Jandarma Genel Komutanlığı Teftiş Yönetmeliği (mülga)

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı; Jandarma Genel Komutanlığı bünyesindeki mal saymanlıkları ile diğer teftişe tabi birimlerin; teftiş ve denetim esaslarını, müfettişlerin yetiştirilmesini, yetki ve niteliklerini ve teftişlerde izlenecek ilke, yöntem, rapor, kayıt ve değerlendirme usulleri ile arşiv sistemlerini belirlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik; Jandarma Genel Komutanlığı Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı, Lojistik Başkanlığı, Personel Başkanlığı, Komptrolörlük Başkanlığı ve Jandarma Teşkilatındaki, her çeşit teftişe tabi birimler ile bunların bağlı bulundukları karargah, kıt'a ve kurumları kapsar.

Hukuki dayanak

Bu Yönetmelik 2803 sayılı Jandarma Teşkilat, Görev ve Yetkileri Kanununun 24 üncü maddesi ile Jandarma Teşkilatı Görev ve Yetkileri Yönetmeliğinin 200 üncü maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte gecen;

a. Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı: Jandarma Genel Komutanlısındaki teftişe tabi birimlerin teftiş ve denetimini yapmak üzere belli branşlarda yetişmiş müfettiş yetki ve niteliğine sahip personeli bünyesinde bulunduran, kurulusu ile müfettiş subayların rütbe ve nitelikleri Teşkilat Malzeme Kadrosu (TMK)'nda gösterilen teşkili ifade eder.

b. Teftiş Kurulu: Herhangi bir teftiş göreviyle ilgili olarak birden fazla müfettişin görevlendirilmesinden oluşan heyettir. Müfettişlerin en kıdemli olanı Teftiş Kurulunun Başkanıdır. Müfettiş subayların nitelikleri TMK'da gösterilmiştir.

c. Müfettiş: İçişleri Bakanlığı Jandarma Genel Komutanlığı Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı kadrosunda bulunan, Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığınca teftiş konusunda yetiştirilerek teorik ve pratik bilgileri kazanmış, belli bir teftiş veya denetim görevini yapması için yetki verilmiş "Muvazzaf Subaydır. "Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığındaki başkan ve Şube müdürleri de müfettiş yetkisini haizdirler. Gerekli müfettişlik eğitiminden geçirilmelerinden sonra müfettiş olarak görevlendirilebilirler.

ç. özel Müfettiş; Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığının görev kapsamına giren hususlarda, Jandarma Genel Komutanlığınca Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığından görevlendirilen müfettişlerdir. Gerekli hallerde Jandarma Genel Komutanlığı Karargahındaki diğer başkanlıklar bünyesinden de kendi branş ve görev kapsamındaki konularda, özel müfettişe yardımcı subay verilebilir.

d. Durum Teftişi: Hesap teftişi yapılacak birimin ikmal hizmetlerihe ilişkin faaliyetleriyle, ordu malının bakımı, depolanması ve kayıtlarda gösterilen miktarlarda olup olmadığının kontrolü ve denetimidir,

e. Hesap Teftişi: 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ile uygulanmakta olan özel kanunlar, yönetmelikler ve ikmal talinatlarındaki esaslara bağlı kalmak kaydı ile saymanlık ve ünitelere ait muhasebenin hesap kontrolü, mevzuata uygunluğu, devlet bütçesi veya ünite bütçesinin usulsüz sarfı ile haksız fiile uğrayıp uğramadığının tespiti ve devre hesabının devlet adına kesin olarak Sonuçlandırılması işlemidir.

f. Tasfiye Teftişi: Kaldırılan ve faaliyeti durdurulan teftişe tabi her türlü ikmal biriminin zimmetinde bulunan bütün ordu malı ye her türlü kıymeti, çıktı belgeleri ile başka ikmal birimlerine devredilerek, kayıtlarının sıfıra indirilmesi neticesinde yapılan teftiştir. Tasfiyede hesap devresi, en son teftişin alındığı tarihle tasfiyenin tamamlandığı tarih arasıdır.

g. Özel Teftiş: Planlı teftişler dışında, Jandarma Genel Komutanlığının gerekli gördüğü lojistik, maliye ve personel ile ilgili konularda, ita amirleri, saymanlar ve diğer ikmal birimlerinin faaliyetlerinin mevzuata göre yürütülüp yürütülmediğinin kontrolü, ihbar ve şikayetlerin doğruluk derecesinin tahkiki ile gerektiğinde ilgililer hakkında yasal işlem yapılabilmesi amacıyla, özel müfettişler tarafından yapılan teftiş ve denetlemeleri ifade eder.

g. Teftiş Dosyası: Teftiş ve denetim sonuç raporu ve teftişle ilgili diğer kayıt ve muhasebe özetlerinin bulunduğu evrakı içeren dosyadır.

h. Teftiş Sandığı: Hesap teftiş evrakının emniyetle korunmasını arşive gönderilmesini ve arşivde uzun sure saklanmasını sağlamak amacıyla, belli şekil ve ölçüler üzerine yapılmış bir ambalaj sandığıdır.

ı. Borç: Teftiş ve denetim sonucunda tespit edilen ve kanuni yollarla sorumlulardan tahsili veya takibi gereken hazine zararları ile askeri gazino, kantin gibi diğer birimlerin alacaklarını belirtir.

i. Borçsuz: Yapılan teftiş ve denetimlerde, ordu malı ve diğer kıymetlere ilişkin muhasebenin kanun, yönetmelik ve yönergelere uygun olduğunun belirlenmesi ile sonucunun noksan bulunmaması halini belirtir.

j. Geçici Borç: Sarf, kayıt silme, ikmal bağlantısı veya yetkili makamın emrine uygun olarak başka saymana gönderilmek suretiyle elden çıkarılmış ordu malı ve diğiler her çeşit kıymete ait belgelerin teftiş esnasında gösterlememesi halinde sorumlulara çıkarılan borçtur. İlgili yasa hükümlerine uygun düzenlenmiş, ancak teftiş esnasında eklerinde muayene raporu, keşif özeti, dağıtım çizelgesi, onarım belgesi ve benzeri çeşitli sebeplerle noksanlık tespit edilen belgeler bulunması hali de Geçici Borç kapsamındadır.

k. Adli İşlemde Borçlu; Teftiş esnasında tespit edilen hazine zararı veya açık konusunun ilgili birlik komutanlığınca adli makama önceden intikal ettirilmiş olması ve davanın sonuçlanmamış halidir.

t. Adi İşlemde Borçsuz: Durum teftişleri esnasında yapılan sayımlarda tespit edilen dikkati çekecek derecedeki fazlalıkların B-105 levazım özel Talimatı 33/e maddesi gereği V, 5'i asan fazlalıklar gibi... suistimal sonucu oluştuğu kanaatinin hasıl olması durumudur.

m. Sıfırlı Karts Teftişi yapılan bütçe yılından gelecek bütçe yılına sıfır mevcutlu olarak devretmiş olan mallara, para pul ve kıymetli evraklara ilişkin ikmal maddesi kayıt kartlarıdır.

n. Çift Sıfırlı Kart: Bir önceki bütçe yılından sıfır devirli olan, teftişi alınan yıl içerisinde de işlem görmeyen ve bir sonraki yıla yine sıfır devirli gecen mal, para, pul ve kıymetli evraka ilişkin ikmal maddesi kayıt kartıdır.

o. Akordiyon Kart: Akordiyon kart birbirine iliştirilmiş, ön ve arka yüzleri tamamen dolmuş stok kayıt kartlarıdır. Yıpranma, mükerrer kart açılması ve benzeri sebeplerle başka kartlara nakilleri yapılan kartlar da akordiyon kart kapsamındadır.

ö. Devir Çizelgesi: Ordu mallarının, bir bütçe yılı içerisindeki giriş ve çıkışları gözönüne alınarak, bir sonraki bütçe yılına devreden mal, para, pul ve kıymetli evrak in miktarını gösteren çizelgedir.

p. Belge Kayıt Defteri: Stok durumunu değiştiren veya tespit ve tevsik eden, bütün belgelerin kaydına yarayan ve mal saymanı veya ikmal subaylığı bulunan birlik ve kurumlarda kullanılan matbu defter veya bilgisayardan alınan dökümdür.

r. Sorumlu: Sayman yetki ve hüviyetine sahip olmadan, görevi gereği, sayman nam ve hesabına mal, para, pul ve diğer her çeşit kıymetli evrakı muhafaza ederek, kullanan,sarfeden ve kaydında bulunduran,

(1) Teftişe tabi birimlerde hesap tutan, işlemleri yürüten,

(2) İdari ve adli kovuşturmada zanlı veya suçlu görülen,

(3) Kesinleşen mahkeme kararıyla, hükümlü olan, kişilerdir.

s. Diğer Terimler: Bu Yönetmelikte gecen diğer terimler, L-101 Ordu Mal Yönetmeliği ile bu Yönetmeliğe dayanılarak çıkarılmış özel ikmal talimatlarında ve teftişe tabi diğer ünitelere ait yönetmelik ve yönergelerde gecen terimlere uygun anlamda kullanılmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Teftişle ilgili Esaslar ve Prensipler

Teftiş Yetkisi

Jandarma Genel Komutanlısı bünyesindeki mal saymanlıkları ve teftişe tabi diğer ünitelerin yıllık hesapları ve işlemleri İçişleri Bakanı adına Jandarma Genel Komutanlığı Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığınca teftiş edilir.

Müfettiş yetkisi

Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığındaki; Başkan ve Şube Müdürleri "müfettiş" yetki ve niteliğini taşırlar. Hesap İnceleme Şube Müdürü tarafından teftiş edilen birimlere ait düzenlenen teftiş dosyaları teftiş kurulları merkezinde o anda hazır bulunan en kıdemli müfettiş tarafından incelenir. Jandarma Teftiş Kurulları Başkanı "Baş Müfettiş"tir.

Özel teftiş görevi

Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı ihbar, şikayet ve soruşturma, amacıyla Jandarma Genel Komutanlığınca verilen Özel teftiş görevlerini de yapar.

Teftiş edilen birimlerin sorumlulukları

Mal Saymanlıkları ile teftişe tabi diğer birimlerin sorumluları; her bütçe yılının başlangıcından onbeş gün sonra bir önceki bütçe yılının durum ve hesap teftişini; saymanlığın kaldırılması halinde ise en geç üç ay içerisinde yapılacak olan tasfiye teftişini vermeye hazır bulunmaktan; bu birimlerin başlı olduğu kıt'a komutanlıkları ve kurum amirlikleri de bu hususu sağlamaktan sorumludurlar.

Teftiş verecek olan görevliler

Müfettişlere yıllık hesap teftişini, o anda görevde bulunan sayman veya ünite sorumlusu verir. Hastalık, yurtiçi ve yurtdışı görevi sebebiyle o yerde bulunmayan saymanın veya ünite sorumlusunun yerine vekili teftiş verir.

Her sayman veya ünite sorumlusu, devir ve teslim yapmak suretiyle saymanlık veya ünite sorumluluğu görevini devraldığı tarihten, bu görevi devrettiği tarihe kadar geçen süre içerisindeki işlemlerden sorumludur.

Teftiş verme zorunluluğu

İstenildiği anda hesap vermeye hazır bulunmayan veya bundan kaçınan saymanlar ile Ünite sorumluları hakkında kanuni işleme başlanılmasının yanı sıra;

a. Gerektiğinde, o üniteyi teftiş eden müfettişin talebi veya Teftiş Kurulları Başkanlığının isteği üzerine, yetkili komutan veya kurum amirinin emri ile kurulacak heyetler tarafından bütün mal, para, pul ve diğer her çeşit kıymetlerin muhafaza edildiği kasa, depo ve ambarların sayım ve tartısı yaptırılır.

b.Aynı heyet, sayman veya ünite sorumlusunun teftişe tabi bütün evrakım bir tutanakla tespit ederek teftişine başlamak üzere müfettişe verir.

Teftiş programı

Teftişler, Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığınca hazırlanan, Jandarma Genel Komutanı'nın uygun görmesinden sonra İçişleri Bakanı tarafından onaylanan "Yıllık Teftiş Programına göre yapılır. Bu programın uygulanması safhasında gerektiğinde düzenleyici programların yapılması hususunda Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı yetkilidir.

Teftiş programlarının gizlilik derecesi

Hazırlanan yıllık teftiş programının tamamı "GİZLİ" gizlilik derecesini taşır. Yıllık programa göre yapılan müfettiş görevlendirilmeleri ise "HİZMETE ÖZEL" gizlilik derecesini taşır.

Sefer halindeki birimlerin teftişleri

Sefer halinde saymanlık ve ünitelerin teftişlerinin ne suretle yapılacağı Genel kurmay Başkanlığının görüşü alınmak suretiyle Milli Savunma Bakanlığınca tesbit olunur.

Durumlarında değişiklik yapılan birimlerin teftişleri

Kaldırılan, faaliyeti durdurulan, hüviyeti değiştirilen veya yeniden kurulan mal saymanlıkları ile diğer birimlerin adları, yerleri, kaldırılma ve kurulma tarihleri, en geç bir ay içerisinde Jandarma Genel Komutanlığı Personel ve Lojistik Başkanlıklarınca Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına bildirilir. Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı buna göre kaldırılan vs faaliyeti durdurulan ünitelerin öncelikle tasfiye teftişinin yapılmasını, hüviyet değiştiren ve yeni kurulanların ise bir sonraki yıllık teftiş programlarında yer almasını planlar.

Müfettişe görev verme

Jandarma Teftiş Kurullarındaki personele, Jandarma Genel Komutanlığının muvafakati alınmadan, nezdinde bulundukları garnizon veya birlik komutanlıkları ile kurum amirliklerince görev verilemez.

Teftiş eden ve edilenlerin mesaisi

Teftiş kurulu veya müfettişler, genellikle kıt'a ve kurumların çalışma saatlerine uyarlar. Zaman yetersizliği nedeniyle, çalışma ve teftiş görevine devam edilmesi gerektiğinde, sorumluların müfettişin çalışma saatine göre hareket etmeleri esastır.

Teftiş hizmetlerinin kontrol edilmesi

Jandarma Teftiş Kurulları Başkanı, bizzat veya karargahından görevlendireceği şube müdürleri ve müfettişler aracılığı ile teftiş kurullarının veya müfettişlerin her türlü çalışmalarını, yerinde kontrole tabi tutar.

Teftiş kurulları başkanlığına personel ataması

Jandarma Genel Komutanlığınca Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığı bünyesindeki şubeler ile müfettişliklerine; mesleğinde temayüz etmiş, sicilleri olumlu, sağlık durumları elverişli personelden bu konuda yapılan inha teklifleri de gözönünde tutularak atama yapılır. Atamalarda tercihen üst subay ataması yapılması hususu dikkate alınır.

Yeni atanan personelin göreve intibakı için Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığınca gerekli eğitim ve Öğretim önlemleri alınır. Bu personele altı ay süre ile müstakil müfettişlik sorumluluğu verilmez. Bu süre içerisinde tecrübeli bir müfettişin yanında ve kontrolü altında müfettiş yardımcısı olarak görevlendirilebilir. Jandarma Teftiş Kurulları Başkanının kanaati ile yetişme süresi uzatılabilir veya kısaltılabilir.

Teftiş hizmetlerini kolaylaştırma

Teftiş Kurulları veya müfettişe, teftiş süresince kullanılacak haberci, görev odası, binek aracı birlik komutanlıkları ve kurum amirliklerince tahsis edilir.

Yazışmalar

Jandarma Teftiş Kurulları Başkanı ihtiyaç halinde, kendi başkanlığının görevi ile ilgili hususlarda bütün kuruluşlar, birlik komutanlıkları ve kurum amirlikleri ile yazışma yapabilir.

İKİNCİ KISIM

Teftiş Uygulamalarına İlişkin Esaslar

BİRİNCİ BÖLÜM

Teftişe Tabi Birimler ve Bu Birimler ile Müfettişlerin Teftiş Hazırlıkları

Teftişe tabi birimler

Jandarma Genel Komutanlığı bünyesinde bulunan aşağıda belirtilen birimlerin teftişleri; bir program dahilinde, Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığınca yapılır.

a. Her Sınıf Mal Saymanlıkları,

b. Kadrolu ve Kadrosuz Askeri Gazinolar,

c. Askeri Dinlenme Kampları, İşletmeler Amirlisi,

ç. Kadrolu ve Kadrosuz Sosyal Tesisler,

d. Askeri Dergi Çıkaran Şubeler,

e. Kadrolu ve Kadrosuz ihale Komisyonları,

f. Kadrolu ve Kadrosuz Muayene Komisyonları,

g. Emanet inşaat Komisyonları,

ğ. Bedelen Beslenme Heyetleri,

h. Jandarma Genel Komutanlığı Sosyal ve Moral Yardımlaşma Sandığı,

ı. Konut Yönetim Kurulları (gerekli görülenler),

i. Jandarma Genel Komutanlığınca gerekli görülen diğer birimler.

Teftişe hazırlık

Teftişi vermekle yükümlü olan birimlerin sorumluları ile söz konusu birimlerin bağlı olduğu kıt'a komutanları ve kurum amirlerinin sorumlulukları ve teftiş öncesinde yapılacak hazırlıklar şunlardır:

a. Sorumluluklar;

Mal saymanlıkları ile teftişe tabi diğer birimlerin sorumluları; her bütçe yılının başlangıcından onbeş gün sonra bir önceki yılın hesap ve durum teftişini; saymanlığın veya birimin kaldırılması halinde ise en geç bir ay sonra tasfiye teftişini vermeye hazır bulunmaktan, söz konusu birimlerin bağlı olduğu kıt'a komutanları ve kurum amirleri de bu hususun sağlanmasından sorumludurlar.

b. Genel Hazırlıklar;

(1) Tüm belge, kayıt ve doküman yeniden gözden geçirilir, temiz, tertipli ve düzenli hale getirilir. Yanlışlık veya noksanlıklar varsa giderilmesi sağlanır.

(2) Tüm belge, kayıt, çizelge ve listeler cinslerine göre dosyalanır ve sıraya dizilir.

(3) Teftiş için gerekli tüm kırtasiye (çeşitli cins ve renkte kalem, silgi, selobant, yapıştırıcı, dosya, toplu iğne, atas ve benzeri büro malzemesi; tel zımba makinası, kağıt tımba makinası, makas, cetvel, ıstampa) tedarik edilir.

(4) Yeterli büyüklükte uygun bir çalışma yeri, büro masası, verzallt masa, sehpa, koltuk, sandalye ve benzeri tefrik edilir.

(5) Lojistik Şube Müdürü tarafından aşağıdaki bilgileri ihtiva edecek bir bilgi dosyası hazırlanır.

(a) Teftişi alınacak birimin bağlı olduğu birlik veya kurumun teşkilat ve kadrosu, personel listesi,

(b) Teftişe tabi birimlerde önceki yıl görev yapan ve halen görevli personelin kimlikleri ve görev tarihleri,

(c) Araç, silah ve diğer ana malzeme durum çizelgeleri,

(ç) İlçe ve karakolların birbirlerine ve il merkezine mesafeleri,

(d) Depo miktarı ve kapasiteleri,

(e) Teftişi alınacak yıl içerisindeki akaryakıt fiyatlarını gösterir, Petrol Ofisi Genel Müdürlüğünce yayımlanan çizelgeler ve akaryakıt alınan bayilerin listesi,

(f) Hizmette aksayan yönler ve bu konudaki çalışmalar ile bir önceki teftiş raporunda belirtilen hata ve noksanlıklarla ilgili yapılan istemler,

(g) Kadro fazlası ve ihtiyaç fazlası malzemeler için yapılan yazışmalar, malzeme ve ödenek istekleri,

(ğ) İdari denetlemelere ait emirler ve raporlar,

(h)Teftişe tabi konularla ilgili olarak kıt'a komutanlığınca adli makama intikal ettirilen hususlar,

(ı) Bulunulan yıla ve teftişi yapılacak yıla ait ödenek durum çizelgeleri,

(i) Aylık yemek listeleri,

(j) Kantin ve gazinoların aylık cirolarını, kârlarını, şubelerini, bağlı ünitelerini ve kapasitelerini gösterir çizelgeler.

(6) Teftişi alınacak hesap evrakının hacmine uygun büyüklükte ve 1,5 cm. kalınlığındaki tahtadan örneğine göre imal edilmiş yeterli sayıda teftiş sandığı hazırlanır.

(7) Hesap evrakının ambalajlanması ve sandığın kapatılması için gerekli çivi, çatal civi, tel, mühür mumu, ambalaj kağıdı, band ve ip tedarik edilir.

c. Mal Saymanlıklarınca Yapılacak Hazırlıklar;

Genel hazırlıklar bölümünde belirtilen hususlara ilave olarak mal saymanlıklarınca şu hazırlıklar yapılır.

(1) Belge kayıt defteri veya bilgisayardan alınan belge döküm çizelgesi gözden geçirilir, numara almış tüm belgelerin tamam olup olmadıkları kontrol edilir, defterin sonu yönergedeki örneğine uygun kapatılır.

(2) Devir çizelgeleri çıkarılır, sonu mal ve sıfır devirli kart miktarı belirtilerek yönergedeki örneğine uygun kapatılır ve imzalanır.

(3) İkmal maddesi kayıt kartları bir kez daha gözden geçirilir, yanlışlık ve noksanlıklar giderilir, devir çizelgesine göre sıraya dizilir.

(4) Saymanlık zimmetini değiştiren tüm giriş ve çıkış belgeleri tasnif edilir, belge sıra no'ları dikkate alınarak sıraya dizilir, yarım kapaklı dosyalara yerleştirilir. Dosyaların üzerine belge cinsi, belge kayıt ve sıra no'ları yazılır.

Bu dosyalarda belgelerin onaylı birer teftiş nüshası bulunur. Belgeler, dosyalara kontrol kolaylığı sağlayacak şekilde yerleştirilir.

(5) Ambalaj tutanağı sonu kapatılmadan hazırlanır.

(6) Çift sıfırlı kartlar ayrılır ve çizelgesi tanzim edilir.

(7) Yıl içerisinde acılan kartlar ayrılır ve çizelgesi tanzim edilir.

(8) Araç görev kağıtları; aylar itibarıyla, birlik ve tarih sırasına göre, sarflar esas alınarak sıraya dizilir ve dosyalanır.

ç. Beslenme Heyetlerince Yapılacak Hazırlıklar;

(1) Her karakolun aylık beslenme evrakı, aşağıda belirtilen sıra dahilinde olmak kaydıyla bir dosya veya ince klasöre yerleştirilir.

(a) Onaylı 12 aylık bilançolar,

(b) İaşe bedeli avansına ait tesellüm senetleri,

(c) Aylık vukuat çizelgeleri,

(ç)Yemek yiyenlerin aylık hesabı çizelgeleri,

(d)Ay içinde verilen nakitlere ait senetler,

(e) Maliye'ye iade edilen avans artığı ile çeşitli gelirler adı altında yapılan iadelere ait vezne alındı makbuzları,

(f) Günlük yiyecek çizelgeleri ve günlük yoklamalar,

(g) Faturalar ve geçici makbuzlar,

(ğ) Teklif mektupları ve karşılaştırma tutanakları,

(h) Kiler kayıt kartları,

(ı) Beslenme heyetine ait çek dip koçanları ve banka cüzdanları ve ekstreleri,

(i) idari denetleme sonuç raporları,

(j) Aylık kiler sayım çizelgeleri,

(2) Karakollara ait evrakın yukarıda belirtildiği gibi dizilmesini müteakip, en üstte merkez karakolu olmak üzere diğerleri alfabetik sıraya göre bir klasöre yerleştirilir. Karakol adedi az olan ilçelerde birkaç aya ait dosya aynı klasöre yerleştirilebilir. Klasörlerin sırtına ait olduğu ay/aylar ve ilçe adı yazılır.

(3) Dosya ve klasörler uygun ölçüdeki bir kutu veya sandığa yerleştirilir.

(4) Yemek yiyenlerin aylık hesabı çizelgelerinde;

(a) Sağ üst köşeye aylık ve günlük normal iaşe bedelleri yazılır.

(b) İptal edilen günlere, yemek yememe sebebi açık ve ayrıntılı olarak kaydedilir.

(c) Yatay ve dikey toplamlar alınır.

(ç) Altları heyetçe imzalanır.

(5) Fatura ve fatura yerine geçen belgelerin genel toplamları ile günlük yiyecek çizelgelerinin genel toplamları şeritli hesap makihası ile aylar itibarıyla şeritlere çekilir.

d. Kantin Gazino, Sosyal Tesis, İşletme Amirliği ve Benzeri Birimlerce Yapılacak Hazırlıklar;

(1) Masraf faturaları gider listelerindeki, mal alım faturaları işletme defterlerindeki sıraya göre dizilmiş olmalıdır.

(2) Gelirlerden alınan kalıcı malların kuruslu belgeleri tanzim ettirilmiş olmalıdır.

(3) Aşağıda belirtilen hususlar şeritli hesap makinası ile şeritlere çekilir.

(a) Gider listelerinin toplam sütunları,

(b) Gider faturaları genel toplamları,

(c) Kasa defteri giren ve çıkan sütunları,

(ç) Para teslim defterlerinin teslim alınan para miktarı sütunları,

(d) Mal alım faturaları genel toplamları,

(e) İşletme defterlerinin alış, satış ve kar sütunları,

(f)Aylık mal sayım çizelgeleri,

(g) Varsa fire tutanakları,

(ğ) Yapılan harcamalara ait onay ve sarf belgeleri,

(h) Gelir getiren diğer ünitelerin işletmeleriyle İlgili muaddeller,

(ı) Aylık bilançolar.

(i) İdari denetleme sonuç raporları hazır edilir.

(5) Piyasa araştırma tutanakları aylar itibarıyla tasnif edilir.

e. İhale-Muayene Komisyonlarınca Yapılacak Hazırlıklar;

(1) İhale kararlarının eklerinden olan onay belgesi, teklif mektupları ve benzeri evrak, karsr sıra no'ları dikkate alınarak tasnif edilmiş ve dosyalanmış olmalıdır.

(2) İhale kararları döküm çizelgeleri hazırlanmış olmalıdır.

(3) Muayene raporları döküm çizelgeleri hazırlanmış olmalıdır,

(4) Satın alma dosyaları karar defterindeki sıraya göre hazırlanır.

(5) Teftişi yapılan yıla ait muayene raporları, numune ve rapor kayıt defteri hazır bulundurulur.

f. Emanet İnşaat Komisyonlarınca Yapılacak Hazırlıklar

Komisyonun teşkiline ilişkin onaylar ve onaylarda belirtilen emanet islerle ilgili olarak aşağıdaki evrak hazır edilir;

(1) Projeler ve keşif özetleri,

(2) Tertip edilen ödeneklere ait ödeme emirleri,

(3) Yapılan harcamalara ait onay belgeleri, teklif mektupları,

(4) Her iş için ayrı ayrı olmak üzere üst makamlardan tertip edilen ilgili saymanlıktan belge karşılığı alınan ve piyasadan tedarik edilen malzemelerin cins, miktar, fiyat ve tutarlarını gösterir listeler,

(5) Komisyona tevdi edilen işlere göre ayrılmış sarf imal ve istihsal belgeleri,

(6) Karar döküm çizelgesi.

g. Maliye Şube/Kısımlarınca Yapılacak Hazırlıklar?

(1) Bedelen beslenen birliklerde iaşe bedeli avans, mahsup ve iade tutarları ile aylık vukuatlarını gösterir çizelge hazırlanır.

(2) İaşe bedeli mahsup bordrosu ile yatırılan avans artıklarının aylık toplam tutarlarını gösterir onaylı çizelgeler hazırlanır,

(3) İaşe bedeli iadelerine ilişkin mevcut banka hesabının aylık hesap ekstreleri veya banka tevdiat kartı suretleri ilgili bankadan alınır ve dosyalanır.

(4) Teftişe tabi birim veya birimlerle ilgili olarak müfettiş tarafından istenen diğer bilgi ve belgeler hazır edilir.

h. Müfettişlerce Yapılacak Hazırlıklar;

(1) Müfettiş, Teftiş Kurulu Başkanlığında görev dönüşü avans mahsuplaşması ile yeni görevine ait avans işlemlerini ilgili şube veya görevlilerle koordine ederek takip eder.

(2) Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığından gelen emirleri ve diğer yayınları alır, inceler ve konuyla ilgili olarak şubelerle koordinede bulunur.

(3) Yeni teftiş görev yerleri ile ilgili birimlerin bir önceki yıla ait teftiş dosyası kurul nüshalarını alır, inceler ve ilgililerle koordinede bulunarak teftiş yapacağı birimler hakkında bilgi sahibi olur.

(4) Teftiş edeceği birimlerle ilgili emirleri ve diğer yazışmaları inceler.

(5) Teftiş edeceği birimlere ait teftiş form ve çizelgeleriyle ilgili hazırlıkları yapar,

(6) Teftiş programında belirtilen saymanlık ve diçer birimlerin teftiş hazırlıklarını gözden geçirmek ve gerekli direktifleri vermek amacıyla teftiş toplantısı düzenler.

İKİNCİ BÖLÜM

Teftişlerin Yapılısı

İlk yapılacak işler

Teftişlerde ilkönce yapılacak işler şunlardır:

a. Teftişe başlamadan önce, teftiş ve denetimi yapılacak birimlerin bağlı olduğu kıt'a komutana veya kurum amiri, garnizon komutanı ve mülki amirler ziyaret edilir.

b. Teftişin yapılacağı zamana ait bütün belgeler ilgililerce müfettişin incelemesine sunulur.

c. Teftişi vermekle yükümlü sayman, ikmal subayı veya birim sorumlularından genel uygulama hakkında bilgi alınır.

Teftişi yapılacak yıl içerisinde tabii afet, sabotaj, yangın, infilak, çalınma, kaza gibi olaylar sebebiyle ordu malında herhangi bir azalma veya niteliğinde bir değişme olup olmadığı öğrenilir.

ç. Gerektiğinde ordu malı, para, pul ve diğer her çeşit kıymetlerin bulunduğu kasa, depo, ambar, kiler gibi yerler ikmali aksatmayacak şekilde kısa bir süre için mühürlenerek kapalı tutulur.

d. Bu işlemler sırasında;

(1) Başka bir saymanlık veya birimden gelen,

(2) Satıcı veya yükleniciden alınan, fakat belgesi gelmeyen veya düzenlenmeyen,

(3)Başka bir sayman veya üniteye gönderilen,

(4) Sarf, kayıt silme ve benzeri sebeplerle elden çıkarılmış olmasına rağmen belgesi düzenlenmeyen,

ordu malı, para, pul ve her çesit kıymetlerin bulunup bulunmadığı kontrol edilir.

e. Yukarıda (a), (b) ve (c) bentlerinde değinilen hususlara dair sayman, mal sorumlusu ve ilgililerin imzaları ve birlik komutanı veya kurum amirinin onayını kapsayan teftişe başlama tutanağını düzenler.

Durum teftişleri

Durum Teftişleri, teftişe tabi birimlerin kayıtlarında gösterilen; ordu mal, para, pul ve kıymetli evrakın yerinde görülerek nitelikleri ve miktarları bakımından kontrolü ve denetimi amacıyla yapılan bir teftiştir.

Durum teftişlerinin yapılması

Durum teftişleri, hesap teftişine başlamadan önce yapılmakla beraber, kayıtların doğruluğunun belirlenmesi amacıyla hesap teftişi süresince de yapılır ve lojistik destek bakımından görevin etkinliğini artıracak konular üzerinde önemle durulur,

Kasa, ambar, depo, malzemelik, kiler, ve birlikler üzerindeki mal, para, pul ve her cesit kıymetten, müfettişçe uygun görülenler sayılarak, tartılarak ve ölçülerek miktarları belirlenir ve kayıtlarla karşılaştırmaları yapılır. Fazla görülenler irada aldırılır. Adli işlemi gerektirecek fazlalıklar ve noksanlıklar için gerekli yasal işlemin yapılması amacıyla konu adli makama intikal ettirilir.

Durum teftişi ile hesap teftişi arasındaki ilişki

Durum teftişinde içinde bulunulan yılın hesaplarında bir açığa rastlanıldığı takdirde; yalnızca açıkla ilgili malzemenin kayıt kartı ve belgeleri askeri mahkemeye gönderilmek için alınır. Bu belgelerin yerine onaylı suret ve fotokopileri konur. Konu, Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına bildirilerek gerek görülürse o zamana kadar olan saymanlık faaliyetlerinin hesap teftişi de yapılır. Müfettiş tarafından durum teftişi sırasında diğer ünitelerin o zamana kadarki faaliyetleriyle ilgili hesap teftişi yapma gereği duyulursa, Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına bilgi vermek kaydıyla bu ünitelerin hesap teftişleri de yapılır.

Rapor hazırlanması

Durum ve hesap teftişleri sonunda görülen noksanlıklar ve hatalar ile üstün görülen hususlar "durum ve hesap teftiş raporunda" belirtilir.

Hesap teftişleri

Yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine ve özel ikmal talimatlarmdaki esaslara başlı kalmak kaydıyla saymanlıkların ve teftişe tabi diğer birimlerin hesap teftişlerinde genel olarak uygulanacak usul ve esaslar aşağıda açıklanmıştır:

a. Saymanlıkların Hesap Teftişleri;

(1) Belge kayıt defterinde kayıtlı ve saymanlık zimmetini değiştiren giriş ve çıkış belgelerinin cinslerine göre tasnif edilmiş ve ayrı ayrı dosyalara yerleştirilmiş olup olmadıkına bakılır. Söz konusu belgeler, her yılın bitiminde yapılacak teftiş hazırlıkları kapsamında belge sıra no'lan dikkate alınarak sıralanmış olmalıdır. Bu dosyalarda belgelerin yalnızca onaylı bir nüshası "teftiş nüshası" bulunur. Onaysız belgeler, fazla nüshalar ve yazışmalar bulunmaz.

(2) Belge kayıt defterinin Teftiş Yönergesindeki örneğine uygun tanzim edilip edilmediği ve sonunun saymanlık tarafından kapatılıp kapatılmadığı kontrol edilir.

(3) Belgeler ile belge kayıt defterinin ve ambalaj tutanağının karşılaştırılması ve islenmemiş belge kalıp kalmadığının kontrolü yapılır.

(4) Bu işlemlerden sonra defterin sonu, müfettiş tarafından usulüne uygun olarak onaylanır.

(5) Saymanlık zimmetini değiştiren belgelerin mevzuat hükümlerine göre tanzim edilip edilmediğinin; özellikle sarf imal istihsal belgesi, kayıt silme belgesi ve sayım düzeltme belgesi ile usulsüz olarak sarf edilen, kaydı silinen, elden çıkarılan ordu malı olup olmadığına bakılır. Ayrıca, çıktı ve girdi gönderme belgelerinde, alınan miktarlarda değişiklik olup olmadığı, noksan ve hasara ait bir açıklama yazılip yazılmadığının kontrolü yapılır.

(6) İkmal maddesi kayıt kartlarındaki giriş ve çıkıs miktarlarının belgelerde yazılı miktarlara uyup uymadığının kontrolü yapılır. Aynı anda devir çizelgesindeki devir miktarı ile kartlardaki devir miktarları da karşılaştırılır. Gerektiğinde bir önceki yıla ait teftiş dosyasındaki mevcut devir çizelgesinden de faydalanılır. Bu işlemler sırasında;

(a) Kartlardaki giriş ve çıkışlar ile bir sonraki yıla devirler kontrol edilir, devir miktarları parafe edilir.

(b) Belgelerdeki miktarlar kontrol edildikçe daire içine alınır.

(c) Giriş ve çıkışların muhasebesi yapılarak devir miktarlarında hata olup olmadığı incelenir ve "... YILI TEFTİŞ HESABINA KATILMIŞTIR" kaşesi basılır.

(ç) Farklılıklardan giderilebilecek olanlar için, teftiş tarihi itibarıyla kart üzerinde gerekli değişiklikler, sayım düzeltme belgesi ile yapılır.

(d) Cilt ve takım numarası taşıyan belgeler; gönderme belgesi, kuruşlu belge, akaryakıt çekleri ve sevk muhtıraları ve benzeri için ayrı ayrı olmak üzere bir evvelki bütçe yılından devir, teftişi yapılan bütçe yılında girenler, teftişi yapılan bütçe yılında çıkanlar, gelecek bütçe yılına devri gereken miktarlar tespit olunarak, ilgili belge teftiş çizelgeleri tanzim edilir.

(e) Akordiyon kartlar ayrılır, saymanlıkta bırakılan kart üzerine "ÖNCESİ DOLDUĞUNDAN TEFTİŞ SANDIĞINA KALDIRILMIŞTIR" kaşesi basılır ve mühürlenir. Yıpranma, mükerrer yazım gibi kart nakli yapılan eski kartlara; kart miktarında değişme yapmıyorsa akordion kart, kart miktarında değişme yapıyorsa tek sıfırlı ölü kart işlemi yapılır.

(f) Yıl içerisinde yeni açılan kartlar mühürlenir.

(7) Teftiş hazırlıkları kapsamında önceden saymanlıkça tanzim edilen çift sıfırlı kart çizelgesi ile çift sıfırlı kartların karşılaştırması yapılır.

(8) Akordion kart çizelgesi tanzim edilir.

(9) İkmal maddesi kayıt kartları teftiş çizelgesi tanzim edilir.

(10) Kimlik çizelgesi tanzim edilir.

(11) İmha edilecek teftiş sandığı varsa, teftiş sandığı İmha tutanağı düzenlenir.

(12) Teftiş hazırlıkları kapsamında, saymanlıklar tarafından önceden tanzim edilmiş olan "Ambalaj Tutanağına" ilave edilmesi gereken diğer evrak ambalaj tutanağının devamına yazdırılır ve tutanağın sonu Teftiş Yönergesindeki örneğine uygun olarak kapatılır.

(13) Ambalaj tutanağında belirtilen evrak, ambalajlanmak ve üzerine ambalaj no'su ve muhteviyatı yazılmak suretiyle teftiş sandığına konulur.

(14) Levazım I /III üncü sınıf ikmal maddeleri teftişinde dikkat edilecek hususlar şunlardır:

(a) Levazım I ve III üncü sınıf ikmal maddelerinin, yani yiyecek maddeleri ile yem ve yakacak malzemelerinin teftişinde, "Günlük Yiyecek Çizelgeleri ile Muaddellerin" ilgi mevzuat hükümlerine göre yapılıp yapılmadığının kontrolü önem arz eder,

(b) Günlük yiyecek çizelgelerinin, Komutan onaylı günlük yoklama tevhitlerinin uygun düzenlenmesi; toplam miktarların aylık müfreze cetveline doğru olarak geçirilmesi; müfreze cetvelindeki toplamların "Aylık Yiyecek Sarf Çizelgesindeki" miktarlara uygunluğu ve en nihayet kartlardan yapılan düşümlerin doğruluğu kontrol edilir.

(c) Ekmek imaline ilişkin sarf imal ve istihsal belgeleri, aylık randıman defteri ve çizelgesi, ekmek İmalinde sarf edilen maddelere ait muaddeller kontrol edilir.

(ç) Isıtma, aydınlatma, soğutma ve pişirme hizmetlerinde kullanılan yakıtlara ait sarf belgelerinin muaddellere uygun tanzim edilip edilmediği incelenir.

(15) II/IV ve V inci sınıf ikmal maddelerinin teftişinde dikkat edilecek hususlar şunlardır:

(a) Sarf belgelerine eklenmesi gereken belgelerin tam ve uygun olup olmadığı, yapılan sarfların eklerine uygunluğu kontrol edilir,

(b) Sarf ve kayıt silme işlemleri sonunda elde edilen malzemelerin irada alınıp alınmadığı hususu kontrol edilir.

(c) İmalata yönelik muaddellerin doğruluğu ve sacflarının muaddellere göre yapılıp yapılmadığı incelenir,

(c) özellikle IV üncü ve V inci kademelerde imalat ve onarımlar neticesinde elde edilen hurda malzemenin usulüne uygun olarak değerlendirilip değerlendirilmediğine dikkat edilir.

(d) Akaryakıt sarflarında araçlara ait günlük görev ve koruyucu bakım formları, akaryakıt sarf çizelgeleri, çek dip koçanları, akaryakıt alım faturaları özellikle fiyatları açısından kontrol edilir.

(e) Akaryakıt sayacı takılması gereken yerlerde bu husus aranmakla birlikte, akaryakıt depolarının ölçümü yapılarak kayıtlara uygunluğu kontrol edilir.

(f) Mühimmat sarflarının atış raporlarına uygunluğu incelenir.

(g) İnşaat malzemelerinin sarfının keşif özetlerine göre yapılıp yapılmadığına, keşif özetlerinin usulüne uygun tanzim edilip edilmediğine bakılır.

b. İhale ve Muayene Komisyonlarının Hesap Teftişi;

(1) Komisyonların ilgili mevzuat esaslarına göre teşkil ettirilip ettirilmediği araştırılır.

(2) Karar defteri, onay belgesi ve ekleri, ihale dosyaları, günlük muayene defteri, muayene muhtıra ve raporları, numune ve rapor kayıt defteri kontrol edilir.

(3) İhale komisyonu alımları özet döküm çizelgesi, ihale komisyonu karar döküm çizelgesi, ihale komisyonunda bırakılan sari dosyalar çizelgesi, muayene muhtıraları döküm çizelgesi tanzim edilir.

c. Kadrolu Askeri Gazinolar, Sosyal Tesisler ve Özel Eğitim Merkezleri İşletme Amirliklerinin Hesap Teftişi;

(1) İç Hizmet Yönetmeliğinin 664 üncü maddesi gereğince, orduevleri ile kadrolu askeri gazinoların işletilmesi, teftiş ve murakabeleri MSYY: 58-1 Orduevleri ve Askeri Gazinolar Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür. Bu yerlerde söz konusu yönetmelik ve ticari muhasebe sisteminde belirtilen usul ve esaslar aranır.

(2) Yevmiye defteri, büyük defter, kasa defteri, hasılat defteri, envanter defteri, bilançolar ile kar/zarar cetvellerinin usulüne uygun ve dayanak belgelerine göre tanzim edilip edilmediği incelenir.

(3) Masraf fatura ve belgeleri kontrol edilir, gider listeleri ile karşılaştırılır. Kalıcı mallardan kuruşlu belgesi tanzim edilmeyenler varsa tanzimi sağlanır. Kuruslu belge döküm çizelgesi düzenlenir.

(4) Büfe işletmesi, ana İşletme kabul edilerek Yıllık Bilanço ve Bağlı Tesisler Gelir Döküm Çizelgesi tanzim edilir.

(5) Müfettiş tarafından bulunan bir sonraki yıla devreden sermaye değerleri ile teftişi alınan birimin tanzim ettiği bilanço ve kar/zarar cetvelindeki değerlerin karşılaştırılması yapılarak açık veya fazlalık varsa tespit edilir.

(6) Yazar kasaların günlük ve aylık raporları ile hasılat ve kasa defterleri karşılaştırılır.

(7) Alımların en az iki kişilik heyet tarafından günlük ve acil ihtiyaçlar hariç, kapalı teklif usulü ile yapılıp yapılmadığı, alınan malların muayenesinin alım heyeti dışında teşkil edilen en az iki kişilik personel tarafından yapılıp yapılmadığı araştırılır.

(8) Teftişi yapılan yıla ait yevmiye defterinin, bir önceki yıla ait teftiş dosyasındaki yıllık bilanço değerleri ile açılıp acılmadığınaj aynı şekilde kasa defteri ve büyük defterin başlangıç kayıtlarının gecen yıldan devreden kayıtlara uygunluğuna dikkat edilir.

(9) Masraf fatura ve belgelerinin aylık toplamlarının, kar/zarar cetvellerinin aktifindeki genel giderler hesabı ile çelişkili olup olmadığı kontrol edilir.

(10) Muaddellerin usulüne uygun tanzim edilip edilmediği, ilgili ünitelerin hesabının alınmasında muaddellerin dikkate alınıp alınmadığı incelenir.

(11) Banka hesapları araştırılır ve oluşan faizlerin gelir olarak sermayeye dahil edilip edilmediği incelenir.

(12) Salon kiraları, giriş kartları, eğlence, motel ve günübirlik giriş ücretlerine ait hesaplar ve bunların sermayeye intikali tetkik edilir.

ç. Kadrosuz Askeri Gazinolar, Kışla Gazinoları, Sosyal Tesisler ve Kantinlerin Hesap Teftişi

(1) Kadrosuz askeri gazinolar ile kışla gazinolarının işletilmesinin, Orduevleri ve Askeri Gazinolar Yönetmeliğine göre; muhasebe teftiş ve murakabelerinin ise Jandarma Kantin Yönetmeliğine göre yapılması gerektiğinden, bu gibi yerlerin teftişlerinde bahsi gecen yönetmelik hükümlerinin uygulanıp uygulanmadığının tesbiti yapılır.

(2) Gelir ve gider belgeleri ile defterlerin ve kayıtların usulüne uygun tanzim edilip edilmediği kontrol edilir.

(3) önceki yıldan devreden ve teftiş dosyasında belirtilen sermaye değerlerinin, teftişi yapılan yıla ait kasa defteri ve "Ocak ayı" bilanço kayıtlarında başlangıç değeri olarak dikkate alınıp alınmadığı incelenir.

(4) Bağlı tesisler gelir döküm çizelgesi ile yıllık bilanço tanzim edilir. Yıllık bilançoda bulunan bir sonraki yıla devreden sermaye ile "Aralık ayı" bilançosunda belirtilen sermaye arasında fark olup olmadığına bakılarak, açık veya fazlalık varsa tesbiti yapılır.

(5) Gelirlerinden alınmış kalıcı mallardan irada alınmayanlar varsa irada alınması sağlanarak, kuruşlu belge döküm çizelgesi düzenlenir.

(6) Para teslim ve kasa defterleri ile varsa yazar kasaların aylık ve günlük raporlarının karşılaştırılması yapılır.

(7) İmalat ve üretime yönelik, hizmetler için muaddeller tetkik edilir.

(8) Banka hesapları ve oluşan faizlerin sermayeye dahil edilip edilmediği araştırılır.

(9) Alımların usulüne uygun yapılıp yapılmadığı incelenir.

(10) Eğlence, salon kirası, giriş kartı ve "benzeri ücretlere ait hesaplar ve bunların sermayeye intikali kontrol edilir.

(11) Yalnızca kantinler için, temsil-ağırlama harcamaları çizelgesi tanzim edilir ve sermaye artırımının emirlere uygun yapılıp yapılmadığı incelenir.

(12) Kantin mal sayım çizelgeleri kontrol edilir. Alıç fiyatı üzerinden toplam miktarın sayım yapılan aya ait bilanço ve İşletme defterine stok mal olarak yansıtılıp yansıtılmadığı hususuna bakılır.

(13) Varsa fire tutanaklarının doğruluğu kontrol edilir. Gider listelerindeki miktarlarla aynı olup olmadığına bakılır.

d. Beslenme Heyetlerinin Hesap Teftişi:

(1) Birlik beslenme heyetlerinin teftişinde JGY:400-1 Lojistik Hizmetler Yönergesi sekizinci bölümü ile Bedelen Beslenme Yönergesinde belirtilen esaslar aranır.

(2) Beslenme heyetlerinin teftişine başlamadan önce, Maliye Şube/Kısımlarından iaşe bedeli avans-mahsup-iade çizelgesi istenir. Beslenme heyetleri tarafından bilançolarında belirtilen avans ve iade tutarlarının kontrolü bu çizelgeye göre yapılır.

(3) Günlük yiyecek çizelgelerinin usulüne uygun tanzim edilip edilmediği, hesapların doğruluğu araştırılır. Bilançoda gösterilen "ay içerisinde sarf edilen ikmal maddeleri tutarı" nın o aya ait günlük yiyecek çizelgeleri genel toplamına esit olup olmadığı kontrol edilir.

(4) Erbaş ve erlerin beslenmeleri amacıyla gerekli her türlü yiyecek ve temizlik maddeleri; o ay bedelen beslenen erlerin el, yüz, vücut temizliği ile çamaşır ve bulaşıklarının yıkanması için gerekli temizlik malzemeleri, yemeklerin pişirilmesi amacıyla kullanılan yakacak malzemesi, iaşe bedeli avansından alınması mümkün olup bunlara ait fatura ve alım belgeleri tetkik edilir. Bahse konu fatura ve belgelerin aylık toplamlarının, bilançoda gösterilen "ay içinde alınan ikmal maddelerinin tutarı" na uygunluğu araştırılır.

(5) Ay içerisinde ve ay sonunda erlere iade edilen nakit tutarları ve bunlara ait belgeler incelenir, toplamlarının kontrolü yapılır.

(6) Yemek yiyenlerin hesabı çizelgeleri incelenerek, usulüne uygun tanzim edilip edilmediği ve hesapları incelenir.

(7) Bulunan sonuçlara göre, nakit ve ikmal maddeleri teftiş çizelgeleri tanzim edilir. Nakit çizelgesindeki "toplam" sütunları arasında ve ikmal maddeleri" çizelgesindeki "bir sonraki aya devir" ile bilançolarda gösterilen "devirler arasında farklılık varsa, açık veya fazla gibi tespiti yapılır.

e. Diğer Birimlerin Hesap Teftişi:

(1) Emanet İnşaat Komisyonlarının Hesap Teftişi:

(a) Komisyonların ilgili mevzuat hükümlerine göre teşkil ettirilip ettirilmediği incelenir.

(b) Malzeme alımlarının proje ve keşiflere uygunluğu araştırılır ve kontrol edilir.

(c) Komisyon kararlarının usulüne uygun alınıp alınmadığı kontrol edilir.

(ç) Karar döküm çizelgesi düzenlenir.

(d) Karar defteri ve teklifler incelenir.

(e) Komisyona tevdi edilen işlerin proje tutarları, ödenek tertipleri, malzeme tertipleri ve alınan malzeme tutarları karşılaştırılır.

(f) Malzeme sarflarının proje ve keşiflere uygun yapılıp yapılmadığı incelenir.

(2) Sosyal Moral Yardımlaşma Sandığı, Jandarma Dergisi ve Konut Yönetim Kurullarının Hesap Teftişi:

(a) Bu birimlerin hesaplarına intikal eden paralar ile yaptıkları harcamaların usulüne uygunluğu araştırılır.

(b) Alınan kararların mevzuata uygun olup olmadığı ve ödemelerin bu kararlar doğrultusunda yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.

(c) Hesapların ve bilançoların doğruluğu incelenir.

Tasfiye teftişi

Tasfiye teftişi, saymanlık veya ünitenin faaliyetine son vermesi ve saymanlık zimmetindeki menkul veya gayri menkul ordu malını başka bir saymana veya saymanlara, orduevi, askeri gazino, kantin ve askeri dinlenme kampı gibi ünite ise, varlık veya borçlarını başka bir üniteye veya ünitelere tamamen devretmesi, zimmet ve sermaye yönünden sıfıra inmesi halidir.

Bu tarife göre; Birim konusu ile ilgili faaliyetlerine son verecek, saymanlık ise zimmetini, ünite ise varlık ve borçlarını emredilen başka bir saymanlık veya üniteye devredecek, saymanlığın ve ünitenin zimmetinde veya varlığında mal, para, pul ve benzeri hiçbir kıymet kalmayacaktır. Diğer taraftan;

a. Aynı birliğin emir ve kurulusunda olan ve birden fazla teknik hizmet sınıfı görevi yapan bir karışık mal saymanlığının, istihkam, ordudonatım, levazım gibi teknik hizmet sınıfı saymanlıklara ayrılması ve çekirdek olarak bir teknik hizmet sınıfına alt hizmetleri yürütür hale gelmesi; birden çok teknik hizmet sınıfı saymanlığın birleşerek birlik mal saymanlığına dönüşmesi gibi haller ile; saymanlık veya birimlerin numaralarının değişmesi veya intikal etmesi gibi durumlarda bu saymanlıkların tasfiye teftişi normal teftiş programına dahil edilir.

b.Tasfiye emri almış, konusu ile ilgili faaliyetine son vermiş, tasfiye işine girişmiş ve henüz devir işlemini sonuçlandıramadığından hala zimmetinde veya varlığında mal ve kıymetler bulunan saymanlık ve ünite tasfiye olmamış demektir. Bu nedenle tasfiye teftişi yapılamaz. Eğer bir hesap devresi tamamlanmış ise normal teftiş yapılır. Tasfiye teftişi ise, tasfiye tamamlandığında saymanlık veya ünitenin bağlı olduğu birlik, karargah ve kurumun talebi ve Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığının vereceği emre göre başka bir zamanda yapılır.

c.Tasfiye emri almış, konusu ile ilgili faaliyetlerini durdurmuş, devir işlemini tamamlamış olup zimmetinde veya varlığında devredebileceği hiçbir mal ve kıymet kalmamış saymanlık veya ünitenin yapılan tasfiye teftişinde mal ve kıymet devri çıkar ise; çıkan mal ve kıymetin parasal değeri kadar açık var demektir. Bu gibi hallerde ilgililer hakkında yasal işlem yapılır.

ç. Tasfiye teftişinde hesap devresi, tasfiyenin tamamlandığı tarih ile en son teftişin bitirildiği tarih arasındaki süredir. Tasfiye olmuş saymanlığın tasfiye sonucu yapılan devir çizelgeler indeki bütün malları sıfır devirli olur. Ordu evleri, askeri gazino, kantin ve jandarma dinlenme kampları gibi ünitelerin ise kapanış bilançolarında ve yıllık bilançolarda, tasfiyenin sona erdiği tarihi takip eden gün, devir sermaye sıfır olur.

Birikmiş yılların hesap teftişinde dikkat edilecek hususlar

Bazı saymanlık ve birimlerin hesap teftişleri yılı içinde alınmamış ve sonraki yıllara 2 veya 3 yıllık olarak sarkmış olabilir. Bu durumlarda birikmiş yılların teftişinin tümünün birlikte alınması gerekmektedir. Buna göre:

a. Saymanlık veya birimlerin birikmiş yılların hesap teftişlerinde, teftişi yapılamayan ilk yıldan başlanır.

b. Teftiş yılı sırasına göre takip eder.

c. Teftişi alınan her yıl için ayrı ayrı hesap teftiş sandığı hazırlanır.

ç. Son yıldan önceki her yıl için;

(1) Teftiş dosyası "Başkanlık" nüshası,

(2) Teftiş dosyası "Arşiv" nüshası, olmak üzere, iki teftiş dosyası düzenlenir.

d. Son yıl teftişinde saymanlık veya birim faaliyetlerini devam ettiriyorsa;

(1) Teftiş dosyası "Başkanlık" nüshası,

(2) Teftiş dosyası "Arşiv" nüshası,

(3) Teftiş dosyası "Kurul" nüshası,

(4) Teftiş dosyası "Birlik" nüshası,

olmak üzere,dört teftiş dosyası düzenlenir.

e. Saymanlık veya birimin faaliyetine son verilmişse (tasfiye edilmişse);

d) Teftiş dosyası "Başkanlık" nüshası,

(2) Teftiş dosyası "Arşiv" nüshası,

olmak üzere, iki teftiş dosyası tanzim edilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teftiş Sonuçlarına Göre Borçlu/Borçsuz İşlemleri, Borcun Ödettirilmesi veya Adli Makama İntikali

Borcun ödettirilmesi

Kayıt Silme Yönetmeliğinin beşinci maddesinde belirtilen ordu malları ve her cins mühimmat ile tedarikinde güçlük çekilen malzemeler dışında olup toplam değeri Jandarma Genel Komutanlığı Lojistik Başkanı kayıt silme yetkisini geçmeyen her türlü mal ve kıymetlerle ilgili ve ne suretle olursa olsun bir suçla ilgisi bulunmamak kaydıyla (ilgililerin suiistimali ve kasdı sonucu meydana gelmediği kanaatına varılan) borç ve açıklar,sorumluların da Ödeme beyanında bulunması halinde, müfettiş tarafından Jandarma Teftiş Kurulları Başkanına şifaen bilgi vermek kaydıyla ödettirilebilir ve ödemeyle ilgili hususlar bir tutanakla belirlenir.

Malın ödettirilmesi, malın alındığı tarihteki değeri göz önünde tutularak, sorumluların bir suçla ilgisi bulunmaması kaydıyla elden çıktığı tarihe kadar geçen süre içindeki yıpranma payı düşüldükten sonra bulunacak değer üzerinden yapılır. Borcun ödenmesine dair yazı, vezne alındı makbuzu ve diğer ilgili evrak teftiş dosyasına konur.

Borç; kantin, orduevi ve askeri gazino gibi diğer birimlere ait ise, birimin kasa defterine yazılır ve kasasına yatırılır, aynı zamanda o ayın bilançosunda gösterilir. Bilançodan iki nüsha Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına gönderilir.

Diğer taraftan teftişe tabi birimlerle ilgili olarak gerekli kontrol ve denetim görevini yapmayan, çıkan borçlarda da Sorumluluğu müfettiş tarafından tespit edilen birlik komutanları veya kurum amirlerine de sorumlulukları ölçüsünde ödettirme yaptırılır.

Teftişin borçsuz sonuçlandırılması

Müfettişler tarafından yapılan durum ve hesap teftişleri;

a. Teftiş sonunda müfettiş tarafından çıkarılan ve yukarda belirtilen borçla ilgili ödemelerin yapılması,

b. Durum ve hesap teftişleri sonunda herhangi bir hazine zararı ve açık bulunmadığının anlaşılması,

c. Durum teftişinde tespit edilen ve suç bulunmadığına kanaat getirilen az miktardaki fazla ordu malları için irada alma işlemi yapılıp kanuni kovuşturmaya gerek görülmemesi,

hallerinde "Borçsuz" sonuçlandırılır.

Ayrıca; teftişi yapılan ünitenin bağlı bulunduğu komutanlık veya kurum amirliğince herhangi bir açıktan dolayı sorumlu veya sorumlular mahkemeye intikal ettirilmiş ve haklarında kesinleşmiş karar olduğu takdirde, durumu ortaya koyan kesinleşmiş mahkeme kararından bir suret teftiş dosyasına konur. Teftişi alınan ünitenin teftişi "borçsuz" kapatılır, teftiş sandığı ve dosyası da "borçsuz" düzenlenir.

Teftişin seçici borçlu sonuçlandırılması

İlgili mevzuata uygun düzenlenmiş, ancak henüz işlemleri tamamlanamayan örneğin; onaydan dönmeyen kayıt silme ve gönderme belgeleri gibi belge bulunması hali ile aynı şekilde usulüne uygun düzenlenen, ancak teftiş esnasında yapılan incelemede eklerinde muayene raporu, onarım belgesi keşif özeti, dağıtım çizelgesi ve benzeri noksanlıklar olduğu tespit edilen belgeler olması durumunda teftiş dosyası ve sandığı "geçici borçlu" düzenlenir. Noksanlığın azami üç ay içerisinde tamamlanması istenir. Bu süre sonunda da noksanlığın tamamlanmaması halinde konu adli makama intikal ettirilir. iBecici borç olarak belirlenen mal ve kıymetlere ait noksanlığın tamamlandığına ilişkin bilgi ve belgeler, Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığınca gerektiğinde yerinde incelettirilir.

Teftişin adli işlemde borçlu sonuçlandırılması

Teftiş sırasında tespit edilen hazine zararı veya açık, ilgili birlik komutanlığı ve kurum amirliğince mahkemeye intikal ettirilmiş ve dava sonuçlanmamış ise, teftiş dosyası ve sandığı "adli işlemde borçlu" düzenlenir. Kayıt Silme Yönetmeliğinin 23 üncü maddesi gereğince yapılan işlemlerde ise "borçsuz" düzenlenir.

Teftişin adli işlemde borçsuz sonuçlandırılması

Yapılan teftişler sırasında suç unsuru bulunduğu kanaati hasıl olan dikkati çekecek derecede fazlalık mallar için irada alma işlemi yapılmakla beraber, konu adli makama intikal ettirilir, teftiş dosyası ve sandığı "adli işlemde borçsuz" düzenlenir.

Teftişin borçlu sonuçlandırılması ve borcun adli makama intikali

Müfettişler tarafından yapılan durum ve hesap teftişleri; Bu Yönetmeliğin 31, 32, 33 ve 34 üncü maddeleri dışında kalan hususlar ve aşağıda belirtilen hallerde borçlu kapatılır:

a. Durum ve hesap teftişlerinde eksik olduğu tespit edilen ordu malı ve diğer kıymetler için,

b. Ordu malının tedariki, depolanması, muhafazası, dağıtımı, sarfı, elden çıkarma ve kayıt silme işlemlerinin ilgili mevzuata uygun yapılmamış ve bu sebeple malzemenin miktar ve evsafında hazine aleyhine bir değişme meydana gelmiş ise,

c. Hazine zararı ile ilgili konular mahkemeye intikal ettirilmiş, henüz mahkeme sonuçlanmamış ise, (Açığın mahkemeye intikal ettirilmesine ait evrak ve belgeler müfettiş tarafından incelenir, gerekirse eksik yapılan işlemler ikmal ettirilir. )

Ayrıca; durum teftişinde, teftişi yapılan bütçe yılı değil de içinde bulunulan yılın hesaplarında bir açıkla karlaşıldığı takdirde; Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına bilgi verilmek suretiyle o zaman dilimine kadarki ünite faaliyetlerinin teftişi yapılarak ayrı bir teftiş dosyası ve sandığı düzenlenir. Teftiş dosyası ve sandık borçlu kapatılır. Bilahare, içinde bulunulan bütçe yılının teftişi müteakip sene yapılırken bu yılın teftiş dosyası ve teftiş sandığı ile birleştirilerek tek dosya ve tek sandık şekline dönüştürülür.

Borçla ilgili olarak gerekçeli rapor, borç tutanağı ve hesap döküm çizelgesi tanzim edilir. Müfettiş tarafından gerekçeli rapor, borç tutanağı ve hesap döküm çizelgesi tanzim edilirken; gerekli kontrol ve denetim görevini yapmayan, çıkan borçlarda sorumluluğu tespit edilen birlik ve kurum amirleri hakkında yasal işlemin yapılması hususu da belirtilir. Borçla ilgili konu doküman ve belgelerle birlikte gerekli kovuşturmanın yapılması amacıyla birlik ve kurumun adli yönden basılı olduğu komutanlığa intikal ettirilir. Açığın mahkemeye intikal ettirilmesine ait evrakın onaylı birer nüshası teftiş dosyasına konur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Teftiş Dosyalarının, Düzenlenmesi, Kayıt İşlemleri, İncelenmesi, Takibi ve Saklanması

Teftiş dosyalarının düzenlenmesi

Dosya düzenlenmesini gerektirmeyen özel durumlar hariç her teftiş sonunda; Başkanlık, Kurul, Birlik ve Arşiv nüshaları olmak üzere dört nüsha teftiş dosyası düzenlenir. Kadrosuz ihale ve muayene komisyonları için ayrı dosya düzenlenmez, saymanlık dosyası ile müşterek düzenlenir. Tasfiye teftişlerinde ve birikmiş yılların son yıldan önceki yılların teftişinde Başkanlık ve Arşiv olmak üzere iki nüsha dosya düzenlenir. Şayet birikmiş yılların teftişi farklı zamanlarda alınıyorsa, teftiş dosyası dört nüsha olarak düzenlenir.

Teftiş dosyalarının kayıt işlemleri

Müfettiş tarafından düzenlenen teftiş dosyaları, evrak teslim izlenimi (DMO Stok No:716101) defterine kaydedilerek, teftişi yapılan birliğin İdari Şubesine teslim edilir. Teftişi yapılan birliğin İdari Şubesi tarafından alman teftiş dosyalarının başkanlık ve kurul nüshaları taahhütlü olarak Jandarma Genel Komutanlığı Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına gönderilir.

Teftiş dosyalarının incelenmesi

Teftiş dosyalarının incelenmesi ve diğer işlemler aşağıdaki şekilde yapılır:

a. Borçsuz Dosyaların İncelenmesi

(1) Teftiş dosyası içerisinde bulunacak form, çizelge ve belgeler listesine göre şekil, biçim ve muhteva açısından incelenir.

(2) Belgeler, dosya dizi pusulasına göre kontrol edilir.

(3) Durum ve hesap teftişindeki fazlalıkların irada alınıp alınmadığı kontrol edilir.

(4) Müfettiş tarafından irada alınan ordu malları ve ödettirilen hazine zararlarıyla ilgili miktarların istatistiki bilgileri tutulur. Altı aylık ve yıllık raporlar hazırlanırken bu istatistiki bilgiler periyodik olarak Plan Program Şube Müdürlüğüne verilir.

(5) Gönderme belgesi, kuruşlu belge, sevk muhtırası, akaryakıt çeki, posta pulu, paralı otoyol, köprü geçiş biletleri ve reçete teftiş çizelgeleri incelenir. Saymanlıklarca yılı içerisinde sarfedilenlerin sandık ambalaj tutanağındaki miktarlarla ve teftiş çizelgeleri ile uygunluğu kontrol edilir.

(6) Teftis dosyasındaki diğer çizelgelerin ve belgelerin de usulüne uygun tanzim edilip edilmediği kontrol edilir.

(7) Dosya tamamıyla incelendikten sonra, teftiş dosyası inceleme sonuç raporu tanzim edilir ve Jandarma Teftiş Kurulları Başkanına arz edilir. Başkanın vereceği emir doğrultusunda varsa görülen hata ve noksanlıkların açıklığa kavuşması için ilgili müfettişle görüşmeler ve yazışmalar yapılır. Hata ve noksanlıkların giderilmesi amacıyla;

(I) Düzeltilebilecek nitelikte olanların müfettiş tarafından düzeltilmesi sağlanır.

(II) Yerinde yeniden incelemeyi gerektiren hazine ve birim zararı gibi hususlar mevcutsa ve müfettiş de teftiş mahallinde ise, dosya iade edilerek yeniden inceleme yapılması sağlanır.

(III) Müfettiş teftiş mahallinden ayrılmışsa aynı veya başka müfettişin teftiş mahallinde yeniden görevlendirilmesi ve gerekli işlemin yapılması Plan Program Şube Müdürlüğü ile koordine edilir ve bu şube tarafından yeniden görevlendirme için planlama yapılır.

(IV) Bütün bu çalışmaların neticesinde, müfettişin ek raporları da dikkate alınarak durum ve hesap teftişindeki hata ve noksanlıkların giderilmesi için teftişi yapılan birlik ve birliğin bağlı olduğu bir üst komutanlığa, ayrıca ilgili başkanlıklara (Personel, Komptrolörlük, Lojistik Başkanlığı gibi) eksiklik ve aksaklıkların giderilmesi ve bu konuda yapılan çalışmaların bildirilmesi amacıyla gereği yazılır ve sonuçlar Hesap İnceleme Şube Müdürlüğü tarafından takibe alınır.

(V) Durum ve hesap teftiş dosyalarının incelenmesi sonucunda komuta katına arz edilmesine değer görülen hususlar varsa Jandarma Teftiş Kurulları Başkanı veya müfettiş tarafından arz edilir.

b. Borçlu Dosyadaki Borçla-ilgili Hususların incelenmesi:

(1) Borç miktarları ile borçluların kimliklerinin dosya kapak etiketine yazılıp yazılmadığı incelenir ve bu miktarların borç tutanaklarındaki miktarlara uygunluğu kontrol edilir.

(2) Teftiş sonucu çıkarılan açık miktarları ile borç tutanaklarındaki borç miktarlarının uygunluğu incelenir.

(3) Kurulca/Müfettişçe çıkarılan borç "Borç Tutanağı" "Hesap Döküm Çizelgesi" ve "Gerekçeli Raporun" Jandarma Teftiş Yönetmeliğine uygunluğu ve zaman aşımına uğratılmadan adli makamlara intikal ettirilip ettirilmediği kontrol edilir.

(4)Birlikler veya kurumlar tarafından mahkemeye İntikal ettirilen açıklarda borç tutanaklarında dava safahatının yazılıp yazılmadığı, şayet dava dosya numarası verilmemişse birliğinin/kurumunun, mahkemeye intikal ettirildiğine dair yazısının borç tutanağına eklenip eklenmediği kontrol edilir.

(5) Müfettiş tarafından mahkemeye intikal ettirilen borç miktarlarıyla ilgili istatistikler tutulur.

Borçlu tefti dosyalarının takibi

Borçlu teftiş dosyasının takibinden amaç; borçlu dosyanın borçsuza kalkması için "borca ait davanın kesinleşmesine kadar olan safahatın takibi ve hazine zararının ödettirilmesinin sağlanmasıdır. Mahkeme safahatının takip işlemleri ilgili birlik komutanlıkları veya kurum amirlikleri tarafından yapılır. Diğer taraftan Hesap İnceleme Şubesi her yılın "Mart ve Eylül" aylarında ve gerektikçe ilgili birlikler ve adli makamlarla yazışmalar yaparak, hazine zararının ödettirilip ödettirilmedıği hususunu takip eder. Yazışma sonuçları bir rapor halinde Jandarma Teftiş Kurulları Başkanına arz edilir.

Borçlu dosyaların borçsuza kaldırılma işlemleri

Borçlu dosyanın borçsuza kaldırılmasının anlamı; borcun hükme bağlanması ve hükmün kesinleşmiş veya borca sebep olan olayın sonradan ortadan kalkmasıdır. Borca ait hükmün kesinleşmesi ve hazine zararının ödenmesinden sonra veya borca sebep olan olayın ortadan kalkmasını müteakip borçlu teftiş dosyasının borçsuza kaldırılması tutanağı 3 nüsha olarak hazırlanır. Bir nüshası teftiş dosyasına konur. Teftiş dosyasındaki borçlu ibaresi iptal edilerek borçsuza dönüştürülür. Teftiş sandığındaki borçlu ibaresinin iptali için de borçlu teftiş dosyasını borçsuza kaldırma tutanağı yazı ekiyle birlikte birliğe gönderilerek teftiş sandığının borçsuza dönüştürülmesi sağlanır.

Teftiş dosyalarının saklanması

Müfettişler tarafından hazırlanan teftiş dosyalarının nüshaları aşağıda belirtildiği gibi saklanır:

a. Teftiş Dosyası "Başkanlık" Nüshasının Saklanması

Teftiş dosyalarından borçsuz olanlar Hesap İnceleme Şubesi tarafından inceleme işlemleri bittikten sonra muhafaza edilmek üzere arşiv kısmında saklanır, iki yıl müddetle saklanan bu dosyalar bu sürenin sonunda usulüne göre imha edilir. Borçlu dosyalar ise; Hesap İnceleme Şubesi tarafından takip edilmek üzere yine bu şubede saklanır. Bu dosyalardan borçsuza kalkanlar ise borçsuz teftiş dosyaları gibi işlem görür.

b. Teftiş Dosyası "Kurul" Nüshasının Saklanması:

Teftiş Dosyalarından "Kurul" nüshası olan dosyalar Hesap İnceleme Şubesi ve Plan Program Şube Müdürlüğünün inceleme işlemleri bittikten sonra, Plan Program Şube Müdürlüğünün arşivinde bir sonraki yıl aynı birime teftişe giden müfettişe verilmek üzere saklanır.

c. Teftiş Dosyası "Birlik" Nüshasının Saklanması

Teftiş dosyalarından "Birlik" nüshası müfettiş tarafından teftiş dosyası gönderme yazısıyla birlik komutanlığına verilir. Dosya, sayman veya birim sorumlusu tarafından bir sonraki teftişte müfettişe teslim edilmek üzere saklanır.

ç. Teftiş Dosyası "Arşiv" Nüshasının Saklanması:

Teftiş dosyalarından "Arşiv" nüshası müfettiş tarafından teftiş edilen birimin teftiş sandığına konur.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Teftiş Sandıklarının Hazırlanması ve Saklanması İşlemleri

Teftiş sandıklarının hazırlanması

Hesap ve tasfiye teftişleri sonunda her birim için ayrı ayrı teftiş sandığı hazırlanır. Teftiş sandıkları aşağıda belirtilen ebatlarda olmalıdır:

a. Küçük boy teftiş sandığı: 45X35X20 cm.

b. Orta boy teftiş sandığı : 55X35X40 cm.

c. Büyük boy teftiş sandığı : 65X40X40 cm.

ç. Çok büyük boy teftiş sandığı: 85X50X50 cm.

Teftiş sandıklarına numara verilmesi

Teftiş edilen her birime birbirini takip eden ayrı ayrı sandık numarası verilir. Aynı birim için birden fazla sandık olması halinde harf sistemi uygulanır.

Teftiş sandıklarının düzenlenmesi

Teftiş sandıklarına evrakın yerleştirilmesi, dosyada mevcut teftiş sandığı ambalaj tutanağındaki sıraya göre yapılır.

Teftiş sandıklarının saklanması

Jandarma Arşiv Müdürlüğü faaliyete geçinceye kadar sandıklar mahallindeki saymanlığa teftiş sandığı tesellüm senedi mukabilinde teslim edilir ve mahallinde emniyete alınarak saklanır.

Teftiş sandıklarının açma-kapama işlemleri

Teftiş sandıklarının açılıp kapatılması teklifi Kıt'asınca nedeni, bütçe yılı ve sandık numarası belirtilerek Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına bildirilir. Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığından izin alındıktan sonra, sandık bir tutanakla açılır ve kapatılır. Tutanakta, açma istek yazısı ve Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığının izin yazısının tarih ve sayıları ile sandıktan alınan bir evrak varsa ayrıca belirtilir.

Teftiş sandıklarının imhası

Bekleme sürelerini dolduran teftiş sandıkları, altı nüsha teftiş sandığı imha teklif çizelgesi hazırlanarak Jandarma Teftiş Kurulları Başkanlığına gönderilir. Teftiş Kurullarından alınan izin doğrultusunda imha tutanağı ve kayıt silme belgesi tanzim edilerek "müfettiş gözetiminde" sandık imha edilir. Buna göre;

a. Borçsuz olanlar 10 yıl,

b. Borçlu olanlar ise; kesinleşmiş mahkeme kararı gelinceye kadar en az 10 yıl,

saklanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Özel Müfettişler, Özel Teftişler Çeşitli ve Son Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Özel Müfettişler ve Özel Teftişler

Özel müfettişlerin atanması

Özel Müfettişler, mesleğinde ve mali konularda temayüz etmiş, sağlık durumu elverişli müfettişlik görevini başarıyla yürütebilen ve en az iki yıl müfettişlik tecrübesi olan müfettişler arasından bu konuda yapılan inha teklifleri de göz önünde bulundurularak "Özel Müfettişlik" kadrosuna Jandarma Genel Komutanlığınca atanan üst rütbeli subaylardır.

Özel teftişler

Özel Müfettişler, Jandarma Genel Komutanı tarafından gerekli görülen konularda ihbar ve şikayetlerin değerlendirilmesi veya soruşturma amacıyla özel teftişleri yapmakla birlikte, aynı zamanda Jandarma Teftis Kurulları Başkanlığının yıllık teftiş programındaki planlı teftişleri de yürütürler, özel müfettişler tarafından yürütülen teftişlerin nasıl yapılacağı Teftiş Yönergesinde ayrıntılı olarak belirtilir.