Mimar Sinan Üniversitesi Arşiv Yönetmeliği (not valid)

BİRİNCİ KISIM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tarifler

Amaç

Bu Yönetmeliğin amacı, Mimar Sinan Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri elinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanma ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Bu Yönetmelik Mimar Sinan Üniversitesi’nin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Kanuni Dayanak

Bu yönetmelik 28.09.1988 tarih ve 3473 Sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yokedilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” ile, 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Tanımlar

Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv Malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup ikinci maddede belirtilen Mimar Sinan Üniversitesi Birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve üniversite tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik tesbite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, bilgisayar bantları ile bunların kullanılabilirliğini sağlayan dokümantasyonu, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik Malzeme: Yukardaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,

c) Birim Arşivi: Mimar Sinan Üinversitesi birim ve kuruluşlarının görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

d) Üniversite Arşivi: Üniversitenin Rektörlük teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

e) Üniversite: Mimar Sinan Üniversitesini,

f) Rektörlük: Mimar Sinan Üniversitesi Rektörlüğünü,

g) Birimler: Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen, Mimar Sinan Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları,

ifade eder.

İKİNCİ KISIM

Arşiv Malzemesi İle Arşivlik Malzemenin Korunması, Üniversite ve Birim Arşivlerinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma

Koruma Yükümlülüğü

Üniversite; arşivinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Üniversite; Arşiv Malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulunmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz ve kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

sorumludur.

Üniversite ve Birim Arşivleri

Üniversite Merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Üniversite Arşivi”,

Üniversite Birim ve kuruluşlarında belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birer “Birim Arşivi”,

kurulur.

Saklama Süresi

Birimlerin elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde hizmet gereği aktivitesini koruyanlar Üniversite arşivinde tutulur.

Arşiv Malzemesinin Yurtdışına İzinsiz Çıkarılamayacağı

Arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrıca parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Üniversite arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kararlaştırılır.

Arşivlerden Yararlanma

Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.

Yararlanma Usul ve Esasları

Üniversite arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi 18/09/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile tesbit edilen usul ve esaslara göre sağlanır.

ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemelerin Ayırımı ve Hazırlanması

Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur.

Ayrım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre,

a) Birimi,

b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

d) Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları; sicil numarası (Kurum ve emekli sicil numarası) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.

Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizliliği kaldırıldı” damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir.

Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfalarının ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Malzemenin bu şekilde tesbit, ayırım ve birim arşivinde devrine karar verme yetkisi, birimlerin münhasıran amirlerine aittir.

Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personel tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerde muhafaza edilir.

Üniversite Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

Birimlerin elinde bulunan veya görev ve faaliyetleri sonucunda oluşan ve günlük iş akımı içerisinde sürekli olarak ellerinde bulunması gereken arşivlik malzeme ile Resmi Gazete, kitap, broşür gibi belgeler Üniversite Arşivine devredilmez.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Üniversite arşivine aynı düzende teslim edilir.

Üniversite Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Üniversite Arşivine Devretme.

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme “Üniversite Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile Üniversite arşivine devredilir.

Birim Arşivinden Yararlanma

Birimlerce, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden, izleme föyü düzenlenmek suretiyle dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonucunda geri verilir.

Üniversite Arşivi İşlemleri

Uygunluk Kontrolü

Üniversite arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontoründen geçirilir. Eksiklikleri varsa 13 üncü maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Üniversite Arşivinde Ayıklama ve İmha

Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu yönetmeliğin 4 üncü bölümündeki hükümlere göre yapılır.

Üniversite arşivinde yapılacak kesin tasnif 23 üncü maddede açıklandığı üzere, dosya, kutu veya klasör gruplarının hazırlanması, Üniversite arşivindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Damgalama

Ayıklama ve imha işlemini müteakip Üniversite Arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Mimar Sinan Üniversitesi Arşivi” damgasıyla damgalanır. Damga, evrakların ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirmesi

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle, düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif işleminin esası, arşivlere devredilen fonları (malzeme gruplarını), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri şu sıraya göre yapılır:

a) Önce, her birime ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki oluşum ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma İşlemi Üniversite Teşkilat şemasına göre yapılır.

Kesim tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Üniversite arşivindeki arşivlik malzeme, organizasyon şeması dikkate alınarak düzenlenecek olan “Kodlama Planı ve Esasları”na göre kodlanır.

Kodlama Esasları:

Kurum kodu, (Mimar Sinan Üniversitesi için belirlenen kod)

Birim kodu, (Mimar Sinan Üniversitesine bağlı birimler için belirlenen kod)

Alt birim kodu, (Mimar Sinan Üniversitesine bağlı birimlerin alt birimleri için belirlenen kod)

Hizmet türü kodu, (Dosya tasnif numarası alınmamış belgelerden hizmetlerde farklılık varsa bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer dosya yönetmeliği tatbik edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3’ün 8’inci hanesine yazılacaktır.)

Ayrıca kodların tesbit edilmesinde ve uygulanmasında;

- Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf veya rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

- Yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdas edilirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

- Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodlama, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c) Ayrımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d) Daha sonra birimleri tesbit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde “Gün, Ay ve Yıl” sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:

- Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

- Üzerinde yalnızca “ay”ı olup, günü belli olmayan evraklar sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.

- Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.

- Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, “Ay” olarak üç parçaya bölünerek, “Evail”, “Evasıt” ve “Evahir” tabirleri ile kullanıldığından “Evail” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, “Evasıt” yazılı olanlar, ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya, “Evahir” yazılı olanlar ise ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur.

Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar ait oldukları yılın en sonuna konulur.

- Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklarda, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde evrak ve vesaikin ait olduğu birimler için daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden, lastikten yapılmış, “Arşiv Yer Damgası”, (Ek-1) evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında, “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

“Kutu Numarası” bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

“Dosya Numarası” bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

“Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evaklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğün sağlanması bakımından, evrakın eklerine de basılır.

Kodlama, “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri kurşun kalemle doldurulur. Boyalı sabit, tükenmez veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek-2) konulacaktır.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem Yılı” kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin hususuyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müsteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaraları ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekler ile birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.

i) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar dahil soldan sağa gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf gurubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için sözkonusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, özelliğine uygun değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması

Üniversite arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Kurum Arşivinden Yararlanma

Üniversite arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10,11 ve 19. madde hükümleri saklıdır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Üniversite arşivinde saklanma süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi vasfını kazanan malzemeler “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzeme” şeklinde ayrılır. Hazırlanacak devir listeleri (veya arşiv malzemesi devir-teslim ve envanter formu Ek-5, varsa kayıt defterleri ile) onayı müteakip Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Devir-teslim ve envanter formunun bir sureti Üniversite arşivinde saklanır, bir sureti de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir.

Bu yükümlülüğün yerine getirilip, getirilmediği Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce denetlenir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üniversite elinde kalacağı, Üniversite Rektörünün görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce kararlaştırılır. Üniversitenin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükümlerine göre muhafaza edilir.

Arşiv Malzemesi Devir - Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için ayrı form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak üzerindeki;

a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model, fotoğraf, resim, plak, film, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) “İşlem Yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,

d) “Teşkilat kodu” bölümüne her diktörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki “Kutu” ve “Dosya” bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e) “Envanter Sıra Numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f) “İşlem Tarihi” bölümüne evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,

h) “Gizlilik Derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.)

ı) “Konusu” bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) “Adedi” bölümüne, dosya içindeki toplam evrak sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet.

j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik vb. gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k) “Evrak Sıra Numarası” bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası yazılır.

DÖRDÜNCÜ KISIM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme İle Ayıklama ve İmha Komisyonları

İmha Edilecek Malzemenin Tesbit Ölçüsü

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, belli süreler saklanmaları kanun ve diğer mevzuatla tayin olunan (özel mevzuat hükümlerine göre belirli süre saklanmasına gerek görülenler) malzemeler, bu Yönetmeliğin 29 uncu maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer alsalar dahi, mevzuatın tayin ettiği süreler dahilinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

İmha Edilecek Malzeme

Aşağıda sayılan evrak ve vesaikin ayıklanmasına ve imhasına, ayıklama ve imha komisyonlarınca karar verilir.

Bu malzemeler şunlardır:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,

b) Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,

c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (tarihi değeri olanlar hariç)

d) Adli ve İdari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf vb.) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),

f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

g) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,

ğ) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

h) Yapılan yazışmalardan, ilgili birimde bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

ı) Birimlerce yazılan ve diğer birim, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi için gönderilen tamim, genelge, genel mektup, vb. fazla kopyaları, aslı ilgili birimlerde bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer birimlerde bulunan kopya ve benzerleri,

i) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat ve form değişikliği sebebiyle kullanım imkanı kalmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,

k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,

m) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

n) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

o) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

ö) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayet yazıları,

p) Bilgi için gönderilmiş yazılar ile müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,

r) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüş bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,

s) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

ş) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (Hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,

t) Birimler arası müteferrik yazışmalar ile davetiyeler, bayram tebrikleri vb.,

u) Vatandaşlarla yapılan müteferrik yazışmalar ve vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazı ve cevapları,

ü) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,

v) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,

y) Bunların dışında kalıp da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden oluşan, delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan ve muhafazasına gerek görülmeyen evrak ve vesaik,

Yukarıda sayılan malzemeler, bir örnekleri saklanmak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listesiyle imhaya tabi tutulabilir.

Üniversite Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha

Bağlı birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Üniversite arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Üniversite arşivi ayıklama ve imha komisyonu, çeşitli sebeplerle, zamanında Üniversite arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Üniversite arşivine intikal ettirir.

Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonunun Teşkili

Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Üniversite Genel Sekreterinin onayı ile, “Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Üniversite Arşivi ayıklama ve imha komisyonu arşiv hizmet faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Üniversite arşiv sorumlusu başkanlığında, Üniversite arşivinde görev yapan iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda birimin verdiği hizmetler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki eleman olmak üzere beş kişiden teşekkül eder. Üniversite bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılırlar.

Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusundan bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları

Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası Üniversite arşivi ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 35 inci madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları

Ayıklama ve İmha komisyonları, her yıl Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Oyların eşit olması halinde başkanın bulunduğu tarafın oyu esas alınır.

Ayıklama ve Tasnif

Ayıklama ve İmha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması

İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Ayıklama ve imha komisyonlarınca hazırlanan imha listeleri, Mimar Sinan Üniversitesi Rektörü’nün onayını müteakip kesinlik kazanır.

İmha Şekilleri

İmha İşlemi aşağıdaki esaslara göre yapılır:

a) Kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü’ne (SEKA’ya) gönderilmesi veya SEKA’nın yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA’ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinalarla okunamayacak şekilde kıyılması şarttır.

b) SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinalarla kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre, kıyılmak kaydı ile sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere özel şahıslara ihale edilebilir.

İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha Tutanağı

İmha işlemleri, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tesbit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Listeleri ve Tutanakların Saklanması ve Denetleme

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi Üniversite arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette on yıl süreyle saklanır.

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü İle İşbirliği

Ayıklama ve İmha işlemlerinde tereddüt edilen konularda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü talep edilir.

BEŞİNCİ KISIM

Çeşitli Hükümler ve Yürürlük

Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak Üniversite ve birim arşivleri için yetkililer gereken tedbirleri alırlar.

Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Mimar Sinan Üniversitesi Rektörü yürütür.