İstanbul Ticaret Üniversitesi Satın Alma ve İhale Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

(1) Bu Yönetmeliğin amacı; İstanbul Ticaret Üniversitesi tarafından yapılacak ve yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alım ve satımı ile kiralamaya ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

(1) Bu Yönetmelik; İstanbul Ticaret Üniversitesinin ihtiyacı olan inşaat işleri dahil mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama işleri, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılması ile ihaleye ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

(1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 53 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

(1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Başkan/Başkanlık: Üniversitenin Mütevelli Heyet Başkanını/Başkanlığını,

b) Daire Başkanı/Daire Başkanlığı: Üniversitenin daire başkanlarını/başkanlıklarını,

c) Genel Sekreter: Üniversite Genel Sekreterini,

ç) İlgili Birim: Üniversitenin satın alma ve ihalelerle görevli birimini,

d) Komptrolörlük Daire Başkanı/Başkanlığı: Üniversitenin Komptrolörlük Daire Başkanını/Başkanlığını,

e) Kurucu Vakıf: İstanbul Ticaret Odası Eğitim ve Sosyal Hizmetler Vakfını,

f) Mütevelli Heyet: Üniversitenin Mütevelli Heyetini,

g) Rektör: Üniversitenin Rektörünü,

ğ) Üniversite: İstanbul Ticaret Üniversitesini,

h) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Satın Alma ve İhale İşleriyle İlgili Kişi ve Komisyonlar, Satın Alma ve Satın Alma Onay Belgesi, Teslim Alma, Onay ve Ödeme

Satın alma ve ihale işleriyle ilgili kişi ve komisyonlar

(1) Üniversitenin harcama yetkilisi Başkandır. Başkan bu yetkisini, Mütevelli Heyetin kabul ettiği cari yıl bütçe sınırları içinde Rektöre devredebilir.

(2) Satın alma sorumlusu ve satın alma komisyonu kararı gerektiren satın almalar için harcama yetkilisi Başkandır veya devredilen yetki sınırları içinde Rektördür.

(3) Üniversitenin gelir ve gider gerçekleştirme görevini, Başkan tarafından görevlendirilen Rektör yardımcısı veya Genel Sekreter yapar.

(4) Satın alma ve ihale komisyonlarına ilişkin esaslar şunlardır:

a) Satın alma komisyonu; Rektör tarafından görevlendirilen Rektör yardımcısı, Komptrolörlük Daire Başkanı ve ilgili birim yetkilisi olmak üzere en az üç kişiden oluşur.

b) Muayene ve kabul komisyonu; Üniversitenin taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, Komptrolörlük Daire Başkanlığından görevlendirilen bir personel ve ilgili birimden görevlendirilen bir personel olmak üzere üç kişiden oluşur.

c) Komisyonlar üye tam sayısıyla toplanır ve salt çoğunlukla karar verir.

(5) Her bütçe yılı başında satın alma yöntemini belirlemek amacıyla Mütevelli Heyet tarafından, katma değer vergisi dahil edilmeden; doğrudan satın alma rakamı ve ihale ile satın alma rakamı olarak iki rakam belirlenir.

(6) Mütevelli Heyet üyeleri, üçüncü dereceye kadar kan ve kayın hısımları ve bunların ortak oldukları şirketler Üniversitenin satın alma ve ihalelerine katılamazlar.

Satın alma ve satın alma onay belgesi

(1) Satın alma ve satın alma onay belgesine ilişkin esaslar şunlardır:

a) Doğrudan satın alma rakamı altında kalan mal ve hizmetlerin alımına, yapımına, satımına, kiralama işlerine, taşınmasına, hizmet ve benzeri işlerin yapılmasına ve yaptırılmasına satın alma komisyonu tarafından karar verilir.

b) Satın alma komisyonu; mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasında piyasa araştırması yapmak üzere geçici veya sürekli görev yapan alt komisyon oluşturabilir veya komisyon olarak doğrudan piyasa araştırması yapar ve karar verir.

c) Mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama işleri, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasının mümkün olan en uygun şartlarda yaptırılması gerekir.

ç) Mal ve hizmetlerin alımı, yapımı, satımı, kiralama işleri, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasında sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan teklif tercih edilir.

d) Doğrudan satın alma rakamı üzerinde olan, ancak ihale ile satın alma rakamı altında kalan satın alma işlerinde ise bu fıkranın (b), (c) ve (ç) bentlerinde yer alan esaslara ek olarak satın alma komisyonu tarafından en az üç firmadan teklif alınması gerekir.

e) Tahmini bedelli ihale ile satın alma rakamının üzerindeki her türlü satın alma işleri ve binaların büyük onarımları için idari ve teknik şartname hazırlanır. Şartnamelerde, işin mahiyetine göre istenecek özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir. Şartnameye göre yeterli görülen firmalardan teklif alınır. Alınan teklifler Başkan tarafından incelenir ve karar verilir.

f) Satın alma onay belgesi, Komptrolörlük Daire Başkanlığınca hazırlanır. Satın alma onay belgesinde satın alınacak mal/hizmet hakkında detaylı bilgilerin yer alması gerekir. Satın alma onay belgesini; gelir ve gider gerçekleştirme görevlisinin, Komptrolörlük Daire Başkanının ve Mütevelli Heyetçe belirlenen yetki sınırlarına göre Rektörün veya Rektör ile birlikte Başkanın imzalaması gerekir.

g) Periyodik giderler olan elektrik, telefon, su, doğalgaz, internet aboneliği ve daha önce yapılan yıllık sözleşme uzatmaları ve benzeri ödemeler için Genel Sekreterin teklifi üzerine, Komptrolörlük Daire Başkanınca satın alma onay belgesi ve sözleşme örneği ile faturaları içeren bir dosya hazırlanır, imzalanır ve ilgili Rektör yardımcısına iletir. Satın alma onay belgesi ve dosyasının Komptrolörlük Daire Başkanı, gelir ve gider gerçekleştirme görevlisi ve Rektör tarafından imzalanması gerekir.

Teslim alma, onay ve ödeme

(1) Satın alma işinin tamamlanmasını müteakip beş iş günü içinde muayene ve kabul komisyonu toplanır. Muayene ve kabul komisyonu, işin satın alma komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığını tespit etmesi halinde ödeme için Komptrolörlük Daire Başkanlığına bilgi verir.

(2) Ödemeler, devredilen yetki sınırları içinde Rektör veya Başkan tarafından yapılır.

(3) Gerekli onayları tamamlanan fatura için, Komptrolörlük Daire Başkanlığı tarafından yüklenici ile anlaşılmış ödeme şartları çerçevesinde ödeme yapılır.

(4) Bütün ödemelerin banka üzerinden yapılması gerekir. Çek, senet ve benzeri ödeme araçlarının cirosu ile ödeme yapılmaz.

(5) Muayene ve kabul komisyonu satın alınan demirbaş, elektronik eşya, eğitim malzemeleri, kırtasiye, bilgisayar programı, bina onarımları, demirbaş onarımları ve benzeri her türlü malı ve hizmeti inceler; belirtilen evsafa, varsa şartnamedeki evsafa, sözleşmede belirtilen hususlara uygunluğunu, miktarını kontrol eder ve malı irsaliye belgesini imzalayarak teslim alır. Muayene ve kabul komisyonu, teslim aldığı her türlü mala ilişkin irsaliyeyi taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine teslim eder.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Avans, Kiralama ve Satım İşlemleri Esasları

Avans

(1) Avans tutarı her bütçe döneminde Mütevelli Heyet tarafından belirlenir. Avans işleri için Rektör tarafından bir mutemet belirlenir. Üniversite adına açılan banka hesabından Mütevelli Heyetçe belirlenen tutar kadar, avans için görevlendirilen mutemede nakit avans verilir.

(2) Avans için görevlendirilen mutemet; nakit avanstan harcamaları yapar ve harcamaları takiben istek belgelerini, faturalarını içeren avans kapatma listesini ve dosyasını hazırlar. Avansın kapatılması için bu dosyanın Rektör tarafından onaylanması gerekir.

(3) Her yıl en geç 31 Ağustos tarihi itibariyle avans kapatılır, avansın harcanmayan kısmı, avans için görevlendirilen mutemet tarafından Üniversitenin banka hesabına yatırılarak iade edilir.

Kiralama işleri

(1) Eğitim amacıyla kiralanan bina, tesis, spor alanı, otopark ve benzeri yerlerin kiraları doğrudan Kurucu Vakıf tarafından karşılanır.

(2) Geçici süreyle kiralanan, Üniversitenin araştırma çalışmaları ve tanıtımına yönelik yerlerin, fuar alanları ve benzeri kiralamalar dahil, kiralama işlerine ilişkin esaslar şunlardır:

a) Kiralama işleri için; Rektör yardımcısı, Komptrolörlük Daire Başkanı ve ilgili birim yetkilisi olmak üzere toplam üç kişiden oluşan bir kiralama komisyonu oluşturulur.

b) Kiralama işlemi; kiralama istek formunun doldurulması, Rektör veya görevlendirdiği yardımcısının uygun görüşü, kiralama komisyonunun kararı ve Başkanın veya yetkisi dahilinde Rektörün kiralamaya onay vermesi ile yapılır.

c) Bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinin beşinci fıkrasında yer alan doğrudan satın alma rakamı ve ihale ile satın alma rakamı kiralama işlemlerinde de esas alınır. Doğrudan satın alma rakamı altında kalan kiralama işlerinde; kiralama komisyonu teklifleri alır, inceler ve teklifi değerlendirmeye almayı kabul veya ret eder. Doğrudan satın alma rakamı üzerinde olan, ancak ihale ile satın alma rakamı altında kalan kiralama işlerinde ise, bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde yer alan esaslara ek olarak kiralama komisyonu tarafından en az üç firmadan teklif alınması gerekir.

ç) Tahmini bedeli Mütevelli Heyet tarafından belirlenen ihale ile satın alma rakamının üzerindeki her türlü kiralama işleri için idari ve teknik şartname hazırlanır. Şartnameye göre yeterli görülen firmalardan teklifler alınır. Bu teklifler Başkanın görüş ve onayına sunulur.

d) Kiralama komisyonu kararını takiben Komptrolörlük Daire Başkanlığınca kiralama onay belgesi hazırlanır. Bu belgede; kiralanacak gayrimenkul veya menkulün veya ekipmanın cinsi, fiyatı, kiralamanın başlangıç ve bitiş tarihi, ödeme aralığı, tutarı, ödenek türü, ödeneğin yeterliliği gibi bilgiler yer alır. Her kiralama onay belgesine tarih ve ayrı sıra numarası verilir. Onay belgesinde ilgili daire başkanının, gelir ve gider gerçekleştirme görevlisinin ve Rektörün veya Başkanın imzaları bulunur.

Satım işleri

(1) Üniversite bünyesinde kullanma ömrü dolmuş olan demirbaşlar, sarf malzemeleri, hurda ve diğer atıklar ticari bir değer taşımaları durumunda teklif alma suretiyle satılabilir. Rektör tarafından Genel Sekreter başkanlığında oluşturulan üç kişilik bir komisyon bütçe dönemi sonunda satılabilecek demirbaş, sarf malzemesi hurda ve diğer atıkların bir listesini yapar ve her birinin birimlerini adet, kilogram, metre ve benzeri olarak belirler.

(2) Kapalı zarf usulü alınan teklifler komisyon tarafından değerlendirilir. Uygun bulunan teklif Rektör ve Başkanın onayına sunulur. Onaylanan teklif ile satım işlemi gerçekleşir.

(3) Satım işlemini takiben demirbaş kütüğüne yazılmış ve demirbaş numarası verilmiş olan ve satımı gerçekleştirilen demirbaşlar kütükten düşürülür ve varsa zimmet belgesi iptal edilir.

(4) Satımlardan elde edilen gelirler, Üniversite tarafından gelir olarak kaydedilir ve bütçede gösterilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Hüküm bulunmayan haller

(1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde; diğer ilgili mevzuat hükümleri ile Mütevelli Heyet kararları uygulanır.

Yürürlük

(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

(1) Bu Yönetmelik hükümlerini İstanbul Ticaret Üniversitesi Rektörü yürütür.