Maliye Bakanlığı Evrak İşlemleri Yönergesi

Dayanak

(1) Bu Yönerge, 14.12.1983 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 39'uncu maddesi ile 02.02.2015 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 33'üncü maddesine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönergenin uygulanmasında;

a) Birim: 178 sayılı Kanun Hükmünde Kararname kapsamında belirlenen ana hizmet, danışma ve denetim birimleri, yardımcı birimler ile defterdarlık birimlerini,

b) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Bakanlığımız faaliyetleri yerine getirilirken oluşturulan evrakın üretimi, gönderimi, alımı, erişimi, arşivlenmesi ve nihai tasfiyesine kadar olan sürecin elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistemi,

c) Elektronik evrak defteri: Bakanlığımız birimlerince tutulması zorunlu

olan evrak kayıtlarını,

ç) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

d) Evrak: Herhangi bir bireysel veya kurumsal talebin iletilmesi veya görevin yerine getirilmesi için düzenlenen, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanan ve içeriği itibariyle delil teşkil eden, alınan veya gönderilen her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi,

e) Fiziki ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,

f) Gizli evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliği ve milli menfaatleri tehlikeye düşürecek olan evrakı,

g) Güvenli elektronik imza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre; yetkili mercilerce sağlanmış güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik veriyi,

ğ) Hizmete özel evrak: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan evrakı,

h) Havale yetkilisi: Birim amirleri ile bunlar tarafından yazılı olarak evrak

havale etmekle görevlendirilmiş kişiyi,

ı) İmza yetkilisi: Birim amirleri ile bunlar tarafından yazılı olarak imza yetkisi devredilmiş görevliyi,

i) Kişiye özel evrak: Gizlilik dereceli olmayıp ancak gittiği yerde ve önceki işlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun yetki verdiği personelin açabileceği veya makam sahibinin adına gelen evrakı,

ifade eder.

Evrak işlemlerine dair esaslar

(1) Her türlü evrak öncelikle görevlilerince EBYS tarafından belirlenen ve kullanım kılavuzlarında belirtilen işlemler tamamlanarak kayıt altına alınır ve elektronik evrak defterine aktarılır.

(2) Elektronik ortamda oluşturulacak evrakın, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak hazırlanması ve Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uygun olarak saklanması zorunludur.

(3) Birimler tarafından hazırlanan evrakın tarih, sayı, imza, havale süreçlerinin EBYS aracılığıyla yapılması, elektronik onay ile paraflanması ve güvenli elektronik imza ile imzalanması esastır. Bu işlemler ilgili memur ve amirler tarafından bizzat yerine getirilir.

(4) Mevzuatın zorunlu kıldığı haller dışında, evrak fiziki ortama aktarılmayacaktır.

(5) Evraka ilişkin elektronik ortamda yürütülen her türlü iş ve işlem, ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

İKİNCİ BÖLÜM

Evrak İşlemleri

Gelen evrak işlemleri

(1) Elektronik evrak, evrak servislerinde görevli ve yetkili personel tarafından EBYS’nin gerektirdiği veriler girilmek suretiyle, birimlere ve Bakanlığın kullandığı dosya planına göre tasnif edilerek, kaydı sağlanır, elektronik evrak kayıt defterine aktarılır, gelen evrak kayıt numarası alınır ve birimlere gönderilir.

(2) Evrak servisinde birimi ya da görevlileri belirlenemeyen evrak, havale yetkilisine iletilir.

(3) Gelen evrak, fiziki ortamda alınmış ise, EBYS tarafından belirlenen ve kullanım kılavuzlarında belirtilen veriler girilerek taranır ve sisteme kaydı yapılır. Elektronik ortama alınan bu evraka ilişkin işlemler, elektronik ortamdaki kurallara göre tekemmül ettirilir.

(4) Elektronik ortamda alınan evrakın fiziki ortamda alınan nüshası yeni evrak olarak kayıt edilmez. Fiziki ortamda alınan evrak üzerine elektronik nüshanın kayıt numarası işlenerek ilgili birime gönderilir.