KİT Stratejik Planlarının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi ile Performanslarının Ölçülmesine Dair Usul ve Esaslar

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Bu Usul ve Esasların amacı; KİT’lerin stratejik planlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi ile performanslarının ölçülmesine dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Usul ve Esaslar; 233 sayılı Kanun Hükmünde Kararname kapsamındaki KİT’lerin stratejik planlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi ile performanslarının ölçülmesine dair hükümleri kapsar.

Dayanak

Bu Usul ve Esaslar, 23/10/2010 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 12/10/2010 tarihli ve 2010/967 sayılı Kararnamenin ekinde yer alan Kararın 25 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu Usul ve Esaslarda geçen;

a) KİT: İktisadi devlet teşekkülleri ile kamu iktisadi kuruluşlarının ortak adı olan kamu iktisadi teşebbüsünü,

b) Müsteşarlık: Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığını,

c) Üst Yönetici: KİT genel müdürünü,

ç) Stratejik Plan: Kamu iktisadî teşebbüslerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans göstergelerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren ve Müsteşarlık tarafından onaylanmış planı,

d) Sorumlu Birim: Stratejik planlarda yer alan performans göstergelerinin

izlenmesinden ve raporlanmasından ilgili KİT içerisinde tespit edilen sorumlu birim veya birimleri,

e) Koordinasyon Birimi: Sorumlu birimlerin performans göstergelerine ilişkin hazırlamış oldukları raporların konsolide edilmesi ve değerlendirilmesiyle ilgili olarak KİT içerisinde tespit edilen birimi,

f) Performans Programı: Bir KİT’in stratejik planının yıllık dilimine ilişkin performans hedeflerini, bu hedeflere ulaşmak için yürütecekleri faaliyetleri ile bunların kaynak ihtiyacını ve performans göstergelerini içeren programı,

g) Performans Program Dönemi: KİT’lerin hazırlamış oldukları stratejik planların bir takvim yılı içerisine denk gelen dönemini,

h) Performans Hedefi: KİT’lerin stratejik planlarında yer alan performans göstergelerinin her bir performans program dönemine ilişkin tespit edilen hedeflerini,

i) Performans Göstergesi: KİT’ler tarafından performans hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını ya da ne oranda ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek için kullanılan ve sayısal olarak ifade edilen araçları,

j) Faaliyet: Belirli bir amaca ve hedefe yönelen, başlı başına bir bütünlük oluşturan, yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetleri,

k) Kaynak: KİT’lere sağlanan her türlü mali kaynağı,

l) Performans Değerlendirme Endeksi: Her bir KİT için finansal, müşteri odaklılık, içsel süreç ve öğrenme-gelişme başlıkları altında sınıflandırılan performans hedeflerinin gerçekleştirilme oranları toplamından oluşan endeksi

ifade etmektedir.

İKİNCİ BÖLÜM

Genel Esaslar

Performans Programı

Performans programlarında, stratejik amaçlarla ilgili her bir hedefin gerçekleştirilmesine yönelik tespit edilecek faaliyetlere, bunların kaynak ihtiyacına ve performans göstergelerine yer verilecektir.

Kuruluşun faaliyet gösterdiği alanlar dikkate alınarak performans hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik yapılacak çalışmalar gözden geçirilecektir. Bu gözden geçirme sonucunda kuruluşun mevcut ve potansiyel kaynakları dikkate alınarak belirli bir zaman diliminde tanımlanmış işlerin bir bütünlük çerçevesinde gerçekleştirilmesi sağlanacaktır.

Performans Programı Hazırlama Süreci

Performans programı hazırlama süreci KİT’lerin üst yöneticisinin koordinasyon birimini belirlemesiyle başlayacaktır. Koordinasyon birimi üst yöneticinin başkanlığında toplanarak Performans Programı hazırlama takvimini oluşturarak ilgili birimlere duyuracaktır. Süreç, Stratejik Planla ilgili birimler tarafından performans hedeflerinden sorumlu birimlerin tespit edilmesiyle devam edecektir. Sorumlu birimler performans hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetleri tespit edip Nisan ayı sonuna kadar koordinasyon birimine bildirecektir. Üst yönetim tarafından onaylanan faaliyetler koordinasyon birimi aracılığıyla sorumlu birimlere bildirilecektir.

Sorumlu birimler, sorumlu oldukları faaliyetlerin maliyetlerini tespit edip koordinasyon birimine bildireceklerdir. Koordinasyon birimi üst yönetici tarafından duyurulan performans hedef ve göstergeleriyle faaliyetler ve sorumlu birimlerce sağlanan maliyet bilgilerini konsolide ederek performans programını ekte yer alan Performans Programı Şablonuna uygun olarak hazırlayıp en geç 15 Temmuz’a kadar Müsteşarlığa, Hazine Müsteşarlığına ve ilgili Bakanlığa gönderecektir. KİT’ler ve bağlı ortaklılarına ilişkin yatırım ve finansman programının yayımlanmasından sonra performans programında revize edilmesi gereken hususlar bulunması halinde revize edilmiş performans programı, 1 Aralık’a kadar koordinasyon birimi tarafından Müsteşarlığa, Hazine Müsteşarlığına ve ilgili Bakanlığa gönderilecektir.

Faaliyetlerin Belirlenmesi

Her bir faaliyetin tek bir performans hedefi ile ilişkilendirilmesi tercih edilecektir. Ancak bir faaliyet birden fazla performans hedefi ile ilişkilendirilebiliyorsa öncelikle performans hedeflerinin toplulaştırılması, bu mümkün olmuyorsa faaliyetin hedeflere uygun olarak bölünerek ayrı faaliyetler olarak yeniden tanımlanması, bu da mümkün olmuyorsa faaliyet maliyetlerinin mükerrerliğe yol açmayacak şekilde performans hedefleriyle ilişkilendirilmesi yoluna gidilecektir. Faaliyetler;

a) İdarenin görev ve yetkileri çerçevesinde yürüteceği ve elindeki kaynakları tahsis edeceği iş ve hizmetleri yansıtacaktır.

b) Performans hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik olarak belirlenecektir.

c) Bir hedefe yönelik birden fazla belirlenmeyecektir. Benzer nitelik taşıyan faaliyetler ayrı ayrı gösterilmeyecek ve tek bir faaliyet olarak belirlenecektir.

d) Aynı hedef altında birden fazla yer alıyorsa birbirleriyle çelişmeyecek, hedefin gerçekleşmesi açısından tamamlayıcı olacaktır.

e) Hedefin gerçekleşmesine ne ölçüde katkı sağlayacağı tanımlanabilir şekilde tespit edilecektir.

f) Uygulanabilir olacaktır.

g) Maliyetlendirilebilir olacaktır.

Performans Programı Maliyet ve Kaynaklarının Belirlenmesi

Faaliyet maliyeti tespit edilirken faaliyet ile doğrudan ilişkilendirilebilen maliyetler dikkate alınacaktır. Doğrudan ilişkilendirilebilen maliyetler, faaliyetin gerçekleştirilmesi halinde ortaya çıkacak, faaliyetten vazgeçilmesi halinde ise ortadan kalkacak olan maliyetlerdir. Faaliyet maliyetleri ekte yer alan Faaliyet Maliyetleri Tablosunda gösterilecektir.

Faaliyet maliyetinin tespitinde özkaynakların yanı sıra varsa dış kaynaklara da yer verilecektir. Maliyetlendirmelerde girdi fiyatları ve diğer ekonomik değerler gerçeği ortaya koyacak, tahminî belirlemeler gerçekçi öngörülere dayanacaktır. Kaynaklarla faaliyetler arasındaki ilişki iyi kurulacak, kullanılacak olası oransal yöntemler tutarlı ve açıklanabilir olacaktır.

Performans hedefinin kaynak ihtiyacı, performans hedefine ulaşmak amacıyla gerçekleştirilecek faaliyet maliyetlerinin toplamından oluşacaktır. Performans hedefi, faaliyetler ile kaynak ihtiyacı Performans Hedefi Tablosunda gösterilecektir.

Bir faaliyetin bir performans hedefi ile ilişkilendirilmesi tercih edilmelidir. Ancak bir faaliyetin birden fazla performans hedefi ile ilişkilendirilmesinin zorunlu olduğu durumlarda faaliyet maliyetlerinin mükerrerliğe yol açmayacak şekilde performans hedefleriyle ilişkilendirilmesi gerekecektir. Bu durumlarda, Performans Hedefi Tablosunda faaliyetin toplam maliyetine değil hedefe isabet eden tutarına yer verilecektir.

Performans Değerlendirme Raporu

KİT’ler, Stratejik Planların yıllık dilimlerine ilişkin gerçekleştirdikleri faaliyetlerin raporlanması amacıyla Performans Değerlendirme Raporu hazırlayacaklardır. Performans Değerlendirme Raporu, Performans Değerlendirme Tablolarından yararlanarak hazırlanacaktır.

Ekte yer alan Performans Değerlendirme Tablosu örneğine uygun olarak düzenlenen tablolar sorumlu birim tarafından raporlama süreleri içerisinde koordinasyon birimine ulaştırılacaktır.

Koordinasyon birimi söz konusu tabloların konsolidasyonundan, genel olarak değerlendirilmesinden ve süresi içerisinde Müsteşarlığa gönderilmesinden sorumludur.

Raporlama Süreleri

Performans programlarında yer alan performans göstergeleri sorumlu birim tarafından takip edilecektir. Gerçekleşen performans verilerinin stratejik plandan sapmalarının nedenlerini açıklayıcı bilgileri içeren Performans Değerlendirme Tablosu takvim yılının bitimini izleyen ayın sonuna kadar koordinasyon birimine raporlanacaktır. Koordinasyon birimi söz konusu tabloları konsolide ederek değerlendirecek ve ilgili değerlendirmelerle birlikte takvim yılının bitimini takip eden 2 ay içerisinde Müsteşarlığa, Hazine Müsteşarlığına ve ilgili Bakanlığa gönderecektir.

Stratejik Plan Performanslarının Değerlendirilmesi

Müsteşarlık ve Hazine Müsteşarlığının KİT’ler tarafından gönderilen raporları incelemesi neticesinde, ihtiyaç duyulması halinde istenecek ilave bilgiler, KİT’ler tarafından ivedilikle gönderilecektir.

İlave bilgiler sonrasında oluşan raporların son hali Müsteşarlık ve Hazine Müsteşarlığı tarafından birlikte değerlendirilmesi neticesinde ulaşılan sonuçlar, Müsteşarlık tarafından Performans Değerlendirme Raporuna ilişkin öneriler ve alınması gereken tedbirler olarak KİT’lere bildirilecektir.

KİT’ler, Müsteşarlık tarafından bildirilen önerileri ve alınması gerekli tedbirleri ivedilikle yerine getirmekle yükümlüdürler.

Her bir teşebbüsün performans değerlendirme raporlarında yer alan performans göstergeleri, gerçekleşme oranına göre değerlendirilecektir. Bu değerlendirme “Performans Değerlendirme Endeksi” kullanılarak yapılacaktır.

Performans Değerlendirme Endeksi hesaplanırken;

- Performans göstergeleri, endeks içerisinde %25’lik ağırlığa sahip olan finansal, müşteri odaklılık, içsel süreç ve öğrenme-gelişme başlıkları altında Müsteşarlıkça sınıflandırılacak,

- %25 oranı, her bir başlığın altındaki performans göstergesi sayısına bölünerek her başlığın altındaki performans göstergelerinin endeks içerisindeki ağırlıkları hesaplanacak,

- Her bir performans hedefinin gerçekleşme yüzdesi o hedefe ait performans göstergesinin ağırlığıyla çarpılarak performans hedeflerinin ağırlıklı gerçekleşme yüzdesi hesaplanacak,

- Performans hedeflerinin ağırlıklı gerçekleşme yüzdesi toplanacaktır.

Elde edilen toplam, teşebbüsün Performans Değerlendirme Endeksini oluşturacaktır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Geçici Hükümler

2009 - 2013 ve 2010 - 2014 dönemlerini içeren stratejik planları yürürlüğe giren KİT’ler, 2011 yılına ilişkin performans değerlendirme raporlarını hazırlayarak 28 Şubat 2012 tarihine kadar Müsteşarlığa, Hazine Müsteşarlığına ve ilgili Bakanlığa göndereceklerdir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

Bu Usul ve Esaslar 21 Şubat 2011 tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Usul ve Esaslardaki hükümler Müsteşarlık tarafından yürütülür.

Ekler