Işık Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Işık Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri elinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasının, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik Işık Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları kapsar.

Dayanak

Bu Yönetmelik 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 45 inci maddesine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen:

a) Üniversite: Işık Üniversitesidir.

b) Rektörlük: Işık Üniversitesi Rektörlüğüdür.

c) Birimler: Işık Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşlarıdır.

d) Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüdür.

e) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup 2 nci maddede belirtilen Işık Üniversitesi Birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyon, baskı ve benzeri belgeler ve malzemelerdir.

f) Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş personel sicil dosyaları, Üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla imzaladığı ikili ve çok taraflı andlaşmalar gibi belgeleri.

g) Birim Arşivi: Üniversitenin merkez birimleri ile fakülte, yüksekokul ve enstitülerdeki arşivleridir.

h) Kurum (Üniversite) Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşividir.

Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel

Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülebilmesi için, arşiv konusunda eğitim görmüş Yöneticiler, Arşiv Uzmanı ve Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Üniversite elinde bulundurduğu ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Üniversite, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubeti emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir alarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma sisteminin elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludur.

Birim ve Kurum Arşivleri

Üniversite, belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için "Birim Arşivleri" daha uzun bir süre saklayacağı, arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivi"ni kurar.

Arşiv Malzemesi ve Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Birimler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde hizmet gereği aktivitesini koruyanlar Üniversite arşivinde tutulur.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Birimlerin elinde bulunan, cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kaldırılabilir.

Arşivlerden Yararlanma Usul ve Esasları

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiç bir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Ancak, Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile tesbit edilen usul ve esaslara göre sağlanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemleri tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar, olmak üzere bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerinden sonra, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınarak hazırlanır.

Ancak, istisnai bir kural olarak sicil dosyaları, sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, verilen hizmet itibariyle özellik taşıyan arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, nümerik, kronolojik, vb. hazırlanarak arşiv yerleştirmesi yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasör veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların birim adının ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) Sayfaların ve eklerinin eksik olup olmadığına bakılır, eksikler varsa tamamlanır,

i) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine, bakılır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personeli tarafından müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tesbitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tespit, ayırım ve birim arşivine devrine karar vermek yetkisi, birimlerin amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Resmi Gazete, kitap, broşür vb., ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerde asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.

Fakülte, yüksekokul ve enstitü arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 24 üncü madde hükümlerine göre yapılır.

Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.

Birim Arşivinden Yararlanma

Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden, dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Birim Arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, fakülte, yüksekokul ve enstitü arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri, bu Yönetmeliğin 22 nci maddesi hükmü çerçevesinde yapılır.

Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme " Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır.

Kurum Arşivine Devretme

Birim arşivinde saklanma süresini (1-5 yıl) tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Kurum Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü

Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 nci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri bu Yönetmeliğin beşinci ve altıncı bölümündeki hükümlere göre yapılır. 24 üncü maddede de açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Ayıklama ve imha işleminden sonra kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik mühür kullanılarak "Işık Üniversitesi Rektörlüğü Arşivi"damgası ile damgalanır. Damga evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşivlik malzeme işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu daire ve alt birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemlerinde takip edilecek sıra:

a) Her birime ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı işlem gördükleri tarihlerdeki konuların teşekkül ve münasebet biçimlerine göre uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi, kurumun organizasyon şemasına göre yapılır.

Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Kurum arşivindeki arşivlik malzeme, organizasyon şemasını dikkate alarak ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile varılacak uygunluk sonucu düzenlenecek olan kodlama plan ve esaslarına göre yapılır.

Kodlama Esasları:

Kurum Kodu: Rektörlük için belirlenen kod.

Birim Kodu: Rektörlüğe bağlı birimler (Fakülte, yüksekokullar, enstitüler ve daire başkanlıkları) için belirlenen kod.

Alt Birim Kodu: Rektörlüğe bağlı birimlerin alt birimleri için belirlenen kod.

Hizmet Türü Kodu: Dosya tasnif numarası almamış belgelerden hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer dosya yönetmelikleri tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip bu dosya numaraları Ek 3'ün 8 inci hanesine yazılacaktır.

Kodların Tespit Edilmesinde Uyulacak Esaslar:

1) Mümkün olduğu kadar fazla rakam veya harf kullanılmasından kaçınılır.

2) Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

3) Evrakın eklerine de aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayırımı yapılan evraktan konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evrakta ekli olan harita, plan, proje vb, asıl evraktan ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evraklar birden başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak, kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" esasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar gözönüne alınır.

1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

2) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evrak, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonunda, toplu olarak konulur.

3) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evrak da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakı arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

4) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

e) Ayırma neticesinde, evrakın ait olduğu birimler için daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış ve "Arşiv Yer Damgası", (Ek: 1) evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

"Kutu numarası" bölümünde, evrakın dosyalar içerisinde konulacağı kutuya verilecek birbirini takip eden numara yazılır.

"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek birbirini takip eden numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise her bir dosyaya yerleştirilecek evrakın verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından evrakın eklerine de basılır.

Kodlamada "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek 2) konulacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutular (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine, yukarıda belirtilen kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek 3) "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numarası ile ayrıca "İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir.

Ayrıca hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında sıra numarası almış olan evrak için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrakın almış olduğu birbirini takip eden numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aranmada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.

h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, seriler halinde birbirini takip ederek devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

i) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

j) Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

k) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (EK 4) veya klasörlere konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında veya madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede raflarda çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki malzemenin (film, fotoğraf, plan, ses ve görüntü bandı vb.) tasnifi değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi

Üniversite elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.

Malzemenin Envanterinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanteri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Kurum Arşivinden Yararlanma

Kurum arşivinden yararlanma, bu Yönetmeliğin 10 ve 17 nci madde hükümleri çerçevesinde olur.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Kurum arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır ve hazırlanacak devir listeleri "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (EK 5) ile devredilir, envanter formunun bir sureti Kurum arşivinde saklanır. Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üniversite elinde kalacağı, Üniversitenin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır.

Üniversitenin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümlerine tabidir.

Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir.

Form üzerindeki teslim edilen arşiv malzemesinin:

a) "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) "Teşkilat Kodu" bölümüne, her diktörgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki "Kutu" ve "Dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) "Envanter Sıra Numarası" bölümüne ekleri dışında evraka teslim dönemi ile ilgili olarak envanter dökümünde verilen birbirini takip eden sıra numarası,

f) "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,

g) "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (Gizli Evrak "G" kısaltması ile gösterilir),

i) "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklaması,

j) "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

k) "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik vb. devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

l) "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha Edilecek Malzemenin Tespiti

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış olsalar dahi, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

İmha edilecek malzemeler:

1) Her çeşit tekid yazıları,

2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılan her çeşit müsveddeler,

3) Yanlış havale ve sevk sebebiyle ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

4) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

5) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

6) Tarihi değeri olanlar dışındaki resmi veya özel her çeşit zarflar,

7) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar niteliğinde bulunan alındı, tebliğ vb. her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, APS, taahhütlü zarf vb.) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

8) Bilgi  toplamak amacı ile yapılan kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalan (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar vb. dokümanlar),

9) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

10) Esasla ilgili olmayıp, daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

11) Bir örneği takip ve saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor vb.'nin fazla kopyaları,

12) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerinin tamamı,

13) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve bilgi amacı ile gönderilen tamim, genelge vb.'nin fazla kopyaları,

14) Diğer kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap vb. evrak ve malzeme ile kullanılmasına ve muhafazasına gerek duyulmayan kitap, broşür vb. ile mevzuat veya form değişikliği nedeniyle kullanılmayan evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

15) Demirbaş, mefruşat vb. talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

16) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

17) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

18) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir yazı vb., ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

19) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,

20) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

21) Sınav duyuruları, başvurular, sınav tutanakları, sınav kağıtları, sınav sonuç yazılı ve duyuru cetvelleri,

22) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konulmamış başvurular ve yazılar,

23) Daireler arası müteferrik yazışmalar, kişilerle olan müteferrik yazışmalar,

24) Kişilerden gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,

25) Davetiyeler, bayram vb. tebrikleri,

26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilen evrak,

27) Yukarıda sayılanlar dışında kalıp da delil olma niteliği taşımayan, hukuki ve ilmi değeri bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin imhasına Üniversite bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.

Gerektiğinde yukarıda sayılan malzemelerin bir örneği saklanmak suretiyle tür ve yıllarını gösteren imha listeleri tutarak imha edilebilir.

Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır.

Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirirler.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili

Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya birimin amiri tarafından görevlendirilecek, bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Üniversite bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılırlar.

Fakülte, yüksekokul ve enstitü arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya birimin amiri tarafından görevlendirilecek bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak

4 veya 5 kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az 3 kişiden oluşur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklanma ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Ayıklama ve İmha Komisyonları her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu karar veremediği durumlarda komisyon başkanının bulunduğu tarafın oyu esas alınır.

ALTINCI BÖLÜM

İmha İşlemleri

Ayıklama ve Tasnif

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listesinin Düzenlenmesi

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, oluştuğu birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ilerde ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması

Hazırlanan imha listeleri Üniversitede Rektör, Fakültede Dekan, Yüksekokul ve Enstitüde de Müdürün onayından sonra kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

İmha işlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır.

a) Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğüne (SEKA) gönderilmesi veya SEKA'nın yetkili kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzemenin SEKA'ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinalarda, okunmayacak şekilde kıyılması gerekir. Bu hususun yerine getirilmesi için, kurum arşivi emrine teknik teçhizat sağlanır.

b) SEKA'ya gönderilmesi veya yerinde özel makinalarla kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, kıyılmak kaydı ile özel şahıslara ihale edilebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

İmha edilecek malzeme, iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak, gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birimde, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

Üniversite ile Genel Müdürlük Arasındaki İşbirliği

Üniversite, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt ettikleri konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep eder.

YEDİNCİ BÖLÜM

Çeşitli Hükümler ve Yürürlük

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Işık Üniversitesi Rektörü yürütür.

Ek