96153639/11720 Vakıflar Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Teşkilatı Evrak ve Haberleşme Yönergesi (mülga)

Kapsam

Bu Yönerge hükümleri Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatı birimlerinde uygulanır.

Hukuki Dayanak

Bu Yönerge; 5737 sayılı Vakıflar Kanununun 65 inci maddesinin (e) fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönergede geçen;

a) Genel Müdürlük: Vakıflar Genel Müdürlüğünü,

b) Merkez Birimleri: Genel Müdürlük Merkez Birimlerini,

c) Taşra Birimleri: Bölge Müdürlüklerini ve İşletme Müdürlüğünü,

ç) Evrak: Resmi olarak işlem görmesi gereken belge, zarf ve koliyi,

d) Önemli Evrak: Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğinden, TBMM ile Komisyonlardan, Başbakanlıktan, Yargı Organlarından, Güvenlik Kurumları ve Kuruluşlarından ve Devlet Personel Başkanlığı’ndan gelen evraktan;

1) Genel Müdürlük görüşünün bildirilmesi,

2) Bir şikâyeti,

3) Bakanlıkların aldıkları karar ve tedbirleri,

4) Bakanlıklardan gelen kanun, tüzük, yönetmelik tasarı ve tekliflerini ifade eder.

e) Değerli Evrak: Kendileri veya ekleri para, pul, çeşitli bono tahvil gibi paraya çevrilebilen değerler, teminat ve ihale teklif mektupları, koli ve para ihbarnameleri olan veya benzeri nitelikleri taşıyan evrakı,

f) İvedi Evrak: Birimlerde ivedi işlem görmesi gereken “ivedi”, “çok ivedi” ve “süreli” kayıtlarını taşıyan evrakı,

g) Gizlilik Dereceli Evrak: İçerdiği konunun yetkisiz kimselere açıklanması sakıncalı görülen evraktan;

1) Çok Gizli: İzinsiz açıklandığında, ulusal yararlara son derece büyük zarar verecek ve güvenlik yönünden önem taşıyan evrakı,

2) Gizli: İzinsiz açıklandığında, ulusal güvenliği, saygınlığı ve yararları önemli ölçüde zedeleyecek evrakı,

3) Özel: İzinsiz açıklandığında, bir kimsenin ya da ilgili birimin zarar görmesine yol açacak nitelikteki evrakı,

4) Hizmete Özel: Çok gizli, gizli ve özel deyimleriyle korunmayan fakat öğrenmeleri gerekenler dışında başkalarınca bilinmesine gerek olmayan evrakı,

5) Kişiye Özel: Hitap ettiği birimin yöneticisi ya da adı yazılı kişi tarafından görülmesi gereken evrakı,

ğ) Teftiş ve İç Denetim Evrakı: İnceleme ve denetim raporlarına ilişkin evrakı,

h) Yabancı Dilde Olan Evrak: Yabancı dilde yazılmış olup tercümesi gereken evrakı,

ı) Yanlış Gelen Evrak: İçerdiği konu itibariyle kurumun çalışma alanı dışında kalan ve kuruma yanlışlıkla gönderilmiş olan evrakı,

i) Evrak Birimi: Destek Hizmetleri Daire Başkanlığınca evrak ve haberleşme işlemlerini yürütmek üzere görevlendirilen birim ile taşrada evrak ve haberleşme işlemlerini yürüten birimi ifade eder.

Görev Tanımı

Evrak biriminin görevi; Kurum, kuruluş veya şahıslardan gelen resmi evrakı teslim alıp kaydını yapmak, bilgisayardan otomatik olarak numara alıp Scanner ile tarayıp birimlere havalesini yapmak. Evrakı ilgili birimin evrak memuruna zimmet karşılığı teslim etmek ve akıbeti hakkında bilgi soranlara cevap vermek veya yapılacak işlemlerle ilgili müracaat sahiplerini bilgilendirmektir.

Evrak Alma Yükümlülüğü

Kurum veya kuruluşlarca doğrudan birimlere gönderilen evrak, Evrak Birimi tarafından teslim alınır.

Birimlerin evrak memurları, Evrak Biriminde işlem görmemiş hiçbir evrakı alamazlar.

Sorumluluk

Evrak kayıt, haberleşme ve dosyalama işlerinde çalışan personel kendilerine verilen işleri talimatlar doğrultusunda yapmakla sorumludurlar.

Evrak

Evrak, genel ve niteliklerine göre iki ayrı tasnife tabi tutulur:

Genel olarak;

a) Gelen Evrak

b) Giden Evrak

Niteliklerine göre;

a) Özellik Taşıyan Evrak

b) Normal Evrak

Gelen Evrak

Gelen evrak; kurum dışından postayla, gerek dağıtıcı veya kurye ile ya da kişilerce elden kuruma verilen yazılı belge ve diğer materyallerin tümüdür.

Giden Evrak

Giden evrak; kurumdan çeşitli yollarla (PTT, Kurye, Dağıtıcı v.b) gönderilen yazılı belge ve diğer materyallerin tümüdür.

Özellik Taşıyan Evrak

Özellik taşıyan evrak; belli bir özelliği olan evrak olup, önemli evrak, değerli evrak, ivedi evrak, gizlilik dereceli evrak, teftiş evrakı, yabancı dilde olan evrak ve yanlış gelen evrak olmak üzere sekiz bölümde incelenir ve aşağıda belirtildiği şekilde işlem görür.

a) Önemli Evrak: İlgili makamdan görüş ve bilgi alındıktan sonra kayıt ve havale işlemleri gerçekleştirilir.

b) Değerli Evrak: Normal Evrak gibi kayıt işlemi yapıldıktan sonra zimmetle elden ilgili birime teslim edilir.

c) İvedi Evrak: Makam havalesi gerekiyorsa Makama, gerekmiyorsa “Normal Evrak”a uygulanan işlem yapılır ve ivedilikle ilgili olduğu birime iletilir.