Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin İdari İşleri ile Kalem Hizmetlerinin Yürütülmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER

Amaç

Bu Yönetmelik, Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin idari işleriyle kalem hizmetlerinin yürütülmesi usul ve esaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.

Kapsam

Bu Yönetmelik, Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin kalem görevlilerine, tutulacak defter ve dosyaların ve yazı işlerinin tüm işlemlerine ilişkin usul ve esasları kapsar.

Yasal Dayanak

Bu Yönetmelik, 2576 Sayılı Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin Kuruluşu ve Görevleri Hakkında Kanunun 14. maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen:

a) Bakanlık deyimi: Adalet Bakanlığını,

b) Mahkemeler deyimi: Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerini,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

KALEM HİZMETLERİ

Kalem Hizmetlerinin Yürütülmesi:

Mahkemelerin kalem işleri bir bütündür. Başkan veya hâkimin denetimi altında Yazı İşleri Müdürü veya yardımcısının yönetiminde kalemde görevlendirilen zabıt kâtipleri ve memurlar tarafından yürütülür.

İş Bölümü:

Yazı İşleri Müdürü veya yardımcısı, mahkeme başkanının onayını alarak yönetimi altındaki zabıt kâtibi ve memurlar arasında iş bölümü yapar. Bir zabıt kâtibine çok iş gelmesi halinde diğer zabıt kâtipleri ona yardım ederler. İşlerin birikmesinden asıl görevli zabıt kâtibi ile birlikte yazı işleri müdürü veya yardımcısı sorumludur.

Yetiştirme Görevi:

Yazı İşleri müdürü veya yardımcısı, yönetimi altında bulunan zabıt kâtipleri ve memurların yetişmelerinden sorumludur.

İdarî Yargı Hâkim Adaylarının Kalemlerde Çalıştırılması:

İdari yargı hakim adayları, kalem işlerinde, mahkeme başkanın tensibi ile bilgi ve görgülerini geliştirmek amacıyla çalıştırılabilirler. Ancak bir defa görmekle öğrenilebilecek işler devamlı yaptırılmaz.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

DEFTERLER

Tutulması Zorunlu Defterler:

Mahkemelerde aşağıda gösterilen defterlerin tutulması sorunludur.

1. Esas Defteri

2. Değişik İşler ve Talimat Defteri

3. Karar Defteri

4. Temyiz ve İtiraz Defterleri

5. Muhabere Defteri

6. Duruşma gönleri Defteri

7. Zimmet Defteri

8. Kasa Defteri

9. Harç Pulları Satış Defteri

10. Harç Yevmiye Defteri

11. Kıymetli Evrak Esas Defteri

12. Posta Mutemet Defteri

13. Resmi Posta Pullarının ve Telgraf Avanslarının Sarf Defteri

14. Kitaplık Defteri

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

DEFTERLERİN TAHSİS AMACI VE KULLANILIŞ ŞEKLİ

Esas Defteri:

Dava açıldığı zaman, dava dilekçelerinin sırası ile kaydolunduğu ve dava safhasının işlendiği defterdir. Defterdeki sıra numarası, ilgili dara dosyasının üzerine, davanın esas numarası olarak yazılır.

Değişik İşler ve Talimat Defteri:

Diğer Mahkemelerden gönderilen talimat talepleri ile delil tesbiti gibi işlemlerin kaydolunduğu defterdir. Bu deftere geçirilen istemler üzerine yazılacak yazılara, talimat veya delil tesbiti istemlerinin kayıt numarası verilir ve bütün yazışmalar bu deftere işlenir. Bu tür yazılar ayrıca muhabere defterine işlenmez.

Karar Defteri:

Mahkemelerden verilen kararların kaydına mahsus defterdir. Bu deftere sırasıyla; karar numarası, karar tarihi, dosya esas numarası, karan veren kurulun veya hakimin adı ve soyadı, davacı ve davalının ad ve soyadı, kararın sonucu ve davanın konusu yazılır.

Bu deftere yukarıda belirtilen hususlar, başkan tarafından görevlendirilen yazı işleri müdürü veya yardım asınca kararın verildiği gün kaydedilir.

Temyiz ve İtiraz Defteri

İdare ve Vergi mahkemelerinde tek hakim tarafından verilen nihai kararlara karşı yapılan itirazlar ile, idari ve vergi mahkemelerinin verdiği nihai kararlara karşı temizyen yapılan başvuruların kaydedildiği ve izlendiği defterlerdir.

Muhabere Defteri:

Yukarıda gösterilen defterlere kaydı gerekmeyen, ancak mahkemelerden yazılan veya mahkemelere gelen evrak ve yazıların kaydına mahsus defterdir. Bu deftere, bir dava dolayısıyla muhtelif meriilere yazılan yazılarla, onlara verilen cevaplar ve talimat defterine kayıtlı işlere ait yazışmalar geçirilmez. Bunların zimmet defterine kaydolunmazıyla yetinilir.

Muhabere defterindeki kayıtlı yazıya gelen cevap ayrı bir kayıt muamelesine tabi tutulmaz. Sadece defterde aldığı numaranın karşısına, geldiği işaret olunur.

Duruşma Günleri Defteri:

Duruşmalı davaların görüleceği gün ve saati gösteren bir defterdir.

Belli edilen duruşma günü için ilgililere çağrı kâğıdı düzenlenerek gönderilir.

Zimmet Defteri:

Zimmet Defteri mahkemelerden muhtelif mercilere gönderilen evrakın kaydına mahsus defterdir.

İlgililerin zimmet defterini imza ederken, isimlerini okunaklı olarak imzanın üzerine yazmaları gerekir.

Kasa Defteri:

Bu defter tahsilat ve reddiyet makbuzları karşılığında kasaya giren ve çıkar, meblağların günü gününe işlendiği bir defterdir.

Kasaya giren ve çıkan paraların, mutlaka tahsilat veya reddiyet makbuzuna dayanması gerekir.

Hâkim ve zabıt kâtibi yol tazminatları da, diğer paralar gibi kasa defterine işlenir. Dosyaların itiraz ve temyize sevk için ilgilileri tarafından yatırılan paralar da tahsilat makbuzu karşılığında kasaya alınır. Dosyanın şevki sırasında alman bu paranın sarf edilen kısmı reddiyat makbuzunda ve defterdeki reddiyatı gösteren kısımda belirtilir, artan para varsa ilgilisine makbuzla iade olunur.

Hergün mesai saati sonunda kasa defterindeki günlük tahsilat ve reddiyat toplamlarının, tahsilat ve reddiyat makbuzları ile karşılaştırılması, mevcudun kontrol edilmesi, sahife sonunda genel toplama o sahifedeki günlük tahsilat ve reddiyat tutarlarının ilave edilmesi ve sonuç olarak genel toplamla günlük tahsilat ve reddiyatın sahife sonunda toptan gösterilmesi, diğer sahifedeki (Toplam nakil) kelimesinin karşısına bir evvelki sahifedeki tahsilat veya reddiyata ait genel toplamın aynen ilgili sahifelere aktarılması ve takvim yılı sonuna kadar bu şeklide işlem yapılması, yıl sonunda bir evvelki yılın devri de dahil olmak üzere, yıllık tahsilat toplamından, yıllık reddiyatın çıkarılması ve Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliği hükümleri dahilinde yılı içinde reddedilmeyen ve ertesi yıla kalan paraların yeni yıl kasa defterine müfredatlı olarak yeni tahsii edilmiş bir para gibi eski tahsilat makbuzu tarih ve numaraları da gösterilmek suretiyle geçirilmesi ve bir evvelki yıla alt kasa defterine de bu paranın devir işlemine tabi tutulduğunu gösterir işaretler verilmesi ve bu arada hak edenler tarafından on yıl geçmiş olmasına rağmen başvurulup alınmayan paralar hazineye intikal ettirilip defterdeki kayıtlarının hizasına açıklama yapılması ve yeni yıl başında bankaya yatırılan paraların faizlerinin çekilip, hazîneye intikal ettirilmesi ve bu konuda alınan makbuzun ayrı bir kartonda saklanmasıyla beraber yıl sonu cetvelinde bu hususun belirtilmesi gerekir.

Harç Pulları Satış Defteri:

Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliğinin 135 nci maddesine dayanılarak tutulan ve Mâliyeden temin edilmesi gereken defterdir.

Bu defterde, mali yıl sonunda bir evvelki yıldan devrolunan harç pulları ile bir yıl içinde alınan pul miktarında, bir yıl içinde satılan pul miktarı toptan gösterilerek çıkarılır ve ertesi yıla devri icabeden harç pulları tesbit edilerek yeni yıl defterinin birinci hanesinde gösterilir.

Harç Yevmiye Defteri:

Bu defter, mahkemeler Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından sarf olunan harç pullarının kaydına mahsustur.

Hergün satılan harç pulları günü gününe işlenir ve mesai saati sonunda günlük toplamları alınır. Kasadaki pul ve satıştan elde edilen para karşılaştırılır. Her sahifenin sonunda günlük toplamlar genel toplama eklenir, diğer sahifeye geçilince, harç pulu genel toplamı, sahifenin birinci hanesine aynen aktarılarak mali yıl sonuna kadar bu işleme devam olunur. Mali yıl sonunda, o sene içinde sarf olunan harç pulları toptan gösterilir.

Mâliyeden alınan harç pulları satılarak karşılığı olan paralar Devlet Muhasebesi Muamelat Yönetmeliğinin 147 nci maddesi uyarınca en geç 15 gün içerisinde Maliye veznesine yatırılır. Alınan makbuzlar bir kartonda saklanmakla beraber yevmiye defterine de işaret olunur.

Kıymetli Evrak Esas Defteri:

Kasa defterine geçirilmeyen ve paraya taalluk etmeyen her türlü kıymetli evrakın kaydına mahsus defterdir. (Ör. 135)

Alındı belgesi ilgilisine verilerek, kıymetli evrak kasada saklanır.

Posta Mutemet Defteri:

Posta mutemet defteri, postayla gelen havale veya kıymetli kolilerin kaydına mahsus defterdir.

Mutemetlerce P.T.T.'den gelen havale ve kıymetli koli alındığında, P.T.T. memurunun imza ve mührü hanesine kadar olan sütunlar, mutemet tarafından doldurulduktan sonra ilgili P.T.T. memurunun imza ve mührü alınır. Daireye gelinir gelinmez, tahsilat makbuzu kesilerek kasa ve ilgili deftere işlenir. Gerek makbuz, gerek defterlerdeki tarih ve numaraların da son iki sütuna geçirilmesi gerekir.

Posta merkezinden havale ve kıymetli kolileri almaya yetkili mutemetlerin adı, soyadı vs memuriyetleri ile tatbik imzalarını, bunlardan başkasına ödeme ve teslimat yapılmamasını mahkeme başkanı o yer PTT Müdürlüklerine bir yazı ile bildirir.

Banka havaleleri hakkında da yukarıdaki fıkralar hükümleri kıyasen uygulanır.

Resmi Posta Pullarının ve Telgraf Avanslarının Sarf Defteri:

Mahkeme kalemlerinde görevli PTT mutemetleri tarafından Mâliyeden alınan avans paralar ile resmi posta pulu ve telgraf ücretlerinin kaydına mahsus defterdir. Bu defterde, yıl sonunda pul ve para olarak elde kalan miktarlar ile pul alındısı, ayniyat teslim alındısı ve mahsubu yapılarak kapatılan resmi posta pullarının kullanılış şekilleri düzenli ve doğru bir biçimde gösterilir.

Mali yıl sonunda PTT mutemetliğince alınan ve harcanan toplamlar karşılaştırılır ve varsa geri kalan para Mâliyeye iade edilir. Resmi pul da sayılarak bir sonraki yıla devrolunur.

Kitaplık Defteri:

Mahkemelere gönderilen kanun, tüzük, yönetmelik ile diğer kitap ve dergilerin «Adalet Kitaplıktan Yönetmeliği» hükümlerine göre işlendiği defterdir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

DEFTERLERE AİT DİĞER HÜKÜMLER

Defterlerin Numaralaralandırılması:

Defterlere sahife numarası konur ve her sahifeye mahkeme mührü basılır. Defterlerin başına ve sonuna kaç sahifeden ibaret olduğu yazılır ve bu yazı mahkeme mührü ile mühürlenerek, hâkim tarafından imzalanır.

Defterlerin Düzeni:

Mahkemelerde bulunan defterler temiz, düzgün, sağlıklı bir şekilde tutularak saklanır. Belirtilen hususların yerine getirilmesinde, asıl görevli zabıt kâtibi ve memur ile yazı işleri müdürü veya yardımcısı sorumludur.

Dava Dilekçesinin Esas Defterine Kaydı

Dava dilekçesi, harç alındıktan sonra veya alınması gerekmeyen hallerde sıra numarası altında esas defterinin belli sütununa gününde kaydedilir. Esas defteri sıra numarası, açılmış olan davanın dosya numarasını teşkil eder. Bu numara, dosya kapağının sol üst köşesine yazılır. Sağa doğru diğer bölümlere ise, verilen hükmün bozulması veya yenileme gibi sebebler ile davanın yeniden esas defterine kaydı halinde, dosyanın alacağı yeni esas numarası yazılır.

Görevsizlik ve yetkisizlik kararı ile gelen dosyaların kaydı:

Başka bir mahkemeden görevsizlik veya yetkisizlik kararıyla gönderilen dava dosyalan, gününde esas defterine kaydedilir.

Bozma Kararından Sonra Dosyanın Esas Defterine Kaydı:

Kararın Danıştayca bozularak mahkemeye iadesi halinde dava dosyası bozma kararının taraflara tebliği ile kararın düzeltilme süresi geçtikten sonra derhal esas defterine kaydolunur.

Birleştirilen Davalarda Yapılacak İşlem:

Birleştirilmelerine karar verilmiş olan davaların esas defterindeki kayıtlarına bu husus işlenir.

Ayrılan Davalarda Yapılacak işlem:

Ayırma kararı verilen davalarda, ayrılan dava mahkemenin esas defterine ayrı kaydedilir. Esas defterindeki eski kayıt ile yeni kayıt birbirine bağlanarak ilk kayıt o dosyada kalan kısma ait olur.

Ayrılan davanın dosyası, ilgilisinin süresi içinde başvurusu halinde, ilk dosyada bu kısımlara alt yazıların tamamının tasdikli suretleri de konularak yeniden tesis olunur.

Esas Defterine Yıl Sonu Devir İşlemi:

Yıl sonunda henüz bir hüküm ve karara bağlanmamış olan davalar yeni yıl defterine devir suretiyle kayıt olunmaz. Yıl sonunda o yıla alt esas defterinin sonuna gelen işlerden ne kadarının hüküm ve kurara bağlanmış ve ne kadarının yeni yıla devredilmiş olduğu toptan yazılmakla beraber, devir olunanların sıra numaraları bir cetvel halinde gösterilir.

2577 Sayılı İdari Yargılama Usulü Kanununun 6 ncı maddesinin 5 ve 6 ncı fıkraları uyarınca, harcı veya posta pulu süresi içinde verilmeyen veya tamamlanmayan dosyaların işlemden kaldırılmasına karar verilmiş olup da bir yılı geçmemiş olanları, hüküm ve karara bağlanmamış dava dosyalan arasında gösterilir. Bu dosyalar yeni yıl defterine geçirilmezler. Bir yıl içinde yenilenirlerse yeni esas numarasına kayıt olunmaz, eski esas numarası üzerinden işlem görür.

Esas defterine eskiden kayıtlı olan ve sonra yeni numaraya nakledilmiş bulunan davalara ait dosya kayıtları, bu numaranın karşılık gösterilmesi suretiyle birbirine bağlanır.

Defterler ve Basılı Evrakın Temini:

Mahkemelerde kullanılan ve bu yönetmelikte isimleri geçen defter ve basılı evrakın örnekleri Bakanlıkça tesbit edilir. Tesbit edilen örnekler uyarınca hazırlanan defterler ve basılı evrak mahkemelere gönderilir.

ALTINCI BÖLÜM

DOSYALAR VE KARTONLAR

Tutulması Zorunlu Dosyalar ve Kartonlar:

Mahkemelerde aşağıda gösterilen dosya ve kartonların tutulması sorunludur.

1. Dava Dosyaları

2. Karar kartonu

3. Yürütmeyi Durdurma Kararlar Kartonu

4. Değişik İşler Karar Kartonu

5. İş Cetvelleri Kartonu

6. Harç ve Para Cezası Tahsil Müzekkeresi Kartonu

7. İçtihadı Birleştirme Kararları Kartonu

8. Bakanlık Muhabere Dosyası

9. Genel Muhabere Dosyası

10. Gizli Evrak Dosyası

11. Genelgeler Dosyası

12. Ayniyat ve Muhasebe Dosyaları

13. Resmi Gazete Kartonu

YEDİNCİ BÖLÜM

DOSYA Ve KARTONLARIN TAHSİS AMACI VE KULLANILIŞ ŞEKLİ

Dava Dosyaları:

Açılacak her dava için gününde ayrı bir dosya düzenlenir. İdari ve Vergi Dava Dosyaları aşağıda yazılı olduğu şekilde tertip edilir.

a. Dava dilekçesi, cevap dilekçesi, davacının karşılık dilekçesi ile bunun cevapları, vergi davalarında işlem dosyası, vekâletnameler, davetiyeler, delil olarak verilen vesikalar, yazılara ve talimatlara gelen cevaplar keşif tutanakları, raporlar, krokiler, tutanak ve karar, temyiz ve itiraz dilekçesi ve cevapları ve bunların tebliğ alındıları, hüküm Danıştayca tasdik edildiği takdirde buna dair ilân, karar düzeltme dilekçesi ve karar düzeltmeye ilişkin Danıştay Kararı ile diğer evrak mahkemeye geliş tarihine göre dava dosyasına sıra ile gününde konulur. Bu sıra numaraları yukarıda sayılan evrakın sağ üst köşesine yazılır ve sıra numaralarına göre evrak isim ve adet olarak dava dosyasının kapağının içinde ayrılmış olan yere işlenir.

b. Hüküm bozulduğu takdirde yukarıda yazılı sıra ve düzen gözetilmek suretiyle gelen evrak dava dosyasına gününde konur ve dava dosyası kapağı içine işlenir.

Karar Kartonu:

Dava sonunda, verilecek hüküm ve kararların, tarih ve numara sırası ile saklandığı kartondur. Bu kartona konulacak karar örneklerinde hakim imzasının ve mahkeme mühürünün bulunması zorunludur.

Yürütmeyi Durdurma Kararlar Kartonu:

Yürütmeyi durdurma kararlarının tarih sırasına göre konulduğu ve izlendiği kartondur. 2577 Sayılı İdari Yargılama Usülü Kanununun 27/4 ncü maddesinde, yürütmenin durdurulmasına karar verilen davalarda, tekemmül etmelerinden itibaren altmış gün içinde esasları karar verme ilkesi benimsenmiş olduğu cihetle, yürütmeyi durdurma kararları, süre yönünden bu kartondan devamlı takip edilir.

Değişik İşler Karar Kartonu:

Değişik işler ve talimat defterine kaydolunan istemler sonucu verilen kararların tarih sırası ve sıra numarası ile konulduğu kartondur. Bu kartona konulacak karar örneklerinde hakim imzasının ve mahkeme mühürünün bulunması zorunludur.

İş Cetvelleri Kartonu:

Mahkemelerden Bakanlığa gönderilen iş cetvelleri örneklerinin, düzenli bir biçimde ve tarih sırası ile konulup saklandığı kartondur.

Bu cetvellerde mahkemelerde görülmekte olan davaların ne kadarının Danıştayca bozularak gelen davalar olduğu da ayrıca gösterilir.

Harç ve Para Cezası Tahsil Müzekkeresi Kartonu:

492 Sayılı Harçlar Kanununun 28 ve 130 ncu maddeleri uyarınca düzenlenen müzekkerelerin saklandığı kartondur.

İçtihadı Birleştirme Kararları Kartonu:

Bakanlıkça gönderilen ve Resmi Gazete’de yayınlanan içtihadı Birleştirme Kararlarının saklandığı kartondur. Resmî Gazete'de yayınlanan kararlar, Yazı İşleri Müdürü ve yardımcısı tarafından örnekleri gününde çıkartılmak suretiyle ve sıra numarası ile bu kartona konulur.

Bakanlık Muhabere Dosyası:

Bakanlıkla yapılan yazışmaların tarih sırasına göre saklandığı dosyadır.

Genel Muhabere Dosyası:

Gelen ve giden evrak için ayrı ayrı olmak üzere tutulan ve mahkemelerin resmi daire ve makamlarla yapmış olduğu yazışmaların tarih sırası ile günü gününe saklandığı dosyadır.

Gizli Evrak Dosyası :

Niteliği itibarı ile gizli tutulması gereken evrakın saklandığı dosyadır.

Genelge Dosyası:

Mahkemelere gelen genelgelerin saklanması için kullanılan dosyadır.

Ayniyat ve Muhasebe Dosyaları:

Ayniyat ve Muhasebe işleri ile ilgili olarak ayrı ayrı tutulan ve giden ve gelen evrakın saklandığı dosyalardır.

Resmi Gazete Kartonu:

Mahkemelere gelen Resmi Gazetelerin tarih ve sıra numarası ile saklandığı kartondur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

YAZI İŞLERİ

Gelen Evrakın Dağıtılması:

Mahkemeye gelen evrak derhal başkana sunulur ve havalesi yapıldıktan sonra yazı işleri müdürü veya yardımcısına verilir. Evrak, kaydı yapılarak dosyasına konur ve gerektirdiği işleme tabi tutulur.

Dosyaların Hakimin Tetkiki için Hasırlanması:

Dosyalar başkan veya hakimin tensibi ile inceleme veya muhakeme gününden önce, zabıt kâtibi tarafından çıkartılıp, hâkimin tetkikine sunulur.

Duruşmalı işlerde tarafların ve vekillerinin isimleri ve duruşma saati yazılmak suretiyle bir liste düzenlenir. Bu liste, mahkemenin adı ve günü de yazılarak duruşma salonu dışında herkesin görebileceği bir yere asılır.

Tutanaklar:

Tutanaklar, her dava dosyası için görüşmelere katılan başkan ve üyeler ile tarafların ad ve soyadlarının, incelenen dosya numarasını dava konusu ve verilen kararın sonucunu azınlıkta bulunanları gösterir şekilde düzenlenerek duruşmaya katılanlar tarafından duruşma günü imzalanır ve dosyalarında saklanır.

Duruşmalara ait tutanaklarda, ayrıca, taraf ve vekillerinin iddia ve savunmaları ile duruşma safahatına ait kısa bir özet ve varsa ara kararları yazılır.

Tutanaklar kağıdın bir tarafına yazılır ve her sahife başına sıra numarası konulur.

Yazıları Gönderme Şekli:

Mahkemelerden belli bir hususun sorulması için yazılan yazılar zimmet veya posta ile gönderilir. Başkan veya Hâkimin müsaadesi olmadıkça bu yazılar iş sahiplerine verilemez.

İlgilinin istemi üzerine yazının gönderme tarih ve numarası kendisine bildirilir.

Başkan veya hakim tarafından elden verilmesine müsaade olunan evrak zimmet defterine işlenerek ilgilinin imzası alınıp, keyfiyet yazı örneğine işaret edilir.

Dosyaların İncelenme Usulü:

Taraflar veya vekilleri dosyayı, yazı işleri müdürü veya görevlendirileceği bir zabıt kâtibinin yanında okuyabilirler.

Yukarıda sayılanlar dışında, başkan veya hakimin izni olmadan yazı işleri müdürü mahkeme evrakını kimseye gösteremez,