Balıkesir Üniversitesi Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (mülga)

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam ve Tarifler

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Balıkesir Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ileride arşiv malzemesi haline gelecek dokümanların tesbit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında ilgili esaslar uyarınca korunmalarının teminini ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerim, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik Balıkesir Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Tarifler

Bu Yönetmelikte geçen:

a) Arşiv Malzemesi; Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup ikinci maddede belirtilen Balıkesir Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların hizmetleri, haberleşme ve işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası haklan belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idari, askerî, iktisat, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeneotojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, mikrofilm, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,

c) Birim Arşivi: Balıkesir Üniversitesi birimleriyle kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini muhafaza ederek günlük iş akımı içinde aktif bir şekilde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin rektörlük teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Üniversite: Balıkesir Üniversitesini,

f) Rektörlük; Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğünü,

g) Birimler: Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen Balıkesir Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları,ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Teşkilat ve Yükümlülükleri

Üniversite Arşivinin Yükümlülükleri

Üniversite Arşivinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 1 ’de belirtilen amaçlar doğrultusunda muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi ayıklamak ve imha etmek,

b) Saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin uluslararası arşiv standartları ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’in 4 üncü maddesi hükmünce saklanmasını ve korunmasını sağlamak,

c) Birim arşivlerini denetlemek,

d) Üniversite bünyesinde kullanılan her türlü basılı ve yazılı formları denetlemek ve kullanılacak kırtasiye malzemeleri konusunda Rektörlüğe öneride bulunmak.

Birim Arşivinin Yükümlülükleri

Birim arşivlerinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

a) Madde 4 (b) bendinde belirtildiği şekilde saklanacak arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin saklanmasını ve korunmasını sağlamak,

b) Üniversite arşivine devredilecek malzemenin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 3 üncü kısmındaki hükümlerine göre düzenlenmesini sağlamak.

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10 14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde, hizmet gereği aktivitesini koruyanlar, üniversite arşivinde saklanır.

Arşivlerden Yararlanma

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin üçüncü kısmındaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması, ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşiv Malzemesinin Yurtdışına Çıkarılabilmesi

Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Yararlanma Usûl ve Esastan

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik’in 10 uncu maddesi gereğince üniversite etindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmî şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usûl ve esasları hakkında Bakanlar Kurulunun 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 89/14269 sayılı kararı uygulanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim arşivi işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in üçüncü kısmında yer alan 11 ilâ 20 nci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu Yönetmeliğin 14 üncü maddesinde yer alan Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri gibi malzemeden hizmetin yürütülmesiyle ilgili olarak ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama işlemine tabi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemesiyle birlikte saklanabilir.

Üniversite Arşivi İşlemleri

Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in üçüncü kısmında yer alan 21 ilâ 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıdaki 12 ilâ 17 nci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı Araçların Hazırlanması

Yardımcı araçlardan “Balıkesir Üniversitesi Arşivi Rehberi“ üç ana bölüm ile bir giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan tasnif sistemi ve kodları genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde teşkilat şemasına uygun olarak herbir birimin kısa teşkilat tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakların hangi konularda olduğu belirtilir. İkinci bölümde tasnif ve kodlama planına uygun olarak her bir sınıfın kısa muhtevası açıklanır. Üçüncü bölümde ise, birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksi oluşturulur.

Yardımcı araçlardan “analitik envanter’'in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan “Dosya Muhteviyatı Döküm Formları”ndan faydalanılır.

Hazırlanan rehber ve analitik envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanılan klasörlerde muhafaza edilir ve üzerlerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak yenileri ile değiştirilir.

Gizlilik derecesini haiz evraklarla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak şartıyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterlerde gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir. Ve araştırma yasağının hangi tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi hizmetleri için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi

Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kâğıt dışındaki (Manyetik vb.) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Kartografik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Harita, plan, proje, kroki ve benzeri kartografik malzemenin varsa aşılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "vekil” kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması, bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "vekil” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük ebatlı olanları bu iş için özel olarak imal edilen yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Harita çekmecesi ebadından büyük olan malzeme rulolar halinde ve bu iş için özel olarak imal edilen silindirik kutularda saklanır. Kartografik malzemenin aşıtları hiçbir şekilde katlanmaz ve katlı vaziyette muhafaza edilemez.

Fotoğrafik Arşivlik Malzeme ve Arşiv Malzemesi

Fotografik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “vekil’’ kayıtlar konur. Sözkonusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa, yerlerine "vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotografik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak muhafaza edilir. Fotografik malzemenin muhafazası için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Üniversite Arşivinden Yararlanma

Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesini haiz evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden gelseler dahi yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine istisnai bir durum olarak Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa ve benzeri nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma gibi nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, sözkonusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde saklı malzemenin aşıtlarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak şartıyla bir araştırma hizmeti sunar, Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterir. Fotokopi verilmesi durumunda, fotokopinin arkasına “işi bitince imha ediniz" damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv Hizmetleri İstatistiği

Üniversite arşivi verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha plânlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme

Ayıklama ve İmha Komisyonları

Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ve çalışması 16 Mayıs 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in dördüncü kısmında yer alan 30 ilâ 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 19, 20, 21 ve 23 üncü madde hükümleri uygulanır.

İmha Edilecek Malzeme

Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin 31 inci maddesinde yer alan malzemenin 1 ilâ 27 nci bentlerinde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Ayıklama ve İmha

Üniversite bünyesinde bulunmakla beraber, arşiv malzemesi hüviyetinde olmayan, hukukî ve ilmî bir değer taşımayan, dolayısıyla kişilere ve topluma bir hak ve araştırıcılara faydalanma yönünden bir katkı sağlamayacağı için kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklanma ve imhası, Üniversite arşivlerinde, Üniversite ilgili ve yetkililerince büyük bir titizlikle yapılır. Bu konuda yukarıda sözü edilen Yönetmelikte öngörülen esaslara uygun işlem yapılırken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

BEŞİNCİ KISIM

İmha işlemleri

İmha işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in beşinci kısmında yer alan 36 ilâ 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Sözkonusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 22 nci madde hükümleri uygulanır.

Yeniden Gözden Geçirme

Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle muhafazasına lüzum olup olmadığı şüpheli görülen malzeme ileri bir terihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tâbi tutulmak üzere ayrılabilir.

İmha Plânlarının Hazırlanması

Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık teşkil etmek üzere bütün evrak ve malzeme tür ve vasıflarına göre gruplandırılarak imha plânları düzenlenir. Bu plânlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredileceği belirtilir.

İmha plânları her sene gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır.

Kayıt Defter ve Föylerin Damgalanması

İmha olunan malzemenin kayıt defler ve föylerdekî karşılık gelen kayıtları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kutlanılarak “imha edildi" damgasıyla damgalanır.

ALTINCI KISIM

Geçici Hükümler

Üniversitenin kuruluşu sırasında veya daha sonra Üniversite bünyesine dahil edilen kurum ve kuruluşlardan devrolunan malzemenin ayıklama ve imha işlemleri Üniversite tarafından bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

YEDİNCİ KISIM

Son Hükümler

Kanunî Dayanak

Bu Yönetmelik 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" ile, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik"in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Yürürlük

Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Balıkesir Üniversitesi Rektörü yürütür.