İçişleri Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü İmza Yetkileri Yönergesi

2- Kapsam

Bu Yönerge; Personel Genel Müdürlüğü’nün görevlerine ilişkin hizmet ve faaliyetlerine ait imza yetkilerini, yetkiyi kullanacak görevlilerin belirlenmesine ve bu yetkinin tam ve etkin olarak kullanılmasına ilişkin esasları kapsar.

3- Yasal dayanak

Bu Yönerge 14/02/1985 tarihli ve 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 34 ve 35 inci maddeleri uyarınca Bakanlık Makamının 28/03/2012 günlü Olur'u ile yürürlüğe giren “İçişleri Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi” nin 16 ncı maddesine göre hazırlanmıştır.

4- Tanımlar

Bu Yönergede yer alan tanımlardan:

a) Bakan: İçişleri Bakanını,

b) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,

c) Daire Başkanı: Görev bölümünde şube müdürlüğünün bağlı olduğu Daire Başkanını,

ç)Genel Müdür: Personel Genel Müdürünü,

d) Genel Müdürlük: Personel Genel Müdürlüğünü,

e) Genel Müdür Yardımcısı: Görev bölümünde daire başkanlarının bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısını,

f) Müsteşar: İçişleri Bakanlığı Müsteşarını,

g) Müsteşar Yardımcısı: Görev dağılımında birimin bağlı olduğu Müsteşar Yardımcısını,

ğ)Şube Müdürü: Personel Genel Müdürlüğü bünyesinde görev yapan Mülki İdare Amirliği ve Genel İdare Hizmetleri Sınıfından Şube Müdürünü,

ifade eder.

5- Yetkililer

a) Genel Müdür

b) Genel Müdür Yardımcısı

c) Daire Başkanı

ç) Şube Müdürü evrak imzalamaya yetkili görevliler olarak belirlenmiştir.

6- İlke ve usuller

6.1- İmza yetkilerinin sorumlulukla dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır.

6.2- Herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi, ancak bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür.

6.3- Bu yönerge ile bakanlık merkez-taşra birimleri ile diğer kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalarda Genel Müdür adına imza yetkisi kullanılırken Genel Müdür adına (Genel Müdür a.) ibaresi kullanılır.

6.4- İmza yetkisi verilenler, yetki alanlarına giren konularla ilgili prensip kararı niteliği taşıyan ve Genel Müdürlük politikasını ilgilendiren hususlar ile önemli gördükleri konu ve işlerde, imzadan önce veya işlem safhasında Genel Müdüre varsa alternatif önerilerle birlikte bilgi sunar ve Genel Müdürün direktifine göre hareket ederler.

6.5- İmza yetkisinin kullanılmasında, hitap edilen makam ile konunun kapsam ve önemi dikkate alınır.

6.6- İmza yetkisi devredilen kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Bilahare imzaya yetkili kişiye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.

6.7- Bu yönerge doğrultusunda Genel Müdürlüğe bağlı şubeler kendi aralarında Daire Başkanı imzasıyla yazışma yapabilirler.

6.8- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, ilgili Daire Başkanı tarafından Genel Müdürün imzasına sunulur.

Genel Müdürün imzasına sunulacak diğer yazılar Genel Müdürlük sekreteryasındaki personele teslim edilir.

6.9- Yazılar varsa ekleriyle birlikte, evveliyatı olanlar veya incelenmeyi gerektirenler ise dosyasıyla birlikte imzaya gönderilir. Yazı ekleri başlıklı, ek numaralı ve tasdikli olur.

6.10- Bu yönergede devredilmeyen imza yetkisi Genel Müdür tarafından kullanılır.

6.11- Yazışmalarda karşılıklılık ilkesi esas olup, imza yetkisinin kullanımı sırasında makamların astlık - üstlük durumları gözetilir.

6.12- İmza yetkisinin verilmesine ve kaldırılmasına dair teklifler, ilgili Genel Müdür Yardımcılarının talepleri dikkate alınarak Plan, Yönetim ve Eğitim Şubesi Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Daire Başkam tarafından yapılır.

6.13- Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen sorumludur.

7- İşbirliği

Genel Müdürlüğe ıslak imzalı intikal eden her türlü evrak ve yazılar Evrak Şubesince havale yapılmak üzere, e-içişleri sistemi üzerinden intikal eden evraklar ise Şube Müdürü tarafından, ilgili Genel Müdür Yardımcısına sunulur. Genel Müdür Yardımcısı tarafından Genel Müdüre arz edilecek evraka gerekli şerhler düşüldükten sonra diğer evrakla birlikte ilgili Daire Başkanına havale edilir. Eğer varsa ilgili şubeden sorumlu Mülki İdare Amiri Şube Müdürünce İncelenen evrak, gereği yapılmak üzere şubesine sevk edilir. Acil hallerde veya Genel Müdür Yardımcısının bulunmaması halinde evrakın havalesi Daire Başkanı tarafından yapılır. Şubeye gelen evrak o şubede işlem görür. Sehven şubeye havale edildiği düşünülen evrak ilgili Daire Başkanı veya Genel Müdür Yardımcısının talimatı alınmadan re’sen (havale üstü çizilip başka şube adı yazılarak) herhangi bir şubeye gönderilemez.