Resmi Yazı Hazırlama Yönergesi

Tanımlar ve Kısaltmalar

Bu yönergede geçen;

Basılı Belge: Basılı ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü Resmi Yazıyı,

EDASYS: "Evrak Doküman Arşiv Süreç Yönetim Sistemi”ni

Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü Resmi Yazıyı,

Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları,

Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi,

Güvenli Elektronik İmza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

Müsteşarlık: Savunma Sanayii Müsteşarlığını,

Resmi Yazı: Müsteşarlığın kendi içerisinde, diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla, gerçek ve tüzel kişilerle iletişimini sağlamak amacıyla hazırlanan her türlü belgeyi ifade eder.

Ortamlar

Müsteşarlığın kendi içerisinde, diğer kamu kurum ve kuruluşlarıyla, gerçek ve tüzel kişilerle yazılı iletişimi, resmi mevzuata ve teknolojik imkanlara bağlı olarak, kağıda basılı (Basılı Belge) veya elektronik ortamda (Elektronik Belge) yapılır. Kağıtla yapılan resmi yazışmalarda daktilo veya bilgisayar ve yazıcı kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine, gizlilik derecesine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmalar Güvenli Elektronik İmza ile gerçekleştirilir. Elektronik Belgeler, gerekli durumlarda, kağıda basılarak işleme alınabilir.

Belgelerin Hazırlanması

Elektronik Belgeler EDASYS üzerinden hazırlanır ve gönderilir.

Basılı Belgelerde Müsteşarlık portalinde verilen şablonlar kullanılır.

Resmi Yazılara, Müsteşarlık Dosyalama Yönergesi esaslarına uygun birim kodu ve dosya numaraları verilir.

Metin içerisinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. Önemli sayılar rakamla yazıldıktan sonra, parantez içinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan sayılarda, gruplar arasına nokta (22.465.376), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı sözcükler kullanılmaz, kısaltma yapılmaz ve tekrarlardan kaçınılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu Yazım Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dilbilgisi kurallarına göre, yaşayan Türkçe ile yazılır.

Paragraflar sayı ve tek harf ile başlatılmaz. Ancak, paragraflar bent ve alt bentlere ayrılarak, numaralandırılabilir. Bentler rakam, alt bentler harf ile ifade edilir.

Ast makama yazılan yazılar "Rica ederim”, üst ve eşidi makamlara "Arz ederim”, ast ve üst makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim” biçiminde bitirilir.

Basılı Belgenin Bastırılması

Basılı Belgeler, biri imza nüshası diğeri paraf nüshası olmak üzere en az iki nüsha olarak A4 (210x297 mm) veya A5 (210x148 mm) boyutunda kağıda basılır. İhtiyaç duyulması halinde imza nüshasının ve paraflı nüshanın adetleri artırılabilir.

Parafe ve İmza

Resmi Yazılarda paraflar yukarıdan aşağıya artan kıdem sırasına göre düzenlenir. Varsa ekler de eki hazırlayan ilgili personel tarafından paraflanır ve/veya imzalanır. Resmi Yazının eki "Ek”, Ek’in eki "Lahika”, Lahika’nın eki "Cetvel” olarak adlandırılır ve her biri numaralandırılır. Başka birimlerde hazırlanarak imzalanmış ve/veya paraflanmış ekler ayrıca paraflanmaz, imzalanmaz. Yazıda yer alan parafların tamamlanmasını müteakip yazı imzalanır ve gönderilmek üzere Genel Evrak birimine iletilir.

Tarih, Sayı ve Evrak Kayıt Numarası

Basılı Belgelere tarih, sayı ve evrak kayıt numarası Genel Evrak tarafından verilir ve evrağın üzerine ayrılan alana işlenir.

Giden Basılı Belgenin, bir paraflı kopyası ekleriyle birlikte Genel Evrak Biriminde muhafaza edilir.

Sürecin Takibi

Basılı Belgede ilk paraf sahibi, yazının hazırlanması sürecindeki; taslağın hazırlanması ve düzeltilmesi, paraf/imza akışının izlenmesi, imzalanan yazının gönderilmesi ve arşivlenmesi gibi tüm işlemleri takip eder.