edilmesi

İl veya İlçe Nüfus Müdürlüğü adına gönderilen, getirilen veya üst makamca havale edilen evrak, elektronik ortamda günlük olarak kaydedilir.

Doğrudan İl veya İlçe Nüfus Müdürlüğü adına gönderilen, getirilen veya üst makamca havale edilen evrak, bizzat Müdür tarafından veya yetkili kıldığı görevlice görüldükten ve havalesi yapıldıktan sonra kaydedilir.

Herhangi bir evrak İl Nüfus Müdürlüğüne hitaben yazılmış ve işlem yönünden Merkez İlçe Nüfus Müdürlüğünü ilgilendiriyorsa, bu çeşit evrak yine Müdürlük Bürosu Şefliğinin Evrak Kayıt Defterine kaydedilir ve zimmetle Merkez İlçe Nüfus Müdürlüğüne intikal ettirilir.