Göç İdaresi Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Hizmetleri Çalışma Esaslarına İlişkin Yönerge

Kapsam

(1) Bu Yönerge, Göç İdaresi Genel Müdürlüğü merkez ve taşra teşkilatı ile geri gönderme, kabul ve barınma merkezlerini kapsar.

Dayanak

(Değişik: 25/07/2019-Gen. Md. Onaylı) (1) Bu Yönerge, 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 1 inci maddesi, 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar İle Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 161 inci maddesinin ikinci fıkrasının (ı) bendinin (3) numaralı alt bendi ve 796 ncı maddesi ile 16/5/1998 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Alt birim: Merkezde Genel Müdürlüğe bağlı daire başkanlıkları ile hukuk müşavirliği bünyesindeki çalışma grubu başkanlıklarını; taşrada il ve ilçe göç idaresi müdürlükleri çalışma grubu başkanlıklarını, geri gönderme merkezleri ile kabul ve barınma merkezleri bünyesindeki hizmet birimlerini,

b) Alt birim arşivi: Merkezde Genel Müdürlüğe bağlı daire başkanlıkları ve hukuk müşavirliği; taşrada il ve ilçe göç idaresi müdürlükleri, geri gönderme merkezleri ile kabul ve barınma merkezleri bünyesindeki çalışma grubu başkanlıklarının ve hizmet birimlerinin arşivlerini,

c) Arşiv malzemesi: Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatı birimlerinde bulunan ve yapılan hizmet, faaliyet sonucu üretilen, kesin sonuca bağlanmış her türlü belge ile devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış merkez ve taşra teşkilatı tarafından süresiz veya süreli olarak muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ile Devlet ve uluslararası nitelikteki hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi, hukuki, ekonomik, dini, bilimsel, biyografik, teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, belirlemeye yarayan, ayrıca ait olduğu dönemin ahlak, örf ve adetlerini ve diğer çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, mikrofilm ses ve görüntü bandı, elektronik ortamda üretilmiş benzer belge ve malzemeyi,

ç) Arşivlik malzeme: (d) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeler cinsinden olup da, kesin sonuca bağlanmış ancak, güncelliğini koruyan ve zaman açısından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlar ile son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve uluslararası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı antlaşmalara dayanak teşkil eden, bürokratik gelişmeler sonucunda veya hizmetin yerine getirilmesi sırasında kendiliğinden oluşan her türlü belgeyi,

d) Ayıklama: Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi ile cari işlem devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki değerini ve delil olma vasfını kaybeden, ileride kullanılmasına ve muhafazasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin belirlenmesi ve ayrılması işlemini,

e) Bakanlık: İçişleri Bakanlığı’nı,

f) Belge/Dosya talep formu: Kurum arşivinde muhafaza edilen dosyanın hangi birime, kime, ne zaman verildiğini belgelemeye ve tespite yarayan, dosyayı talep eden birimce yetkilendirilen personel tarafından tanzimle imzalanan, dosyaya karşılık arşiv görevlilerince alınıp muhafaza edilen ve bu konuda zimmet yerine geçen belgeyi,

g) Birim: Merkez teşkilatında daire başkanlıkları ve hukuk müşavirliğini, taşra teşkilatında il ve ilçe göç idaresi müdürlükleri, geri gönderme merkezleri ile kabul ve barınma merkezlerini,

ğ) Birim amiri: Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatı ile geri gönderme merkezi veya kabul ve barınma merkezlerinde yer alan birimlerin en üst yöneticisini,

h) Merkez birimleri arşivi: Genel Müdürlük merkez teşkilatı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucunda meydana gelen, güncelliğini koruyarak günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin muhafaza edildiği arşivi,